從職責(zé)管理出發(fā)
從職責(zé)管理出發(fā) 準(zhǔn)確理解職責(zé) 職責(zé)管理的五種方法 職責(zé)管理的要求 “職責(zé)孤島”的互聯(lián)互通 [pic] 　　在很多企業(yè)中，企業(yè)管理層尚未意識到職責(zé)管理對其它管理工作的基礎(chǔ)性作用，對 職責(zé)管理缺乏應(yīng)有的足夠重視。實(shí)際上，企業(yè)人員的任用、考核、培訓(xùn)、招聘、激勵(lì)， 以及目標(biāo)、時(shí)間等管理都與職責(zé)存在很多聯(lián)系，人浮于事往往是由于職責(zé)安排不合理或 組織工作中喪失職責(zé)而引起的。因此，企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識到職責(zé)的重要作用，加強(qiáng)對職 責(zé)管理的責(zé)任心。在本講中，將回顧理解職責(zé)的含義，介紹職責(zé)管理的方法和要求，讓 “職責(zé)孤島”互聯(lián)互通。 準(zhǔn)確理解職責(zé) 　　職責(zé)和職責(zé)管理是企業(yè)管理過程中的關(guān)鍵詞，它決定了企業(yè)與員工的交易之間雙方 是否存在共同的衡量尺度，并且決定了企業(yè)與員工雙方在交易中的投入與產(chǎn)出。強(qiáng)調(diào)對 職責(zé)的正確理解，對于有效消除誤解與偏差、避免職責(zé)管理中出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤，是很有 意義的。因此，正確把握職責(zé)的含義，是企業(yè)進(jìn)行有效職責(zé)管理的重要前提。職責(zé)含義 的準(zhǔn)確把握需要從以下五個(gè)方面來理解： [pic] 1.職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍 　　職責(zé)首先是所界定的工作內(nèi)容和范圍。在崗位說明書或職位說明書中，都清晰的明 確規(guī)定了員工所要承擔(dān)的職責(zé)范圍，應(yīng)擁有的權(quán)力和保障享有的合理利益。因此，從某 種意義上說，職責(zé)也是責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一。 　　企業(yè)根據(jù)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的要求，按照一定的步驟來逐層分解，合理設(shè)定企業(yè)的組織 架構(gòu)和各個(gè)崗位的職責(zé)。各個(gè)崗位的職責(zé)與各個(gè)部門的職能分別相對應(yīng)，各個(gè)部門的職 能又和公司的戰(zhàn)略相對應(yīng)，只有各崗位、各部門都分別真正實(shí)現(xiàn)了各自的功能，才能最 后達(dá)成組織目標(biāo)和經(jīng)營戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。 　　將職責(zé)界定為工作內(nèi)容和范圍，有利于不同的部門管理好各自領(lǐng)域的事務(wù)，但是， 在實(shí)際的管理中，也應(yīng)該全面理解職責(zé)的含義，避免因過分強(qiáng)調(diào)工作內(nèi)容和范圍的傾向 ，防止出現(xiàn)對其它關(guān)聯(lián)方的狀態(tài)漠不關(guān)心的情況。 【自檢】 請你閱讀以下故事，并回答相關(guān)問題。 在電影《渡江偵察記》中有一個(gè)令觀眾捧腹的場景：為了防止偵查員渡江而過，國民黨軍 官對下屬的管區(qū)進(jìn)行了職責(zé)劃分：燈標(biāo)以東由66師管轄，燈標(biāo)以西由68師管轄，職責(zé)劃 分非常清楚。結(jié)果，偵察員從燈標(biāo)中間不費(fèi)周折地順利過去了。 看完這段笑話，你覺得守江部隊(duì)在職責(zé)劃分中犯了什么樣的錯(cuò)誤？請根據(jù)你對職責(zé)的理 解，簡單闡述。 ___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 見參考答案12－1 2.職責(zé)是一種能力要求 　　職責(zé)絕不僅僅單純意味著工作內(nèi)容和范圍，而且還意味著一種能力要求。一定的職 責(zé)必須有一定的能力相匹配。如果有了職責(zé)，任職人在能力上不能與職責(zé)要求相匹配， 那么這個(gè)職責(zé)往往只有界定，但由于沒有能力，而常常不能履行。如果能力與職責(zé)不匹 配，會造成很多難以解決的管理問題。