專(zhuān)案管理案例研究
專(zhuān)案管理案例研究 作者： Feng Renjun,PMU 筆者歡迎大家用Email與他交流：viktor_fung@hotmail.com 內(nèi)容摘要 本文綜述了專(zhuān)案管理的基本概念、知識(shí)、方法和工具，以安得滕MP公司的辦公自動(dòng)化專(zhuān) 案管理為例，詳細(xì)探討了專(zhuān)案管理的諸過(guò)程。專(zhuān)案的成功與否取決于用前述的方法和工 具良好地計(jì)劃專(zhuān)案，有效執(zhí)行和控制專(zhuān)案以及專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)成員對(duì)成功的承諾。而且，專(zhuān)案 經(jīng)理和專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)成員之間的有效溝通、團(tuán)隊(duì)合作以及獲得高層管理者的支持，也是專(zhuān)案 成功的保證。 一、 前言 專(zhuān)案管理是50年代后期發(fā)展起來(lái)的一種計(jì)劃管理方式，它的一出現(xiàn)就引起舉世矚目。19 57年，美國(guó)杜邦公司把這種方式應(yīng)用到設(shè)備的維修，將維修停工時(shí)間由125小時(shí)銳減到7 8小時(shí)；1958年，美國(guó)人在北極星導(dǎo)彈設(shè)計(jì)中，應(yīng)用專(zhuān)案管理技術(shù)，竟把設(shè)計(jì)完成時(shí)間縮 短兩年。由于專(zhuān)案管理成效顯著，自從60年代以來(lái)，它被廣泛地用到各行各業(yè),以及國(guó)家 和地區(qū)政府乃至聯(lián)合國(guó)。它不僅適用于大公司，而且也適用于各種小型企業(yè)。 由此可見(jiàn)，專(zhuān)案管理在當(dāng)今的商業(yè)世界里是一個(gè)非常重要的主題。由于專(zhuān)案變得日益復(fù) 雜，資源和時(shí)間難以控制和競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，各個(gè)組織正在尋找更有效的方法去管理他們 的專(zhuān)案。 二、專(zhuān)案管理基本概念、知識(shí)、方法和工具 專(zhuān)案是指一連串彼此相關(guān)聯(lián),目標(biāo)相同且需耗費(fèi)一段時(shí)間的作業(yè)。它包含三個(gè)要素：時(shí)間 、成本和可用資源。 專(zhuān)案管理是指計(jì)劃、指導(dǎo)且控制人力資源、設(shè)備、物料及時(shí)間,并滿足專(zhuān)案的技術(shù)、成本 、時(shí)間的限制，進(jìn)而達(dá)到專(zhuān)案目標(biāo)。 專(zhuān)案大體上分為以下七個(gè)階段： 初步準(zhǔn)備階段、預(yù)備階段、計(jì)劃階段、實(shí)行階段、改變控制階段、結(jié)論階段以及專(zhuān)案后 續(xù)階段。 按照美國(guó)專(zhuān)案管理協(xié)會(huì)（PMI）的專(zhuān)案管理知識(shí)體系（PMBOK），專(zhuān)案管理知識(shí)共涵蓋九 個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，亦即：集成、范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)。 而每個(gè)知識(shí)領(lǐng)域包含數(shù)量不等的專(zhuān)案管理過(guò)程，總計(jì)有39個(gè)。一般來(lái)講，專(zhuān)案管理過(guò)程 分為五大類(lèi)： 1、 啟動(dòng)：成立專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)開(kāi)始專(zhuān)案或進(jìn)入專(zhuān)案的新階段。啟動(dòng)是一種 認(rèn)可過(guò)程，用來(lái)正式認(rèn)可一個(gè)新專(zhuān)案或新階段的存在。 2、 計(jì)劃：定義和確定專(zhuān)案目標(biāo)，選擇實(shí)現(xiàn)專(zhuān)案目標(biāo)的最佳策略，制 定專(zhuān)案計(jì)劃并包含風(fēng)險(xiǎn)管理。 3、 執(zhí)行：調(diào)動(dòng)資源，執(zhí)行專(zhuān)案計(jì)劃。 4、 控制：監(jiān)控與評(píng)估專(zhuān)案偏差，必要時(shí)采取糾正行動(dòng)，保證專(zhuān)案計(jì) 劃的執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)案目標(biāo)。 