報(bào)告七：山東魯能積成電子股份有限公司工作分析與職務(wù)說明書報(bào)告
工作分析與職務(wù)說明書報(bào)告 1. 工作分析與職務(wù)說明書的含義 工作分析，是對(duì)某特定的工作、崗位做出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的知 識(shí)技能等資格條件的過程。 職務(wù)說明書是工作分析的書面表達(dá)形式，其核心是工作分析。工作分析是人力資源管 理體系的基礎(chǔ)系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上人事管理劃分為招聘、培訓(xùn)、考核和薪酬四大環(huán)節(jié)，而 這四個(gè)環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關(guān)，因此對(duì)職務(wù)說明書進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范 化管理是十分重要的。 2. 工作分析與職務(wù)說明書的意義 工作分析是人力資源管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，是科學(xué)管理在人事工作上的應(yīng)用，是制 定人事制度的基本依據(jù)之一，也是人事管理法制化的基本前提。同時(shí)，通過工作分析與 職位分類，便于發(fā)現(xiàn)組織中存在的問題，并明確改進(jìn)方向，有利于各級(jí)組織管理的科學(xué) 化、系統(tǒng)化。 （一）工作分析與職務(wù)說明書是人力資源管理各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ) 1、使招聘工作有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)作。如果某部門一些崗位缺人，該部門就可以依該 崗職務(wù)說明書向人力資源部去提出招聘需求，人力資源部據(jù)此制定招聘計(jì)劃，人力資源 部招聘人員并非僅憑自己的好惡來開展招聘活動(dòng)，而是依據(jù)該崗位職務(wù)說明書中的“任職 資格”一欄以及“特殊技能”要求發(fā)布招聘信息，并對(duì)求職者進(jìn)行一系列的篩選，以招到最 合適的人選。這樣可以避免由于主觀因素而造成的不規(guī)范，導(dǎo)致招聘來的人員不能勝任 該崗，同時(shí)也從一定程度上杜絕招聘中的舞弊行為，做到“因崗設(shè)人，因職擇人”，從而 大大提高工作效率。 2、使工作分配更具科學(xué)性，系統(tǒng)性。崗位職務(wù)說明書應(yīng)該是上級(jí)安排工作的主要依 據(jù)。管理層應(yīng)對(duì)部門內(nèi)員工所從事的崗位有充分的認(rèn)識(shí)，崗位職責(zé)的劃分應(yīng)具有一定的 科學(xué)性和相關(guān)性，什么崗位負(fù)責(zé)什么工作并不是完全憑管理層主觀的想法，而是依據(jù)該 崗位的職務(wù)說明書進(jìn)行合情合理的工作任務(wù)分配。 3、工作分析是崗位評(píng)價(jià)的前提和工具。崗位評(píng)價(jià)是在工作分析的基礎(chǔ)上，按照一定 的客觀衡量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)崗位的工作任務(wù)、繁簡(jiǎn)難易程度、責(zé)任大小、所需資格條件等方面 進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)比與估計(jì)。工作分析和職務(wù)說明書由于對(duì)各崗位工作進(jìn)行了理順和規(guī)范，為 崗位評(píng)價(jià)打下了良好的基礎(chǔ)。 崗位評(píng)價(jià)的作用與特點(diǎn)： 對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)定量測(cè)評(píng)，以量值表現(xiàn)崗位特征； 使性質(zhì)相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評(píng)判和估價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，便于比較崗位間價(jià)值的高低； 為公司崗位歸級(jí)列等奠定基礎(chǔ)。 4、提供了績效考核的考核內(nèi)容。崗位職務(wù)說明書是確定員工考核范圍的主要依據(jù)。 在一個(gè)崗位，首先要完成本職工作，完成效果如何，要從考核來體現(xiàn)，考核內(nèi)容的確定 來自于職務(wù)說明書的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作目標(biāo)和要求，考核范圍也應(yīng)僅限于職務(wù) 說明書中所列的工作內(nèi)容和職責(zé)，對(duì)在崗員工完成職責(zé)過程中的德、能、勤、績幾個(gè)方 面進(jìn)行較全面的考核。對(duì)于不屬于該崗位職責(zé)的工作，由于其他原因該員工做了這件事 ，也不應(yīng)列入對(duì)其業(yè)績的考核范圍。否則會(huì)造成“種了他人的田，荒了自己的地”，這并 不是公司所追求的目標(biāo)。