辦公室行政管理篇00
目 錄 第一章 公文處理 4 一、公文處理辦法 4 （一）流程 4 1．發(fā)文流程： 4 2．收文流程： 6 （二）辦法 7 1總則 7 2公文種類 7 3公文格式 8 4行文規(guī)則 8 5發(fā)文辦理 9 6 收文辦理 11 7公文歸檔、銷毀 12 8公文管理 12 9附則 12 二、內(nèi)部工作單處理辦法 19 （一）流程 19 （二）辦法 20 附表：工作交辦通知單 21 附表：工作催辦通知單 22 附表：工作聯(lián)系通知單 23 附表：工作落實(shí)反饋單 24 附表：工作請(qǐng)示單 25 附表：工作報(bào)告單 26 第二章 印信管理 27 一、印章管理辦法 27 （一）流程 27 (二)辦法 27 附表：用印申請(qǐng)單 29 二、介紹信管理制度 30 （一） 流程 30 （二）辦法 31 第三章 事務(wù)管理 32 一、通訊管理辦法 32 附表：對(duì)講機(jī)借用臺(tái)帳 33 附表：中繼線測(cè)試記錄表 33 附表：話務(wù)值班記錄表 34 話務(wù)員規(guī)范用語(yǔ) 34 二、公務(wù)用車管理辦法 35 （一）流程 35 （二）辦法 38 三、接待工作管理制度 39 （一）流程 39 （二）辦法 40 四、電話記錄制度 43 （一）流程 43 （二）辦法 44 五、傳真收發(fā)制度 46 六、復(fù)印管理制度 48 七、大事記編輯制度 49 八、救護(hù)車駕駛員值班制度 50 第四章 檔案管理 51 （一）流程 51 （二）辦法 53 第五章 信訪管理 59 一、信訪管理辦法 59 （一）流程 59 （二）辦法 59 第六章 辦公室專業(yè)系統(tǒng)管理 62 一、辦公室專業(yè)系統(tǒng)管理辦法 62 1．目的 62 2．辦公室系統(tǒng)崗位范圍 62 3．系統(tǒng)人員的進(jìn)出 62 4.系統(tǒng)人員的管理 62 5. 附則 63 附件：辦公室系統(tǒng)項(xiàng)目服務(wù)協(xié)議 64 第一章 公文處理 一、公文處理辦法 （一）流程 1．發(fā)文流程： 2．收文流程： （二）辦法 1總則 1.1為使天津電力建設(shè)公司（以下簡(jiǎn)稱公司）實(shí)施項(xiàng)目管理過程中的公文處理工作 規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。 1.2本辦法所稱公文是公司在實(shí)施項(xiàng)目管理過程中所形成的具有實(shí)施效力和規(guī)范體 式的公務(wù)文書。 1.3公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的 工作。 1.4公文處理中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 1.5公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家和企業(yè) 秘密的安全。 1.6各級(jí)項(xiàng)目部的綜合部是公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部公文處理工作。 2公文種類 項(xiàng)目部常用的公文的種類主要有： 2.1請(qǐng)示：適用于向公司請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 2.2報(bào)告：適用于向公司匯報(bào)工作、反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)公司的詢 問。 2.3決定：適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門或人員。 2.4通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神和情況。 2.5通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)公司和與不相隸屬單位的公文，發(fā)布規(guī)章制度、布置工作， 任免項(xiàng)目部各部門負(fù)責(zé)人。 2.6函：適用于與項(xiàng)目部無(wú)隸屬關(guān)系單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng) 求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 2.7會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 3公文格式 3.1公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā) 人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、印發(fā)單 位和印發(fā)日期等部分組成。3.1．1涉及國(guó)家和企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限 ，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。 3.1.2：緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。 3.1.3 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用項(xiàng)目部全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 3.1.4發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目部代字、年份、發(fā)文序號(hào)組成。 3.1.5公文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。 3.1.6公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由項(xiàng)目 部名稱、文件事由、文種三部分組成。使用有文頭的公文，標(biāo)題中可省略項(xiàng)目部名稱。 公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 3.1.7主送單位是指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 3.1.8公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 3.1.9公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)加蓋印章。 3.1.10成文日期一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 3.1.11公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文應(yīng)當(dāng)在《國(guó)家電力公司公文主題詞表》（附件3 ）范圍內(nèi)選詞標(biāo)注。 3.1.12抄送單位是指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全 稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 3．2公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，詳見（附件1：天津電力建設(shè)公司公文格式） 。 