主管學(xué)2
完全經(jīng)典實戰(zhàn)的鮮活案例 6個章節(jié)全方位培養(yǎng)你的管理才能 《主 管 學(xué) 全 書》 （下） 第三部分 演出開始了 如何搞好日常管理 如何應(yīng)付工作壓力 如何搞好日常管理 你覺得精疲力竭！你要做的遠(yuǎn)比你能做的要多。如果你要做的事是如此之多，以致于 你甚至都沒有時間來考慮一下該如何安排時間，于是，你就知道你該作些改變了。 時間的安排不僅包括你如何用你自己的時間及為何目的而用，也包括你怎么為別人安 排時間。安排好自己的時間，你要設(shè)定目標(biāo)、作好計劃；安排好你員工的時間，你也。 要作好計劃，安排好進度。 個人計劃、職業(yè)計劃、組織計劃 你需要在你的門上掛塊“請勿打擾”的牌子，以便能獨自安靜地呆上幾個小時。如果你 還沒有辦公室，那你也要找個安靜的角落安頓你自己（除非在你工作的地方，根本不可 ·能有安靜的時間——那樣，你就得在家里找這個時間了）。利用這段時間，列三張表，職 業(yè)計劃、組織計劃和個人計劃。然后為它們各自列出時間的計劃來：三年的、一年的和 明天的。 職業(yè)計劃就是那些從現(xiàn)在起三年內(nèi)你要達(dá)到的目標(biāo)。比如說，你也許想坐上你老板的 位置，或者想在別的公司里得到一個更好的工作，又或者你想單干，自己創(chuàng)業(yè)，又或者 你想要繼續(xù)升職，不斷加重你肩上的擔(dān)子。 組織計劃就是你為你管理的那些員工們設(shè)立的計劃，比如說，你希望老王在××?xí)r候退 休，然后讓小張接替他的位置，這樣，你車間的生產(chǎn)就擴大了。 你個人的計劃也許包括要多花點時間和你成長中的孩子呆在一起，共享天倫之樂；學(xué) 學(xué)計算機；或者多作鍛煉以改變你的體形。 對這些計劃，你要分出個主次來，依事情的輕重緩急來排一排，如職業(yè)計劃，3；組 織計劃，3；以及個人計劃，3。 明天從今天開始 如果，你職業(yè)上的計劃就是在三年內(nèi)坐上你老板的位子，那么，從現(xiàn)在起的一年內(nèi)你 就得設(shè)法讓你的老板下放一部分權(quán)力給你。如果你想要換個工作，那么，一年后你就該 和別的公司的人談?wù)劊?，從明天開始，就可以開始留心是不是有可能的接觸機會。 接下來，來看看你的組織計劃。你用什么方式可以安排老王早點退休？而小李接下來 要接受些哪方面的訓(xùn)練呢？誰可以支持你的擴展計劃？ 在個人計劃方面，你也要排個先后。參加一個電腦培訓(xùn)班或健美班，或者安排一個家 庭活動。 三年計劃是你的理想，而一年計劃是你行動的方案。明天就是你采取行動的日子，而 今日，則要為明天的行動作好準(zhǔn)備。 為自己訂立時間表 現(xiàn)在，你必須列一張圖表，不僅要包括你的所有工作活動，也要包括你工作之外的活 動。如果你的活動挺有規(guī)律，那么列一張每日的活動時間表；如果你的工作日日不同， 那么列一張周表，把一周里每天要做的事排一排。 時間表里要列出你一天大致上要做的事，這傳達(dá)給你這樣一個信息：你應(yīng)該減少一部 分工作，而多留一點休息時間給自己。 下面就是一位女性主管列出的一天工作時間表（以半小時為最小計時單位）。 看一看你的時間表，它會告訴你為自己做了多少，是多還是少；還會告訴你，你從中 得到了多大的滿足，是大呢還是小。如果你的大部分時間都花在那些大耗能量的工作上 ，你就會把自己給榨干了，從而使你的工作不再那么有效率。問一問你自己：（1）那件 事確實需要做嗎？（2）能不能用別的方式來做它？（3）能讓別人來做它嗎？（4）如果 以不同的方式做，會有什么后果？如果不是由我來做呢？如果根本不做呢？（5）你是不 是有更合適的時間來做那些并不讓人喜歡的工作？比如，早點干完他們，然后你就眼不 見心不煩了；或者給你自己些獎勵以刺激你去做它們。 在你的時間表里，讓你每項活動所占用的空間盡量與它聽占的時間接近。例如，如果 你睡8個小時，它就會占去你圖表中三分之一的空間。 工作的時間 “一日之計在于晨”，在一天開始的時候，就列好一張表，把你在那一天中要做的事都 列出來，把你首先要做的事用紅筆畫出來，用綠色的筆把你接著做的劃出來，而用藍(lán)色 的筆把那些可以留待明天再做的劃出來。