調(diào)查問卷-IFS
紅塔仁恒紙業(yè)有限公司 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷 廣州萬迅電腦軟件有限公司 2001年10月31日 目 錄 1、公司概況(公司領(lǐng)導(dǎo)) 3 2、信息系統(tǒng)（信息） 5 3、銷售（銷售部） 8 4、財務(wù)（財務(wù)部） 11 5、成本（財務(wù)部） 14 6、設(shè)備（設(shè)備部） 15 7、供應(yīng)（供應(yīng)部） 18 8、生產(chǎn)計劃（調(diào)度長、生產(chǎn)部） 22 9、生產(chǎn)調(diào)度（總調(diào)度室） 25 10、研發(fā)（技術(shù)部） 27 11、工藝管理（技術(shù)部） 29 12、質(zhì)量管理 32 1、公司概況（公司領(lǐng)導(dǎo)） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準(zhǔn)備 1. 公司及部門組織結(jié)構(gòu)圖 見‘1、公司及部門組織結(jié)構(gòu)’ 2. ISO9000管理文件和相關(guān)制度 同12.質(zhì)量管理‘資料準(zhǔn)備1’ 3. 公司和各部門的量化目標(biāo) 1. 紅仁字2001（02）號《關(guān)于下發(fā)2001年公司生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量考核指標(biāo)的通知 》 2. 紅仁字2001（08）號《關(guān)于實(shí)行工資獎勵系數(shù)與生產(chǎn)三耗、三率掛鉤的決定》 3. 紅仁字2001（09）號《關(guān)于實(shí)行11項成本項目定額考核的決定》 4. 高層瀏覽和審批的主要報表和單據(jù) 4．1報表 1. 調(diào)度記錄（總調(diào)室） 2. 生產(chǎn)快報（生產(chǎn)部） 3. 生產(chǎn)周報（生產(chǎn)部） 4. 生產(chǎn)月報（生產(chǎn)部） 5. 生產(chǎn)年報（生產(chǎn)部） 6. 月生產(chǎn)計劃及完成情況（生產(chǎn)部） 7. 質(zhì)量日報（技術(shù)部） 8. 質(zhì)量周報（技術(shù)部） 9. 質(zhì)量月報（技術(shù)部） 10. 會計報表（財務(wù)部） 11. 成本報表（財務(wù)部） 12. 成品出入庫月報（銷售部） 13. #1機(jī)木漿原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 14. #2機(jī)木漿原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 15. 木漿原料收發(fā)結(jié)存月報匯總表（供應(yīng)部） 16. #1機(jī)化工原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 17. #2機(jī)化工原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 18. 化工原料、木漿出庫及庫存各月對照圖（供應(yīng)部） 19. #1機(jī)紙機(jī)易耗品收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 20. #2機(jī)紙機(jī)易耗品收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 21. #1機(jī)、#2機(jī)包裝材料收發(fā)結(jié)存月報表（供應(yīng)部） 4．2單據(jù) 1. 付款審批單 2. 旅差費(fèi)報銷單據(jù) 3. 報銷單據(jù)封面 4. 采購物資計劃申請表 5. 外商投資企業(yè)進(jìn)口物資申請表 6. 拱北海關(guān)加工貿(mào)易合同登記備案審批作業(yè)表 7. 拱北海關(guān)加工貿(mào)易合同延期審批表 8. 拱北海關(guān)加工貿(mào)易合同（協(xié)議）變更申請表 9. 拱北海關(guān)加工貿(mào)易（異地報關(guān)、深加工結(jié)轉(zhuǎn)）分冊申請表 10. 中華人民共和國海關(guān)進(jìn)口貨物報關(guān)單 11. 中華人民共和國海關(guān)出口貨物報關(guān)單 12. 進(jìn)出口貨物免稅申請表 13. 內(nèi)銷補(bǔ)稅聯(lián)系單 討論內(nèi)容 1. 主要負(fù)責(zé)人對信息管理系統(tǒng)的了解。 高層管理人員對ERP的支持和了解非常重要，關(guān)系到項目的成敗。 2. 對信息管理系統(tǒng)投入的設(shè)想。 合理項目的預(yù)算是項目成功的保證。 3. 對上系統(tǒng)希望解決哪些目的？有無量化的目標(biāo)（多選） o 引入國外造紙同行的經(jīng)驗(yàn) o 整理企業(yè)內(nèi)部流程 o 解決企業(yè)面臨一些困惑或不足 o 整合企業(yè)信息 o 控制成本 o 其它 4. 