采購管理制度
第六篇 采購管理制度 目 錄 1.總則 2.采購委員會及其會議制度 3.供應商管理辦法 4.原物料采購管理辦法 5.原物料接收和退貨管理辦法 第六篇 采購管理制度 1.總則 1.1目的 為使本公司原物料的國內外采購作業(yè)有所遵循，及時提供適質，適量，適 價的原物料，特制定本制度。 1.2范圍 凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設備、零件、器材、辦公用品 等采購業(yè)務中，有關詢價、議價、采購等作業(yè),均適用本制度。 1.3 采購部門及權限的劃分 1.3.1公司原物料的采購計劃、價格、策略等均由采購委員會決議。 1.3.2臨時的、緊急的采購，由使用部門提出申請，采購部負責詢價，呈總 經理簽準。 1.3.3具體采購業(yè)務由采購部負責執(zhí)行，而特定儀器、設備之采購須由請購 部門主管和技術人員參與技術、價格、質量等方面的審定。 1.4 采購工作基本原則 1.4.1采購委員會是公司在原物料采購過程中的最高決策機構。 1.4.2公司的總經理是采購委員會會議決議的最高執(zhí)行者。 1.4.3公司的財會部門必須對采購業(yè)務與采購委員會會議決議是否相符，予 以充分的反映和監(jiān)督。 1.4.4品管部門必須對購入生產用原料的質量予以全過程的監(jiān)控。 1.4.5采購部門必須根據采購委員會的會議精神，多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三 家，適時，適質，適量，適價保證原物料的供給。 1.4.6采購委員會會議須定期與不定期召開。例如，根據年、季、月銷售和 生產目標應定期舉行；根據原物料的采購特點及資金調度情況應不定 期的舉行。 1.4.7采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，并及時提交采購委員會 。采購部應對供貨市場，供應商情況，需購原物料質量、 價格、數(shù)量、運輸、氣象資料、進出口數(shù)據、原物料庫存、原物料耗 用情況等作出定期分析。 1.4.8采購部和財會部應于每月末與供應商核對供貨數(shù)量、應付貨款和商務 處理等資料. 1.4.9采購部應定期對采購人員進行業(yè)務培訓和考核，以提高采購人員的業(yè) 務能力和思想品德水平。 1.4.10原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料預付貨款。 2. 采購委員會及其會議制度 2. 1目的 采購管理是任何一個企業(yè)都視之為經營是否能步入軌道的重要基礎之一。特 別在原物料成本占據銷售成本75—85%左右的行業(yè)，原物料采購成本和儲存 成本的合理性，會對經營利潤產生很大的影響。因此，有效的采購委員會制 度可以讓我們得以： (1)奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎； (2)提高采購管理水平； (3)降低采購成本和儲存費用，合理使用資金。 2. 2采購委員會的組織及職責 2.2.1公司設立采購委員會，由總經理，副總經理，采購部經理，生產部經 理，品管部經理，財會部經理組成?？偨浝頁尾少徫瘑T會主席，采購 部經理兼任會議秘書，做會議記錄并負責決議案的執(zhí)行。 2.2.2采購委員會職責： (1)擬定原物料的采購政策并確保政策的適當執(zhí)行。 (2)依據本公司的質量標準，確保原物料的品質及合理的價格。 (3)審核決定采購的時機、價格及數(shù)量。 (4)協(xié)調、解決影響采購實施的重大問題。 2.3采購委員會組織的運行 2.3.1每月定期召開采購委員會會議 采購委員會會議是日常采購管理工作之一，由會議討論決定采購委員會 召開會議的固定時間，并相應的要求有關部門定期提供分析資料，以供 會議討論和決策。 2.3.2不定期召開采購委員會會議 對采購管理過程中的特殊事項，例如：原物料市場急劇變化時。經采購 委員會成員的提議，應臨時召開采購委員會會議。 2.3.3開會的法定人數(shù)為全體委員的三分之二，采購委員會的決議須半數(shù)以 上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采購委員會會議的列席人員無表決 權。 2.3.4采購委員會召開會議時，采購委員會成員若無法參加，應授權代理人 員參會。 2.3.5會議主持人為采購委員會主席，主席因故不能出席會議時應委托副主席 或公司其他領導主持。采購部經理負責會議的召集。 2.4采購委員會會議的內容及程序 2.4.1采購部經理報告以下情況： (1)上次會議決議事項的執(zhí)行情況。 (2)原物料的庫存量、在途量。 (3)原物料的市場行情預測動態(tài)，公司應采取的措施。 (4)月原物料采購計劃及資金需求計劃。 (5)采購部外欠貨款情況。 (6)采購實施中需協(xié)調解決的問題。 2.4.2采購委員會對采購部報告內容進行討論并做出決定。 2.4.3會議決議事項由采購部經理記錄，整理后呈采購委員會主席核準。 2.4.4采購部經理將核準后的會議紀要分送委員會成員,并負責決議案的執(zhí) 行。 2. 2.5采購委員會控制要點 2.5.1對采購過程中發(fā)生的重大采購事項，必須由采購委員會討論決定。 2.5.2原物料價格應在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。 2.5.3原物料質量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準。 2.5.4根據產銷實際情況，確定每月原物料的安全庫存量，確定需階段性（季 節(jié)性）儲備原料的合理庫存量。 