中國建設(shè)銀行個人住房貸款檔案管理實施細(xì)則
中國建設(shè)銀行個人住房貸款檔案管理實施細(xì)則（試行） 第一章　總則 第一條　為規(guī)范和加強(qiáng)個人住房貸款業(yè)務(wù)的檔案管理工作，合理有效地保管和利用 檔案資料，根據(jù)《中國建設(shè)銀行檔案管理辦法》、《中國建設(shè)銀行信貸檔案管理規(guī)定》、《中 國建設(shè)銀行個人住房貸款辦法》、《中國建設(shè)銀行個人商業(yè)用房貸款暫行辦法》、《中國建 設(shè)銀行個人再交易住房貸款暫行辦法》、《中國建設(shè)銀行個人住房貸款業(yè)務(wù)操作規(guī)程（試 行）》等規(guī)章制度，制訂本細(xì)則。 第二條 個人住房貸款檔案是指各行在經(jīng)辦和管理各類個人住房貸款工作中形成的，具有憑證依 據(jù)作用和參考利用價值或史料價值的信貸經(jīng)營管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱。個人住房貸款 檔案管理是指個人住房貸款有關(guān)資料的收集、整理、歸檔、保存、退回、銷毀的全過程 。 第三條 個人住房貸款檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、逐級建檔的管理原則。 第四條 個人住房貸款檔案由個人住房貸款業(yè)務(wù)經(jīng)營部門（以下簡稱經(jīng)營部門）、會計部門、檔 案部門負(fù)責(zé)管理，即在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前，由經(jīng)營部門、會計部門 負(fù)責(zé)管理；在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，由檔案部門負(fù)責(zé)管理。經(jīng)營部門 負(fù)責(zé)信貸檔案的收集、整理、保管、借閱和移交歸檔工作；會計部門負(fù)責(zé)重要檔案的接 收、入庫保管、借閱、移交工作；檔案管理部門負(fù)責(zé)貸款本息全部還清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行 完畢以后的檔案保管及銷毀。 第五條　對個人住房貸款檔案資料錄入和掃描進(jìn)計算機(jī)進(jìn)行電子化管理的經(jīng)辦機(jī)構(gòu) ，應(yīng)保證其檔案管理信息系統(tǒng)的可靠性和完善性，嚴(yán)格信息錄入、查詢、修改等環(huán)節(jié)的 人員權(quán)限設(shè)置，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份和排查病毒等工作，防止信息的丟失和泄 漏。 第二章　檔案分類和部門管理職責(zé) 第六條 個人住房貸款的歸檔范圍包括貸款業(yè)務(wù)中形成的專業(yè)技術(shù)資料，分為重要檔案和一般檔 案。重要檔案是指個人住房貸款抵押房屋他項權(quán)利證、權(quán)利質(zhì)押的權(quán)利證明、保險單等 重要物品和單證原件；一般檔案指除重要檔案以外的所有在辦理個人住房貸款業(yè)務(wù)中形 成的專業(yè)技術(shù)資料（具體歸檔范圍見附1）。 第七條　個人住房貸款重要檔案原則上由會計部門負(fù)責(zé)保管。經(jīng)營部門如設(shè)立了專 門的信貸檔案庫房和專職信貸檔案管理員，重要檔案可由該經(jīng)營部門區(qū)別一般檔案負(fù)責(zé) 保管。 第八條　各經(jīng)辦行的經(jīng)營部門除對所有個人住房貸款檔案資料進(jìn)行收集以外，還需 設(shè)立專（兼）職貸款檔案管理崗，負(fù)責(zé)接收、審查信貸經(jīng)辦人員提供的檔案資料，做好 還款階段個人住房貸款一般檔案的日常整理、保管和利用等工作。重要檔案在經(jīng)營部門 負(fù)責(zé)保管的，該經(jīng)營部門必須設(shè)專職檔案管理人員負(fù)責(zé)保管。 第九條 檔案部門負(fù)責(zé)個人住房貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后的檔案管理。 第十條 個人住房貸款檔案的保管期限為5年，從貸款本息結(jié)清的下一年開始計算。 第三章 重要檔案的管理 第十一條　信貸經(jīng)辦人員收到重要檔案資料，要逐項登記“個人住房貸款重要檔案資 料登記簿”（附2），同時填制“個人住房貸款重要檔案資料收妥通知書”（附3）一式三聯(lián) ，加蓋經(jīng)辦人名章、業(yè)務(wù)部門公章以及借款人或第三人名章，一聯(lián)留底，一聯(lián)給借款人 或第三人，一聯(lián)給保管部門。