部門五項費用支出管理辦法
部門五項費用支出管理辦法 (征求意見稿) 第一章 總 則 為進一步降低非生產(chǎn)性成本，明確公司各經(jīng)營職能部門業(yè)務(wù)招待費、差旅費、辦公費、 電話費、汽車使用費（以下簡稱：部門五項費用）支出標準及監(jiān)控管理，保證五項費用 的開支能嚴格控制在公司預(yù)算范圍內(nèi)，提高公司整體競爭能力，特制訂本實施細則。 本辦法適用于各職能部門及關(guān)聯(lián)子分公司，各經(jīng)營單位可依據(jù)實際情況制定相應(yīng)的費用 標準及管理細則，報財務(wù)部備案，經(jīng)營單位費用標準原則上不得高于本辦法所規(guī)定的標 準。 第二章 業(yè)務(wù)招待費 業(yè)務(wù)招待費是指公司內(nèi)經(jīng)理級以上干部及駐外主管級以上職員和營銷系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)人員在 承擔難度較大的業(yè)務(wù)和重要接待活動中必要的費用開支。主要指餐費、禮品費、禮金等 。 公司對營銷中心及各職能部門的業(yè)務(wù)招待費實行總額控制，由營銷中心及各職能部門在 預(yù)算內(nèi)集中管理，自行控制，但原則上不允許分解指標（駐外分支機構(gòu)除外）。業(yè)務(wù)招 待費標準參見附表一。 在公司指定簽單招待餐館就餐的，經(jīng)有簽單權(quán)的負責人同意后，事先報餐，就餐完畢由 授權(quán)負責人簽字確認。財務(wù)人員對轉(zhuǎn)來的無簽單權(quán)限的人員簽署的就餐結(jié)算單據(jù)不予承 認。 在公司以外消費的，各職能部門應(yīng)采用事先申報制度。事先由相關(guān)單位填寫《業(yè)務(wù)招待費 用申請表》（見附表二），交相應(yīng)部門主管審核，200元以下由主管總監(jiān)審批，200- 2000元由主管副總經(jīng)理審批，超過2000元以上呈總經(jīng)理審批。除特殊情況或總經(jīng)理批準 外，對采用先開支后申報的單據(jù)，財務(wù)有權(quán)拒絕報銷。 凡是因工作需要對外贈送禮品（包括公司產(chǎn)品）、禮金的，由相關(guān)部門提出申請，由總 經(jīng)理或其授權(quán)人審批后，方可執(zhí)行。 第三章 辦公費 辦公費是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易 耗材料等的購置費用。 公司辦公費用涉及物品由行政中心（電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預(yù)算額度內(nèi)統(tǒng)一購買 、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。 行政中心設(shè)專人對辦公用品進行管理。 辦公用品采購審批程序：各職能部門部門填寫《辦公用品購置申請表》（見附表三）報行 政中心審核，并經(jīng)行政總監(jiān)審批（2000元以下）或總經(jīng)理審批（2000元以上）后到定點 單位采購。 公司行政中心應(yīng)按月將辦公用品領(lǐng)用及費用分配表報財務(wù)部，財務(wù)部將費用劃轉(zhuǎn)入各職 能部門。 辦公用品領(lǐng)用審批程序： 一般用品：領(lǐng)用人填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》→部門負責人批準→行政部門審核→文具 倉領(lǐng)用 電腦消耗材料：領(lǐng)用人填寫《電腦消耗材料領(lǐng)用及配件維修申請表》→ 部門負責人批準→行政總監(jiān)批準→財務(wù)審核→文具倉領(lǐng)用 嚴禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關(guān)辦公用品，否則，由此發(fā)生的費用，將不予報銷。 香港公司等異地分支機構(gòu)的辦公費用，按內(nèi)部目標考核方案下達指標，自行制定制度進 行限額控制。未經(jīng)審批擅自采購辦公用品而發(fā)生的費用，不予報銷。 第四章 電話費 電話費是指公司內(nèi)各單位和相關(guān)人員安裝、使用電話所支出的費用（包括：移動電話費 用補貼）。 公司管理干部、營銷人員及特殊崗位人員移動電話費標準實行定額定人管理，補貼標準 參照公司有關(guān)文件執(zhí)行。 公司內(nèi)總機、各單位所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政中心進行管理。將每月通話 時間超過15分鐘以上電話分解到各相關(guān)部門，查明原因，與業(yè)務(wù)無關(guān)的電話，從當事人 當月工資中按1.5倍話費標準扣減處罰。 營銷系統(tǒng)（包括內(nèi)、出銷、及香港公司等外派營銷人員）電話費施行限額控制。具體標 準由各部門另行制定，報批后報財務(wù)部備案。 公司本部派出的國內(nèi)臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計入差旅費用。 第五章 差旅費 差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等。因公出差按出差地點 分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差、境外出差。 員工國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費按國內(nèi)差旅費開支標準（見附表四）。 1. 長途交通費總監(jiān)級以下人員未經(jīng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準，擅自乘坐飛機的費用， 按飛機費用總額的60%報銷。 2. 原則上不允許乘坐軟臥、客輪豪華倉，夜間行走超過8個小時方可乘坐硬臥。