發(fā)貨管理工作程序
發(fā)貨管理工作程序 1. 目的：服務(wù)公司客戶的產(chǎn)品銷售，滿足客戶的發(fā)貨要求，保證發(fā)貨的及時性、準(zhǔn)確性和 有效實施款到發(fā)貨的原則，防止因管理不善和失誤而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，確保公司 發(fā)貨流程的順暢，提高公司和客戶的經(jīng)濟(jì)效益。 2. 適用范圍：公司所有涉及發(fā)貨的工作。 3. 職責(zé)與權(quán)限： 3.1銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制公司產(chǎn)品、專賣店貨架、噴繪及其它發(fā)貨過程，負(fù)責(zé)對超額 欠款客戶發(fā)貨的監(jiān)督審查，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)備案。 3.2銷售部經(jīng)理負(fù)責(zé)實施產(chǎn)品發(fā)貨工作，對客戶要求的發(fā)貨《客戶配貨單》的審核并監(jiān)督倉 庫發(fā)貨過程，確保嚴(yán)格按客戶要求及時發(fā)貨，把《客戶配貨單》留底一份存查。 3.3專賣店貨架、噴繪負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)所有客戶要求的貨架、噴繪的發(fā)貨工作；負(fù)責(zé)下單，安 排控制所有貨架、噴繪合格供方質(zhì)量和包裝，確保發(fā)貨的及時性、安全性、準(zhǔn)確性。 3.4倉庫主管負(fù)責(zé)安排倉庫人員根據(jù)《客戶配貨單》配貨裝箱，確保嚴(yán)格按客戶要求按質(zhì)按 量地配貨。 3.5倉庫管理員負(fù)責(zé)《客戶配貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據(jù)《成品倉庫管理程序》中 的發(fā)貨程序具體實施。 3.6駕駛員負(fù)責(zé)客戶貨物的運(yùn)輸、發(fā)送工作并嚴(yán)格按客戶或公司指導(dǎo)定的貨運(yùn)站及運(yùn)輸方 式及時發(fā)送。 3.7電腦室負(fù)責(zé)收集和登記客戶的傳真配貨單，并及時交收件人簽收。 3.8銷售統(tǒng)計員負(fù)責(zé)電腦統(tǒng)計《匯總發(fā)貨單》。 3.9財務(wù)部主管負(fù)責(zé)匯總經(jīng)營部發(fā)貨單據(jù)，監(jiān)督和控制客戶欠款額度，并報主管領(lǐng)導(dǎo)備案 。 4. 工作程序： 4.1客戶的發(fā)貨單傳真，必須由電腦室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集登記。銷售部文員應(yīng)根據(jù)傳真貨單及 時交予該銷售部經(jīng)理簽收確認(rèn)。 4.2銷售部經(jīng)理收到客戶交予或傳真的要求發(fā)貨的《配貨單》后，認(rèn)真統(tǒng)計該貨單的發(fā)貨金 額并評審該客戶的貨款余額，如在規(guī)定的欠款額度內(nèi)應(yīng)在《配貨單》上簽字確認(rèn)并及時交 予倉庫發(fā)貨；如超過公司規(guī)定的欠款額度，應(yīng)交銷售總監(jiān)及主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可執(zhí) 行發(fā)貨。銷售部經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限內(nèi)簽名批準(zhǔn)發(fā)貨，如發(fā)現(xiàn)違反本工作程序規(guī)定 的將嚴(yán)格按獎懲辦法（5.2）執(zhí)行。 4.3對簽名確認(rèn)后或經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后的發(fā)貨單，銷售部經(jīng)理應(yīng)及時交予倉庫配發(fā)貨，嚴(yán) 禁無故拖延影響發(fā)貨時間而給客戶和公司造成損失。所有《客戶配貨單》銷售部經(jīng)理及倉 庫必須保存原單，作為發(fā)貨和發(fā)生問題溯源的依據(jù)。 4.4銷售總監(jiān)必須隨時對公司各客戶發(fā)貨情況進(jìn)行查詢和監(jiān)督，嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限審批《 客戶配貨單》；對發(fā)貨過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時予以解決；疑難及重大問題應(yīng)及時匯報上 級領(lǐng)導(dǎo)，取得充分授權(quán)和批準(zhǔn)后方可最后確定。 4.5倉庫主管收到銷售部（經(jīng)相關(guān)人員評審簽名確認(rèn)后）下達(dá)的《客戶配貨單》后應(yīng)按倉庫 發(fā)貨程序安排倉庫人員及時配貨，倉庫人員應(yīng)保證嚴(yán)格按配貨單上的客戶要求配貨；倉 庫主管負(fù)責(zé)嚴(yán)格監(jiān)督配貨速度和質(zhì)量，防止配錯、漏配、短貨和貨單不相符的現(xiàn)象的發(fā) 生。 