采購(gòu)與付款控制制度

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清華大學(xué)卓越生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)高級(jí)研修班

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采購(gòu)與付款控制制度
黑龍江省完達(dá)山股份有限公司 采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度 第一節(jié) 總 則 第一條 為了加強(qiáng)對(duì)黑龍江省完達(dá)山股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱本公司 或公司)物資采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,堵塞采購(gòu)漏洞,減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)《中華人 民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制定本制度。 第二條 本制度所稱采購(gòu)是指本公司購(gòu)進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或提供勞務(wù)消耗的各種物資(包括原料 及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料)以及達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè) 備的行為,付款是指支付與購(gòu)進(jìn)物資或設(shè)備有關(guān)的款項(xiàng)的行為。 第三條 對(duì)外采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購(gòu)與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離,其中包 括: (一)付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù); (二)采購(gòu)合同的洽談人員、訂立人員和采購(gòu)人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任; (三)貨物的采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。 第二節(jié) 分工與授權(quán) 第四條 對(duì)在管理或辦公過(guò)程中使用或耗用的各類物品,公司總部、各分公司必須遵循“集中采購(gòu) 、相互牽制”的原則,各分公司根據(jù)實(shí)際情況,參照本制度的有關(guān)規(guī)定制定本單位的具體 實(shí)施辦法并組織實(shí)施,同時(shí)報(bào)公司總部備案,堅(jiān)決杜絕由使用部門直接自行采購(gòu)本部門 所需物品的多頭采購(gòu)、各行其是的現(xiàn)象。 第五條 各分公司在公司總部核定的庫(kù)存物資定額標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi),除由總部需集中采購(gòu)的生產(chǎn)消 耗性物資外,可根據(jù)實(shí)際需要自主決定生產(chǎn)消耗性物資的采購(gòu),批準(zhǔn)權(quán)限由各分公司自 行制定并報(bào)公司總部備案; 第六條 固定資產(chǎn)的采購(gòu)原則上由公司總部統(tǒng)一采購(gòu),各分公司采購(gòu)達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè) 備或構(gòu)成固定資產(chǎn)的其他物資要以獲得公司總部固定資產(chǎn)管理部門的批準(zhǔn)或授權(quán)為前提 條件。 第七條 公司總部、各分公司應(yīng)設(shè)置專門的物資管理部門,設(shè)置物資主管崗位,在主管副經(jīng)理( 副廠長(zhǎng))的領(lǐng)導(dǎo)主持本單位的物資采購(gòu)工作,設(shè)置物資采購(gòu)員崗位,負(fù)責(zé)具體辦理物資 主管人員交辦的物資采購(gòu)任務(wù)。 第三節(jié) 實(shí)施與執(zhí)行 第八條 公司總部、各分公司物資管理部門應(yīng)根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的范圍、特點(diǎn)和供 貨地點(diǎn)的遠(yuǎn)近,保持本單位適當(dāng)品種和數(shù)量的庫(kù)存物資,并根據(jù)物資實(shí)際庫(kù)存情況,在 各自的采購(gòu)權(quán)限內(nèi)自主決定物資采購(gòu)的品種、數(shù)量和地點(diǎn),及時(shí)補(bǔ)充物資庫(kù)存量。 第九條 物資使用部門應(yīng)按月向本單位物資管理部門報(bào)送本部門的物資使用計(jì)劃,如所需物資無(wú) 庫(kù)存或庫(kù)存量不足,則由物資管理部門填寫物資請(qǐng)購(gòu)單,物資使用部門可對(duì)無(wú)計(jì)劃且無(wú) 庫(kù)存的急用物資直接填寫物資請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管員在物資請(qǐng)購(gòu)單上簽字后,報(bào)有批準(zhǔn) 采購(gòu)權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn),再交采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。無(wú)物資請(qǐng)購(gòu)單的物資,倉(cāng)庫(kù)不得驗(yàn)收 入庫(kù),財(cái)務(wù)部門不得給予報(bào)賬,并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。 第十條 公司總部、各分公司的物資采購(gòu)權(quán)由各物資管理部門集中行使,未經(jīng)各本單 位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和物資管理部門授權(quán),其他部門一律不得自行采購(gòu)本部門所需的物資,否 則倉(cāng)庫(kù)不得驗(yàn)收入庫(kù),財(cái)務(wù)部門不得給予報(bào)賬,并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。 第十一條 公司總部、各分公司的物資采購(gòu)原則上都要簽訂購(gòu)銷合同(在所在地市場(chǎng)購(gòu)買的零星物 資或錢貨兩清的物資采購(gòu)除外),明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、 價(jià)格、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要約,各單位要明確制定簽訂合同 的權(quán)限,合同印章要由專人保管,發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為,印章保管人有權(quán)拒絕蓋 章并向合同簽訂人的上級(jí)授權(quán)部門報(bào)告。 采購(gòu)每項(xiàng)物資,應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來(lái)源。