今天用藍(lán)筆劃的也許就是明天要用紅筆劃的， 也有可能會一直用藍(lán)筆劃而最終被鈞掉了。你可以制定你自己的計劃體系，但是，你必 須要有一個計劃體系，否則，你不會知道什么已經(jīng)做完了，什么還沒有做。把你作過標(biāo) 記的表裝訂存檔，這樣，當(dāng)你老板評價你工作的時候，它們可以放在你手邊以便查閱。 注意一下你是不是做了許多救火的工作，這意味著你總是忙于應(yīng)付危機，而不能完成 你那些計劃好了要做的工作。如果情況確實如此，那么你就得安排一下時間，試著盡量 避免發(fā)生這些危機。這么做，也許包括要了解一下事情的模式，何時、何地、何人？這 些問題是不是總和同一個人有關(guān)？原因是什么？你也許該和那些相關(guān)的人士開個會，幫 助他們控制一下他們的情緒，以避免危機的出現(xiàn)。 一個經(jīng)理的工作充斥著打岔的事： 他的時間被另割得支離破碎。他和別人之間的交流總是很簡捷，而要做的事情是各種 各樣、無其不有。換言之，你不會有長時間的、可預(yù)見的、不被打岔的整段的時間。在 同時玩弄務(wù)仰把戲這一點上，女人總比男人行，而且女人們在被打斷之后，也可以比男 人更快地再次投入工作。也許這是她們看過她們的母親對付一團糟的情況，或許他門自 己就曾有過處理混亂事態(tài)的經(jīng)歷。油鍋旺了，小孩在客廳尖叫大哭，偏偏這時門鈴又響 了，真是一團糟。所以對婦女而言，有時候是“塞翁失馬，焉知非福”，這種經(jīng)歷反而會 對她們的工作大有補益，這一點，可能是很多人想不到的吧。 接受這樣的一個拿實是很重要的，即支離破碎的時間是主管工作的一個方面，因為你 必須要學(xué)會處理它們及利用零碎時間完成工作。如果你想等到 有一長段時間時才開始一項工作，你也許就得永遠(yuǎn)等下去了。下面就是些剝奪你時間的 罪魁禍?zhǔn)祝?任務(wù)的耽擱拖延。 不斷的電話（把電話先篩選一下，盡量只接一些重要的，而目，如果可能的話，你可以 往你精力最不濟的那段時間里回所有要回的電話）。 文件的錯置。 不速之客。 等候來記者（這段時間你仍可繼續(xù)工作，或者找些事情來作。要懂得充分利用這些空檔 ）。 沒育把工作分派給別人去做。 不必要的文山會海（你要考慮一下你在那些會議中充蘭什么角色，然后再次定你是否有 參加的必要）。 不必要的通信（筆者常常就在收到的那封信上寫上幾句話，把要回答的簡潔地寫在那上 面，然后寄回去。這樣，就可以避免許多象“收到你的信很高興”、你好！“祝你······”那些 不必要的客套話。別小看這些，如果你要回十幾二十幾封信的話，節(jié)省下來的時間也不 是個小數(shù)目呢）。 下面列的這些則可以幫助你節(jié)省時間： 除非絕對必要，否則絕不要在壓力下做出決定。 多征求別人的意見。 不要想著事事都要占著先機。 不要怕作出的決定是錯誤的，但要避免再作出“那個”錯誤的決定。 要認(rèn)識到不是所有值得做的事都要做得完美無缺，你用不著面面俱到。 作完一個決定之后，馬上接著開始做別的事。 按事先的預(yù)定的方案安排每一天的時間。 按事情的輕重緩急制定你每一天的計劃。 把你每天要做的事情列成一張表。 .如果你有秘書可用的話，盡量把那些可以由她來做的事分配給她做。 .注意經(jīng)常地看看你的計劃表，注意不斷地對事情的緩急作一些調(diào)整。 .問問你自己，“現(xiàn)在我最好做什么？”然后動手。 .把一件事分成幾個部分來做，所以你就不需要用一整塊時間來做它了。 .蘭你要做的事情實在太多時，告訴你的上司什么事你打算先擱下不做，什么事你打算分 派給別人做，并征求一下他的意見。 誰最適合干什么 你負(fù)責(zé)的是什么？是產(chǎn)品呢，還是服務(wù)？不論你負(fù)責(zé)的是產(chǎn)品還是服務(wù)，你都得采取 一定的行動來完成你部門的定額。這也許要求你做些文書工作來提供某一項服務(wù)，也許 要求制造某一種產(chǎn)品。把你為了完成既定產(chǎn)值要采取的所有步驟列成一張表。在你弄清 楚要做的是什么之后，你就要決定讓誰來做它。 在你沒有弄明白兩件事之前，你是不可能制定出進度表的。