3．3公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297*210MM），左側(cè)裝訂。 4行文規(guī)則 4.1行文應(yīng)確有必要，注重效用。 4.2行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般情況下不得越級(jí)行文，應(yīng)逐級(jí) 上報(bào)、逐級(jí)下達(dá)。緊急事項(xiàng)或需要各級(jí)周知辦理的可越級(jí)行文，并應(yīng)同時(shí)抄送被越過的 單位。 4.3項(xiàng)目部依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向公司及相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，項(xiàng)目部可以函的 形式同建設(shè)、監(jiān)理等單位商洽工作、詢問和答復(fù)問題。項(xiàng)目部的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對(duì)外正式 行文。 4.4項(xiàng)目部與項(xiàng)目部、項(xiàng)目部與同級(jí)黨組織、項(xiàng)目部與同級(jí)工會(huì)可以聯(lián)合行文。 4.5屬于公司職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送職能部門處理。 4.6項(xiàng)目部?jī)?nèi)設(shè)部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得以項(xiàng)目部名義行文。如擅 自行文，項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤消。 4.7“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事。向公司部門請(qǐng)示工作，不得主送公司兩個(gè)部門。需要同 時(shí)送其他部門的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皥?bào)告”中，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 4.8除公司或職能部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以項(xiàng)目部的名義向公司或職 能部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”和“報(bào)告“。 4.9會(huì)議通知原則以電話或傳真通知，確需文字通知的，由部門發(fā)通知。 4.10轉(zhuǎn)發(fā)公文中如無(wú)補(bǔ)充內(nèi)容，不必抄報(bào)原發(fā)文單位；如有補(bǔ)充，必要時(shí)只抄報(bào)補(bǔ) 充部分。轉(zhuǎn)發(fā)多單位轉(zhuǎn)來(lái)的公文，如各單位沒有補(bǔ)充內(nèi)容，應(yīng)只轉(zhuǎn)發(fā)原始發(fā)文單位的公 文。 4.11項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上講話，一般不單獨(dú)發(fā)文，主要精神和要求可寫入會(huì)議 紀(jì)要。 5發(fā)文辦理 5.1發(fā)文辦理指以項(xiàng)目部名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、校 對(duì)、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 5.2發(fā)文由主辦部門擬稿。公文草稿一律用A4打印，擬稿人負(fù)責(zé)填寫發(fā)文箋后（詳 見附件 3），將公文草稿附后送部門負(fù)責(zé)人核簽。 5.2.1.草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 5.2.1.1符合國(guó)家的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定。 5.2.1.2情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精煉，字詞 規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 5.2.1.3公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的 、職權(quán)范圍和與主送單位的行文關(guān)系確定。主送、抄送單位名稱要準(zhǔn)確，要使用全稱、 規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 5.2.1.4文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。附件過多不能隨 文發(fā)送時(shí)，須在文中注明“附件另寄”字樣。 5.2.1.5人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。 引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)寫具體的年、月、日。 5.2.1.6公文正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為 “1.”，第四層為“（1）”;附件的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)按貫標(biāo)要求標(biāo)注。 5.2.1.7必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 5.2.1.8公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、 縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 5.3會(huì)簽、核稿、簽發(fā)： 5.3.1以項(xiàng)目部名義擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng) 主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門可列明各方理?yè)?jù) ，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目部協(xié)調(diào)或裁定。 5.3.2項(xiàng)目部發(fā)文由主辦部門負(fù)責(zé)人核簽后，交綜合部秘書（或綜合管理員）核稿 ，并由秘書呈送項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 5.3.3核稿的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬 制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 5.3.4以項(xiàng)目部名義制發(fā)的上行文，由項(xiàng)目經(jīng)理或者執(zhí)行經(jīng)理簽發(fā)；平行文或下行 文由項(xiàng)目部分管經(jīng)理簽發(fā)，分管經(jīng)理也可授權(quán)其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)，但公文“簽發(fā)人”必須標(biāo) 注委托人的姓名。