第七章 一體化審核實(shí)施
第七章 一體化審核的實(shí)施 管理體系審核通常分兩個(gè)階段，質(zhì)量管理體系審核第一階段是對(duì)管理體系文件的審核， 第二階段是對(duì)管理體系符合性和有效性的審核，這個(gè)階段的審核要在受審核方的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn) 行，也稱(chēng)為現(xiàn)場(chǎng)審核。 環(huán)境管理體系審核也分兩個(gè)階段，第一階段為預(yù)審，用于確定第二階段的審核一般安排 ，第二階段的審核可以和其他體系審核一起進(jìn)行，即一體化審核。 現(xiàn)場(chǎng)審核不僅是要評(píng)價(jià)受審核方是否建立起一個(gè)符合所選擇標(biāo)準(zhǔn)要求的管理體系，更重 要的是通過(guò)到現(xiàn)場(chǎng)收集證據(jù)，確定受審核方管理體系的有效性和達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的能力。 審核的實(shí)施包括：首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、不符合項(xiàng)報(bào)告、審核組內(nèi)部會(huì)議、未次會(huì) 議、審核報(bào)告與跟蹤審核等幾方面的內(nèi)容。 第一節(jié) 首次會(huì)議 首次會(huì)議是現(xiàn)場(chǎng)審核的第一步，對(duì)隨后的審核工作具有非常重要的影響。因此，應(yīng)把首 次會(huì)議開(kāi)好。為審核的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。 首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，時(shí)間控制在半小時(shí)左右。參加會(huì)議的人員為審核組全體成員 ，公司管理層代表和受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人。 附：首次會(huì)議演示（參考） 1. 請(qǐng)出席會(huì)議的人員簽到（事先準(zhǔn)備好簽到表） 2. 人員介紹（由審核組長(zhǎng)或分別由審核組長(zhǎng)代表審核組講話(huà)） 大家好！受公司的委托，由我們幾個(gè)人組成本次內(nèi)部審核的審核組，來(lái)操作本次內(nèi) 部審核。我先介紹一下我們審核組的成員。我叫XXX，是公司聘用的內(nèi)部審核員，擔(dān)任本 次審核的組長(zhǎng)（再一一介紹審核組的其他成員）。接下來(lái)我把本次審核的一些事項(xiàng)向大 家再介紹一下，看大家有什么意見(jiàn)。 3. 介紹審核的目的、依據(jù)和范圍 1. 審核的目的：這次審核的目的是驗(yàn)證公司建立的管理體系與ISO9001：2000和OHSMS 18001標(biāo)準(zhǔn)的符合性和有效性。 2. 審核的依據(jù)：有四個(gè)方面：□標(biāo)準(zhǔn)；□公司的管理體系文件； □合同；□相關(guān)的法律法規(guī)。 3. 審核的范圍：產(chǎn)品+主要過(guò)程（如 ╳╳ 產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和制造） 4. 明確審核計(jì)劃 在開(kāi)會(huì)之前，我們已將審核計(jì)劃發(fā)到各個(gè)部門(mén)，在這里，我再宣讀一下審核計(jì)劃，看 大家有無(wú)補(bǔ)充或修改意見(jiàn)。 5. 簡(jiǎn)單介紹審核方法 本次審核是一次抽樣調(diào)查活動(dòng)，我們將盡量保證抽樣具有代表性。在審核過(guò)程中， 我們將會(huì)查閱有關(guān)的文件、調(diào)閱有關(guān)的記錄，并和有關(guān)人員進(jìn)行交談，通過(guò)參觀(guān)有關(guān)的 現(xiàn)場(chǎng)或要求有關(guān)人員重復(fù)某些已經(jīng)完成的過(guò)程來(lái)了解管理體系的運(yùn)作情況。從中尋找客 觀(guān)證據(jù)，評(píng)價(jià)管理體系是否符合ISO和OHSMS相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否符合法律法規(guī)的要求 ，是否符合合同要求，是否符合本公司管理體系文件的要求。 需要說(shuō)明的是：本次審核活動(dòng)雖然覆蓋了管理體系（標(biāo)準(zhǔn)）的所有要求，但不可能對(duì) 公司管理體系的所有活動(dòng)或所有文件全部進(jìn)行檢查，我們只能采取抽樣調(diào)查的方法來(lái)進(jìn) 行審核，因此在審核中審核組沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題可能還存在于我們的體系中，各部門(mén)還要 進(jìn)行自查，盡量把所有不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的問(wèn)題找出來(lái)，需要時(shí)，制定相應(yīng)的糾正或預(yù)防 措施。 6. 審核結(jié)果的報(bào)告 本次審核我們是從正面來(lái)尋找客觀(guān)證據(jù)（主要是符合性的證據(jù)），當(dāng)然，在審核過(guò) 程中，也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些與標(biāo)準(zhǔn)要求不符合或潛在不符合的證據(jù)。對(duì)此，我們將會(huì)以不符合 項(xiàng)報(bào)告或觀(guān)察項(xiàng)報(bào)告的形式來(lái)報(bào)告審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。