QP01文件管理程序(doc)
| | | | |深圳市千木化工有限公司 | | | | | |文件管理程序 | |文件編號(hào) |版 本 |生效日期 |頁(yè) 次 | |QP01 |A |2003/03/01 |第1頁(yè) 共6頁(yè) | |制定單位 |制 定 |審 查 |批 準(zhǔn) | |ISO辦公室 | | | | | | |修 |NO |章節(jié)號(hào) |修 訂 摘 要 |修訂人 | | | | | | | | | | | | | |訂 | | | | | | | | | | | | | | | | | |記 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1.目的 為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性，確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位 (人員)持有最新之文件，以及防止不適當(dāng)?shù)奈募徽`用。 2.適用范圍 凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等)及外來(lái)文件 (相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或其它與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)之文件均屬之)。 3.職責(zé) 3.1本程序由ISO辦公室制定，管理者代表審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，相關(guān)人員配合執(zhí)行。 3.2文件的制定：由部門(mén)(各部門(mén)之最高負(fù)責(zé)人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?3.3文件的審查：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件由管理者代表審核。 3.4文件的批準(zhǔn)： 3.4.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 3.4.2三級(jí)文件(作業(yè)指導(dǎo)書(shū)即操作規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范等)，由管理者代表批準(zhǔn)。 4.定義 4.1 質(zhì)量手冊(cè)：有關(guān)本公司經(jīng)營(yíng)組織與各機(jī)能之概括性、 原則性之摘要說(shuō)明。 4.2程序文件：有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說(shuō)明，如采購(gòu)管理程序。 4.3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：為執(zhí)行質(zhì)量要求， 在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng)，如作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。 5.作業(yè)內(nèi)容 5.1文件的分類(lèi)與編號(hào)： 5.1.1本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級(jí)：即一級(jí)為質(zhì)量手冊(cè)；二級(jí)為程序文件；三 級(jí)為作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等；四級(jí)為記錄、外來(lái)文件等。 5.1.2文件編號(hào)： 5.1.2.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)為QM01，其各代號(hào)是指：“QM”為手冊(cè)文件；“01”代表文件序號(hào) 。 5.1.2.2程序文件的編號(hào)為QP□□，其各代號(hào)是指： “QP”代表二級(jí)質(zhì)量文件；其“□□”代表文件序號(hào)。 5.1.2.3三級(jí)文件的編號(hào)為WI□□，其各代號(hào)是指：“WI”代表三級(jí)質(zhì)量文件；其“□□”代表 文件序號(hào)。 5.1.2.4 外來(lái)文件的編號(hào)為WL□□□□□□-□□□- □□，其各代號(hào)是指：“WL”代表外來(lái)文件，其前八個(gè)□代表外來(lái)文件接收的年月 日，其后的四個(gè)□代表文件序號(hào)，最后的兩個(gè)□代表外來(lái)文件版本，該文件需登 錄于“文件總覽表”并注明“外來(lái)文件”字樣（備注：該種序號(hào)可根據(jù)需要升為更 多位）。 5.1.2.5各種表單的編號(hào)原則：文件編號(hào)加序號(hào)加版次。 5.2文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次： |文件名稱(chēng) |制 定 |審 查 |批 準(zhǔn) |分發(fā)單位 | |質(zhì)量手冊(cè) |ISO辦公室 |管理者代表|總經(jīng)理 |各部門(mén)負(fù)責(zé)人 | |程序文件 |各負(fù)責(zé)人 |管理者代表|總經(jīng)理 |各相關(guān)負(fù)責(zé)人 | |三級(jí)文件 |單位負(fù)責(zé)人|管理者代表|管理者代表/總經(jīng)理 |各相關(guān)場(chǎng)所 | |備 注 |程序文件以下文件的制定，可由各指定的人員。 | 5.3文件的制定格式： 5.3.1一、二級(jí)文件的制定格式（見(jiàn)如下）： 1. 目的：說(shuō)明制定該文件之用意。 2. 適用范圍：說(shuō)明該文件適用工作范圍。 3. 職責(zé)：說(shuō)明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。 4. 定義：說(shuō)明該文件之專(zhuān)有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊(cè)不需該項(xiàng))。 5. 作業(yè)內(nèi)容：說(shuō)明該文件之責(zé)任參與作業(yè)之人員，以及工作范圍步驟，其中內(nèi)容詳細(xì)說(shuō) 明，有流程圖則依流程圖說(shuō)明（質(zhì)量手冊(cè)的該項(xiàng)為4.）。 6. 附件：說(shuō)明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質(zhì)量手冊(cè)不需該項(xiàng)）。 7. 參考文件：指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊(cè)的該項(xiàng)為5.)。 5.3.2一、二級(jí)文件的封面格式、內(nèi)頁(yè)格式見(jiàn)附件。 5.3.3三級(jí)文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁(yè)格式不做具體規(guī)定。 