特殊情 況下，經(jīng)主管副總經(jīng)理書面批準請，憑票據(jù)報銷80%，否則憑票據(jù)只能報銷50%費用 。 3. 員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%執(zhí)行。 4. 出差期間內(nèi)報經(jīng)授權(quán)主管批準業(yè)務(wù)招待費開支或市內(nèi)的士費支出報銷人員，該費用發(fā) 生差旅區(qū)域內(nèi)相應(yīng)的所有伙食補貼或市內(nèi)交通補貼，一概不予以報銷。 5. 公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關(guān)費用報銷；已包食宿的， 相關(guān)住宿費、伙食補貼不予以報銷。 6. 公司派出接受培訓人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦單位通知和培訓合約確定。 7. 公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公司另行規(guī)定， 不適用本辦法。 國內(nèi)臨時出差實行事先申報制度。 經(jīng)理（含）以下人員當日未往返地區(qū)出差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費標準和預(yù) 計出差時間填報《出差（長途）申請表》（見附表五），原則上省內(nèi)出差審批人為出差人 員的直接上級，省外出差審批人為主管副總經(jīng)理，國外出差審批人為總經(jīng)理。且審批人 對差旅費申請標準按以下授權(quán)金額范圍執(zhí)行，1000元以下報主管總監(jiān)審批，1000- 5000元報主管副總經(jīng)理審批，超過5000元以上報總經(jīng)理審批。 因特殊原因未能事前申請的，應(yīng)于回公司后一周內(nèi)補辦申請審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批 準的《出差（長途）申請表》，財務(wù)部不予借款和報銷。 駐外商務(wù)經(jīng)理出差審批程序由營銷單位制訂，報批后報公司財務(wù)部備案。 國內(nèi)長期出差實行過程控制，各職能單位可在公司規(guī)定差旅費開支標準范圍內(nèi)申報長期 出差人員的費用開支標準和管理辦法。報批后報財務(wù)部備案。 員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費統(tǒng)一按出國人員差旅費開支標準（見附表 六）執(zhí)行。 1. 受境外客商邀請的出國人員，已由邀請單位支付交通費用和住宿費用的，不適用上述 標準，但經(jīng)批準，可按100港元/人*天標準，限額不超過1000港元/次，一次性發(fā)放 出差補貼。 2. 屬于由國家、省、市外事、外貿(mào)部門組團赴國外參展和貿(mào)易洽談的，按代表團統(tǒng)一規(guī) 定標準執(zhí)行，不適用本章規(guī)定。 3. 境外出差計劃及費用預(yù)算由相關(guān)部門或境外出差人員編制后，報主管副總經(jīng)理審核， 總經(jīng)理審批。 出差借款程序： 1. 各類出差人員需借款者，在填報臨時出差申請表同時填報《借款單》（注明累計借款額 及逾期借款額），參照審批權(quán)限報經(jīng)核準后，轉(zhuǎn)財務(wù)部門復(fù)查并辦理借款。對借款 額及逾期情況注明不符者，財務(wù)有權(quán)退回當事人更正，重新報批。 2. 出差后的各類發(fā)票、單據(jù)，按業(yè)務(wù)招待費、差旅費（長途交通費、住宿費）分類填報 。差旅費用報銷單附于《出差（長途）申請表》（結(jié)算聯(lián)）及《外出放行條》后，其中 ：業(yè)務(wù)招待費填寫《費用報銷審批單》，長途交通費、住宿費填寫《差旅費報銷單》， 短途交通費、機場建設(shè)費、行李托運費、電話費等雜費匯總填寫在《差旅費報銷單 》的其他欄中，并入差旅費報銷。 3. 差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 4. 嚴禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān)管，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務(wù)有權(quán)不予 受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標識核銷。 新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用，包括單程路費及行李 托運費用（畢業(yè)生除外）。特殊情況需要報銷的，應(yīng)由本人申請，報總經(jīng)理審批。 第六章 汽車使用費 汽車使用費是指各單位業(yè)務(wù)用車向車輛歸口管理部門請用車而發(fā)生的各項直接租車費用 。 汽車費用由財務(wù)部將費用分解到各職能部門，由相應(yīng)部門進行控制。 汽車費用涉及油料按相關(guān)規(guī)定實行定點加油，由財務(wù)部統(tǒng)一負責結(jié)算，未經(jīng)總監(jiān)以上主 管簽批的定點加油站以外的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務(wù)不予以報銷受理。 汽車內(nèi)部租用產(chǎn)生的路橋費、停車費等直接費用，需附于《派車單》后，由用車單位經(jīng)辦 人簽字確認后，并同原始票據(jù)列入該單位汽車費支出。 公務(wù)用車訂車流程、費用標準、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應(yīng)管理辦法執(zhí)行 。 7. 費用報銷責任界定 報銷人的責任 1、報銷人對所報銷項目的真實性、準確性、及時性、單據(jù)的合法性、完整性負責。 