就是我們通常所說(shuō)的：“正面審核 ，負(fù)面報(bào)告”。 不符合項(xiàng)分為嚴(yán)重不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。 嚴(yán)重不符合項(xiàng)：是指在審核中發(fā)現(xiàn)的可能導(dǎo)致管理體系失效，或?qū)е逻^(guò)程或產(chǎn)品失 效、或可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重不滿(mǎn)的客觀(guān)事實(shí)； 一般不符合項(xiàng)：是指在審核中發(fā)現(xiàn)的不符合事實(shí)較輕微個(gè)別現(xiàn)象，不致于使管理體系 失效或產(chǎn)品失效的，不會(huì)導(dǎo)致顧客的嚴(yán)重不滿(mǎn)。 審核結(jié)束以后，審核組將會(huì)以審核報(bào)告的方式對(duì)公司管理管理體系做出評(píng)價(jià)意見(jiàn)和 結(jié)論。如果不符合項(xiàng)較多，或者不符合項(xiàng)分布范圍較廣，我們會(huì)繪制不符合項(xiàng)分布表來(lái) 幫助各部門(mén)分析管理體系的薄弱環(huán)節(jié)。 7. 明確審核的陪同人員 為方便審核，希望各部門(mén)指定陪同人員。陪同人員有三重作用： 一是當(dāng)向?qū)В◣罚?；二是做全程記錄?三是共同驗(yàn)證。陪同人員 應(yīng)熟悉審核領(lǐng)域情況，能及時(shí)協(xié)調(diào)審核組與被審核區(qū)域的活動(dòng)安排。 8. 確認(rèn)審核所需要的資源和設(shè)備 公司應(yīng)提供給審核組臨時(shí)辦公的場(chǎng)所，以供審核組開(kāi)內(nèi)部會(huì)議時(shí)用。 9. 明確限制范圍和事項(xiàng) 在審核過(guò)程中，如果有某些區(qū)域或特殊事項(xiàng)不宜審核組人員介入的，如危險(xiǎn)區(qū)域或牽 涉機(jī)密事項(xiàng)，陪同人員在陪同過(guò)程予以提醒，只要不影響審核目的的達(dá)到，審核組將予 以回避或在審核過(guò)程中不作記錄。 10. 重申保密規(guī)定 在這里我代表我們審核組申明：我們作為公司的一員，在審核期間所獲得的有關(guān)信息 保密，審核組不到處亂說(shuō)。請(qǐng)大家監(jiān)督，如有反違上述規(guī)定的取消其審核員資格，并根 據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予必要的處罰。 十一、再次征求意見(jiàn)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)。（需要時(shí)可巡視工廠(chǎng)，開(kāi)始審核） 第二節(jié) 現(xiàn)場(chǎng)審核 一、收集證據(jù) 1、現(xiàn)場(chǎng)收集客觀(guān)證據(jù) 審核員從首次會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)巡視開(kāi)始，就應(yīng)著手收集客觀(guān)證據(jù)。從這時(shí)開(kāi)始，您所聽(tīng)到的 有關(guān)人員的談話(huà)或看到的事實(shí)，經(jīng)證實(shí)后均可作為客觀(guān)證據(jù)。 ⑴ 從文件和記錄中收集證據(jù)：管理體系的各種文件、報(bào)告，設(shè)計(jì)輸出的計(jì)算數(shù)據(jù)、圖紙、 工藝規(guī)范，以及各種質(zhì)量記錄，其中不符合規(guī)定要求和錯(cuò)誤的地方均可作為客觀(guān)證據(jù)。 ⑵ 通過(guò)巡視現(xiàn)場(chǎng)（辦公室、實(shí)驗(yàn)室、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)和服務(wù)場(chǎng)所）收集證據(jù)； ⑶ 通過(guò)找有關(guān)人員交談來(lái)收集證據(jù)； ⑷ 通過(guò)驗(yàn)證資源的充分性來(lái)收集證據(jù)； ⑸ 審核員還可以用抽取已檢驗(yàn)過(guò)的產(chǎn)品重新檢驗(yàn)搜集證據(jù)。 2、抽樣要公正、有代表性。 收集證據(jù)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方法進(jìn)行，最重要的是保證所抽樣本具有代表性，能夠真實(shí) 地反映受審核方質(zhì)量管理體系的原貌。一般可以按檢查表的順序隨機(jī)抽樣，有經(jīng)驗(yàn)的審 核員還可根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)的審核結(jié)果、首次會(huì)議聽(tīng)到的對(duì)話(huà)、現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)察獲取的信息以及審 核員的審核經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，進(jìn)行定向抽樣。 二、審核控制 1、目標(biāo)明確 在收集證據(jù)期間，審核員心中就在時(shí)刻記住審核目標(biāo)。范圍和計(jì)劃安排，不要輕易偏離 檢查表，經(jīng)常對(duì)照檢查表來(lái)校正審核方向。 2、合作 當(dāng)兩人一小組審核時(shí)，應(yīng)相互配合，避免重復(fù)或遺漏審核內(nèi)容。需要去其他部門(mén)調(diào)取文 件或袖取樣本，應(yīng)由一名審核員隨同工廠(chǎng)人員一起去取，以保證及時(shí)和樣本的真實(shí)性。 