5、 結(jié)束：正式驗(yàn)收專(zhuān)案或階段，使其按程序結(jié)束。 其中專(zhuān)案計(jì)劃是專(zhuān)案管理的核心。 自九十年代以來(lái), 專(zhuān)案管理的概念和方法得到了長(zhǎng)足的發(fā)展, 同時(shí)專(zhuān)案管理的軟件也相繼開(kāi)發(fā)出來(lái)。結(jié)合專(zhuān)案管理的幾個(gè)過(guò)程，基本上專(zhuān)案管理可用 下述方法或工具進(jìn)行： A． 啟動(dòng)與計(jì)劃過(guò)程： A1 組織結(jié)構(gòu)圖 A2 定義專(zhuān)案 A3 確定專(zhuān)案目標(biāo) A4 工作結(jié)構(gòu)分析（WBS） A5 確定資源需求 A6 職責(zé)劃分矩陣（RAM） A7 確定工作完成順序和時(shí)間〖網(wǎng)絡(luò)圖(NETWORK DIAGRAM),要徑（CP）和甘特圖(GANTT CHART)〗 A8 資源安排 A9 潛在問(wèn)題分析（PPA）,亦即風(fēng)險(xiǎn)管理 A10潛在機(jī)會(huì)分析（POA） B． 執(zhí)行與控制過(guò)程： B1 執(zhí)行啟動(dòng) B2 專(zhuān)案控制 B3 專(zhuān)案調(diào)整 C． 結(jié)束過(guò)程： 結(jié)束專(zhuān)案和專(zhuān)案評(píng)估 在整個(gè)專(zhuān)案運(yùn)作過(guò)程中，除了使用上述方法或工具外，還有一個(gè)專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)需要用的系統(tǒng) 方法，就是專(zhuān)案管理討論（PMD）: 具體商討專(zhuān)案的各個(gè)層面，維系與加強(qiáng)專(zhuān)案經(jīng)理與成員之間的有效溝通，以確保專(zhuān)案順 利進(jìn)行，并通過(guò)專(zhuān)案管理討論增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的參與意識(shí)，以及對(duì)專(zhuān)案成功的承諾，明確 希望并得到信息反饋，澄清與解決專(zhuān)案實(shí)施過(guò)程中有關(guān)技術(shù)層面與人員層面的諸問(wèn)題。 三、案例介紹 本專(zhuān)案管理涉及的是安德滕MP公司的“辦公自動(dòng)化”專(zhuān)案 公司簡(jiǎn)介： 安德滕MP公司（以下簡(jiǎn)稱AMPC）是一家生產(chǎn)醫(yī)療保健產(chǎn)品的中型公司。該公司成功開(kāi)發(fā) 了三條生產(chǎn)線，提供高利潤(rùn)創(chuàng)新醫(yī)療保健產(chǎn)品。八年前，AMPC成功地研制出肺活量自動(dòng) 診療器（Auto SDS）。十八個(gè)月前該公司又開(kāi)發(fā)出了Model V自動(dòng)化肺功能檢測(cè)器, 并投入生產(chǎn)。該產(chǎn)品性能好過(guò)Auto SDS。然而令人不解的是, 其銷(xiāo)售量一直無(wú)法突破預(yù)計(jì)的數(shù)額。 存在的問(wèn)題： 在季度之初，公司總裁安德滕作了一個(gè)內(nèi)部運(yùn)作調(diào)查, 認(rèn)為公司存在信息流通管理方面的問(wèn)題: 采購(gòu)和物料部因未能及時(shí)收到生產(chǎn)信息，以致原材料與部件經(jīng)常不能持有；生產(chǎn)經(jīng)理缺 乏調(diào)整后的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，以致未能更好安排生產(chǎn)；銷(xiāo)售部提供了信息，但是訂單處理系統(tǒng) 不能回答顧客關(guān)于價(jià)格、交貨及帳單方面的詢問(wèn)；甚至財(cái)務(wù)部全然不知道即將來(lái)臨的和 正在處理的訂單，因此也未能很好地管理現(xiàn)金流。 解決辦法： 安德滕設(shè)想通過(guò)程序化以及信息流計(jì)算機(jī)化來(lái)解決此問(wèn)題。因而決定開(kāi)展一個(gè)綜合性的 “辦公自動(dòng)化”專(zhuān)案, 確定其返本期為一年，預(yù)算為18萬(wàn)元，責(zé)成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部的副總裁阿瑟博士主導(dǎo)該專(zhuān)案, 并對(duì)專(zhuān)案提出如下要求: 1、 讓現(xiàn)有的活動(dòng)產(chǎn)品生產(chǎn)線滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)。