成功簡報(bào)手冊(cè)
成功簡報(bào)手冊(cè) 「天下人知識(shí)系列」序 做一位值得驕傲的「天下人」 編輯部 經(jīng)濟(jì)人、社會(huì)人、文化人 現(xiàn)代的進(jìn)步社會(huì)需要一個(gè)人在同一時(shí)空中，兼有「經(jīng)濟(jì)人」的理念、「社會(huì)人」的胸懷 與「文化人」的氣質(zhì)。 「經(jīng)濟(jì)人」追求的是經(jīng)濟(jì)效率與自我負(fù)責(zé)。經(jīng)濟(jì)人有他財(cái)富的滿足，也有他精神的空虛 。 「社會(huì)人」追求的是社會(huì)公平與福利分享。社會(huì)人有他四周的共鳴，也有他信念的落空 。 「文化人」追求的是文化提升與精致生活。文化人有他心靈的飛揚(yáng)，也有他物 質(zhì)的匱乏。 企業(yè)人不是生意人 當(dāng)「企業(yè)」變成了專業(yè)，從事企業(yè)的人就要做「企業(yè)人」?！钙髽I(yè)人」不是生意人，因 此不模仿生意人的貪婪、短視、俗氣。企業(yè)人所人現(xiàn)的是有朝氣、有原則；肯學(xué)習(xí)、肯 嘗試。他也許沒有很多的財(cái)富，但他一定有不少的智識(shí)；他不懂得什么是商場上的花招 ，但他懂得什么是商業(yè)的道德他不會(huì)隨波逐流，但一定會(huì)力爭上 游。 一位驕傲的「企業(yè)人」有他日積月累的專業(yè)知識(shí)、堅(jiān)定不渝的職業(yè)道德與拾級(jí)而上的專 業(yè)理想。 在我們的字典中，企業(yè)人實(shí)在就是企業(yè)家的謙稱。這一稱謂，并不是因職位之高與薪水 之就唾手可得。要使「企業(yè)人」的稱謂實(shí)至名歸，需要自己有計(jì)劃、有恒心的去贏取。 耐心、雄心、良心 為什么在經(jīng)濟(jì)景氣中仍有廠商倒閉？為什么在經(jīng)濟(jì)蕭條中仍有企業(yè)成長？個(gè)重要的答就 是，這個(gè)企業(yè)是否具有專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德與事業(yè)理想的企業(yè)文化，這一企業(yè)主持人是 否具有這「三業(yè)」的特質(zhì)。 要追求這「三業(yè)」是一條走不盡的路。他需要吸取日新月異的事業(yè)知識(shí)；他需要面對(duì)傳 統(tǒng)與現(xiàn)代價(jià)值觀念的沖突；他需要克服心理上的壓力；他需要拒絕不合法賺錢的誘惑； 他需要突破事業(yè)上的挫折：他更需要不斷的自我鞭策。 一位有責(zé)任心的企業(yè)人有他的企業(yè)耐心、企業(yè)雄心與企業(yè)良心。 「天下人知識(shí)系列」 把經(jīng)濟(jì)人、社會(huì)人、文化人與企業(yè)人的理念與胸懷糅融在一起，就變成了我們所提倡的 「天下人」?！柑煜氯恕顾璧默F(xiàn)代知識(shí)、前瞻性的觀念，以及對(duì)生活層面的透視，不 能單靠自己單獨(dú)摸索而獲得。 天下文化公司經(jīng)過長期的精心策劃，參照國際潮流、社會(huì)背景以及當(dāng)前國情，推出「天 下人知識(shí)系列」，來滿足「天下人」在事業(yè)上、智識(shí)上、心理上的需求。 這些書有些是約請(qǐng)專家撰寫的，有些是譯述的。每本書約在六、七萬字之間， 力求簡明、實(shí)用、生動(dòng)。 透過這一系列，我們相信每一位「天下人」都能擁有更多的專業(yè)知識(shí)、更高的職業(yè)道德 與更好的事業(yè)理想。 