成功會議管理
目 錄 引 言 2 第1章 有效利用會議 2 1.1你需要開會嗎？ 2 1.2明確會議的目的 3 1.3非正式會議 4 1.4正式會議 5 1.5革新中的交流方式 6 1.6會議類型 7 1.7不要離題 8 第2章 準(zhǔn)備會議 10 2.1邀請與會者 10 2.2準(zhǔn)備議程 11 2.3確定地點(diǎn) 12 2.4安排座位 15 2.5準(zhǔn)備會議用品 17 第3章 出席會議 18 3.1積極參與 18 3.2外表與講話 19 3.3傾聽發(fā)言 20 3.4處理問題 21 3.5做備忘錄 23 評估與會技巧 24 第4章 主持會議 24 4.1了解職責(zé) 25 4.2研究出席者 26 4.3掌握會議節(jié)奏 27 4.4控制會議 28 4.5維持秩序 30 4.6結(jié)束會議 32 4.7運(yùn)用正規(guī)程序 34 4.8解決正式會議上的問題 36 主持能力自測 37 會議管理 若想成功地管理會議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以 及處理易爆局面?！稌h管理》不僅教你全面主持會議以及充分參與會議，而且為你提供 實(shí)用方法使會議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并 掌握一流的會議管理技巧，從而使你大大提高管理會議的效率及果斷性。 蒂姆·欣德爾（Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊》 、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊》、1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994- 1996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。 引 言 會議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，《會議管理》會幫助你——不 論是作為出席會議的與會者，或者是會議的主席——提高這些會議的效果和效率。不論是 正式會議還是非正式會議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的 準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見于全書的 101個(gè)簡明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評估 你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可 以非常自信并且成功地管理會議。 第1章 有效利用會議 開會要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開會議，并確保會議簡短而富 有建設(shè)性。 1.1你需要開會嗎？ 大多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會上的時(shí)間之多感到有壓力?？墒蔷烤褂卸嗌贂h能真正 解決問題？如果你考慮過會議真正的代價(jià)，你安排和出席的會議就會少得多。 1.1.1定義會議 商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊 里偶然相遇，也可以說是一個(gè)會議。然而，大多數(shù)工作會議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí) 間和地點(diǎn)。這些會議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上 參加。典型的會議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在 與會者中傳閱。 1.1.2考慮成本 成功的會議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此 能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。然而，有許多會議沒有必要召開，例如小組會議。開始時(shí) 小組會議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解 脫出來休息一下的機(jī)會。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會議最大的成本通常是 與會者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會議。如果與會者還需長途施行，這個(gè) 時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些 什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。 1.1.3把成本加起來 要計(jì)算出一個(gè)會議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自 單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù) ）。另外還需計(jì)算召開會議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會議每小時(shí)的 成本。會議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如 何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。 1.1.4正在舉行會議 一個(gè)部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開會，以解決一個(gè)問題。他們的年薪合計(jì)180 000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會議每小 時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。 銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息 銷售代表提出報(bào)告 董事總經(jīng)理主持會議 銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問題 秘書作記錄 1.2明確會議的目的 可以為許多不同的原因召開會議，主席和與會者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使 會議取得成功。 小提示1：從一開始就要明確會議目的 小提示2：如果不開會也能解決問題，就取消會議。 1.2.1考慮目的 大多數(shù)會議的目的屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開會議的目的屬于其中的哪 一種，并確保全體與會者明了。 ● 透露住處信息或提供意見； ● 發(fā)布指示； ● 提出申訴和仲裁； ● 做出決定或貫徹決定 ● 激發(fā)創(chuàng)意； ● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定； 1.2.2考慮細(xì)節(jié) 如果你已決定一個(gè)會議的主題，就可開始考慮其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會議要開多長， 哪幾個(gè)問題需要講座以及必須分配給每個(gè)問題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任 務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會間休息及會議總結(jié)。一定要安排好會議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)摹?有必要權(quán)威性的與會者能夠出席。如果他們不能來，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。 對于例行會議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi) 時(shí)間。 1.2.3自我提問 Q每個(gè)人都明確開會的目的嗎？ Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會議？ Q是否有比開會更好的方法不提出問題？ Q是否有其他人，他通常不出席你的會議，但可能會在這一次會議上提出有益的意見 ？ Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會議？ 1.2.4評估個(gè)人的目的 無論你主持會議或者只是出席會議，應(yīng)事先考慮會議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)， 例如，你可能對議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果 ，然后可以開始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。