企業(yè)應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的組織設(shè)計(jì)和工作分析，界定各 崗位與各部門的職責(zé)范圍，根據(jù)崗位職責(zé)所要求的能力標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格篩選所要招聘的員工 ，以真正保證員工的能力與其崗位職責(zé)之間是相互匹配的。一旦發(fā)現(xiàn)任職人員存在職責(zé) 與能力不匹配的問題時(shí)，應(yīng)該及時(shí)采取相應(yīng)的有力措施，來幫助員工盡快地提高工作能 力，使其適應(yīng)崗位職責(zé)對能力的要求。通?？梢酝ㄟ^員工培訓(xùn)和單獨(dú)指導(dǎo)等方式來有效 地迅速提高員工能力。 3.職責(zé)是一種關(guān)聯(lián) 　　往往由于片面強(qiáng)調(diào)職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍，結(jié)果造成了各部門之間相互不了解，溝 通和理解很少。例如，很多企業(yè)的質(zhì)檢部不知道財(cái)務(wù)部如何運(yùn)作，銷售部不知道研發(fā)部 如何運(yùn)作，研發(fā)部門也不清楚生產(chǎn)部門的具體工作方式。 　　如果各部門間缺乏必要聯(lián)系時(shí)，一旦出現(xiàn)需要多部門互相配合的情況，由于對其它 部門運(yùn)作很陌生，往往不能做出反應(yīng)，更不能及時(shí)地為其它部門提供急需的密切配合， 最終很難完成總體的組織目標(biāo)。因此，在企業(yè)的職責(zé)管理中，應(yīng)該多考慮不同部門之間 的關(guān)聯(lián)性。 4.職責(zé)是一種期望 　　由于職責(zé)也是各崗位、各部門之間的關(guān)聯(lián)，因而在職責(zé)履行過程中必然會對關(guān)聯(lián)方 的工作結(jié)果懷有一定的期望。在企業(yè)的職責(zé)管理過程中，因上、下級之間對職責(zé)范圍期 望不一致而經(jīng)常引發(fā)矛盾和沖突。一般情況下，上級對下級的期望會比較高，總是希望 下級能夠承擔(dān)更多的職責(zé)；而下級對自身的期望卻大多都比較低，希望工作任務(wù)越少越 好。 　　在履行職責(zé)過程中，應(yīng)該首先向?qū)Ψ奖磉_(dá)自身的期望，事先得到對方的確認(rèn)。這樣 ，關(guān)聯(lián)方在履行職責(zé)時(shí)，才能有準(zhǔn)備地充分考慮為職責(zé)履行提供配套的全力幫助和支持 ，從而使雙方均達(dá)到雙贏的局面，更好地完成總體組織目標(biāo)。 5.職責(zé)是一種約定 　　企業(yè)在進(jìn)行組織設(shè)計(jì)和工作分析時(shí)，不可能將所有的職責(zé)都完全界定清楚，必然會 存在著某些職責(zé)的空白地帶。在這種情況下，關(guān)聯(lián)雙方可以通過建立約定的方式，有效 避免由于組織設(shè)計(jì)缺陷而造成的無人負(fù)責(zé)等情況的發(fā)生。 　　建立約定通過界定職責(zé)范圍內(nèi)一些模糊不清或空白的地帶，以保證職責(zé)能夠順利得 以履行。在建立約定過程中，要注意采用恰當(dāng)?shù)募s定方式，從時(shí)間、權(quán)限、程序以及特 殊情況等多方面考慮，從而對職責(zé)進(jìn)行有效的管理。 職責(zé)管理的方法 　　全面、準(zhǔn)確理解職責(zé)的含義，正是為了更好地進(jìn)行職責(zé)管理。在理解職責(zé)五層含義 的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生了五種分別對應(yīng)的職責(zé)管理方法，包括：職責(zé)描述、匹配職責(zé)與能力、 職責(zé)對話、表達(dá)期望和建立約定。 [pic] 1.職責(zé)描述 　　職責(zé)描述是職責(zé)管理的常用手段之一，在所有規(guī)范化管理的企業(yè)中，職責(zé)都是以崗 位或職務(wù)的說明書的形式來加以記載和界定的。因此，職務(wù)或崗位的說明書是用來描述 崗位職責(zé)的關(guān)鍵文件，用以指導(dǎo)任職人員的工作。 　　對于企業(yè)員工來說，上崗的首要工作就是必須首先學(xué)會解讀職務(wù)或崗位的說明書。 通過解讀本職位的職務(wù)說明書，員工可以詳細(xì)了解到以下信息：自己的具體工作任務(wù)和 范圍、對員工自身的能力要求、與其它職位的相互關(guān)聯(lián)等。