生產(chǎn)部要讓市場(chǎng)部知道他 們的生產(chǎn)量并通過(guò)采購(gòu)部與庫(kù)存控制協(xié)調(diào)。銷(xiāo)售要跟上生產(chǎn)線的生產(chǎn)能力，定期引入新 產(chǎn)品或產(chǎn)品改良。客制化產(chǎn)品種類(lèi)少但規(guī)?；?2、 Auto SDS與Model V的生產(chǎn)數(shù)額視銷(xiāo)售預(yù)測(cè)與歷史訂單數(shù)據(jù)來(lái) 定。銷(xiāo)售部必須提供資料給生產(chǎn)部，接著生產(chǎn)部向采購(gòu)部、材料部以及庫(kù)存控制部門(mén)提 出材料請(qǐng)求。 3、 財(cái)務(wù)部能管理預(yù)算，追蹤收入與費(fèi)用，并且向有關(guān)部門(mén)報(bào)告變 更，管理現(xiàn)金流，并且向安德滕就公司面臨的財(cái)務(wù)機(jī)會(huì)與威脅提出意見(jiàn)及建議。 4、 該系統(tǒng)要例行給出訂單、庫(kù)存、生產(chǎn)進(jìn)度、原材料訂貨的關(guān)聯(lián)信 息，而且銷(xiāo)售市場(chǎng)部也應(yīng)有信息反饋給交貨、數(shù)量折扣以及替換產(chǎn)品方面的咨詢。 5、 最主要的是，該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)只需少量時(shí)間的培訓(xùn)，就能使 用戶快速掌握，并運(yùn)用自如。 作為專(zhuān)案經(jīng)理的阿瑟博士，他需要集中各個(gè)部門(mén)的要求組建專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)，開(kāi)始思考專(zhuān)案的 范圍，分析信息流和開(kāi)展系統(tǒng)設(shè)計(jì)?；蛟S軟件需要修改，更多的硬件需要選購(gòu)。他也要 思考系統(tǒng)如何配置人員？設(shè)施將作何修改？是否要做小規(guī)模測(cè)試？需要多少時(shí)間來(lái)完成 專(zhuān)案？預(yù)算18萬(wàn)元是否足夠？這些都是他需要思考并解決的問(wèn)題。到底從何處著手呢？ 四、 啟動(dòng)和計(jì)劃專(zhuān)案 1、 組建專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)： 考慮到最大限度地利用公司的資源，分享職能專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)案與職能部門(mén)分擔(dān)資金成本 ，得到職能經(jīng)理的支持和承諾以及良好的信息流通和更好的協(xié)調(diào)，應(yīng)采用矩陣式組織結(jié) 構(gòu)，即專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)的成員由不同職能部門(mén)的成員所組成，由專(zhuān)案經(jīng)理決定工作內(nèi)容與完成 時(shí)間，而人員與資源由各職能經(jīng)理控制，建議具有AUTO SDS和MODEL V經(jīng)歷的人員參與專(zhuān)案。專(zhuān)案的組織結(jié)構(gòu)見(jiàn)附圖1。 圖 1 專(zhuān)案組織結(jié)構(gòu) 2、 專(zhuān)案管理討論（PMD）： 召開(kāi)由各職能經(jīng)理及有關(guān)成員參加的專(zhuān)案啟動(dòng)會(huì)議，討論并確定專(zhuān)案的意圖及范圍、專(zhuān) 案目標(biāo)、工作細(xì)分和資源需求等等: 2.1 專(zhuān)案的意圖及范圍（定義專(zhuān)案）： 在開(kāi)支不超過(guò)18萬(wàn)元的情形下，在六個(gè)月內(nèi)建成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 2.2 專(zhuān)案目標(biāo)： 欲解決公司目前所面臨的問(wèn)題并實(shí)現(xiàn)總裁對(duì)該系統(tǒng)之要求，專(zhuān)案完成后，應(yīng)達(dá)到如下目 標(biāo)： 2.2.1及時(shí)采購(gòu)材料和部件以保持活動(dòng)產(chǎn)品生產(chǎn)線滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn) 2.2.2為現(xiàn)金流管理提供財(cái)務(wù)資料 2.2.3為銷(xiāo)售部提供生產(chǎn)信息以便其規(guī)劃活動(dòng)生產(chǎn)線的銷(xiāo)售活動(dòng) 2.2.4 