另一個(gè)需要考慮的問題是你能否減少花費(fèi)在會議上的時(shí) 間。如果你不需要參加整個(gè)會議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會議主席 。 1.2.5保密事宜 如果會上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會者在會議的開始階段就知道，因?yàn)檫@會影響 與會者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁獬鰬?yīng)獲得足夠的重視。如果議 和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。 小提示3：仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會議成功舉行，什么會使會議失敗。 1.2.6強(qiáng)調(diào)目標(biāo) 如果你主持會議，在會議開始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全 體與會者在整個(gè)會議期間都能牢記不忘。提醒與會者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞 何種信息，并且——如果他們偏離這點(diǎn)——提醒他們注意分配給每個(gè)問題的討論時(shí)間。如果 你僅是會議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備 。 小提示4：考慮一下，如果一個(gè)例行會議沒有如期舉行，會有什么后果。 1.2.7你的重要途徑 目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會議。首先確定會議的目的及需花時(shí)間，然 后邀請與會者。 確定會議目的 決定會議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席 1.3非正式會議 非正會議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會的形式。非正式會會議無論是 偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來的，都提供了一些機(jī)會來簡單地 解決問題。 小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場可能會妨礙討論。 小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開會議，這樣你就可以輕易地離開會議。 1.3.1布置環(huán)境 盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會者感覺 不 服，或者要他們在開放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論 。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。 1.3.2解決問題 利用一個(gè)臨時(shí)的會面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問題。 1.3.3臨時(shí)會議 只有簡短的通知并且是順便或立即召集的會議，稱為“臨時(shí)會議”。這些臨時(shí)會議對于 坦誠地討論問題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三 至四人參加的臨時(shí)會議在解決一些小問題時(shí)具有最佳效果。另外，可以利用臨界時(shí)會議 發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會議傾向于以非正式的語言風(fēng)格和輕松的身體語言為 特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會議中理解其他人的反應(yīng)。注意面部表情： 因?yàn)榕c會者可能走神，他們的面部表情會真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。 1.3.4小型非正式會議 策劃小型非正式會議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因此與臨時(shí)會議不同， 它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會議，也要記住會 議的目的和時(shí)間限制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣h，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會 者之間進(jìn)行坦誠的討論。通過保持目光接觸這種身體語言中具有表達(dá)性的方式，來鼓勵(lì) 與會者。 1.3.5討論爭議 如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來幫助你保持對 會議的控制。 1.3.6交流思想 小型的頭腦風(fēng)暴會議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會議 ，安排專人記下與會者提出的想法，這種書面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。 1.3.7頭腦風(fēng)暴會議 利用非正式的頭腦風(fēng)暴會議來產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問題。 為了得到最好的效果，事先說明會議的目的和時(shí)間限制，以便與會者能有所準(zhǔn)備。由一 小群各具特長的人參與的頭腦風(fēng)暴會議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。會議 期間避免評論或批評任何想法，因?yàn)檫@會妨礙提出建議；會后再判斷這些想法的可行性 。 1.4正式會議 不同類型的正式會議都有不同的程序規(guī)則。一些會議，如年度全休會議，必須依法召 開；其他的會議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問題而召開。 小提示7：讓自己熟悉各種正式會議的程序。 1.4.1正式會議 |會議類型 |特點(diǎn) |會議類型 |特點(diǎn) | |董事會會議由 |·董事會通常定期召開|大會 |·這類會議適用| |公司的董事們 |會議，也許一個(gè)月一 |在大會上，通常|于大量人員在 | |參加——董事會 |次，來討論公司事務(wù) |就一個(gè)主題作幾|短時(shí)期內(nèi)交流 | |通常由董事組 |。會議通常在董事會 |個(gè)報(bào)告。有些大|信息 | |成。有些國家 |的會議室舉行——這是 |會對公眾開放，|·雖然有時(shí)發(fā)言| |的法律規(guī)定董 |一個(gè)設(shè)有一張大桌子 |另一些只限某些|人會留有“回答| |事會必須共同 |的正式場合。 |人參加，如公司|提問”這一段時(shí)| |行使權(quán)力。 |·董事會會議由董事會|雇員。 |間，借鑒于大 | | |主席主持，他是根據(jù) | |會的規(guī)模，計(jì) | | |公司章程被選舉出來 | |論和聽眾參與 | | |的 | |是很有限的。 | |常務(wù)委員會會 |●常務(wù)委員會定期召開|外部會議 |●在外部會議上| |議 |會議來履行授權(quán)給它 |一個(gè)外部會議包|，保守機(jī)密是 | |常務(wù)委員會是 |的任務(wù)。 |括某個(gè)組織內(nèi)的|一個(gè)重要問題 | |公司董事會下 |●公司董事會可以授權(quán)|一群人和組織外|。與會者應(yīng)仔 | |屬的一個(gè)小組 |常務(wù)委員會代為采取 |的另一群人，例|細(xì)思考哪些信 | |，它可能是對 |行動(dòng)。 |如來訪的行業(yè)工|息必須保密； | |經(jīng)常性的事情 |●常務(wù)委員會要先向公|會談判代表。 |為了達(dá)到目的 | |負(fù)責(zé)，如一位 |司董事會報(bào)告，然后 | |哪些信息可以 | |總經(jīng)理的薪金 |采取必要的行動(dòng)。 | |在會上披露。 | |和業(yè)績的年度 | | |●外部會議可以| |評審。 | | |在中立地點(diǎn)進(jìn) | | | | |行。 | |專門委員會會 |●必要時(shí)，專門委員會|年會（AGM） |●年會允許股東| |議 |可以開會討論專業(yè)性 |年會一年一次，|向公司董事提 | |公司董事會可 |特別強(qiáng)的特殊問題， |常常是規(guī)定的，|問，并要求他 | |以建立一個(gè)專 |或詳細(xì)分析復(fù)雜問題 |召集公司董事與|們京公司的業(yè) | |門委員會，研 |。 |股東討論過去一|績做出解釋。 | |究一個(gè)需要特 |●許多公司董事會發(fā)現(xiàn)|年的事務(wù)和未來|●董事們利用這| |別注意的問題 |難以在一個(gè)月內(nèi)召開 |的計(jì)劃。 |個(gè)機(jī)會尋求年 | |。與整個(gè)董事 |一次以上的會議，而 | ...
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