但是，不能不令人氣憤的是 很多企業(yè)的職務(wù)或崗位的說明書卻往往只是流于形式、漏洞百出，根本無法起到確定邊 界、規(guī)范工作關(guān)系的作用。實(shí)際上職務(wù)或崗位的說明書不被員工所接受和使用，或是被 錯(cuò)誤使用，很難對員工的職責(zé)和行為進(jìn)行界定和規(guī)范。 2.匹配職責(zé)與能力 　　因?yàn)槠鎻?qiáng)調(diào)職責(zé)是工作內(nèi)容和范圍，很容易出現(xiàn)員工的能力與崗位職責(zé)要求不相 匹配的現(xiàn)象。如果崗位職責(zé)確定后，任職人員的能力與職責(zé)要求之間依然存在差距，任 職人員則勢必很難獨(dú)立開展工作，而需要依賴別人來替自己完成工作。 　　匹配職責(zé)與能力的職責(zé)管理方法，是為了真正地有效解決任職人員工作能力與崗位 職責(zé)要求不匹配的問題。匹配職責(zé)與能力，要注意四個(gè)關(guān)鍵的問題：①確認(rèn)任職人員是否 理解職責(zé)；②任職人員能力與職責(zé)要求之間是否存在著差距；③由誰來完成工作；④以及讓 員工做出承擔(dān)職責(zé)的承諾。通過職責(zé)與能力的匹配，上級對下級的授權(quán)會更加容易執(zhí)行 。 3.職責(zé)對話 　　由于工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的不同，企業(yè)內(nèi)部各部門之間相互不了解的情況很普遍。 某部門在履行職責(zé)時(shí)沒有考慮到其它部門的情況，不了解自己的工作究竟會對其它部門 的工作究竟產(chǎn)生何種影響。這樣一來，在履行職責(zé)方面很難起到關(guān)聯(lián)各方共同達(dá)成組織 目標(biāo)的作用。職責(zé)對話的目的，就是為了徹底消除這種職責(zé)隔閡，建立部門間的普遍關(guān) 聯(lián)。因此，企業(yè)應(yīng)該大力提倡內(nèi)部客戶之間時(shí)常進(jìn)行職責(zé)對話，了解清楚對話對象、對 話要點(diǎn)以及對話目的，將關(guān)聯(lián)各方的關(guān)系加以清晰界定和確認(rèn)，使得各方的職責(zé)都建立 在對方可以相互密切配合和全力支持的基礎(chǔ)上。 4.表達(dá)期望 　　在企業(yè)的內(nèi)部供應(yīng)鏈中，如果各部門都分別只顧一心埋頭生產(chǎn)，孤立履行自身職責(zé) ，而對于與其它各部門間應(yīng)有的相互密切配合與有力支持方面都一概不管不問地漠然置 之，內(nèi)部客戶之間互不了解對方的期望和工作狀態(tài)，那么每個(gè)部門自身職責(zé)的獨(dú)立履行 很可能對內(nèi)部客戶的職責(zé)履行提供不了任何有用的幫助和支持，甚至對企業(yè)組織目標(biāo)的 總體實(shí)現(xiàn)很可能還會產(chǎn)生損害。因此，表達(dá)各自的期望，在職責(zé)管理中有著十分重要的 意義。通過表達(dá)期望的方法，盡早地事先了解別人的期望，并讓別人也能隨時(shí)盡快了解 自己的期望，使得雙方事先確認(rèn)對方的需求。這樣，關(guān)聯(lián)方就能夠?qū)⒙氊?zé)更好地聯(lián)系起 來，分別為對方的職責(zé)履行提供及時(shí)的大力幫助和支持，最終圓滿地共同完成總體組織 目標(biāo)。 5.建立約定 　　建立約定是加強(qiáng)職責(zé)管理的第五個(gè)方法，它通過界定職責(zé)范圍內(nèi)一些模糊不清或空 白地帶，保證職責(zé)能有效地順利得以履行。在建立約定的方法中，應(yīng)該學(xué)會如何界定， 掌握建立約定的方法，從而對職責(zé)進(jìn)行有效的管理。 　　時(shí)間、權(quán)限、程序以及特殊情況的處理等四種約定，是建立約定的主要類型。在建 立約定過程中，要注意四個(gè)要點(diǎn)：約定的事先建立、就事論事、雙贏和信守等。其中， 企業(yè)應(yīng)該采取必要的監(jiān)督、考核、交流和反饋的手段，以確保上下級、平級之間的約定 都能夠得到遵守。 【自檢】 請你完成以下填空題。 1．正確、全面理解職責(zé)的含義，是職責(zé)管理的前提。職責(zé)的含義應(yīng)該從五個(gè)方面來加以 把握：職責(zé)是_______，職責(zé)是_______，職責(zé)是_______，職責(zé)是_______，職責(zé)是____ ___。 2．對于職責(zé)的五種不同含義，分別有五種對應(yīng)的職責(zé)管理方法，這些方法分別是：___ ____，_______，_______，_______，_______。 