3、靈活性 檢查表應(yīng)該成為審核員的“工具”，而不應(yīng)成為審核員的“主人”。在審核中，如果發(fā)現(xiàn)新 的情況，可以偏離檢查表甚至調(diào)查審核計(jì)劃。通常，發(fā)現(xiàn)新線(xiàn)索后，作好記錄，判斷其 重要性。對(duì)于一般的信息，可以不過(guò)問(wèn)或者交待其他審核員附帶調(diào)查。對(duì)有重要意義的 問(wèn)題，在征得組長(zhǎng)同意后，可以偏離檢查表或改變審核計(jì)劃進(jìn)行跟蹤。 三、分析整理 1、小結(jié)會(huì) 小結(jié)會(huì)應(yīng)有審核員、對(duì)方陪同人員和受審核部門(mén)代表參加，會(huì)上由審核組介紹一天 的審核進(jìn)展情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，與對(duì)方交流信息，征求對(duì)方對(duì)審核工作的意見(jiàn)。對(duì)不符 合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)要求對(duì)方簽字確認(rèn)。如果受審核部門(mén)的人員對(duì)報(bào)告內(nèi)容有異議，可把異議寫(xiě) 在報(bào)告上或撤銷(xiāo)事實(shí)尚不充分的不符合項(xiàng)。 2、審核組內(nèi)部會(huì)議 在審核組內(nèi)部會(huì)上，審核員應(yīng)對(duì)收集到的客觀(guān)證據(jù)進(jìn)行分析、整理，以確定哪些不 符合項(xiàng)要寫(xiě)成報(bào)告；哪些還缺少足夠的事實(shí)，有待進(jìn)一步證實(shí)或舍棄；哪些是偶然因素 或已經(jīng)糾正。 第三節(jié) 不符合項(xiàng)報(bào)告 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，諸如違反管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求、合同要求和有關(guān)法規(guī)要求，違 反質(zhì)量手冊(cè)，程序，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的規(guī)定等，將以不符合項(xiàng)報(bào)告的方式提交受審核部門(mén)， 并以此做出對(duì)管理體系有效性評(píng)價(jià)的結(jié)論。 一、不符合項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容和要求 不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)簡(jiǎn)單明了，只陳述客觀(guān)事實(shí)，不進(jìn)行分析。描述所發(fā)現(xiàn)的客觀(guān)事實(shí)違反 了什么要求？既要反映問(wèn)題，又要使受審核方容易接受和理解，便于受審核方查找原因 并制定糾正措施。 不符合項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容和要求： — 寫(xiě)明在什么時(shí)間發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題； — 寫(xiě)明在哪里發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題； — 寫(xiě)明是什么事情（只陳述客觀(guān)事實(shí)，不作任何分析、評(píng)判）； — 寫(xiě)明是誰(shuí)說(shuō)的或是誰(shuí)做的（一般只寫(xiě)職務(wù)，不寫(xiě)姓名）； — 寫(xiě)明規(guī)定要求的具體內(nèi)容； — 寫(xiě)明對(duì)應(yīng)的管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)； — 寫(xiě)明必要的細(xì)節(jié)（如合同號(hào)、圖紙?zhí)?、設(shè)備號(hào)、校準(zhǔn)證書(shū)或檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)／手冊(cè) ／程序／作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的章節(jié)號(hào)等）； — 使用本行業(yè)術(shù)語(yǔ)，內(nèi)容簡(jiǎn)明清晰，便于受審核部門(mén)理解； — 應(yīng)對(duì)受審核部門(mén)有幫助（便于其分析原因并糾正）； — 應(yīng)有受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)。 不符合項(xiàng)報(bào)告示例： 公司QP0308《不合格品控制程序》第6條規(guī)定，“檢驗(yàn)科對(duì)返工和返修后的不合格品應(yīng)重新 按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)?！?審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，三臺(tái)編號(hào)為01002、01003、01004的變壓器在做（10KV）耐壓試驗(yàn)時(shí)，第三 組線(xiàn)圈均被擊穿，試驗(yàn)員換上新線(xiàn)圈后，未重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)，即簽發(fā)了產(chǎn)品合 格證，運(yùn)往成品倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存。 