登記簿與收妥通知書分別專夾保管。 第十二條　信貸經(jīng)辦人員將一聯(lián)“重要檔案資料收妥通知書”、收妥的重要檔案資料 及時一并移交會計部門或經(jīng)營部門的重要檔案管理人員，同時將重要檔案資料復(fù)印一份 裝入信貸檔案內(nèi)，以備日常查用；重要檔案管理人員應(yīng)對信貸經(jīng)辦人員移交的重要檔案 資料進(jìn)行復(fù)核，并 “重要檔案資料登記簿”上簽字做好移交記錄。 第十三條 重要檔案資料要實行雙人管理，一人管登記簿，一人管實物，登記人員與保管人員要有 明確分工，登記人員負(fù)責(zé)收到保管物品時的初點，領(lǐng)（轉(zhuǎn)）出的復(fù)點，登記簿的登記， 辦理交接手續(xù)及專夾保管有關(guān)通知書；保管人員負(fù)責(zé)收到保管物品時的復(fù)點、領(lǐng)（轉(zhuǎn)） 出時的初點，登記簿的復(fù)核及有關(guān)物品的日常保管。 第十四條　由于進(jìn)行訴訟及其他工作需要，領(lǐng)用被保管的重要檔案資料時，應(yīng)填制 “重要檔案資料領(lǐng)用、退回保管通知書”（附4）或者“擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更 保管通知書”（見附5）一式兩份，經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人簽章，加蓋部門公章，報主管行 長簽批后，送保管部門領(lǐng)用占管擔(dān)保物。保管部門核對簽章無誤后加蓋印章，一聯(lián)退領(lǐng) 用部門專夾保管，一聯(lián)與原“收妥通知書”一同保管，按通知書內(nèi)容將重要檔案資料轉(zhuǎn)交 領(lǐng)用部門。 第十五條 重要檔案資料用后交回時，應(yīng)由領(lǐng)用部門填制“重要檔案資料領(lǐng)用、退回保管通知書”或 者“擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”一式兩聯(lián)，經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng) 用部門簽章后連同領(lǐng)用的重要檔案資料送保管部門，保管部門將“領(lǐng)用、退回、變更保管 通知書”與退回的擔(dān)保物和領(lǐng)用時填制的“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”內(nèi)容核對相符后 ，將擔(dān)保物收妥保管，在“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”簽章后，一聯(lián)退領(lǐng)用部門，一 聯(lián)與原“領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”與原“收妥通知書”一同保管，并在“重要檔案資料 登記簿”中簽注。 第十六條 借款人還清貸款本息后，重要檔案管理人員憑經(jīng)營部門填制的“中國建設(shè)銀行擔(dān)保物、償 債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書”和貸款還款憑證或會計柜臺出具的“貸款本息結(jié)清通 知書”，將重要檔案資料退回經(jīng)營部門，并在“重要檔案資料登記簿”中簽注。 第十七條　對需退還借款人的重要檔案資料，經(jīng)營部門開具“個人住房貸款重要檔案 資料清退確認(rèn)書”（附6）， 由借款人或其受托人在確認(rèn)書上簽收后，將有關(guān)重要檔案資料退還借款人，并在“重要檔 案資料登記簿”中登記清退日期。“個人住房貸款重要檔案資料清退確認(rèn)書”補(bǔ)充貸款檔案 保管。 第四章　一般檔案的管理 第十八條 收集信貸檔案資料。受理個人住房貸款申請后，信貸經(jīng)辦人員應(yīng)逐筆單獨設(shè)立專用文件 袋，將受理、調(diào)查、審批和發(fā)放等各環(huán)節(jié)形成的檔案資料存放于該文件袋內(nèi)，并在文件 袋上注明客戶名稱、文件內(nèi)容、收件日期等項目。 第十九條 移交信貸檔案資料。貸款發(fā)放后，信貸經(jīng)辦人員應(yīng)填寫“個人住房貸款檔案資料清單”和 “合作企業(yè)項目檔案資料清單”（附7）一式兩份，連同全部檔案資料一并移交信貸檔案管 理人員。