主管的基本功能
主管的基本功能 黃安全 　 主管是人人羨慕的職位，不但有可觀的收入，又有尊嚴(yán)的社會(huì)地位。主管位尊權(quán)大，并 非人人皆可登上此一寶座，但榮膺這一寶座的卻不一定有卓越的表現(xiàn)，甚至有許多身歷 其境的主管，常因處事不夠嚴(yán)格，人際關(guān)系的通用不夠圓熟，以致于“尺寸”把握不準(zhǔn)， 而大惑主管難也！因此，本文分兩部分來(lái)討論，一方面探討主管的基本功能，另一方面 則剖析主管如何做好管理工作。 一）：主管的性質(zhì)與內(nèi)涵 主管是勞心而非勞力者 所謂勞心者是指運(yùn)用其智慧，發(fā)掘潛在問(wèn)題，進(jìn)而深入分析，提出解決對(duì)策的；勞力者 是指憑自身實(shí)力，勞碌工作，而少用大腦思考問(wèn)題的，孟子說(shuō)：勞心者役人，勞力者役 于人。 主管是人才而非人手 企業(yè)的強(qiáng)弱是看各類(lèi)人才（運(yùn)用腦力去管理部屬者）是否多而全，而不是只求人手（依 照上司旨意辦事的人）多，人多只是勢(shì)眾，但不一定能成事。 主管不是主官 主管不是做官，而是引導(dǎo)別人把事做好的人，因此主管并非事必躬親者。既然不是當(dāng)官 ，就不能有“官大學(xué)問(wèn)大”的心態(tài)，頭銜高并非一定實(shí)力強(qiáng)，名副其實(shí)才是真主管。 主管是既管又理的人 過(guò)去是勞力者密集的天下，是人找事、人求事的時(shí)代；現(xiàn)今則是技術(shù)、資金、信息與人 才密集的時(shí)代，找事已變成求才；因此，主管的角色不能再憑至高無(wú)上的權(quán)威，頤氣使 人、管教、漫罵的待人方式已經(jīng)落伍，起而代之的是講理、注意理性和身教的方式管理 員工，故主管不只是講求管教，還要講求合理、合法及合情。 主管是負(fù)責(zé)單位業(yè)績(jī)成敗的人 企業(yè)各部門(mén)若有良好的業(yè)績(jī)，大家都會(huì)說(shuō)主管的領(lǐng)導(dǎo)有方。然而，計(jì)算成敗其實(shí)應(yīng)按90 ：10的原則，有錯(cuò)則大過(guò)由上（90）往下（10）記，有功則應(yīng)由下（90）往上（10）記 。 主管是調(diào)和各方關(guān)系的人 主管既要盡力而為、領(lǐng)導(dǎo)部屬完成上級(jí)所交給的任務(wù)，另一方面，又要善于伙計(jì)本分， 設(shè)法爭(zhēng)取到老板的支持與信任，方能順利完成任務(wù)。由于這種兩面關(guān)系，故常遇到“該說(shuō) 的不能說(shuō)”、“不該說(shuō)的非說(shuō)不可”的兩難境地。 二）：主管工作的內(nèi)涵 主管是推動(dòng)群策群力以求成功的人，其工作深富有挑戰(zhàn)性，但也因掌舵該單位的方向及 政策方針的制定與執(zhí)行，故因任重道遠(yuǎn)而飽受工作壓力的催逼。主管的工作內(nèi)涵主要有 以下幾點(diǎn)特征： 工作進(jìn)度異常緊湊 主管因處在負(fù)責(zé)工作單位的內(nèi)外聯(lián)系，又要處理例行性業(yè)務(wù)與某些突發(fā)性事件，加上業(yè) 務(wù)的規(guī)劃、執(zhí)行權(quán)力與考核都要主管來(lái)構(gòu)思與推動(dòng)，因此，可謂“集三千寵愛(ài)于一身”， 工作繁重而忙碌，而一有空閑，書(shū)信電話緊隨而來(lái)，部屬的請(qǐng)示又剝奪了他不少時(shí)間， 因此，主管幾乎沒(méi)有真正的休息時(shí)間，主管似乎無(wú)權(quán)可說(shuō)：現(xiàn)在我的工作都做完了。 