見參考答案12－2 職責(zé)管理的要求與“職責(zé)孤島”的概念 職責(zé)管理的要求 　　為了卓有成效地進(jìn)行有效、有針對性的職責(zé)管理，除了全面、充分的理解職責(zé)的含 義和掌握職責(zé)管理的方法之外，還應(yīng)該明確職責(zé)管理的各種要求。通常情況下，將職責(zé) 管理的要求歸納為以下四個(gè)要點(diǎn)： [pic] 1.事先 　　職責(zé)管理強(qiáng)調(diào)的絕不是事后的懲罰和處理，而是一種事先管理。實(shí)際上它強(qiáng)調(diào)通過 事先的職責(zé)對話、建立約定、表達(dá)期望等方式，將很多問題事先就加以界定和解決。只 要把事先的工作都做得更為細(xì)致和準(zhǔn)確，那么就完全可以避免很多職責(zé)管理問題的出現(xiàn) 。 　　事先向?qū)Ψ奖磉_(dá)期望，讓對方盡早地及時(shí)了解真正的需求，實(shí)際上就可以引導(dǎo)對方 的行為朝著自己所希望的方向發(fā)展。這樣就可以約束經(jīng)理和員工的行為，有效甚至可以 完全避免事后不僅毫無意義而且有害的扯皮，對于企業(yè)的發(fā)展來講是極為有利的。 2.溝通 　　溝通是企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行交流和及時(shí)反饋所必不可缺少的一個(gè)重要步驟。由于職責(zé)是一 種相互之間的關(guān)聯(lián)，沒有溝通就很難進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)。職責(zé)對話、表達(dá)期望以及建立溝 通，都需要通過雙方之間的交流來完成。 　　因此，必須特別強(qiáng)調(diào)的是，職責(zé)管理不可能“閉關(guān)鎖國”。如果事先不和別人進(jìn)行頻 繁而有效的對話和溝通，是不可能解決所有的職責(zé)問題的。另外，事后的溝通，對于問 題的解決意義并不大。 3.及時(shí)評估 　　解決問題需要的是最終效果如何，因此還需要對所解決問題是否行之有效及時(shí)地做 出評估。例如，對于期望，需要評估所表達(dá)的期望是否準(zhǔn)確和合理，評估各方面是否都 按照表達(dá)的期望開展工作；對于約定，則需要評估關(guān)聯(lián)的各方對約定的遵守情況，以徹 底消除不守信用的現(xiàn)象。 　　及時(shí)進(jìn)行評估的目的，是為了職責(zé)管理水平的持續(xù)提高。如果缺少評估，就相應(yīng)地 必然缺少經(jīng)驗(yàn)積累，繼踵而至的勢必為企業(yè)在職責(zé)管理方面無法獲得相應(yīng)的進(jìn)步，甚至 管理更為混亂。因此，及時(shí)評估是職責(zé)管理的重要環(huán)節(jié)之一。 4.權(quán)、責(zé)、利的統(tǒng)一 　　在職責(zé)管理中，談到職責(zé)，那么一定要有相應(yīng)的權(quán)力，即職責(zé)和權(quán)力兩者是相統(tǒng)一 的，密不可分。如果沒有配備相應(yīng)的權(quán)力，職責(zé)也只能是紙上談兵而無法履行的。因此 ，擁有什么樣的職責(zé)，就應(yīng)該賦予什么樣的權(quán)力，兩者缺一不可。 　　此外，職責(zé)、權(quán)力還需要同企業(yè)與員工的利益相結(jié)合。要知道，企業(yè)與員工之間屬 于交易的關(guān)系，一方的付出，必然是要求有相應(yīng)的利益收獲的。因此，職責(zé)也是一種交 易理念，為了達(dá)到交易雙方的公平與合理，責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一是必需的。 “職責(zé)孤島”的互聯(lián)互通 　　“職責(zé)孤島”是職責(zé)管理中的一個(gè)重要概念，它指的是企業(yè)內(nèi)部各部門的職責(zé)獨(dú)自形 成包圍圈也即孤島，例如研發(fā)部孤島、財(cái)務(wù)部孤島等，孤島與孤島之間很少發(fā)生聯(lián)系。 在很多企業(yè)中，崗位與崗位之間、員工與員工之間，難以形成有效的團(tuán)隊(duì)的原因，正是 由于大家對職責(zé)存在錯(cuò)誤或片面理解，造成了職責(zé)孤島的形成。 　　為了更好理解孤島的概念，以當(dāng)前的電腦網(wǎng)絡(luò)為例，可以形象的加以說明：單獨(dú)的 一臺電腦如果沒有聯(lián)網(wǎng)，那只能是一個(gè)信息孤島，這臺電腦所擁有的各種寶貴信息不能 被其它的用...
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