對(duì)一些大額、重要的采購(gòu)項(xiàng)目,應(yīng)采取競(jìng) 價(jià)方式來(lái)確定供應(yīng)商,以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。 第十二條 公司總部、各分公司的物資采購(gòu)由物資管理部門集中辦理,特殊情況經(jīng)本 單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán),可由物資使用部門自行采購(gòu)所需物資。 第十三條 采購(gòu)物資到貨后,要及時(shí)組織物資管理員進(jìn)行入庫(kù)前的清點(diǎn)驗(yàn)收,精密儀 器、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門會(huì)同相關(guān)專業(yè)部門共同進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收 過(guò)程中應(yīng)首先比較所收物資與請(qǐng)購(gòu)單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符 ,然后檢查物資有無(wú)損壞、使用性能優(yōu)劣,驗(yàn)收合格后,驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對(duì)已收物資 編制一式多聯(lián)、事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字,作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù)。 物資驗(yàn)收入庫(kù)后,才能與供貨方結(jié)清貨款,財(cái)務(wù)部門必須憑借付款通知書才能支付購(gòu) 貨款。 第十四條 按合同約定需要預(yù)付購(gòu)貨款的,由采購(gòu)員提供合同復(fù)印件并填寫付款通知 書,注明付款事由、付款金額、對(duì)方單位名稱、開(kāi)戶銀行及賬號(hào),按批準(zhǔn)物資采購(gòu)的權(quán) 限辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后,交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。 第十五條 貨物及發(fā)票已到,驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同、發(fā)票及清單核對(duì)無(wú)誤后,由采 購(gòu)員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)物資采購(gòu)的人員簽字批準(zhǔn)后連同發(fā)票、入庫(kù)清單和入 庫(kù)驗(yàn)收單一起交由財(cái)務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù);貨物已到發(fā)票未到,驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同 核對(duì)無(wú)誤后,如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)批準(zhǔn)物資采購(gòu)的人員簽字批準(zhǔn),可憑付款通 知書支付不超過(guò)貨物總價(jià)值80%的貨款,待發(fā)票到后再付清余款;發(fā)票已到貨物未到,不 準(zhǔn)支付購(gòu)貨款。采購(gòu)業(yè)務(wù)完畢后,財(cái)務(wù)部門要催促采購(gòu)員及時(shí)結(jié)清購(gòu)貨結(jié)余款,不留“尾 巴”。 第十六條 物資采購(gòu)除購(gòu)置固定資產(chǎn)可不必取得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收購(gòu)的產(chǎn)品不能 夠取得增值稅發(fā)票外,其他管理或辦公過(guò)程中使用或耗用的各類物品、生產(chǎn)消耗性物資 的采購(gòu)必須取得增值稅發(fā)票方可報(bào)銷。 第十七條 物資采購(gòu)?fù)戤叢⑷〉迷鲋刀惏l(fā)票后,如發(fā)生退貨或銷售折讓,應(yīng)視不同情 況按以下規(guī)定辦理: (一)采購(gòu)后在未付款的并且未做帳務(wù)處理的情況下,須由采購(gòu)員將原發(fā)票和稅款 抵扣聯(lián)退還給銷售方,屬于采購(gòu)物資退回的,由采購(gòu)員與對(duì)方協(xié)商實(shí)物處理退回工作, 屬于銷售折讓的,采購(gòu)員應(yīng)從銷售方重新取得折讓后的增值稅發(fā)票。 (二)采購(gòu)后已付貨款或者貨款未付但已做帳務(wù)處理,發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無(wú)法退還的 情況下,由公司財(cái)務(wù)部門的稅務(wù)核算人員與當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系開(kāi)具進(jìn)貨退出證明單 或索取折讓證明單,由采購(gòu)員送交銷售方,并取得銷售方開(kāi)具的紅字發(fā)票,再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù) 部門進(jìn)行帳務(wù)處理,屬于采購(gòu)物資退回的,由采購(gòu)員與對(duì)方協(xié)商實(shí)物處理退回工作。 第四節(jié) 檢查與監(jiān)督 第十八條 本公司由內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)行使檢查監(jiān)督權(quán)。 第十九條 對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括: (一)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。 (二)申請(qǐng)物資采購(gòu)的程序是否正確,審批物資采購(gòu)是否有越權(quán)行為。 (三)物資采購(gòu)合同的訂立情況,合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。 (四)物資采購(gòu)專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查物資采購(gòu)是否由物資管理部門集中辦理 ,其他部門辦理物資采購(gòu)是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)。 (五)付款環(huán)節(jié)的控制。重點(diǎn)檢查付款通知書填寫是否完整,審批手續(xù)是否正確有效 ,是否憑付款通知書支付購(gòu)貨款。 第二十條 內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié) ,應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善,發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題應(yīng)寫出書面檢查報(bào)告,向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部 門匯報(bào),以便及時(shí)采取措施,加以糾正和完善。 第二十一條 本制度由公布之日起生效,黑龍江省完達(dá)山股份有限公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。 黑龍江省完達(dá)山股份有限公司董事會(huì)
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