主要解決哪些問題？評價系統(tǒng)實(shí)施成功/失敗的標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 如果高層對這些有清楚的認(rèn)識，才能保證有的放矢。 5. 現(xiàn)在的信息系統(tǒng)MIS在哪些方面不能滿足公司？ 如何避免選擇一個與原來相差不多的系統(tǒng)和明確自己的需求 6. 對造紙業(yè)信息系統(tǒng)同其他系統(tǒng)的差別？ 現(xiàn)在很多信息信息系統(tǒng)針對離散制造，而紅塔的流程制造可能不支持，這樣影響解決 方案 7. 是否需要從辦事處直接訪問系統(tǒng)？ 對項目日后的營運(yùn)費(fèi)用進(jìn)行評估 8. 公司未來一兩年內(nèi)，公司的戰(zhàn)略、經(jīng)營和架構(gòu)？ 對以后系統(tǒng)的發(fā)展和解決方案的接口會有很大的影響。例如電子商務(wù)、人力資源，新 廠房。新架構(gòu)… 9. 對實(shí)施信息管理系統(tǒng)的方式？ o Big Bang o 分布實(shí)施 前者講求“一步到位”，屬于變革，后者講求“Step by Step”，更傾向于改善。 10. 對于國內(nèi)外軟件系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)？ 從功能、價格和國情等各方面各有優(yōu)勢 11. 對現(xiàn)在很多企業(yè)實(shí)施ERP等管理系統(tǒng)的成敗看法？ 對風(fēng)險的看法和如何規(guī)避風(fēng)險 12. 現(xiàn)在希望信息化管理覆蓋對哪些部分？（多選） o 財務(wù) o 分銷（庫存、采購、銷售） o 計劃和排產(chǎn) o 設(shè)備管理（維護(hù)、控制配件等維護(hù)成本、DCS） o 質(zhì)量（QCS） o 其它 13. 如何看待在實(shí)施過程中，相應(yīng)的組織和職能的沖突和調(diào)整？ 不可避免，同以往的工作方式是有區(qū)別，那么如何調(diào)整和何種支持原則決定實(shí)施方 式。 2、信息系統(tǒng)（信息部） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準(zhǔn)備 1. 崗位/部門職責(zé)說明 詳見“信息部職位描述”。 2. 《部門工作流程表》 詳見“信息部業(yè)務(wù)流程（圖）匯總”，此資料根據(jù)文件整理，請按目前實(shí)際情 況進(jìn)行項目的刪減和添加，并準(zhǔn)備相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程程序說明和流程圖。 3．現(xiàn)有MIS系統(tǒng)介紹 4．現(xiàn)有系統(tǒng)形成的需求記錄 5．所有需要信息管理系統(tǒng)管理的表格和單據(jù) 討論內(nèi)容 ***將初步答案填寫在相應(yīng)問題下，待調(diào)研時，在軟件商協(xié)助下進(jìn)一步修改、完善。 1. 公司現(xiàn)有的硬件配置情況（服務(wù)器、工作站、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）。 了解現(xiàn)在的系統(tǒng)能否滿足未來的發(fā)展和預(yù)計的投資，中和考慮價格和系統(tǒng)穩(wěn)定性。 2. 目前現(xiàn)有的系統(tǒng)有哪些（數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)等），分別實(shí)現(xiàn)什么功能？目前使用狀 況如何？希望以后的系統(tǒng)軟（前臺、后臺）硬件怎樣？ 通過對原來使用系統(tǒng)的了解，可以掌握現(xiàn)在企業(yè)的水準(zhǔn)和人員的水準(zhǔn)。 3. 對公司將來的應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理？估計最大用戶數(shù)有多少個？使用各個模塊的用戶？ a) 外部：防火墻等 b) 內(nèi)部：權(quán)限管理采用方法等（多選） c) 按人員設(shè)定（Security By Person） d) 按職位設(shè)定（Security By Position） e) 上級主管可以就其本身權(quán)限范圍內(nèi)之功能，自行授權(quán)予下屬 f) 提供權(quán)限復(fù)制及對調(diào) g) 提供對使用者或程序設(shè)定權(quán)限功能 4. 造紙行業(yè)、紅塔的特點(diǎn)和信息管理系統(tǒng)的控制特點(diǎn) 收集和了解企業(yè)的特點(diǎn)。例如： i. 配方穩(wěn)定而且單一，配方結(jié)構(gòu)簡單；相當(dāng)于一個X型的物料清單。 ii. 產(chǎn)品在卷料階段是以噸（或公斤）作為計量單位的，而板裝的最終成品卻以令為 計量單位，在工序中間就存在一個單位轉(zhuǎn)換的問題。 5. 