2.5.5對有預付款的采購，必須事先提交采購委員會討論通過。 5. 6采購部必須有完整的采購結算檔案，并建立有效的采購分析檔案。 3.供應商管理辦法 5. 3.1供應商的選定及指導 3.1.1對于大宗或經常使用的原物料，采購部門應建立相對穩(wěn)定的供應商， 并設立“供應商資料卡”作為日后詢議價和供料的參考。 3.1.2為確保貨源，采購人員對于經常采購的原物料，應尋找兩家以上的供 應商作為儲備或交互采購，以穩(wěn)定貨源、降低價格。 3.1.3選定供應商時，應從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解決糾紛能力 及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長期 供應商。 3.1.4若供應商為貿易商或代理商時，采購人員應調查其信譽及技術服務能 力等，憑以作為判斷是否為采購對象的依據。 3.1.5積極向供應商宣傳公司原料品質標準，并在品質及技術服務上給予必 要的幫助，使其交貨及時、品質穩(wěn)定且符合公司的質量標準。 3.2供應商的管理和分類 3.2.1每一筆采購業(yè)務，都要進行采購成本分析，交部門經理審閱后存檔以 充實供應商的資料卡。 3.2.2供應商的分類。根據供應商的信譽狀況、貨源穩(wěn)定性(數(shù)量、品質)、 資金狀況、發(fā)運能力等方面進行分類。例如把供應商分為A、B、C、D 四大類：A類指信譽良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運通暢的廠 商；B類指信譽良好、資金充足及發(fā)運通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商；C 類指信譽較好，資金充足或發(fā)運較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類指 資金較充足或發(fā)運較通暢、但信譽一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。 3.2.3對于時常出現(xiàn)交貨品質不符合質量標準，交貨數(shù)量不足，延誤交期， 售后服務不良等情況的供應商，應立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。 如未能改善者，采購部應另行開發(fā)新的供應商。 3.3供應商的開發(fā) 3.3.1采購人員應積極調查原物料資訊，收集原物料市場行情，積極開發(fā)新 的供應商。 3.3.2開發(fā)原料新供應商時，應取樣經品管部或使用部門檢驗分析，提出報 告，必要時應到現(xiàn)場調查確認其生產技術及品質水準之后，進行詳細 評估，決定是否列為供應商。 3.4采購資料及檔案管理 3.4.1采購內勤人員每月初或每周做好“供應商資料卡”、“原料及微量元 素采購報表(月)”、“采購分析報表(周、月)”、“庫存報表 (月)”等匯總整理工作，并報告有關領導。 3.4.2市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應商信譽等級定期評 審，來電來函文件資料及時分類保存。 3.4.3公司有關人員如需借閱有關資料、檔案，必須經部門經理同意后，由 內勤人員登記，借閱人員簽名后方可。 3.4.4有關采購委員會的資料，由部門經理歸類存檔保管，借閱需經采購委 員會主席同意，并登記后執(zhí)行。 4. 原物料采購管理辦法 4.1計劃 4.1.1原料采購計劃 采購部根據行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據此做出的下 個月及下六個月用料計劃，生產部提供的上期庫存情況表，編制下個月 及下六月的原料采購計劃。 4.1.2包裝物采購計劃 采購部根據銷售部的銷售計劃、品管部(畜禽部、肉品加工廠)做出的編 織袋(包裝箱)用量計劃，編制采購計劃。 4.1.3勞保用品、辦公用品采購計劃 采購部根據行政部報來的經總經理核準的每季勞保用品、辦公用品請購 計劃，編制采購計劃。 4.1.4零配件、藥品的采購計劃 采購部根據生產部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，編制采購計 劃。 4.2信息收集與分析 4.2.1采購部應掌握主要原料的產地分布，當年收成、加工期、交易渠道、運 輸方式、質量、庫存及國家產業(yè)政策、市場供求關系等資訊，填寫“原 料行情周報表”和“原料采購分析報表(周、月)”供采購委員會參考以 便確定最佳采購時機。 4.2.2采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應商詢價，以了解原料市 場行情變化情況。 4.2.3采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據供應商歷次供 貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供應商及合理 的采購價格。 4.2.4對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應根 據公司的要求、標準，采取供應商報價，深入廠家了解產品質量等辦法， 廣泛收集信息、然后選定三家以上供應商進行議價。 4.2.5采購部將下月所需原物料的數(shù)量、價格、可選擇供應商等資料匯總后， 提供采購委員會討論、決策,每種原物料的可選擇供應商不得少于兩家. 4.3核準 4.3.1采購委員會根據采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。 