代序—— 學(xué)習(xí)訣竅·了解真義 施振榮 簡報(bào)，真是一門學(xué)問。說它是學(xué)問、人們可以從學(xué)習(xí)中去得到訣竅，去了解它的真義。 小時(shí)，我比較害羞，很不習(xí)慣在大庭廣眾之下，對(duì)著一群講話。畢業(yè)之后，由于工作上 的需要，逐漸被逼著要在很多人面前做簡報(bào)。等自已經(jīng)營的事業(yè)開始有了一點(diǎn)成績之后 ，這種機(jī)會(huì)就愈來愈多了。到現(xiàn)在，個(gè)人雖然有無數(shù)簡報(bào)經(jīng)驗(yàn)，總覺得處理這些事情的 技巧和素養(yǎng)，比起理想和標(biāo)準(zhǔn)，仍有一段距離。但比較肯定的是，對(duì)于聽眾心理的揣摩 ，已稍有心得。因?yàn)?，自己有了必須上臺(tái)去面對(duì)聽眾的壓力之后，參加公司內(nèi)、外各種 會(huì)議時(shí)，我就特別注意去觀察別人怎么做一個(gè)成功的簡報(bào)，或者是失敗的簡報(bào)；成功的 原因，失敗的原因各在那里？多年下來，我發(fā)現(xiàn)聽眾的心理反應(yīng)最重要。而掌握聽眾心 理反應(yīng)，可以用簡報(bào)者的技巧來達(dá)成。我比較樂意當(dāng)聽眾，從聽人講話之中去學(xué)習(xí)很多 東西。當(dāng)我扮演講者角色時(shí)，我也時(shí)常設(shè)身處地，以聽眾的立場，去想怎么樣能引起聽 眾的興趣，并讓他們以較大的注意力來聽我的講解。 提出簡報(bào)的要領(lǐng) 最近，得便瀏覽了曾瑞枝小姐翻譯的《成功簡報(bào)手冊(cè)》中文版，發(fā)現(xiàn)書中有許多論點(diǎn)竟然 和個(gè)人多年來所體會(huì)的心得頗為相近。欣慰之余，不禁發(fā)出會(huì)心的微笑。譬如，聽眾不 喜歡講者念稿，但對(duì)于講者手上所準(zhǔn)備、能讓講者偶爾看一下的小記事卡片，則并不排 斥。又如，幻燈片或投影片上不應(yīng)放太多內(nèi)容，否則聽眾會(huì)只顧著念銀幕上顯示的許多 內(nèi)容，忽略了講者的說明。因?yàn)轱@示在銀幕上的資料，聽眾一定都想把它看完，當(dāng)他還 在看的時(shí)候，就不會(huì)集中精神去聽你在講什么了。再如，講者常會(huì)一邊看銀幕上的資料 ，一邊講解，忽略了談話的對(duì)象是聽眾，應(yīng)該注視聽眾，而不是銀幕，也就失去了吸引 聽眾專注于講者的效果。書中也提及，簡報(bào)完畢之后，對(duì)聽眾所提出問題的處理，如何 提醒自己，是在把答案講給眾人，而不是只講給發(fā)問者聽，所以音量應(yīng)該放大，眼睛應(yīng) 該照顧到大部分的聽眾，而不只是發(fā)問者，直到答案講完了，最后再把眼睛收回來，停 留在發(fā)問者身上等等，這些很容易做到，但也很容易被忽略的幾個(gè)要領(lǐng)，在書中都被提 出來討論。 這本書翻譯得相當(dāng)傳神，文字也簡潔易讀，對(duì)一個(gè)生活和工作兩忙的代企業(yè)人來說，接 受度頗高。我覺得很可惜的是，以前并不曉得去看這類的書，所以要靠自 己摸索好多年，才能有一些體會(huì)?，F(xiàn)在有這么一本好書，實(shí)在替大家慶幸?；凇负?書大家讀」的心理，以及衷心盼望企業(yè)界人士人人有能做成功、有效簡報(bào)的一種切 切心情，實(shí)樂予推薦，并為之序。