經(jīng)辦人員須按照“檔案資料清單”規(guī)定的內(nèi)容，形成多少移交多少，不得遺漏。 信貸檔案資料應(yīng)在每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后2個工作日內(nèi)移交，自發(fā)放（辦理）至回 收階段的檔案資料，隨時形成，隨時移交。檔案管理人員負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一整理保管至貸款 本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢。 第二十條 檔案資料的核查。信貸檔案管理人員應(yīng)對檔案資料的完整性負(fù)責(zé)，同時對檔案資料內(nèi)容 的合規(guī)性進(jìn)行審查，對于移交的每筆個人住房貸款業(yè)務(wù)的檔案資料，必須依照清單逐份 逐張的核實，并確認(rèn)每份檔案資料是否為原件或同意存檔的復(fù)印件。如果有缺項或缺少 份數(shù)，檔案管理人員有權(quán)要求信貸經(jīng)辦人員及時補(bǔ)齊。因特殊情況不能補(bǔ)齊的，由信貸 經(jīng)辦人員在清單“缺項原因”中注明。經(jīng)審查符合要求的檔案資料，檔案管理人員和信貸 經(jīng)辦人員同時在“檔案資料清單”上簽字。清單一式兩份，一份由信貸經(jīng)辦人員保留，一 份有檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?第二十一條 檔案資料整理。信貸檔案管理人員接收信貸檔案資料后，應(yīng)在10個工作日內(nèi)進(jìn)行整理， 將信貸檔案資料劃分為客戶基本情況檔案資料、信貸業(yè)務(wù)和擔(dān)保檔案資料三部分內(nèi)容分 別整理與保管，其中信貸業(yè)務(wù)和擔(dān)保檔案資料按照貸前、貸后兩個階段的業(yè)務(wù)操作流程 ，分別按順序排列。 第二十二條　檔案資料的立卷歸檔。信貸檔案管理人員對經(jīng)審核整理的信貸檔案資 料應(yīng)及時進(jìn)行立卷歸檔。 一、合作樓盤資料以項目為單位組卷。個人住房貸款貸款檔案以筆為單位組卷，個 人住房組合貸款以組合為單位組卷。 二、貸款檔案采取軟卷皮方式以卷為單位裝訂，且可以通過粘貼、折疊、縮小、擴(kuò) 大等方法盡量做到紙張大小的統(tǒng)一（軟皮卷封面格式見附8）。同一房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)多個 合作項目的，以企業(yè)為單位裝盒，即將項目案卷合裝一個檔案盒。個人住房貸款可將若 干案卷合裝一個檔案盒，也可以卷形式保管（檔案盒式樣見附9）。 三、每個案卷均應(yīng)編制“信貸檔案卷內(nèi)目錄”（附10）一式兩份，其中一份放卷首， 另一份作為檢索工具。 四、案卷卷內(nèi)每件資料首頁的左上角（留出裝訂線）應(yīng)編寫與卷內(nèi)目錄相一致的件 號，以便于保管和查閱。 五、將案卷按照“貸款品種－開發(fā)企業(yè)－合作樓盤項目－個人住房貸款業(yè)務(wù)發(fā)生時間 ”的順序進(jìn)行分類與排列。即：首先區(qū)分不同的個人住房貸款品種分別保管。對有合作房 地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的，首先區(qū)分不同的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，然后將該房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)項下個人 住房貸款檔案按不同的合作樓盤項目分開，同一合作樓盤項目下，再按照個人住房貸款 業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進(jìn)行排列。對沒有合作房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的個人住房貸款檔案， 按照個人住房貸款業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進(jìn)行排列。 六、按照案卷的排列順序編制歸檔號。歸檔號設(shè)12位，前兩位為貸款品種序號，第 三位到第五位為開發(fā)企業(yè)或交易中介序號，第六位到第七位為合作項目序號，第八位到 第十二位為個人住房貸款序號。 七、按以下要求逐卷填寫案卷封面和卷盒脊背各項目： （一）全宗名稱及全宗號：“全宗名稱”一欄填寫本行全稱，或?qū)⒈拘腥Q印制在固 定位置；“全宗號”一欄按檔案行政管理部門有關(guān)規(guī)定填寫。 （二）經(jīng)辦部門：填寫經(jīng)辦個人住房貸款業(yè)務(wù)的具體部門。 （三）檔案類別：填寫“經(jīng)營類信貸檔案”（簡稱“個人房貸”）。 （四）客戶名稱：商品房銷售貸款合作方填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。 （五）案卷標(biāo)題：貸款品種及用途，合作樓盤填寫項目名稱。 （六）合同生效日和到期日：填寫信貸合同或證書正式生效日和規(guī)定期限的到期日 。 （七）保管期限：5年。 （八）信貸業(yè)務(wù)辦結(jié)時間：填寫個人住房貸款本息結(jié)清和業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢時間。 （九）卷內(nèi)件（張）數(shù)：填寫卷內(nèi)實有文件件數(shù)，其數(shù)字應(yīng)與卷內(nèi)目錄“件號”的尾 數(shù)相一致。 （十）年度：填寫歸檔年度。 （十一）盒號：填寫檔案盒排列的順序號。 （十二）歸檔號：填寫本部門統(tǒng)一編制的歸檔號。 （十三）目錄號、案卷號：由檔案部門統(tǒng)一編制。 八、立卷后，對于信貸業(yè)務(wù)發(fā)放至全部信貸本息回收期間的后續(xù)資料，信貸檔案管 理人員隨時在“檔案資料清單”中進(jìn)行登記和補(bǔ)充歸檔。在檔案資料裝訂的過程中也要充 分考慮到這一需要，可以采用在資料末尾直接粘貼補(bǔ)充材料并增加件號，或事先預(yù)留空 白頁以后加貼新資料等方式。 第二十三條 檔案資料的保管。 一、經(jīng)營部門檔案管理人員有義務(wù)保證檔案資料的安全，嚴(yán)密防火、防潮、防塵、 防盜、防蛀、防腐蝕。一旦發(fā)現(xiàn)有丟失、毀損、違章使用等情況的，除及時采取必要措 施外，應(yīng)根據(jù)情況的嚴(yán)重程度迅速報告本部門負(fù)責(zé)人。 二、檔案資料需要的原本、原稿，不得另行編寫與修改。經(jīng)營部門檔案管理人員不 得違反規(guī)定提供、利用、移交資料或違法、違紀(jì)牟取私利進(jìn)行涂改、偽造檔案。 三、建立檔案管理人員變更交接制度。檔案管理人員變更時，采用第三人見證制度 ，移交人與接收人在監(jiān)交人的見證下核點貸款檔案資料齊全后填制“貸款檔案交接表”（ 附12），并專夾保管。 第二十四條　檔案資料的使用。 一、任何人使用檔案資料，均必須經(jīng)過批準(zhǔn)后進(jìn)行，并在“個人住房貸款檔案借閱登 記表”（附12）上登記，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將資料帶離現(xiàn)場或復(fù)制。對借用或查閱資料的時間 和內(nèi)容、行為要做概要記錄，且由借用人或查閱人簽字確認(rèn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，信貸檔案管理 人員有權(quán)拒絕借用、查閱?！皞€人住房貸款檔案借閱登記表”要專夾保管。 二、經(jīng)信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人同意后，查閱人可對檔案進(jìn)行現(xiàn)場查閱。需要將資 料帶離現(xiàn)場的，經(jīng)同意后由信貸檔案管理人員為其復(fù)印，復(fù)印資料不得擅自外傳。原則 上不得帶走檔案資料原件，因特殊情況需要出借時，借用人應(yīng)填寫“個人住房貸款一般檔 案資料出借單”（附13），經(jīng)信貸部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，留下備份或復(fù)印件后由信貸檔案 管理人員憑單出借，同時將“個人住房貸款一般檔案資料出借單”專夾保管。 三、信貸檔案資料借用人或查閱人在借用或查閱期間，應(yīng)保證資料的安全性、完整 性和有效性，借用或查閱人均不得對檔案資料涂改、拆取、標(biāo)注、偽造、損毀、遺失和 對外公開。對因資料的遺失、損毀或泄密而造成的經(jīng)濟(jì)損失可要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 四、歸還出借的信貸檔案資料時，由信貸檔案管理人員負(fù)責(zé)清點歸檔，同時交還借 用人“個人住房貸款一般檔案資料出借單”，并在“個人住房貸款檔案借閱登記表”上登記...
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