這兩件至關(guān)重要的事就是 ：你要做的是什么，以及為了完成它，你的員工需要具備哪些技能。你還應(yīng)該在工作和 人之間找出一個最佳的結(jié)合點。為此，你不僅需要把你自己的活動列成一張表，最好讓 你的員工們也這樣做。 讓你的員工們準(zhǔn)備一張和下面所列相同的表格。讓他們把他們的活動分成三類：每日 必做的；常規(guī)的但不是每日做的；以及非常規(guī)的（也許只在一段時間里做）。下面就是 你要做的表的例子。 |活動 |每日 |常規(guī)的但非每日的 |非常規(guī)的 | |讀信 |√ | | | |回電話 |√ | | | |盤存 | |一月一次 | | |寫報告 | |二周一次 | | |作工作評估 | |一年兩次 | | |和客戶吃飯 | | |√ | |和新工人談話 | | |√ | |制定工作表 |√ | | | |為工人安排進度 | |每周一次 | | |向老板報告 | | |√ | |訂購辦公用品 | |一月一次 | | |開職工會議 | |一月一次 | | 在你看過了你的活動表之后，你也許會覺得你應(yīng)該和你老板約好時間，定期會面、報 告情況，而不是象現(xiàn)在一樣，碰上了才談上幾句，或者你認(rèn)為兩周寫一次報告太過頻繁 了，你只要一個月寫一次就夠了。而看你工人們準(zhǔn)備好的那些表格，則會為你提供和他 們討論的基礎(chǔ)：他們善長干什么工作？你想要他們改進些什么？他們能改變些什么？那 些表格同時也會為你提供關(guān)于如何使用人力資源方面的信息。女人及年紀(jì)較大的人更多 地做些日常工作嗎？他們做事是不是更有規(guī)律些？年青人是不是更多地?fù)?dān)負(fù)一些非常規(guī) 或不同尋常的工作？情況也許確實如此。但是，除非你看了這些表格，否則你也許不會 發(fā)現(xiàn)這其中的細(xì)微差別。 把你自己的表格建立在你工人做的以及你對他們長處和短處的了解之上，你可以依照 下面的那張表來做。在表上，打“×”號的表示你最初的安排，而打“√”號的是你在看了你 工人的表格之后，權(quán)衡利弊之后增加進去的。 | |回電 |回例行信|打字|整理檔 |作口授 |長處 |短處 | | |話 |件 | |案 |事宜的 | | | | | | | | |記錄 | | | |小章|× | |× | | |善于打電話|經(jīng)常缺勤 | | | | | | | |、回電話 | | |老王| |× |× | |√ |動作迅速、|不太確切 | | | | | | | |工作熱情高| | |老李|√ | |× |× | |熟知公司上|快退休了、| | | | | | | |下大大小小|看上去經(jīng)常| | | | | | | |的事 |很疲憊 | |小孟| | |× |√ | |做事很細(xì)致|動作慢 | | | | | | | |、安靜 | | |小劉| | |× | |× |年青、聰明|做事有三分| | | | | | | |胸懷大志 |鐘熱度、很| | | | | | | | |快會厭倦 | 對照這張表，你馬上就能看出問題來。常常需要有人來接替小章的工作，這無疑會降 低工作效率。她必須得更可靠些，要么，就得安排一個人可以自動地接替她，或者，你 也可以安排幾個人輪流地代替她工作，雖然老王動作快，但做事粗糙，那么也許讓小孟 來回復(fù)信件會更好些，要么在老王做完之后讓小孟核對一遍。老李不該再做整理檔案的 工作了，他應(yīng)該把他的那一套經(jīng)驗教給別人，以便在他退休之后，可以有人接替他的工 作。小劉應(yīng)該被列在參加那個電腦培訓(xùn)的人選之列，而公司剛雇用的那個員工也許該坐 下來和老李好好地談一談，因為老李對公司的情況可謂是了若指掌。也許還該找個人來 學(xué)一學(xué)記錄口授事宜，問一問老王，看他是不是有意要學(xué)，而同時，你也要確定一下， 他會得到些幫助，以助他提高精確度。 上述的這些決定，不綜合一下別人的意見，你一個也不能作。不管什么時候，只要有 可能（如果一項決定會影響一個人的工作），你就要征求與此有關(guān)的那個人或...
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