（作者現(xiàn)任宏著電腦公司董事長） 專文推薦—— 培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 在今天這個(gè)溝通的世代里，個(gè)人面對(duì)團(tuán)體的溝通方式——簡報(bào)，普遍受到重視和采用，每 個(gè)參與社會(huì)活動(dòng)的人，或多或少都要做簡報(bào)。 簡報(bào)需要內(nèi)容，內(nèi)容的陳述需要條理，條理表現(xiàn)邏輯和層次的運(yùn)用：簡報(bào)需要技巧，技 巧的表達(dá)需要形式，形式代表視覺和聽覺的搭配。簡報(bào)可以充分發(fā)揮當(dāng)事人個(gè)人行為的 特質(zhì)：它可以具體反映出當(dāng)事人的信心、個(gè)性、觀察及分析力、組織及表達(dá)力、專業(yè)及 了解力、論點(diǎn)及說服力。簡報(bào)也可以據(jù)實(shí)反映出當(dāng)事人所代表機(jī)構(gòu)的整體運(yùn)作情形和效 果，進(jìn)而縮短雙方在認(rèn)知上的差距，達(dá)成高度的認(rèn)同情況。 適用簡報(bào)的場合 簡報(bào)適合些場合呢？舉凡下列情況都在可行范圍之內(nèi)： ·上級(jí)主管想要了解部屬單位的業(yè)務(wù)。 ·參觀來賓想要了解參觀對(duì)象的狀況。 ·幕僚人員對(duì)主管就特定題目的分析報(bào)告。 ·業(yè)務(wù)人員對(duì)顧客推銷某種產(chǎn)品或服務(wù)。 ·活動(dòng)主持人對(duì)參與者介紹規(guī)則或注意事項(xiàng)。 ·部屬單位向上級(jí)提供建議請(qǐng)求同意。 ·企業(yè)向媒體澄清某項(xiàng)事實(shí)。 ·政府推動(dòng)某項(xiàng)措施，希望獲得民意支持和配合。 ·出國考察人員的心得報(bào)告。 ·社區(qū)管理組織向住戶公布經(jīng)費(fèi)運(yùn)用，以及解決共同關(guān)切問題之進(jìn)度情形。 在這么廣泛的運(yùn)用范圍中，許多負(fù)責(zé)簡報(bào)的人，往往因?yàn)槿狈α私?、疏于?zhǔn)備、內(nèi)容松 散或不短表達(dá)，而無法達(dá)到預(yù)期的溝通效果。根據(jù)個(gè)人觀察和指導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)，大致可以將 一般人在做簡報(bào)時(shí)常發(fā)生的問題，歸納成下面幾個(gè)類別： ·命題和方向：不能把握對(duì)方關(guān)心的層次和方向而加以引申，無法把握重點(diǎn)。 ·構(gòu)思和段落：缺乏中心架構(gòu)而顯得松懈、無章法和缺乏條理。 ·參考資料和輔助器材：制作或使用不當(dāng)，反使對(duì)象分神、增加困擾。 ·神態(tài)和表情：緊張而生硬，降低了流暢度和說服力，缺乏信心。 ·語音和停頓：音量單調(diào)平直、咬字口形不正確、停頓不合時(shí)宜，減弱了清晰度。 ·時(shí)間和進(jìn)度：開頭緩慢，結(jié)尾倉促，時(shí)間分配或運(yùn)用不當(dāng)而顯得交代不完整。 ·問題和討論：答非所問或語焉不詳、或是討論層次不深，無法切中主題。 ·開場和結(jié)尾：落俗老套、缺乏創(chuàng)意和臨場感、造成氣勢(shì)不足，缺乏吸引力。 即席的指導(dǎo)、經(jīng)常的演練固然可以提升一些技巧，改正一些毛病，但是擁有完 整的背景閱讀資料，以充實(shí)簡報(bào)者基本素養(yǎng)的專書，目前訪問尚不多見。