必需的六個(gè)程序文件
|文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-1 | |文件控制程序 | |1.0目的和范圍 | |對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門(mén)使用的文件為有 | |效版本，防止誤用失效或作廢的文件。 | |2.0適用范圍 | |本程序適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件(含外來(lái)文件)的控制。 | |3.0職責(zé) | |●總經(jīng)理室負(fù)責(zé)文件歸口管理。 | |●各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的編制、執(zhí)行和管理。 | |4.0工作程序 | |●文件分類和編號(hào) | |(1)文件包括： | |①質(zhì)量手冊(cè)(包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo))； | |②形成文件的程序； | |③為確保其過(guò)程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件(如 | |文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-2 | |作業(yè)、工作規(guī)范、管理規(guī)定等 )； | |④外來(lái)文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)文件等)； | |⑤記錄(一種特殊類型的文件)。 | |(2)文件可分為“受控”和“非受控”兩類。“受控”文件為更改通知版本，在發(fā)| |生更改時(shí)能追溯到全部使用者，“非受控”文件為更改不通知版本。 | |(3)文件可以是任何媒體形式，如硬拷貝、電子媒體等。 | |(4)文件編號(hào)執(zhí)行《文件管理規(guī)定》。 | |●文件的編寫(xiě)及審批 | |(1)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由貫標(biāo)工作組組織編寫(xiě)，管理者代表審核，總經(jīng)理| |批準(zhǔn)。 | |(2)其他文件由業(yè)務(wù)主管部門(mén)組織編寫(xiě)，部門(mén)經(jīng)理審核(必要時(shí)相關(guān)部門(mén)會(huì) | |簽)，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)(必要時(shí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn))。 | |(3)確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識(shí)別和檢索。 | |●文件的發(fā)放 | |(1)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件在企業(yè)內(nèi)部使用時(shí)為“受控”版本，提供給其他單位| |或顧客時(shí)為“非受控”版本，發(fā)放時(shí)均應(yīng)蓋“受控”和“非受控”章，并登記受 | |控號(hào)和去向。 | |(2)業(yè)務(wù)和外來(lái)文件、資料發(fā)放均應(yīng)有分發(fā)號(hào)，總經(jīng)理室向各職能部門(mén)發(fā)放| |和各部門(mén)向使用人員發(fā)放時(shí)，均應(yīng)填寫(xiě)“文件發(fā)放登記表”，領(lǐng)用人應(yīng)在登 | |記表中簽字。 | |(3)當(dāng)文件破損嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)到發(fā)放部門(mén)辦理更換手續(xù)，補(bǔ)發(fā)新文件，仍沿用| |原來(lái)受控號(hào)，破損文件由總經(jīng)理室收回。 | |文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-3 | |(4)當(dāng)文件丟失時(shí)，應(yīng)說(shuō)明原因，申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)給予新受控號(hào)，同| |時(shí)注明丟 失文件受控號(hào)作廢。 | |(5)提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件，按“受控”文件處理。 | |●文件的更改 | |(1)體系文件的更改填寫(xiě)“文件更改單”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理室實(shí)施| |。更改 方式可采取劃改或換頁(yè)。 | |(2)應(yīng)嚴(yán)格控制文件更改。確需更改時(shí)，應(yīng)由原編寫(xiě)部門(mén)到總經(jīng)理室填寫(xiě)“ | |文件更改 單”，更改單應(yīng)注明編號(hào)、原因、內(nèi)容和生效日期等，并按原來(lái) | |的審批程序由原審批人審批 | |后實(shí)施，若指定其他人員審批時(shí)，應(yīng)獲得審批所需的有關(guān)背景資料。 | |(3)更改信息應(yīng)由發(fā)放部門(mén)傳遞到原文件的持有者，文件持有者應(yīng)按更改單| |要求進(jìn)行更改，按規(guī)定作好記錄，保存更改單，適用時(shí)收回相應(yīng)作廢的文 | |件。 | |(4)總經(jīng)理室應(yīng)保存更改記錄。 | |●文件的評(píng)審 | |每年三季度由總經(jīng)理室組織，各使用部門(mén)參加，對(duì)現(xiàn)有體系文件的適用性 | |、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂。 | |●文件管理 | |(1)文件的貯存，應(yīng)提供適宜環(huán)境和設(shè)施，有防火、防蟲(chóng)和防潮措施，以防| |變質(zhì)和損壞。 | |(2)文件原版一般不外借。需臨時(shí)借閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，在指定日期內(nèi)| |歸還。 | |(3)總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，每年清理一次外來(lái)文件，確認(rèn)其有| |效性，及 時(shí)宣貫標(biāo)準(zhǔn)，更換過(guò)期標(biāo)準(zhǔn)， | |文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-4 | |收回過(guò)期失效文件。 | |(4)各部門(mén)應(yīng)建立收、發(fā)文登記本，做好本部門(mén)文件的管理。 | |(5)任何人不得在受控文件上涂改，確保文件整潔和清晰。 | |(6)作廢留用的文件，應(yīng)辦理手續(xù)、標(biāo)識(shí)和單獨(dú)存放。 | |●非紙張媒體的文件的控制，也參照上述規(guī)定執(zhí)行。 | |●記錄按《記錄控制程序》執(zhí)行。 | |5.0支持性文件 | |●《記錄控制程序》 | | | |6.0相關(guān)記錄 | |●《文件發(fā)放清單》 | |●《受控文件一覽表》 | |●《文件發(fā)放登記表》 | |●《作廢文件處理申請(qǐng)表》 | |●《文件更改單》 | |文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-5 | |記錄控制程序 | | | |1.0目的 | |對(duì)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)和處置進(jìn)行控制，為證明產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量符合 | |規(guī)定要求及質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)，同時(shí)也為提供服務(wù)的可追溯 | |性及制定糾正、預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。 | |2.0適用范圍 | |本程序適用于服務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程和質(zhì)量管理體系運(yùn)行中記錄的控制。 | |3.0職責(zé) | |●人力資源部負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，以及內(nèi)審、培訓(xùn)、糾正、 預(yù)防措施等 | |記錄的管理。 | |●各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的管理。 | |●記錄的填寫(xiě)人員對(duì)記錄的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和清晰性負(fù)責(zé)。 | |4.0工作程序 | |●記錄的范圍 | |文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-6 | |凡是質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的記錄、報(bào)告及與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的信息等均屬“記| |錄”范圍。包括 ： | |(1)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄：管理評(píng)審記錄、文件控制記錄、糾正、預(yù)| |防措施記 | |錄、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境記錄、產(chǎn)品和過(guò)程監(jiān)視和測(cè)量記錄以及人力資源 | |、培訓(xùn)記錄等。 | |(2)與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的記錄：與產(chǎn)品(服務(wù))有關(guān)的要求的評(píng)審記錄、供方評(píng)| |價(jià)記錄、 | |產(chǎn)品標(biāo)識(shí)記錄、不規(guī)范服務(wù)、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾 | |正和預(yù)防措施記錄 、質(zhì)量計(jì)劃相關(guān)記錄等。 | |(3)供方記錄：產(chǎn)品證明書(shū)、檢疫化驗(yàn)單等。 | |●記錄的編號(hào)及表格設(shè)計(jì) | |(1)記錄的編號(hào)按《文件管理規(guī)定》，由人力資源部統(tǒng)一管理。 | |(2)表格設(shè)計(jì) | |①人力資源部對(duì)記錄各種表格進(jìn)行全面策劃，統(tǒng)籌安排，組織編制； | |②記錄格式由各有關(guān)部門(mén)設(shè)計(jì)，報(bào)人力資源部審查后試用，在試用中修改完| |善； | |③經(jīng)試行確認(rèn)適用后，由人力資源部編制“記錄一覽表”； | |④行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的表格，按其規(guī)定執(zhí)行。 | |●記錄的填寫(xiě)與要求 | |(1)記錄及時(shí)、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確；字跡清晰、工整、易辨認(rèn)；有記錄人員| |簽名及日期，一般用鋼筆或圓珠筆填寫(xiě)。 | |文 件 名 |必需的六個(gè)程序文件 | |電子文件編碼 |ZLAL001 |頁(yè) 碼 |26-7 | |(2)記錄不得隨意涂改。當(dāng)填錯(cuò)需更正時(shí)，只允許畫(huà)改(能看清原文字或數(shù) | |據(jù))。對(duì)于 記錄的數(shù)據(jù)更改時(shí)，應(yīng)畫(huà)改后蓋上更改人印章或簽名。 | |●記錄的管理 | |(1)記錄實(shí)行分部門(mén)的管理辦法。各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)收集和保管記錄。 | |(2)各部門(mén)將收集上來(lái)的各種記錄分類登記編目、標(biāo)識(shí)整理、裝訂和保管。| |(3)企業(yè)內(nèi)部人員，為了追溯、驗(yàn)證或制定糾正和預(yù)防措施等目的，可查閱| |記錄，確 | |需借閱時(shí)應(yīng)履行借閱手續(xù)，由保管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。當(dāng)合同有規(guī)定時(shí)，經(jīng)主 | |管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后 | |允許顧客或其代表查閱、借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。 | |(4)歸檔、貯存、保管和處理 | |①各種歸檔記錄的保存期限見(jiàn)“記錄一覽表”； | |②記錄的貯存地點(diǎn)應(yīng)確保整潔、干凈、防火、防潮、防蟲(chóng)蛀鼠咬，并防止損| |壞丟失 ； | |③質(zhì)量記錄保存期滿，由保存部門(mén)開(kāi)列清單，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀，執(zhí)行| |《文件控制程序》，作好記錄，保存銷毀清單。 | |●記錄可采取各種媒體形式，如文字、照片、膠片、圖表、磁帶、磁盤(pán)等。| |5.0支持性文件 | |無(wú) ...
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