信息部門保留現(xiàn)在各部門的實(shí)際業(yè)務(wù)流程和認(rèn)為可改進(jìn)的流程？如何收集各職能部門的 實(shí)際需求，做了哪些修改？記錄？請描述各業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)的主要需求？ 通過現(xiàn)在的MIS系統(tǒng)了解企業(yè)，會事半功倍。 6. 現(xiàn)在企業(yè)物料分類及分類碼﹑物料編碼規(guī)則﹑產(chǎn)品清單﹑ BOM類型﹑BOM的編制方法等是否有完整、系統(tǒng)的定義和管理方法。是否需要優(yōu)化？如 何解決替代件的查詢？ 通過初步的了解，現(xiàn)在紅塔仁恒的物料編碼同國外的造紙同行有較大的差別，是否 能接受國外的方法？ 7. 物料的計量單位(采購單位﹑庫存單位﹑銷售單位)﹑計量單位的轉(zhuǎn)換﹑物料的生產(chǎn)/采 購提前期﹑物料損耗﹑訂購批量﹑計劃方法是否有完整的定義和現(xiàn)成的數(shù)據(jù)？ 如有這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)將減少實(shí)施的風(fēng)險和縮短實(shí)施時間。 8. 目前現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中存在什么問題？對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)過程希望有什么改善？如果使用新的 電腦系統(tǒng)，最希望系統(tǒng)能解決什么問題？ 好的IT管理者應(yīng)該有很多想法。 9. 文件檔案備份作業(yè)管理要求（多選） o 可設(shè)定各檔案之保留時間，可分別以年、月、日作為單位來設(shè)定 o 提供歷史數(shù)據(jù)庫，與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫共享一套 10. 打印管理，是否需要（多選） o 打印文件可以透過打印管理工具，直接E-mail及FAX o 打印管理控制，每個用戶僅能查詢自己所產(chǎn)生之報表 o 待打印文件可選擇輸出至Microsoft Excel及Word o 用戶可選擇每一報表之打印份數(shù) o 可設(shè)定各使用者存于系統(tǒng)中之報表數(shù)目 o 報表可視狀況而決定馬上執(zhí)行、批次執(zhí)行或利用Report Server執(zhí)行 o 用戶可自定報表之表尾格式 11. 報表執(zhí)行 o 可分散在多臺計算機(jī)上同時執(zhí)行 o 批次作業(yè)可以 o 可預(yù)作排程 12. 批次作業(yè)管理 o 設(shè)定特定日期 (Date)或特定周日 (Day)執(zhí)行 o 可查詢每一批次作業(yè)之實(shí)際激活時間、實(shí)際結(jié)束時間及執(zhí)行狀況 13. 是否要從外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)？何種格式？例如 o 客戶訂單以XML轉(zhuǎn)入 o 采購及外包單以XML轉(zhuǎn)出 14. 原來的MIS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與以后系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入？ 過去企業(yè)的數(shù)據(jù)不能丟掉，但如何導(dǎo)入到新系統(tǒng)中，省力/省錢的平衡 3、銷售（銷售部） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準(zhǔn)備 1. 崗位/部門職責(zé)說明 詳見“銷售部職位描述”。 2. 《部門工作流程表》 詳見“銷售部業(yè)務(wù)流程（圖）匯總”，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄 中注明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準(zhǔn)備相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程程序說明和流程圖。 3. 業(yè)務(wù)單證、報表樣張 詳見“銷售部業(yè)務(wù)單證一覽表”，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄中注 明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準(zhǔn)備相應(yīng)單證、報表樣張。 4. 相關(guān)制度、規(guī)范文件 詳見“銷售部相關(guān)制度、規(guī)范文件” ，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄中注明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準(zhǔn)備相應(yīng)文件。 