本書原作 者雖是美國溝通顧問，表達(dá)上容或有國情、文化以及偏好上的差異，但書中所列舉 的一些觀念和建議，依然可以提供許多助益。 分章導(dǎo)讀 以下就本書進(jìn)行的章節(jié)秩序，提供個(gè)人的一些看法，以幫助讀者閱讀： 第一章「常犯的錯(cuò)誤」：一般人常犯「念簡報(bào)」的毛病，在美國有，在我國又何嘗沒有 ？尤其正式的場合里更是多見。如果你要突出自己的存在價(jià)值，就應(yīng)該簡化投影片或圖 表，另以 3×5英寸卡片為自己效提示，同時(shí)面對(duì)觀眾，也讓觀眾面對(duì)你，達(dá)成雙向的溝通。 第二章「溝通技巧與簡報(bào)要訣」：會(huì)怯場、緊張絕對(duì)是心理和生理因素相互影響，站姿 、運(yùn)用手勢(shì)、提高音量和消除尾音的顫抖，都是消除緊張的重點(diǎn)。書中提到目視觀、停 頓、現(xiàn)場突發(fā)狀況的處理，不也都是我們時(shí)常在強(qiáng)調(diào)的嗎？ 第三章「說服之道與組織技巧」：在表達(dá)的順序上，中國式的「起」「承」「轉(zhuǎn)」「合 」，與西方的：「背景」—「問題」—「解決」—「益處」—「行動(dòng)」體系，各有共特質(zhì)， 應(yīng)視場合或?qū)嶋H需要運(yùn)用，以達(dá)到說服的目的。 第四章「運(yùn)用視覺資料」：本章舉出了很多輔助器材資料使用的范例，說明數(shù)字資料不 如圖表，黑白不如彩色，繁瑣不如簡潔；投影片、幻燈片、海報(bào)、實(shí)物或道具要如何應(yīng) 用、可供借鏡之處極多。 第五章「做簡報(bào)的關(guān)鍵步驟」：敘述應(yīng)注意的細(xì)節(jié)，這是經(jīng)驗(yàn)之談，不一定都會(huì)發(fā)生， 但不可不防。書中所談的現(xiàn)象，國內(nèi)曾有類似情況發(fā)生，只要使用視聽輔助器材的人， 都需一讀。 第六章「問題、回答及書面資料」：在國內(nèi)，打斷簡報(bào)過程、提出問題比較少見，也因 此使簡報(bào)考疏于應(yīng)變，以致在面對(duì)一個(gè)突如其來的問題時(shí)，處理上不夠敏銳，往往給予 對(duì)方不利的印象，本章建議讀者深讀。 第七章「特別的簡報(bào)」、第八章「慎選溝通顧問」，讀者可以參考和體會(huì)。 總之，一個(gè)成功的簡報(bào)可以提升個(gè)人的形象、完成賦予的任務(wù)；就機(jī)構(gòu)而言，可以透過 一個(gè)成功的表達(dá)者，將資料、觀念、預(yù)期行動(dòng)、產(chǎn)品等順利推銷給對(duì)象，而達(dá)成既定目 標(biāo)。盼望有心的讀者們，仍在基本認(rèn)識(shí)和表達(dá)技巧上不斷突破、長進(jìn)，也預(yù)祝大家成功 ?。ㄗ髡攥F(xiàn)任華信銀行信義分行經(jīng)理） 成功簡報(bào)手冊(cè) 目錄 「天下人知識(shí)系列」序—— 做一位值得驕傲的「天下人」 代序—— 舉習(xí)訣竅．了解真義 施振榮 專文推薦—— 培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 前 言 第一章 常犯的錯(cuò)誤 第二章 溝通技巧與簡報(bào)要訣 第三章 說服之道與組織技巧 第四章 運(yùn)用視覺資料 第天章 做簡報(bào)的關(guān)鍵步驟 第六章 問題、回答及書面資料 第七章 特別的簡報(bào) 第八章 慎選溝通顧問 第九章 立即開始 前 言 當(dāng)佩里柯演講時(shí)，人們嘆道：「他說得多好??！」