X2文件、資料管理
|福州普惠物業(yè)管理有限|第二章 ★文件、資料管理制度 |編號(hào)：Q/PH—WD01—02 | |公司 | | | |行政管理作業(yè)指導(dǎo)書 | | | | |A版0次修改 2003年1月1日生 |第1頁 共4頁 | | |效 | | 1 目的 規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外 來文件的控制要求，確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。 2. 適用范圍 適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。 3. 職責(zé) 3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。 3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。 3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。 3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。 4. 相關(guān)文件 《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4 5. 工作程序和管理辦法 5.1 文件的產(chǎn)生 5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。 5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。 5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。 5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR—WD01—02—01）。 5.2文件、資料的類別 5.2.1 受控文件 a) 內(nèi)業(yè)資料； b）圖紙資料； c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件； d) 在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件； e) 與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議； f) 業(yè)主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制 ，具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。 管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—4.2.3）。 5.2.2非受控文件 與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分 類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為： a) 內(nèi)行文、外行文: 1 |福州普惠物業(yè)管理有限|第二章 ★文件、資料管理制度 |編號(hào)：Q/PH—WD01—02 | |公司 | | | |行政管理作業(yè)指導(dǎo)書 | | | | |A版0次修改 2003年1月1日生 |第2頁 共4頁 | | |效 | | b) 未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2 c) 與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3 d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4 e) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5 f) 照片、錄像帶:6 g) 電腦貯存:7 5.3文件、資料目錄的索引號(hào) X—X.X—XX 文件盒編號(hào) 同號(hào)柜序列號(hào) 文件柜編號(hào) 文件類別編碼 5.4文件、資料歸檔與管理 5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統(tǒng)一管 理。 5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬 保密性文件。 5.4.3 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù)，文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放，對(duì)于需 存檔的文件、資料要及時(shí)存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR—WD01—02—02），注 明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文 件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索，便于對(duì)文件資料的 保管。 5.5 文件、資料的發(fā)放 5.5.1 文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定[文件分發(fā)登記表]（QR—WD 01—02—03），注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等，并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上 簽領(lǐng)，以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和 檢查。 5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回，同時(shí)作 好文件的補(bǔ)救工作。 5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還 5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表]（QR—WD01—02—04）上詳細(xì)注明文件、資料的編 號(hào)和圖號(hào)，并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù) 5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。 5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí)，辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料 受損的，借閱者應(yīng)闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明， 因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。 6. 4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定 |福州普惠物業(yè)管理有限|第二章 ★文件、資料管理制度 |編號(hào)：Q/PH—WD01—02 | |公司 | | | |行政管理作業(yè)指導(dǎo)書 | | | | |A版0次修改 2003年1月1日生 |第3頁 共4頁 | | |效 | | a) A級(jí)機(jī)密文件資料：公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議，公 司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 b) B級(jí)機(jī)密文件資料：業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文 件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。 c) C級(jí)機(jī)密文件資料：內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有 關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。 d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級(jí)機(jī)密和C級(jí)機(jī)密文件、資料。 e) 業(yè)主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文 件。 f) 外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門，如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院 等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來 訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。 g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。 5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失 5.7.1 未經(jīng)允許，不得隨意復(fù)印公司的文件資料，如因工作需要復(fù)印文件，須經(jīng)辦公室主 任批準(zhǔn)，并在[文件復(fù)印登記表]（QR—WD01—02—05）上填寫復(fù)印文件的名稱，復(fù)印數(shù) 量，并簽名。 5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管，當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí)，應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā) 申請(qǐng)表]（QR—WD01—02—06），由辦公室主任批準(zhǔn)，辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收 回破損文件，并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。 5.8 文件、資料的更新 文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換，保證在使用處獲得有效版本。 5.9 文件的作廢與銷毀 5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件，經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或 銷毀處理。 5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的，應(yīng)向上級(jí)匯報(bào)， 經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。 5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行，一人 實(shí)施，一人監(jiān)督。 5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件，應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表]（QR—WD01—02—07）上 注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢，并向各部門書面發(fā)布作廢聲明， 防止誤用。 6. 使用的記錄表格 |序號(hào) |名稱 |編號(hào) |存放地點(diǎn) |存放時(shí)間 | |1 |[印制文件登記表] |QR—WD01—02—01 |辦公室 |一年 | |2 |[存檔備案資料目錄] |QR—WD01—02—02 |辦公室 |長(zhǎng)期 | |3 |[文件分發(fā)登記表] |QR—WD01—02—03 |辦公室 |一年 | |4 |[文件、資料借閱登記表|QR—WD01—02—04 |辦公室 |一年 | | |] | | | | |5 |[文件復(fù)印登記表] |QR—WD01—02—05 |辦公室 |一年 | |6 |[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表] |QR—WD01—02—06 |辦公室 |一年 | |7 |[作廢、銷毀文件登記表|QR—WD01—02—07 |辦公室 |一年 | | |] | | | | 起草人：任曉惠 審核人：趙羅生 審批人：高超 日 期：2002.8. 18 日 期：2002.8.20 日 期：2002.8.22 ★文件、資料借閱（調(diào)用）登記表 QR—WD01—02—04 NO |序號(hào) |被借閱（調(diào)|編號(hào) |借閱人 |借閱時(shí)間 |歸還時(shí)間 | | |用）的文件|（圖號(hào)） | | | | | |、資料名稱| | | | | |補(bǔ)發(fā)原因 | |文件資料名稱 | | |編 號(hào) | |頁 數(shù) | |原文分發(fā)號(hào) | | |分發(fā)人 | |審核人 | |審批人 | | ★ 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表 QR—WD01—02—06 NO. |申請(qǐng)日期 | |申請(qǐng)部門 | |申請(qǐng)人 | | |補(bǔ)發(fā)原因 | |文件資料名稱 | | |編 號(hào) | |頁 數(shù) | | 原文件 | | | | | | |分發(fā)號(hào) | | |分發(fā)人 | |審核人 | |審批人 | | ★文件分發(fā)登記表 QR—WD01—02—03 NO |分發(fā)號(hào)|分發(fā)日期 |文件、資料名稱 |編號(hào)（圖號(hào)） |分發(fā)數(shù)量*|分發(fā)范圍 |領(lǐng)用人簽名| | | | | |（張） | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ★ 文件復(fù)印登記表 QR—WD01—02—05 ...
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