愛崗敬業(yè)，“在一崗，專一事”應(yīng)當(dāng)是最起碼的要求。 5、為完善建立薪資、福利制度打下良好的基礎(chǔ)。崗位職務(wù)說明書應(yīng)是評(píng)定員工薪資 標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之一。公司應(yīng)根據(jù)不同的崗位，所包含的工作難易程度進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于薪酬 制度來說，要公正的評(píng)價(jià)員工的能力，必然要考慮其所在崗位、所從事工作的難易程度 ，相同學(xué)歷或能力的員工由于所在崗位的不同，工作難易不同，表現(xiàn)也不盡相同，在簡(jiǎn) 單崗位上更易較好完成本職工作，表現(xiàn)出色，因此，全面衡量員工的能力，以薪酬制度 來度量員工的工作及勞動(dòng)價(jià)值是一個(gè)系統(tǒng)工程。一般來講薪酬結(jié)構(gòu)包括幾部分：基本工 資、工齡工資、職務(wù)工資、各種津貼、其他補(bǔ)助等，首先要對(duì)崗位確定一個(gè)基本的職務(wù) 或崗位工資，在此崗位員工的崗位工資應(yīng)是相同的，只是不同員工的基礎(chǔ)工資、工齡工 資、津貼等等其他的部分因各人具體情況而不同。崗位工資標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)職務(wù)說明書中所 反映的工作內(nèi)容，通過職位評(píng)定專家小組進(jìn)行科學(xué)評(píng)定來較為公平合理地確定。 （二）職務(wù)說明書對(duì)員工個(gè)人工作及未來發(fā)展起著積極的指導(dǎo)作用 1、指導(dǎo)員工工作方向，有助于對(duì)照提高。職務(wù)說明書規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)容： 什么是我該做的，什么是我負(fù)責(zé)的、什么是我應(yīng)當(dāng)協(xié)助的？我應(yīng)具有什么樣的特殊能力 ？我要在哪些知識(shí)技能方面提高？我還應(yīng)具備什么樣的知識(shí)等等，同時(shí)還可以通過制定 工作規(guī)范，促使員工的行為符合規(guī)范、高效的原則，自覺地向公司所要求的方向努力。 2、為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。職務(wù)說明書還具有指引員工未來職業(yè)發(fā)展方向的 作用。比如員工可以認(rèn)識(shí)到目前所在崗位的上一級(jí)崗位是什么，其發(fā)展方向是什么，需 要什么任職資格，自身目前具有哪些知識(shí)能力優(yōu)勢(shì)，還欠缺什么，如何通過努力提高知 識(shí)技能，獲得提升等等。 （三）對(duì)魯能積成人力資源體系的建立具有基礎(chǔ)支持性意義 魯能積成電子股份有限公司近幾年來發(fā)展速度快，主要精力放在市場(chǎng)和技術(shù)上，忽視管 理，制度不健全，經(jīng)驗(yàn)管理多，而科學(xué)管理水平不高；同時(shí)人員增多，價(jià)值觀多元化， 價(jià)值觀的整合，文化的交融需要一個(gè)磨合的過程。就人力資源管理來看，重視不夠，基 礎(chǔ)薄弱，各項(xiàng)制度不健全，人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、考核激勵(lì)等職能不能良好發(fā)揮 。人力資源各項(xiàng)管理職能的缺失又形成著一個(gè)互為因果的不良循環(huán)，無法為公司發(fā)展提 供有力的支持，因此進(jìn)一步完善和構(gòu)建公司的人力資源體系，從人力資源基礎(chǔ)工作做起 是現(xiàn)實(shí)情況的迫切要求。 鑒于工作分析在人力資源管理體系及公司管理中的重要地位，北大縱橫魯能積成項(xiàng)目 組根據(jù)項(xiàng)目合同的要求以及魯能積成電子股份有限公司的實(shí)際情況，在項(xiàng)目第二階段， 與公司項(xiàng)目小組、公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、各崗位人員大力配合，進(jìn)行了工作分析與 職務(wù)說明書的填寫及規(guī)范工作。通過一系列的指導(dǎo)培訓(xùn)及公司多次研究和調(diào)整，基本達(dá) 到了理順職責(zé)劃分，明確崗位責(zé)任，確定任職要求等目標(biāo)，對(duì)各級(jí)崗位員工的實(shí)際工作 起到了指導(dǎo)作用，達(dá)到了較好的效果，并為以后人力資源管理各項(xiàng)工作的開展打下良好 基礎(chǔ)。 3. 