成功會(huì)議管理
目 錄
引 言 2
第1章 有效利用會(huì)議 2
1.1你需要開會(huì)嗎？ 2
1.2明確會(huì)議的目的 3
1.3非正式會(huì)議 4
1.4正式會(huì)議 5
1.5革新中的交流方式 6
1.6會(huì)議類型 7
1.7不要離題 8
第2章 準(zhǔn)備會(huì)議 10
2.1邀請與會(huì)者 10
2.2準(zhǔn)備議程 11
2.3確定地點(diǎn) 12
2.4安排座位 15
2.5準(zhǔn)備會(huì)議用品 17
第3章 出席會(huì)議 18
3.1積極參與 18
3.2外表與講話 19
3.3傾聽發(fā)言 20
3.4處理問題 21
3.5做備忘錄 23
評估與會(huì)技巧 24
第4章 主持會(huì)議 24
4.1了解職責(zé) 25
4.2研究出席者 26
4.3掌握會(huì)議節(jié)奏 27
4.4控制會(huì)議 28
4.5維持秩序 30
4.6結(jié)束會(huì)議 32
4.7運(yùn)用正規(guī)程序 34
4.8解決正式會(huì)議上的問題 36
主持能力自測 37

會(huì)議管理
若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面?！稌?huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。
蒂姆•欣德爾（Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊》、1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994-1996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。
引 言
會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席——提高這些會(huì)議的效果和效率。不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才牛绾伪３诸A(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見于全書的101個(gè)簡明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。

第1章 有效利用會(huì)議
開會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開會(huì)議，并確保會(huì)議簡短而富有建設(shè)性。
1.1你需要開會(huì)嗎？
大多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力?？墒蔷烤褂卸嗌贂?huì)議能真正解決問題？如果你考慮過會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。
1.1.1定義會(huì)議
商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇，也可以說是一個(gè)會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。這些會(huì)議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。
1.1.2考慮成本
成功的會(huì)議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。然而，有許多會(huì)議沒有必要召開，例如小組會(huì)議。開始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。
1.1.3把成本加起來
要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計(jì)算召開會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。
1.1.4正在舉行會(huì)議
一個(gè)部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開會(huì)，以解決一個(gè)問題。他們的年薪合計(jì)180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。
銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息
銷售代表提出報(bào)告
董事總經(jīng)理主持會(huì)議
銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問題
秘書作記錄
成功會(huì)議管理