2、各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼，否則財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。單據(jù)的 規(guī)范要求見附件五。 職能經(jīng)理（主任）的責任 1、負責審查費用項目是否經(jīng)過申請并得到批準，報銷金額是否控制在標準之內(nèi)。 2、對報銷的內(nèi)容真實性、完整性，各項附件是否合法性、完整性負責。 3、職能經(jīng)理（主任）的報銷由部門負責人審核，部門負責人承擔上述1、2款責任。 財務(wù)審核人員的責任 1、負責審查單據(jù)的合法性、真實性，報銷內(nèi)容是否符合集團有關(guān)標準。 2、審查報銷項目審批手續(xù)的完整性。 部門負責人的責任 部門負責人對報銷項目的真實性、必要性負責。 8. 費用報銷審批程序 費用審批、報銷流程 1、標準內(nèi)費用審批、報銷流程 報銷人 →職能經(jīng)理（主任） → 財務(wù)審核→ 主管副總經(jīng)理審批→報銷 2、超標準的費用審批、報銷流程 報銷人 →職能經(jīng)理（主任） → 財務(wù)審核→主管副總經(jīng)理審核→財務(wù)部負責人審批→報銷 3、超預(yù)算開支、預(yù)算外開支、專項費用必須先經(jīng)申請預(yù)算經(jīng)批準后才能報銷。預(yù)算 申請流程為： （1）1萬元以內(nèi)（含1萬元） 部門申請 →主管副總經(jīng)理審核→財務(wù)部負責人審批（財務(wù)部費用由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批） （2）1萬元以上 部門申請 →主管副總經(jīng)理審核→財務(wù)部負責人批轉(zhuǎn)→總經(jīng)理審批 報銷時間的規(guī)定 所有費用應(yīng)于發(fā)生之日起十日內(nèi)報銷（出差人員自返回公司之日起計算），駐外商 務(wù)代表費用固定每月報帳一次，上個月的費用必須在下個月底之前報銷。每遲報一天按 報銷額的1%扣罰。 9. 核算及考核管理 財務(wù)部門對各部門五項費用開支情況作好登記，按季度編制部門五項費用匯總表，并通 報各部門。 跨不同費用考核單位發(fā)生的共同費用報銷，費用責任雙方需書面注明各自相應(yīng)承擔金額 ，否則，財務(wù)一并列入報銷經(jīng)辦人及其部門費用核算項目。 各職能部門總監(jiān)以上管理干部個人發(fā)生的五項費用支出情況，由財務(wù)部另行登記匯總， 按季度報總經(jīng)理備案。 部門五項費用應(yīng)嚴格按照本公司預(yù)算及目標管理方案的要求進行控制和考核。 10. 處罰規(guī)定 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報 銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5--20%的罰款。 職能經(jīng)理（主任）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的 ，對職能經(jīng)理（主任）予以違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款。 財務(wù)審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責任，擅用職權(quán) 受理違規(guī)費用報銷者，對財務(wù)審核人員并處違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款。 除公司統(tǒng)一組織活動外，禁止公司內(nèi)各單位之間相互請客及送禮，列支費用。一經(jīng)查核 ，該費用直接轉(zhuǎn)由經(jīng)辦部門負責人工資內(nèi)扣除。 如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預(yù)算報 銷，財務(wù)有權(quán)拒絕受理。 借款逾期滿三十天，當事人未能及時提供經(jīng)總監(jiān)以上主管核準的有效書面情況說明，并 辦理延期手續(xù)者，財務(wù)有權(quán)在當事人借款逾期當月工資中扣回欠款。 部門負責人對報銷人和職能經(jīng)理（主任）因違規(guī)造成的損失承擔連帶責任。 因?qū)徍诉^失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由 經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本 工資比例分別承擔相應(yīng)損失金額，并在壞帳當期應(yīng)發(fā)工資中扣還。 報銷審批程序中各相關(guān)審核、復(fù)核人員必須嚴格按照規(guī)定的標準和程序執(zhí)行，在未進入 財務(wù)審核程序之前，由相關(guān)部門最后審核人員承擔責任。 第九章 附則 本細則由財務(wù)部制訂并解釋，修訂亦同。 各報銷人員提供的報銷憑證、發(fā)票、單據(jù)的填報要求及標準見《各類單據(jù)指引》（見附件 ）。 本細則自公司總經(jīng)理審批之日起生效，以前公司的相關(guān)制度與本細則相抵觸的，以本辦 法為準。 永信家具制造有限公司 年月日 發(fā)： 送： 抄報： 印發(fā)份數(shù)：份 其中存檔1份 附件一 業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標準一覽表 單位：元/人 |陪 同 |就餐地點 | |級 別 | | | |國 內(nèi) |國 外 |備 注 | |主管 |45 |國外部分以臨時預(yù) |陪餐人數(shù)原則上不超就餐| | | |算形式報總經(jīng)理審 |人數(shù)的50%，且最多不超 | | | ...
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