工作分析的目的和方法 （一）進(jìn)行工作分析的目的 促使工作的名稱與含義在整個(gè)組織中表示特定而一致的意義，實(shí)現(xiàn)工作用語的標(biāo)準(zhǔn) 化； 確定工作要求，以建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容； 確定員工錄用與上崗的最低條件； 為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計(jì)劃提供依據(jù)； 確定工作之間的相互關(guān)系，以利于合理的晉升、調(diào)動(dòng)與指派； 獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實(shí)際情況，利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致員工不滿、工作效率下降的原因； 為制定考核程序及方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進(jìn)行自我控 制； 辨明影響安全的主要因素，以及時(shí)采取有效措施，將危險(xiǎn)降至最低； 為改進(jìn)工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)。 （二）工作分析采用的方法 觀察法； 面談法； 寫實(shí)法（職務(wù)調(diào)查表法、工作日志法、核對(duì)法）； 工作實(shí)踐法； 典型事例法。 （三）工作分析中常用到的一些術(shù)語 任務(wù)：為達(dá)到某一明確目的所從事的一系列活動(dòng)。 職責(zé)：組織要求的在特定崗位上需要完成的任務(wù)。 職權(quán)：依法賦予的完成特定任務(wù)所需要的權(quán)力。 職位：即崗位。是組織要求個(gè)體完成的一項(xiàng)或多項(xiàng)責(zé)任以及為此賦予個(gè)體權(quán)力的總 和。 工作要素：工作中不能再繼續(xù)分解的最小動(dòng)作單位。 職務(wù)：即工作。是按規(guī)定擔(dān)任的工作或?yàn)閷?shí)現(xiàn)某一目的而從事的明確的工作行為， 由一組主要職責(zé)相似的職位所組成。 工作族（職系）：由兩個(gè)或兩個(gè)以上有相似特點(diǎn)的工作組成。 職組：工作性質(zhì)相近的若干職系綜合而成為職組。 職業(yè)：由不同時(shí)間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。 職級(jí)：工作內(nèi)容、難易程度、責(zé)任大小、所需資格皆很相似的職位。 職等：工作性質(zhì)不同或主要職務(wù)不同，但其困難程度、職責(zé)大小、工作所需資格等 條件充分相同的職級(jí)為同一職等。 4. 職務(wù)說明書的內(nèi)涵 職務(wù)說明書主要包括四個(gè)主要部分。 （一）基本資料 職務(wù)名稱； 直接上級(jí)職位； 所屬部門； 工資等級(jí)； 工資水平； 所轄人員； 定員人數(shù)； 工作性質(zhì)。 （二）工作描述 工作概要； 工作活動(dòng)內(nèi)容：活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間百分比、權(quán)限等； 工作職責(zé)； 工作結(jié)果； 工作關(guān)系：受誰監(jiān)督；監(jiān)督誰；可晉升、可轉(zhuǎn)換的職位及可升遷至此的職位，與哪 些職位有聯(lián)系； 工作人員運(yùn)用設(shè)備和信息說明。 （三）任職資格說明 最低學(xué)歷； 所需培訓(xùn)的時(shí)間和科目； 從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn)； 一般能力； 興趣愛好； 個(gè)性特征； 性別、年齡特征； 體能要求：工作姿勢(shì)，對(duì)視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求，精神緊張程度，體力消 耗大小。 （四）工作環(huán)境 工作場(chǎng)所； 工作環(huán)境的危險(xiǎn)性； 職業(yè)??； 工作時(shí)間特征； 工作的均衡性； 工作環(huán)境的舒服程度。 （五）職務(wù)說明書填寫時(shí)的注意事項(xiàng) 對(duì)事不對(duì)人； 盡可能具體，可操作； 表述準(zhǔn)確； 剔除廢話； 任職資格與崗位責(zé)任對(duì)應(yīng)。 5. 北大縱橫項(xiàng)目組的工作步驟 步驟一、準(zhǔn)備與培訓(xùn) 由于魯能積成電子的具體情況，北大縱橫項(xiàng)目組認(rèn)為首先應(yīng)該對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行工作分 析與職務(wù)說明書的理論培訓(xùn)與具體指導(dǎo)，明確該項(xiàng)工作的目的和意義所在，才能引起各 級(jí)人員的重視，達(dá)到較好的效果。 （一）制作培訓(xùn)教材，進(jìn)行專門培訓(xùn)。 針對(duì)公司實(shí)際情況，結(jié)合有關(guān)理論，北大縱橫項(xiàng)目組制作了工作分析與職務(wù)說明書培 訓(xùn)材料，并通過多媒體形式進(jìn)行演示和講解，對(duì)各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行了培訓(xùn)，目的在于使 他們較好地理解職務(wù)說明書的內(nèi)容，并指導(dǎo)部門內(nèi)各崗位正確填寫，以達(dá)到提高效率、 事半功倍的效果。 （二）提供填寫范本。 根據(jù)公司具體情況，北大縱橫項(xiàng)目組采用了工作任務(wù)調(diào)查表法進(jìn)行工作分析，即發(fā)放 職務(wù)說明書空白表格，要求各崗位的人員按照表格項(xiàng)目，逐項(xiàng)對(duì)本崗位的工作進(jìn)行分析 和描述，從而形成職務(wù)說明書的原始資料和基礎(chǔ)內(nèi)容。