4.6如倉庫不能配齊或暫時短缺配貨單上的產(chǎn)品，倉庫人員應(yīng)認(rèn)真做好記錄，列表存檔以 作為該品種向生技部下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)的依據(jù)并及時通知該單的區(qū)域主管反饋客戶，以便客 戶做相應(yīng)的變更。 4.7公司新產(chǎn)品或緊俏品種入庫后，倉庫人員應(yīng)及時地通知各區(qū)域主管安排發(fā)樣或通知客 戶看樣發(fā)貨；營銷人員應(yīng)保證公司每個新樣都有發(fā)到公司各個客戶手中，以確保公司每 個客戶系列產(chǎn)品上貨齊全。 4.8對客戶要求公司提供專賣店貨架配件、噴繪等，專賣店形象負(fù)責(zé)人應(yīng)按《采購工作程 序》及時下單制作并負(fù)責(zé)監(jiān)督制作質(zhì)量和速度，制作完畢后，應(yīng)及時按客戶要求配貨；配 貨時應(yīng)特別注意包裝的牢固性并認(rèn)真清點配件、品種和件數(shù)，確保貨架發(fā)貨的準(zhǔn)確性， 防止錯配、漏配、短貨現(xiàn)象的發(fā)生。 4.9產(chǎn)品發(fā)出后，銷售統(tǒng)計負(fù)責(zé)及時統(tǒng)計《匯總發(fā)貨單》的數(shù)量和金額，錄入電腦并確保財 產(chǎn)帳目的準(zhǔn)確性。 4.10《匯總發(fā)貨單》統(tǒng)計完畢后，銷售文員負(fù)責(zé)及時審核《匯總發(fā)貨單》并予第二天上午12 ：00前把《匯總發(fā)貨單》傳真給各客戶，以便客戶及時了解發(fā)貨情況。 4.11駕駛員應(yīng)隨時了解倉庫配貨情況，按時將貨物發(fā)出，不得無故拖延，嚴(yán)格按客戶 和公司指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨。 4.12財務(wù)部主管隨時檢查經(jīng)營部發(fā)貨及財務(wù)網(wǎng)絡(luò)記錄運(yùn)行情況，按公司制定的欠款標(biāo) 準(zhǔn)監(jiān)督和審核各客戶的欠款額度，發(fā)現(xiàn)問題及時予以匯報上級領(lǐng)導(dǎo)予以解決，發(fā)現(xiàn)違反 本工作程序規(guī)定的嚴(yán)格按（五）獎懲辦法執(zhí)行。 5. 獎懲辦法： 為確保本控制程序的有效實施，提高各相關(guān)執(zhí)行人員的工作積極性，考核發(fā)貨過程中 各執(zhí)行人員的工作業(yè)績，特訂本獎罰辦法： 5.1客戶交予的或傳真的《配貨單》如因各相關(guān)執(zhí)行人員玩忽職守，粗心大意，無故拖 延嚴(yán)重失職，造成不能按時給客戶發(fā)貨的，給予各相關(guān)執(zhí)行人員50-100元的罰款。 5.2倉庫主管、片區(qū)負(fù)責(zé)人、經(jīng)營部經(jīng)理、銷售總監(jiān)超越權(quán)限，未按公司規(guī)定的允許 欠款額度控制執(zhí)行，任意批準(zhǔn)發(fā)貨額超過公司規(guī)定的欠款額度的客戶，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及相 關(guān)部門評定分析，確屬失職或有意的根據(jù)超越欠款額度和性質(zhì)分別予以200- 1000元罰款，并給予降職或調(diào)離工作崗位的處分，情節(jié)特別嚴(yán)重的，將按《公司法》追究 其責(zé)任。 5.3在配貨過程中，如因倉庫人員玩忽職守，粗心大意，造成配錯貨、串號、漏貨、 少貨或多貨，根據(jù)失職程度，每次給予10-50元的罰款。 5.4新產(chǎn)品入庫后，相關(guān)執(zhí)行人員粗心大意，沒有根據(jù)市場銷售管理人員的安排及時 給客戶發(fā)樣，影響產(chǎn)品銷售的，處以相關(guān)倉庫人員10-50元的罰款。 5.5銷售統(tǒng)計員和銷售文員未按時統(tǒng)計和傳真給客戶的，根據(jù)實際情況每次予以10- 50元罰款。 5.6駕駛員未能按時發(fā)貨或不按公司或客戶指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨，給公司和 客戶因發(fā)貨失誤造成經(jīng)濟(jì)損失的，根據(jù)實際情況，每次予以5-20元的罰款。 5.7在發(fā)貨過程中，各相關(guān)人員忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，一視同仁，一切以公司和客戶 利益為重者，發(fā)貨工作成績顯著者、所負(fù)責(zé)的片區(qū)銷售業(yè)績明顯提高者，公司將根據(jù)實 際情況，組織相關(guān)部門評定，每月給予頒發(fā)人民幣100-300元的獎金。
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