討論內(nèi)容 ***將初步答案填寫在相應(yīng)問題下，待調(diào)研時，在軟件商協(xié)助下進(jìn)一步修改、完善。 1. 產(chǎn)品的種類和規(guī)格以及包裝方法 例如： |公司 |克重 |質(zhì)量 |包裝規(guī)格 |單位 | | | |等級 |合格品 | | | |紅塔仁恒 |250g/m2, |A, B, |A, B, |板 |正度 |令 | |高檔涂布 |300g/m2 |C, 等外|C, |裝 | | | |白卡紙 |（暫不知道） | | | | | | | | | | | |大度 | | | | | | | |特度 | | | | | | | |非標(biāo) | | | |350 g/m2，400 |一級、 |一級 |卷筒 |公斤 | | |g/m2，（暫不知 |二級、 |二級 | | | | |道） |等外？ | | | | 2. 是否有處理外幣銷售業(yè)務(wù)？ 3. 是否希望評價客戶的信用額度？是否根據(jù)信用額度來決定放帳額及是否接單？ 4. 是否每月有給客戶發(fā)出對帳單/催款通知？ 5. 對于各個辦事處或銷售網(wǎng)點(diǎn)的庫存管理如何？ 6. 對于產(chǎn)品的交貨運(yùn)輸時間如何管理？ 好的系統(tǒng)能支持企業(yè)在不同運(yùn)輸手段的時間和費(fèi)用管理，為準(zhǔn)時交貨提供方便 7. 在銷售過程（售前、售后）中，是否需要向客戶提供服務(wù)？服務(wù)包括哪些內(nèi)容？ 服務(wù)的流程是如何實(shí)現(xiàn)的？ 8. 銷售預(yù)測是如何進(jìn)行的？一般預(yù)測的期間有多長，預(yù)測與實(shí)際銷售是否接近？ 9. 銷售與生產(chǎn)、采購等部門是如何銜接的，業(yè)務(wù)溝通的形式有哪些（單據(jù)、口頭等 ），目前的溝通是否存在問題（準(zhǔn)確性、及時性、可追溯性）？ 10. 產(chǎn)品的價格策略是如何制定的？依據(jù)是什么？在銷售過程中如何執(zhí)行？控制的手 段有哪些？ 對報價進(jìn)行控制，例如定義最低報價？如何調(diào)整產(chǎn)品的報價？能否批量調(diào)整產(chǎn) 品報價 11. 是否對銷售情況進(jìn)行分析？ 例如：哪種產(chǎn)品被哪個客戶訂購了多少？ 哪種產(chǎn)品銷售收入最多？ 哪種產(chǎn)品獲利潤最大？哪種產(chǎn)品哪個地區(qū)購買的最多? 哪種產(chǎn)品哪類客戶購買的最多？ 哪個業(yè)務(wù)員簽訂的訂單額最大？每個銷售員收回的貨款情況如何？某個客戶、 分公司的訂單、銷售情況如何？ 12. 是否做到對每一個地區(qū)的每一個業(yè)務(wù)員的訂單、回款、傭金進(jìn)行集中集成管理？ 如果把有關(guān)的政策制定好，能否根據(jù)銷售和回款自動的計算傭金？ 13. 客戶、業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績獎勵的策略有什么內(nèi)容（折扣、返還、傭金等）？如何 執(zhí)行? 14. 是否有對每個客戶進(jìn)行利潤分析？如何做？ 15. 確定是否接單的依據(jù)是什么？（如根據(jù)生產(chǎn)能力及庫存來決定等） 如何根據(jù)生產(chǎn)能力及庫存來決定是否接單？ 16. 銷售訂單的供貨模式有多少種？（存貨、直接生產(chǎn)、研發(fā)生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運(yùn)等） 17. 是否有隨時跟蹤每張銷售合同/訂單的執(zhí)行情況(交貨量，收款額，投訴等)？如 何跟蹤？ 18. 是否有對退貨及客戶投訴進(jìn)行分析？ 19. 是否需要記錄每一個客戶的特殊要求，記錄的方式是什么？在生產(chǎn)及以后的銷售 等后續(xù)環(huán)節(jié)中是否需要查詢這些記錄？ 20. 是否自動為銷售訂單分配庫存？ 21. 怎樣使銷售發(fā)票直接生成財務(wù)憑證? 4、財務(wù)（財務(wù)部） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準(zhǔn)備 1. 崗位/部門職責(zé)說明 詳見“財務(wù)部職位描述”。 2. 部門工作流程 暫無資料 3. 業(yè)務(wù)單證、報表樣張 詳見“財務(wù)部業(yè)務(wù)單證一覽表”，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄中注 明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準(zhǔn)備相應(yīng)單證、報表樣張。 4．《會計科目表》 5． 相關(guān)制度、規(guī)范文件 暫無資料 討論內(nèi)容 ***將初步答案填寫在相應(yīng)問題下，待調(diào)研時，在軟件商協(xié)助下進(jìn)一步修改、完善...
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