為具體指導(dǎo)職務(wù)說明書的填寫， 并加以規(guī)范，項(xiàng)目組制作了《職務(wù)說明書填寫范本》發(fā)給各部門，要求按照格式填寫，以 統(tǒng)一規(guī)范，減少錯(cuò)誤。 步驟二、發(fā)放與回收 空白職務(wù)說明書的發(fā)放采取了電子版的形式，以達(dá)到形式規(guī)范、方便填寫、機(jī)動(dòng)靈活 、內(nèi)容修改方便的效果。 職務(wù)說明書要求在一天之內(nèi)完成，準(zhǔn)時(shí)回收。大部分都按時(shí)交回，共回收148份。 步驟三、審閱職務(wù)說明書，發(fā)現(xiàn)總結(jié)問題 項(xiàng)目組成員均對(duì)收集到的職務(wù)說明書進(jìn)行了通覽，并針對(duì)每一份職務(wù)說明書提出了具 體修改建議，之后開會(huì)集體討論，對(duì)意見進(jìn)行了匯總。 通過第一步初審職位說明書，發(fā)現(xiàn)了一些問題： （一）現(xiàn)在的職位說明書所反映的崗位情況與以前所提供的情況有差別。主要反映在 崗位數(shù)量、崗位名稱及崗位結(jié)構(gòu)上。 （二）整體填寫情況良莠不齊，有些部門基礎(chǔ)工作較好，職責(zé)分工情況較清楚和完整 ，給予了一定的重視，整體情況較好，有些部門職責(zé)不明晰，另外在填寫時(shí)部門領(lǐng)導(dǎo)及 個(gè)人重視不夠，填寫質(zhì)量不高。 （三）主要問題： 1、形式和格式上的細(xì)節(jié)性問題 1. 漏項(xiàng)未填，信息不完整； 2. 內(nèi)容空泛，不具體，應(yīng)當(dāng)注明具體內(nèi)容； 3. 工作職責(zé)與內(nèi)容混在一起，沒有歸類，而且未按格式要求填時(shí)間比例； 4. 崗位名稱不統(tǒng)一，包括相互有所關(guān)聯(lián)的崗位在互相提及時(shí)名稱不同， 容易分辨不清； 5. 任職資格要求填寫不合理，未經(jīng)討論和認(rèn)定，有些人只是填寫了自身 目前的條件，而不是從工作的角度出發(fā)要求的任職資格。 2．具體職責(zé)與崗位的問題 （1） 某些部門正、副部長的職責(zé)完全相同，管轄人數(shù)也相同； （2） 領(lǐng)導(dǎo)、上下級(jí)關(guān)系不清； （3） 崗位工作量大小與人員設(shè)置是否合理有待討論； （4） 填寫空缺現(xiàn)象。有些說明書填寫的崗位直接上級(jí)，及有些管理崗位說明書填寫所轄人員 均為空缺，上下級(jí)匯報(bào)關(guān)系模糊； （5） 部分現(xiàn)有崗位無說明書。 對(duì)問題產(chǎn)生原因分析，除上述提到的部門職責(zé)劃分不清、崗位職責(zé)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等之 外，還由于公司及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工培訓(xùn)教育不夠，人員學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)不足，另外公司也存在著人 員緊張，事務(wù)多，領(lǐng)導(dǎo)亂指揮，抓人干活的現(xiàn)象，導(dǎo)致有些崗位人員對(duì)職責(zé)要求及本人 實(shí)際做的事分不清，對(duì)上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系不明確，工作匯報(bào)主體不明，因此對(duì)本職工作職 責(zé)認(rèn)識(shí)不清，對(duì)上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系有所誤解，存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。 步驟四、協(xié)助填寫 對(duì)以上發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行總結(jié)，在與公司項(xiàng)目協(xié)調(diào)小組、高層領(lǐng)導(dǎo)見面時(shí)作了介紹和匯報(bào) ，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此非常重視，確定了下一步推進(jìn)計(jì)劃： 1．公司召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，要求各部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)理順崗位職責(zé)及崗 位結(jié)構(gòu)，完成職務(wù)說明書，同時(shí)我們向大家指出了發(fā)現(xiàn)的一些主要問題，并提出指導(dǎo)意 見和具體規(guī)范，加強(qiáng)協(xié)助配合與指導(dǎo)； 2．撰寫《工作分析與職務(wù)說明書填寫指導(dǎo)意見》發(fā)放各部門...
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