工作特點(diǎn)簡(jiǎn)短、片段和多變 主管是某一部門(mén)的靈魂人物、決策者，各方面都要找他，但他一天只有24小時(shí)，因此除 了加強(qiáng)工作進(jìn)度以外，就是盡量縮短活動(dòng)、推掉或避免冗長(zhǎng)費(fèi)心費(fèi)力的工作，以加速信 息的傳輸和業(yè)務(wù)的進(jìn)行，因此，主管根本無(wú)法細(xì)想，這并不是說(shuō)主管不用大腦，而是他 忙碌得無(wú)心專(zhuān)心做好規(guī)劃工作。 主管都是行動(dòng)導(dǎo)向者，且特別偏愛(ài)口頭溝通 主管由于工作壓力大，很多事情都是十萬(wàn)火急，故常以“務(wù)實(shí)”的態(tài)度，“兵來(lái)將擋，水來(lái) 土淹”，不在深入分析問(wèn)題如何形成與惡化過(guò)程，而事實(shí)上也不可能允許他對(duì)事件的來(lái)龍 去脈、因果關(guān)系作詳細(xì)的澄清，因此，都是行動(dòng)導(dǎo)向，以處理如何做，而非事實(shí)本質(zhì)為 最高準(zhǔn)則。 主管工作最大的危險(xiǎn)是不能深入 主管是“成事與做事”兼并的，又要辦多事與辦好事，在這種壓力下，他無(wú)法不接受最多 的任務(wù)，但卻不容易把責(zé)任授予他人，因此授權(quán)與培養(yǎng)部屬使他備受困惑，凡事找“頭” ，但他又分身無(wú)術(shù)，只好看哪個(gè)事緊急就先應(yīng)付，但緊急又與重要性往往難以?xún)扇Y(jié) 果樣樣都管，樣樣不管，落得變成蜻蜓點(diǎn)水不深入的后果。 主管的工作仍以藝術(shù)成分居多 主管是從事管人理事的工作，問(wèn)題是他的處理結(jié)果是要通過(guò)人來(lái)完成，而且等級(jí)愈高， 愈是要靠人來(lái)辦事，同時(shí)也需要收集各個(gè)方面信息再做卓越的判斷，主管當(dāng)久之后，會(huì) 養(yǎng)成他獨(dú)斷專(zhuān)行的習(xí)慣，依憑直覺(jué)與經(jīng)驗(yàn)，而不太重視科學(xué)的分析，因這樣常緩不濟(jì)急 。管人至今仍屬高度藝術(shù)的范疇，而主管欲思考如何做決策，卻又無(wú)法作深入的分析研 究。 三）：主管的管理功能 主管的管理功能有規(guī)劃、組織、用人、指揮及控制等，它們彼此之間有一個(gè)前后銜接的 關(guān)系。 規(guī)劃是知己知彼、百戰(zhàn)百勝的工夫，規(guī)劃是一種知己知彼的工作，也是企業(yè)管理的首要 功能，主管只要規(guī)劃做的好，其他事就可順利開(kāi)展。規(guī)劃主要有四大要點(diǎn)： A:評(píng)估外界環(huán)境形勢(shì)的變化，分析有那些形勢(shì)對(duì)自己是機(jī)會(huì)，那些是威脅。規(guī)劃是講求 如何運(yùn)籌帷幄、化不利為機(jī)會(huì)的工夫。 B:了解本身有那些優(yōu)點(diǎn)（資源），自己的強(qiáng)處與弱點(diǎn)在那里，以尋求有利于自己的方面 ，界定自己的生存空間與發(fā)展方向，以發(fā)揮所長(zhǎng)，貢獻(xiàn)企業(yè)未來(lái)發(fā)展。 C:建立負(fù)責(zé)部門(mén)的整體目標(biāo)與長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，這些目標(biāo)是用來(lái)對(duì)待未來(lái)形勢(shì)發(fā)展所作的 預(yù)測(cè)，加上某些“勉強(qiáng)”成分所定的高標(biāo)準(zhǔn)，而以這些目標(biāo)和計(jì)劃做為部門(mén)努力的方向和 業(yè)績(jī)衡量的標(biāo)準(zhǔn)。 D:依據(jù)整體目標(biāo)再制定部門(mén)的政策方針與策略，讓人力、物力及時(shí)間等資源做最充分與 最有效的利用。 