給出材料接收方面的信息以便付款、質(zhì)量控制和生產(chǎn)規(guī)劃 2.2.5 給出產(chǎn)品銷(xiāo)售預(yù)測(cè)資料以便安排AUTO SDS和MODEL V的生產(chǎn) 2.2.6 提供訂單資料以便跟蹤訂單交貨狀況，準(zhǔn)確定價(jià)和及時(shí)收款 2.2.7 關(guān)聯(lián)定價(jià)、庫(kù)存水平、生產(chǎn)規(guī)劃以及材料定購(gòu)方面的資料 2.2.8 該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將在六個(gè)月內(nèi)投入運(yùn)行 2.2.9 該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用現(xiàn)金流來(lái)出資（不借款） 2.2.10建成該系統(tǒng)的開(kāi)支不超過(guò)18萬(wàn)元 2.2.11只需要少量時(shí)間的培訓(xùn)，有關(guān)人員就能有效使用該系統(tǒng) 2.2.12該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在生產(chǎn)力提高、質(zhì)量改進(jìn)、客戶服務(wù)改善以及降低成本方面有 確切的回報(bào)（返本期為一年） 欲達(dá)成上述目標(biāo)，各專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)成員充分利用從AUTO SDS與MODEL V專(zhuān)案積累的經(jīng)驗(yàn)和各自的專(zhuān)門(mén)知識(shí)，通過(guò)討論與充分交流，確定出專(zhuān)案的各輸出以及專(zhuān) 案中所要完成的工作, 即工作結(jié)構(gòu)分析（WBS）和資源要求，具體包括人力資源、設(shè)施、設(shè)備、材料以及其它特 別資源，從而制定出該專(zhuān)案的預(yù)算。WBS需要考慮這些因素：各工作皆可獨(dú)立運(yùn)作；所有 的工作范圍都不會(huì)太大而不易管理；各工作皆可賦予充分的授權(quán)；對(duì)各工作皆可個(gè)別進(jìn) 行監(jiān)視和對(duì)個(gè)別工作提供所需的資源。 2.3 工作結(jié)構(gòu)分析（WBS）： A． 系統(tǒng)設(shè)計(jì) A1. 確定信息流 A2. 確定軟件要求 A3. 確定硬件要求 B． 軟件開(kāi)發(fā) B1. 系統(tǒng)流程圖準(zhǔn)備 B2. 數(shù)據(jù)庫(kù)程序修改 C． 硬件采購(gòu) C1. 硬件與供應(yīng)商選擇 C2. 采購(gòu)訂單處理 C3. 硬件接收 D． 系統(tǒng)人員配置 D1. 人力資源需求確定 D2. 公司內(nèi)人員調(diào)任 D3. 外部人員招聘 D4. 系統(tǒng)培訓(xùn) D4.1 用戶手冊(cè)準(zhǔn)備 D4.2 培訓(xùn)內(nèi)容確定 D4.3 培訓(xùn) E. 設(shè)施準(zhǔn)備 E1. 設(shè)施布置 E2. 設(shè)施修改 E3. 設(shè)備安裝 F. 辦公自動(dòng)化小規(guī)模測(cè)試 F1. 小規(guī)模測(cè)試評(píng)估方法確定 F2. 小規(guī)模測(cè)試 F3. 測(cè)試評(píng)估 G. 辦公自動(dòng)化 G1. 系統(tǒng)修改（根據(jù)需要） G2. 執(zhí)行方案審定 G3. 全面辦公自動(dòng)化執(zhí)行 2.4 資源需求：見(jiàn)表1 | 表1 資源需求 | |工作結(jié)構(gòu)分析WBS | |工作結(jié)構(gòu)分析WBS |阿瑟博士-VP/產(chǎn)品開(kāi)發(fā)|威廉-系統(tǒng)設(shè)計(jì)/設(shè)計(jì)部|戴衛(wèi)-程序設(shè)計(jì)/設(shè)計(jì)部|尤金-研究協(xié)調(diào)/研發(fā)部|克拉克-人事經(jīng)理/人力| | |部 | | | |資源部 | |工作結(jié)構(gòu)分析WBS |優(yōu)先權(quán) |持續(xù)時(shí)間 | | | | | |　 | | | | | | | | | | | | | | | | |A.系統(tǒng)設(shè)計(jì) |在---之后 |(日) | | |A1.確定信息流 |無(wú) |5 | | |A2.確定軟件要求 |A1 |3 | | |A3.確定硬件要求 |A2 |2 | | |B.軟件開(kāi)發(fā) |　 |　 | ...
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