5.4文件的制定： 5.4.1各部門(mén)依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查，相關(guān)權(quán)責(zé) 人批準(zhǔn)，由文控人員作打印和發(fā)行。 5.4.2文件制定的格式依5.3進(jìn)行作業(yè)。 5.5 文件的修訂，各部門(mén)依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要，由原制定單位人員填寫(xiě)“文 件變更申請(qǐng)表”說(shuō)明原因及變更內(nèi)容后，由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)，將“文 件變更申請(qǐng)表”交至文控人員，文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記 錄中作登記。 5.5.1外來(lái)文件的變更由相關(guān)權(quán)責(zé)人直接在原文件上上注明“作廢”字樣，必 要時(shí)以相應(yīng)的“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號(hào)。 5.6文件的分發(fā)與銷(xiāo)毀： 5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā)，文件的分發(fā)需加蓋“受控文件”章， 受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé)，接收方在“文件分發(fā)控制表”上簽名 確認(rèn)。 5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外（需在原稿上蓋“文件作廢”章以做識(shí) 別，保存期限視實(shí)際需要而定），其它作銷(xiāo)毀處理（如作廢文件用于再生紙，每 一頁(yè)須蓋上“文件作廢”章或?qū)懮稀白鲝U”字樣或者打叉）。 5.6.3由文控視文件的相關(guān)與否，確定文件的分發(fā)范圍和對(duì)象。 5.6.4文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。 5.7文件的版本、版次、變更、編號(hào)與作廢： 5.7.1新制定的文件由各部門(mén)制定，由文控打印交相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)即可。 5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要，需變更文件及編號(hào)。 5.7.2.1小變更：如文件需要局部修改，但不影響其文件主內(nèi)容，由提出人 員用“文件變更申請(qǐng)表”的方式寫(xiě)明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改； 修改原文件的封面版本不變，該修改只在相應(yīng)的需修改頁(yè)的版次做 升次即可（如“A0”變更為“A1”； 該變更只在內(nèi)頁(yè)換頁(yè)，“A9” 后若再變更則變更升為大變更，此大變更便升級(jí)為B0，依次類(lèi)推。 5.7.2.2大變更：文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁(yè)有五 章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁(yè)以上時(shí)，需作直接大變更處理；需 更改文件版本號(hào)須在文件封面修改版本號(hào)(如“A”版本大變更 后變成“B”版本，依次類(lèi)推)；備注：?jiǎn)雾?yè)文件可以只有版本不 設(shè)版次。 5.7.3.3文件在變更時(shí)，由提出人員填寫(xiě)“文件變更申請(qǐng)表”說(shuō)明原因及變更內(nèi)容后，由 相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)后，將“文件變更申請(qǐng)表”交至文控，文控在接到有批 準(zhǔn)之“文件變更申請(qǐng)表”后，將文件修改變更，即收回需作修改的文件，分發(fā) 新的文件，并記錄在“文件分發(fā)控制表”中。 5.8 文件的調(diào)閱與補(bǔ)發(fā)： 5.8.1如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件，應(yīng)填寫(xiě)“文件分發(fā)控制表”，并由相關(guān)人員批準(zhǔn)。 5.8.2文件破損或遺失，須填寫(xiě)“文件分發(fā)控制表”說(shuō)明申領(lǐng)原因，并由相 關(guān)人員批準(zhǔn)后，攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù)，文控將損壞之 文件作廢銷(xiāo)毀，并在“文件分發(fā)控制表”中注明。 5.8.3由于業(yè)務(wù)需要需借用文件，但不需帶出文控部門(mén)，須經(jīng)文控同意才可 借用。 5.9受控文件用于供應(yīng)商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時(shí)由文控辦理相關(guān)手續(xù)，并填寫(xiě)“文件分發(fā)控 制表”。 5.10印章的管理 5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來(lái)文件，并由文控管理。 5.10.2印章遺失，重新刻制時(shí)應(yīng)與原印章區(qū)別特征，并在涉及范圍內(nèi)通報(bào)。 5.11文控須制訂“文件總覽表”控制管理文件，以說(shuō)明現(xiàn)行版本。 5.12記錄與保存：文件分發(fā)控制表、文件變更申請(qǐng)表、文件申領(lǐng)表、文件借用 登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。 6.附件 6.1附件一、文件分發(fā)控制表 6.2附件二、文件變更申請(qǐng)表 6.3附件三、印章格式 6.4附件四、文件總覽表 7.參考文件 7.1質(zhì)量手冊(cè) 附件一 文件分發(fā)控制表 部門(mén)： NO. |文件編號(hào) |文件名稱(chēng) |版本（次|簽收人員|舊版(收回記錄|備 注 | | | |） | |) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |說(shuō)明:修訂的文件于公布簽收后，文控人員請(qǐng)即做更新的動(dòng)作，舊版文件及時(shí)從各部| |門(mén)收回作廢。 | QP0101-1.0 制表： 附件二 文 件 變 更 申 請(qǐng) 表 □修訂 □作廢 NO. |申請(qǐng)修訂文件名稱(chēng)|修訂時(shí)文件版次 |修改后文件版次|希望修訂后發(fā)行日期| | | | | | |申請(qǐng)修訂/作廢原因： | |修訂/作廢章節(jié)/條文應(yīng)為： | | | | | | | |批 準(zhǔn) | |申請(qǐng)人 | | |相關(guān) | | | | | | |單位 | | | | | | |會(huì) | | | | | | |簽 | | | | | | | | | ...
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