以上事實(shí)，不符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第8．3條要求“應(yīng)對(duì)糾正后的產(chǎn)品再次進(jìn)行驗(yàn) 證，以證實(shí)符合要求?！?不符合項(xiàng)報(bào)告格式: 不 符 合 項(xiàng) 報(bào) 告 | 審核部門(mén)：檢驗(yàn)科 |審核日期：2001年3月9日 |合同號(hào)：008 | |審核依據(jù)：ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)條款8.3 | |審核員：張明 | |不符合項(xiàng)描述： | |公司QP0308《不合格品控制程序》第6條規(guī)定：“檢驗(yàn)科對(duì)返工和返修后的不合格品 | |應(yīng)重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)?！? | |審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，三臺(tái)編號(hào)為1002、1003、1004的變壓器（10KV）在做耐壓試驗(yàn)時(shí)， | |第三組線(xiàn)圈均被擊穿，試驗(yàn)員換上新線(xiàn)圈后，未重新按檢驗(yàn)規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)，即簽 | |發(fā)了產(chǎn)品合格證，運(yùn)往成品倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存。 | |以上事實(shí)，不符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第8.3條要求“應(yīng)對(duì)糾正后的產(chǎn)品再次進(jìn)行驗(yàn)| |證，以證實(shí)符合要求” | | | |受審核方代表：李 俊 | |不符合項(xiàng)種類(lèi)：嚴(yán)重 | |糾正措施： | |對(duì)此三臺(tái)未重新檢驗(yàn)的變壓器進(jìn)行檢驗(yàn)，見(jiàn)附件一。 | |因檢驗(yàn)員不熟悉《不合格品控制程序》，檢驗(yàn)科應(yīng)組織檢驗(yàn)員的培訓(xùn)，并確保所有 | |檢驗(yàn)員了解有關(guān)文件規(guī)定，不再發(fā)生類(lèi)似情況，見(jiàn)附件二。 | |抽查其它產(chǎn)品，防止有類(lèi)似問(wèn)題存在，見(jiàn)附件3。 | | | |受審核方代表：李 俊 | |糾正措施跟蹤情況： | |糾正措施已完成，并運(yùn)行有效。 | |審核員：張 明 | 二、不符合項(xiàng)的嚴(yán)重程度 對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，一般按其嚴(yán)重程序分為嚴(yán)重不符合項(xiàng)、一般不符合項(xiàng)和觀(guān)察項(xiàng)。 1、嚴(yán)重不符合項(xiàng)的定義： 與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)重不符合或可導(dǎo)致管理體系失效或 “不能確保所提供產(chǎn)品（服務(wù)）的質(zhì)量符合要求或會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果或違反管理體系要求的 一般不符合項(xiàng)數(shù)量太多。 2、一般不符合項(xiàng)的定義： 與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求輕微不符合或違反管理體系要求的孤立的（單獨(dú)的）輕微事件. 3、觀(guān)察項(xiàng)的定義： 潛在的不符合事項(xiàng) 說(shuō)明： ①判定不符合項(xiàng)的嚴(yán)重與否應(yīng)考慮兩個(gè)問(wèn)題： a．如果不符合項(xiàng)不糾正，會(huì)出現(xiàn)什么后果？ b．出現(xiàn)這種后果的可能性有多大？ ②判定由‘違反管理體系要求的一般不符合項(xiàng)數(shù)量太多”構(gòu)成的嚴(yán)重不符合項(xiàng)，應(yīng)考慮以下 兩個(gè)問(wèn)題： a、不符合項(xiàng)是否相對(duì)集中子某一部門(mén)或過(guò)程或要求？ b、可能造成什么后果？ （可使用“不符合項(xiàng)分布表”幫助分析） 第四節(jié) 審核組內(nèi)部會(huì)議 審核組長(zhǎng)應(yīng)在每天審核結(jié)束及未次會(huì)議前召開(kāi)審核組內(nèi)部會(huì)議以研究審核情況。 每天審核結(jié)束后召開(kāi)簡(jiǎn)短的審核組內(nèi)部會(huì)議，以便審核員交流審核情況，統(tǒng)一對(duì)審核中 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的看法，協(xié)調(diào)安排對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)或線(xiàn)索進(jìn)一步查證落實(shí)，確認(rèn)或調(diào)整次日 審核計(jì)劃安排，以便審核任務(wù)順利完成。 未次會(huì)議前，審核組應(yīng)召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議以對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行討論，對(duì)不符合項(xiàng)的性質(zhì) 和分布進(jìn)行分析，以便對(duì)組織管理體系...
第七章 一體化審核實(shí)施