簽發(fā)修改和簽批公文，應(yīng)用鋼筆或毛筆。不得在文稿裝訂線外書寫。 已經(jīng)簽發(fā)的文稿，原則上不予改動(dòng)，必須改動(dòng)時(shí)，須重新請(qǐng)?jiān)灠l(fā)人審定。 5.4編號(hào)、校對(duì)、復(fù)核、印制： 5.4.1項(xiàng)目部發(fā)文由綜合部文書或綜合管理員負(fù)責(zé)編號(hào)并填寫發(fā)文登記表（見附件 4）。 5.4.2項(xiàng)目部發(fā)文均由主辦部門負(fù)責(zé)打印和校對(duì)。打印的公文要整潔、清晰、符合 公文格式要求。校對(duì)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量。 5.4.3主辦部門校對(duì)后的公文，送綜合部文書或綜合管理員復(fù)核。重點(diǎn)是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 5．4．4復(fù)核無(wú)誤的公文，由擬稿人送綜合部復(fù)印室印刷。印制人員按照登記的份 數(shù)進(jìn)行印制并負(fù)責(zé)裝訂。裝訂一律在左側(cè)并訂兩個(gè)書訂，書訂位置距左側(cè)邊緣10MM、上 下邊緣60MM。裝訂后及時(shí)通知擬稿人取走。 5.5用印、封發(fā)： 5.5.1項(xiàng)目部發(fā)文由綜合部文書根據(jù)發(fā)文箋注明的份數(shù)加蓋印章并負(fù)責(zé)登記、封發(fā) 。 5.5.2印章應(yīng)加蓋清楚、端正。 6 收文辦理 收文辦理包括拆封、簽收、登記、審核、分辦、批辦、傳遞、承辦、催辦等程序。 6.1拆封、登記： 6.1.1項(xiàng)目部收到的所有信件、報(bào)紙均由綜合部文書或綜合管理員負(fù)責(zé)登記、分發(fā) 。 6.1.2署名項(xiàng)目部和綜合部的信件，由綜合部文書拆封、登記（收文登記表和收文 箋詳見附件6和附件7）。 6.1.3署名項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的信件，送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人親拆。 6.1.4署名各部門的信件，由部門拆封登記。 6.1.5項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人收到的主送項(xiàng)目部的公文，應(yīng)及時(shí)送綜合部文書 辦理登記手續(xù)。 6.1.6參加會(huì)議帶回的公文，應(yīng)送綜合部文書辦理登記手續(xù)。 6.2.分辦、批辦： 6.2.1項(xiàng)目部收文由綜合部部長(zhǎng)根據(jù)文件內(nèi)容提出分辦意見。一般業(yè)務(wù)公文按部門 分工直送有關(guān)部門閱辦；內(nèi)容重要或涉及部門分工不明確的公文，按項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)分工送 項(xiàng)目部分管經(jīng)理閱批。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。 6.2.2審批公文時(shí)，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱 視為同意或閱知。 6.2.3各部門收到綜合部部長(zhǎng)分辦和項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文， 都要先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批，再交承辦人辦理。 6.2.4各部門承辦的公文應(yīng)及時(shí)辦理，做到件件有結(jié)果。特急公文隨到隨辦，不得 延誤；急件應(yīng)在限期內(nèi)辦完，一般公文原則在7天內(nèi)辦完。 6.3傳遞：項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批示各部門閱辦的公文，由綜合部文書負(fù)責(zé)傳遞。 6.4催辦： 6.4.1項(xiàng)目部重要公文和有一定時(shí)限的公文，由綜合部文書負(fù)責(zé)催辦，并按要求日 期將辦理情況簽注在收文箋上。 6.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)經(jīng)常檢查本部門的公文承辦情況，對(duì)長(zhǎng)期拖延未辦者，應(yīng)督 促辦理并列為崗位年度考核內(nèi)容。 7公文歸檔、銷毀 7.1公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書檔案立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理立卷，項(xiàng)目部收 發(fā)的公文由綜合部文書按要求向公司檔案室移交，部門辦理的公文向公司對(duì)口職能部門 移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 7.2辦理完畢無(wú)歸檔價(jià)值的公文，經(jīng)綜合部部長(zhǎng)審批后，可以銷毀。 7．3銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)送造紙廠由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中銷毀 絕密公文應(yīng)進(jìn)行登記。 8公文管理 8．1公文由綜合部文書或綜合管理員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 8．2公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效 力。 8．3項(xiàng)目部撤消時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交公司檔案室。 8．4工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文進(jìn)行移交、清退。 9附則 9.1本辦法解釋權(quán)屬公司經(jīng)理辦公室。 9.2本辦法自2001年1月 日起實(shí)施。 附表 1、天津電力建設(shè)公司公文格式 天津電力建設(shè)公司公文格式標(biāo)淮（修訂版） 1 用紙：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm x 297mm)，縱向使用，雙面印刷。 2 頁(yè)邊距：上、下、左、右邊距各25毫米，頁(yè)眉距邊界15毫米，頁(yè)腳距邊界17．5毫米。 3 文頭：文件頭占A4紙的四分之一，下設(shè)一條橫線(長(zhǎng)160mm)，橫線中不設(shè)五角星。文頭用 字由兩部分組成：?jiǎn)挝幻Q十文件，單位名稱要用全稱。文頭要求在A4紙居中位置，橫 線距左、右邊各25毫米。文件頭一律印紅，字型選用加深小初宋體。公司各部處室文件 文頭為“天津電力建設(shè)公司部門文件”。各項(xiàng)目部文件文頭為“天津電力建設(shè)公司項(xiàng)目部文 件”，字型選用加深1號(hào)宋體。公司直屬各單位文件文頭由直屬各單位全稱十文件組成， 其中“天津電力建設(shè)公司”選用加深2號(hào)宋體并在直屬各單位名稱前分兩行排列，直屬各單 位名稱選用加深宋體字，...
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