4.3.2采購部根據采購委員會的決定，向供應商訂貨，開“原料采購申請單” 簽訂采購合同，實施采購作業(yè)。 4.3.3采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如 遇價格下跌，則適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。 4.4合同 4.4.1所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份(一份采購部自存，一份 交供應商，一份交財會部)。信件和數(shù)據電文可以作為合同附件，應注 意互相之間時間和內容的一致性。 4.4.2如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部經理報送總經理核準后 才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。 4.4.3采購合同內容由當事人約定，應將以下內容明確、清楚、具體寫出，不 得含糊其辭：　 ⑴標的；(2)數(shù)量；(3)質量；(4)價格；(5)包裝；(6)交貨期限； (7)驗收地點及辦法；(8)交貨方式及地點；(9)付款條件及付款方式； (10)保險；　　　　(11)運輸損耗的承擔；(12)違約責任。 4.4.4所有合同經采購部經理簽字后，報送總經理審定簽字，加蓋公司合同專 用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按《合同法》有關規(guī)定處理。 4.5交貨期控制 4.5.1合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。 4.5.2采購部根據原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預報表”送生產 部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度月報表”。 4.5.3每批料收貨結束，采購部應對其品質、價格及“合同履行情況”、“采 采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內，作為以后選擇供應商 之依據。 4.5.4包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應商后，采購部根據庫存情況 通知供應商安排交貨日期與數(shù)量。 4.6異常情況處理 4.6.1如遇供應商送來的原物料品質、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應及時書 面通知供應商處理。 4.6.2如臨時需采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門申請→總經理核準→采購部詢 價、比價→總經理核準→采購部采購→品管部或使用部門驗收。 4.6.3因品質不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交貨處理。 4.7貨款結算 4.7.1采購部根據所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報 “原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會 部和總經理。 4.7.2一批原物料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據，打印“付款申 請單”一并送財會部做為付款憑證。 4.7.3原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票；物料的 付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。 4.7.4采購部應在每批原料收貨后一周內及每月底與供應商核對帳務，防止出 現(xiàn)差錯。 4.8帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工） 4.8.1在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需 要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經理嚴格審查批準方 能辦理。 4.8.2帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵 路領貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。 4.8.3匯票特戶和信用卡轉帳，在具體付款之前，須經采購部經理審核，呈報 總經理批準，由財會部授權辦理。 4.8.4如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，采購部 要責成具體經辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。 4.8.5必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點： (1)必須是信用良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采用預...
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