組織要求團(tuán)對(duì)合作，建立共識(shí)，組織的目的就是要將一群烏合之眾化為百萬(wàn)雄師，強(qiáng)調(diào) “三個(gè)臭皮匠勝過(guò)一個(gè)諸葛亮”。主管是成事者，故不能再事必躬親，而要本著“組織設(shè)計(jì) ”發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合作的效果，使整體大于個(gè)別之和，一般而言，組織設(shè)計(jì)設(shè)涉及到以下三種做 法： A:組織是將各種心態(tài)不一的引導(dǎo)向統(tǒng)一的目標(biāo)，須通過(guò)溝通、協(xié)調(diào)、忍讓、共識(shí)及合作 來(lái)建立共識(shí)。 B:主管應(yīng)對(duì)每個(gè)部屬充分的了解，設(shè)法使他發(fā)揮所長(zhǎng)，以達(dá)到分工專(zhuān)業(yè)化的效果，組織 是人才的組合，也是每個(gè)人要發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)才能的所在。 C:主管除設(shè)法讓部屬充分表現(xiàn)外，更應(yīng)透過(guò)各種溝通與協(xié)調(diào)工夫，使部屬上下一心，主 管要通過(guò)理念的灌輸、會(huì)議、目標(biāo)和各種制度設(shè)計(jì)，促使大家彼此相互配合，同心協(xié)力 ，拋棄本位主義。 用人要求知人善任，適才適所，企業(yè)是要靠人來(lái)提高生產(chǎn)力的，主管懂得用人之道才能 水漲船高，傾其心智去規(guī)劃大事，否則若不敢授權(quán)，盡己全力只能做些小事，主管的用 人一般應(yīng)注意： A :人才靠培養(yǎng)，挖角不能建立共識(shí)； B:士為知己者死，人的能力與向心力是靠激勵(lì)來(lái)發(fā)揮其潛能的； C:我們要用的是最適合的人，而非最好的人； D:培養(yǎng)部屬工作的成熟感，使其潛力浮出水面； E:利用輪調(diào)或第二專(zhuān)長(zhǎng)的培養(yǎng)，使部屬能接棒。 4．指揮能建立共識(shí)，培養(yǎng)使命感，部屬是主管的鏡子，有怎樣的部屬就有怎樣的主管， 主管必須設(shè)法讓部屬建立共識(shí)，賦予責(zé)任心與使命感，員工才有勇于做事的報(bào)復(fù)和主人 感，故主管應(yīng)注意： A:身教重于言教，待人首重誠(chéng)心； B:設(shè)法使部屬成為自己的信徒； C:身先士卒，要求部屬之前要先要求自己； D:推行在公眾面前表?yè)P(yáng)，在私下里處理過(guò)錯(cuò)； E:獎(jiǎng)懲應(yīng)活用，但應(yīng)遵守多表?yè)P(yáng)少斥責(zé)的原則。 5．控制是追蹤考核，確保目標(biāo)達(dá)到，規(guī)劃落實(shí)，作為主管，必須事先制定各種衡量準(zhǔn)則 ，掌握反饋信息，才能掌握大局，完成任務(wù)，主管應(yīng)做到： A:不要有“亡羊補(bǔ)牢”的思想； B:重點(diǎn)管理，注意各種例外情況； C:定期評(píng)估業(yè)績(jī)，而非年終才算總帳； D:評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)明確具體，盡可能量化； E:機(jī)會(huì)教育，吸取別人的慘痛教訓(xùn)，避免重蹈覆轍。 四）：主管應(yīng)具備的能力與條件 主管一般應(yīng)具備技術(shù)、人際、全局、判斷四種管理技巧，這些技巧并非與生俱來(lái)的，而 是靠后天的培養(yǎng)和努力而得的。 技術(shù)主要包括專(zhuān)業(yè)性的知識(shí)、對(duì)專(zhuān)業(yè)問(wèn)題的分析能力、專(zhuān)業(yè)工具及專(zhuān)業(yè)技術(shù)的熟練程度 ，作為主管，不管是銷(xiāo)售、生產(chǎn)、人事，還是財(cái)務(wù)、研究、信息等各個(gè)方面的知識(shí)都應(yīng) 鉆研，技術(shù)越好，越能與他人協(xié)調(diào)與合作。 