。但當(dāng)?shù)倌λ固挂话l(fā)言，人們當(dāng)下便 說：「我們走吧！」 本書不是談如何演講，而是談如何向團(tuán)體推銷。商業(yè)簡報(bào)和演講之間有些類似，但是兩 者所涉及的問題和情境即不太相同。 身為溝通顧問，我協(xié)助過許多公司作過成功的簡報(bào)競爭，并訓(xùn)練數(shù)以百計(jì)的決策者成為 國家會(huì)議和股東會(huì)上成功的簡報(bào)者。本公司經(jīng)常為全國各地的會(huì)計(jì)公司、法律事務(wù)所、 保險(xiǎn)公司、工程公司及建筑公司提供咨詢服務(wù)和制作視覺資料；訓(xùn)練他們?cè)跊Q策會(huì)議、 董事會(huì)議或?qū)彶槲瘑T會(huì)前做簡報(bào)。每一個(gè)簡報(bào)的賭注都很大。 最近看到市面上關(guān)于如何向團(tuán)體推銷的書籍，其中有太多建議是錯(cuò)誤、愚昧甚至有害的 。驚駭之余，我決定寫這一本書。 錯(cuò)誤的建議如「做簡報(bào)最好坐在桌旁，不要太正式」，愚味的建議如「不用擔(dān)心，群眾 會(huì)喜愛你的」、「記住溝通的過程是：傳達(dá)者、訊息、接收者及回饋」、「凡事臨機(jī)應(yīng) 變」；而有害的建議如「玩弄鉛筆、使用指揮棒、將手放在口袋或站在講臺(tái)后面掩飾緊 張」。 最糟的兩則建議莫過于：「整理講稿的最佳方式便是逐字寫出」、「使用內(nèi)容由文字與 數(shù)字組成的視覺資料，并在團(tuán)體面前照本宣科即可」。 倒底該如何做，才能有效地向團(tuán)體推銷你的觀點(diǎn)、服務(wù)、產(chǎn)品，并使他們信服？ 這本書將提供你許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)質(zhì)的辦法及技巧。不空談、不胡言，一點(diǎn)一滴 都是我們協(xié)助客戶贏取簡報(bào)競爭的具體方法。 第一章 常犯的錯(cuò)誤 「在講臺(tái)上較量，說什么根本無關(guān)緊要，重要的是表達(dá)技巧」。 ——林格 做簡報(bào)不容易，既消耗時(shí)間，成本又昂貴。 對(duì)團(tuán)體推銷時(shí)，大部分的人即使不緊張、無壓力，仍會(huì)意識(shí)到這分任務(wù)不簡單。我們都 知道做簡報(bào)是很冒險(xiǎn)的事，許多人做完簡報(bào)后形象受損；只有少數(shù)人成為英雄人物。 因此，當(dāng)考慮在臨場對(duì)團(tuán)體推銷時(shí)，該采用何種方式？許多人會(huì)說「為什么不坐回桌子 旁邊，把簡報(bào)變成一個(gè)非正式的討論會(huì)？」他們考慮這么做的理由很牽強(qiáng)： ·這么一來，簡報(bào)者就不會(huì)緊張。 ·準(zhǔn)備視覺資料頗昂貴，后動(dòng)工作有如一場惡夢(mèng)；卻又讓聽眾認(rèn)為「殺雞焉用牛刀」，簡 直大驚小怪，太過正式了。 基于這些說法，我們可以了解為什么多數(shù)人會(huì)選擇坐著推銷。但這是錯(cuò)誤的，從下面的 故事，你會(huì)明白為什么不對(duì)。 我有一個(gè)客戶，他是一個(gè)國際會(huì)計(jì)公司的管理人，他喜歡簡潔的計(jì)劃和具有說服力的簡 報(bào)。有一天他要我協(xié)助...
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