東莞喜來登大酒店
東莞喜來登大酒店 采購部管理手冊 目錄 第一章…………采購管理制度 第二章…………采購部工作流程 第三章…………采購部各崗位職責及分工 第四章…………采購部相關(guān)工作表格. 喜來登大酒店采購管理制度 為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作 效率,特制定本采購管理制度: 1. 采購管理部門 酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團稽查部 及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作. 2. 采購部工作基本要求 1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準同意 2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供 貨商提供報價單 3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定 4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責 5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用 的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務(wù) 部及董事會 6. 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員 變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入 至采購部價格信息庫. 7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房 一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購 8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報銷 9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜 10. 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及 時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務(wù)信譽,同時也為日后的采購工作提供便 利. 3. 采購審批程序 1.申購單審批程序： 使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復查 董事同意 采購部詢價 財務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦 董事會 申購單返回采購部 2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須 事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會最后批準后方 可采購.酒店財務(wù)部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查. 2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序: 采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議 財務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字 執(zhí)行合同或協(xié)議 (評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團稽查組成) 3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品 按上述第1、2、3款程序執(zhí)行. 各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部 、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格 及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查 ，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認期間內(nèi)，供應(yīng) 商將按此固定價格提供酒店所需的物料. 4. 采購監(jiān)督 采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門 應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督. 5. 供應(yīng)商管理 1. 財務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部對 供應(yīng)商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商. 2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供 應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中 購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng) 商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采 購極其特殊物資時無購買死角。 3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象. 采購部工作流程 一、各類物品采購工作流程 1. 倉庫補倉物品的采購工作流程： 倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線 時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單 ”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料: （1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。 經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字 確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內(nèi) 容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒 店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品 要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導匯報。 2. 部門新增物品的采購工作流程： 若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告， 經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審同意 后，按 “采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出 采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織 實施. 3. 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程： 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給 財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一 并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料: （1）貨品名稱，規(guī)格； （2）最近一次訂貨單價； （3）最近一次訂貨數(shù)量； （4）提供本次訂貨數(shù)量建議。 采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān) 審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準后，組織采購。 4. 鮮活食品凍品的采購工作流程： 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各 部門總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交 采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。 5. 燃料的采購工作流程： 采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃 ，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。 6. 維修零配件和工程物料的采購工作流程： 工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下 資料: （1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。 大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項目填寫 采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料: （1）貨品名稱，規(guī)格； （2）庫存數(shù)量； （3）最近一次訂貨單價； （4）最近一次訂貨數(shù)量； （5）提供本次訂貨數(shù)量建議。 以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審同 意后，按 “采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采 購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施 . 二、采購工作流程中須規(guī)范事項: 1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián) 交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復核后送董事。 2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存 檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。 3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復查以防錯漏。 （1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。 （2）數(shù)量核對，復查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。 4、邀請供應(yīng)商報價。 三、貨比三家工作流程： 每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采 購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征 詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單， 包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量 標準及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名 退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把 詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理 由，連同報價單一起送交評定小組審批。 2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報 來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格 低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作 1、采購訂單的跟催 當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。 2、采購訂單取消 （1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購 部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。 （2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并 立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟 損失。 3.違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 4.檔案儲存： 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同 采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫. 5.采購交貨延遲檢討 凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交 貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務(wù)部及董事會批示。 6.采購物品的維護保養(yǎng)： 如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項.對設(shè)備等項 目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同 時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成 不能配套或無法安裝的情況。
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