人際技巧重點(diǎn)在與人的合作，作為一個(gè)主管，是否擁有良好的人際技巧，可從三個(gè)方面 來(lái)觀察：他用什么方式去看他的上司、同事及部屬？他用什么方式去了解上訴這些人對(duì) 他的看法？他如何處理上訴兩個(gè)問(wèn)題？人際技巧是一種時(shí)時(shí)刻刻自然流露的活動(dòng)表現(xiàn)， 主管并非只在做決策時(shí)才需要正確了解他人的能力，主管應(yīng)切記：自己的一言一行，對(duì) 部屬都有不可言喻的影響。 全局性是要求主管能否從企業(yè)的整體來(lái)看問(wèn)題，同時(shí)認(rèn)清各組織各部門(mén)之間的相依性， 只有產(chǎn)、供、銷(xiāo)、人、研、財(cái)、信等各個(gè)部門(mén)的密切配合，企業(yè)才能有綜合效果而言； 同時(shí)要求主管能否同企業(yè)界、社會(huì)、政府、學(xué)校等力量保持一種什么樣的關(guān)系，能否發(fā) 現(xiàn)其根源，為我企業(yè)所利用，對(duì)我企業(yè)有利。 判斷對(duì)于一個(gè)主管來(lái)說(shuō)非常重要，企業(yè)經(jīng)營(yíng)錯(cuò)綜復(fù)雜、撲簌迷離、常常通過(guò)主管了解來(lái) 龍去脈因果關(guān)系，從而找到問(wèn)題的真正癥結(jié)所在，主管站在整體的高度去探討、描述、 解釋、分析、綜合歸納企業(yè)問(wèn)題，進(jìn)而提出問(wèn)題解決方案。主管要求能動(dòng)灼先機(jī)、未雨 綢繆，這樣就能化危機(jī)成轉(zhuǎn)機(jī)，最后變成良機(jī)，判斷是為解決問(wèn)題而非制造問(wèn)題。 作為90年代末期的高新技術(shù)企業(yè)，對(duì)主管必然有更高的要求。新時(shí)代要求主管還要具備 創(chuàng)造性的洞察力，洞察力包括從各種角度去觀察問(wèn)題，從而抓住問(wèn)題的核心，它能有助 于擬訂成功的策略；敏感力就是如何把人結(jié)合在一種文化內(nèi)，使他們自動(dòng)自發(fā)的追求高 目標(biāo)，面對(duì)面溝通、持續(xù)性訓(xùn)練與發(fā)展、創(chuàng)造性獎(jiǎng)勵(lì)辦法、工作保障，都顯示了培養(yǎng)強(qiáng) 有力文化的那種敏感力，少了它，員工就會(huì)缺乏干勁、感覺(jué)未受重用、甚至感覺(jué)受剝削 ；高瞻遠(yuǎn)矚能在內(nèi)心從已知走向未知，也就是綜合事實(shí)、數(shù)字、希望、夢(mèng)想、危險(xiǎn)以及 機(jī)會(huì)，而創(chuàng)造未來(lái)，忍耐要求你活在現(xiàn)實(shí)里，高瞻遠(yuǎn)矚和忍耐的能力有助于塑造一個(gè)卓 越的未來(lái)，不急不躁的邁向這個(gè)遠(yuǎn)景；應(yīng)變與集中的能力則能刺激你預(yù)測(cè)未來(lái)的需求， 事先推測(cè)該注意的困難，而不是使企業(yè)立即受到壓力，即使發(fā)生了不測(cè)，也能引導(dǎo)推行 變革的努力方向。 借助孫子的說(shuō)法，一位主管應(yīng)具備的條件是“將者，智、信、仁、勇、嚴(yán)”。主管要有過(guò) 人的智慧，以作出正確判斷，作出合理的決策；要言出必行，以建立威信，同時(shí)要信賴(lài) 部屬，進(jìn)而獲得部屬的信賴(lài)；要有仁德，要愛(ài)護(hù)和關(guān)懷部屬；要有道德和做事的勇氣， 能下決斷，并有魄力地執(zhí)行任務(wù)，敢作敢當(dāng)；必須嚴(yán)守紀(jì)律，尊重制度，賞罰分明。
主管的基本功能