信息交流程序
ZS/CX/SB03 信息交流程序，2003年9月26日生效 0 目的 確保及時(shí)、正確地收集、傳遞、反饋及處理集團(tuán)公司內(nèi)、外部有關(guān)信息。 1 適用范圍 適用于本集團(tuán)公司內(nèi)、外部信息的收集、傳遞與處理。 2 術(shù)語和定義 2.1 程序中的術(shù)語采用GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001- 2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。 2. 顧客：可理解為業(yè)主、建設(shè)單位、合同中的甲方及其代表。 3 職責(zé) 3.1 公司辦 3.1.1 負(fù)責(zé)擬制本程序并督導(dǎo)其實(shí)施； 3.1.2負(fù)責(zé)文件信息、有關(guān)綜合性信息的收集、傳遞與處理； 3.2 經(jīng)營部負(fù)責(zé)國內(nèi)市場(chǎng)工程信息、顧客需求信息和顧客對(duì)已交付工程的反饋信息及投 訴等的收集與處理； 3.3 工程部負(fù)責(zé)工程合同執(zhí)行過程中信息和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范信息的收集與處理； 3.4 安質(zhì)處負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)和工程質(zhì)量方面信息的收集與處理； 3.5 設(shè)物部負(fù)責(zé)設(shè)備物資價(jià)格及管理信息的收集與處理； 3.6 總工辦負(fù)責(zé)工藝、工法信息的收集與處理； 3.7 人事部負(fù)責(zé)人力資源方面信息的收集與處理； 3.8 企劃部負(fù)責(zé)一體化管理體系運(yùn)行過程中的信息收集與處理； 3.9 事務(wù)處負(fù)責(zé)對(duì)公司機(jī)關(guān)環(huán)境、安全方面的信息收集與處理； 3.10 法律事務(wù)部負(fù)責(zé)法律、法規(guī)與其他要求的信息收集與處理（具體見《法律、法規(guī) 與其他要求獲取與識(shí)別管理程序》）； 3.11 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主、分包方等相關(guān)方信息，工程進(jìn)展情況的日常信息和區(qū)域內(nèi)緊急 信息的收集與處理。 4. 信息分類（內(nèi)、外部）、收集、識(shí)別與處理 4.1 信息分類 4.1.1 外部信息 a) 地方質(zhì)檢、安檢、環(huán)保、消防、監(jiān)理、認(rèn)證等機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)檢查的結(jié)果及反饋的 信息； b) 政策、法律、法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范信息； c) 相關(guān)方反饋信息及投訴等，如：顧客、工程合同方、供應(yīng)商、本公司員工等； d) 其他外部信息，如：部門從外部直接獲取的有關(guān)質(zhì)量、技術(shù)、工藝、環(huán)境、 安全、衛(wèi)生、管理等方面的信息。 4.1.2 內(nèi)部信息 a) 正常信息，如：方針、目標(biāo)、指標(biāo)實(shí)施情況；工程進(jìn)展情況；監(jiān)視、測(cè)量、記錄 、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及一體化管理體系運(yùn)行中的其他記錄； b) 潛在的不合格信息,如：內(nèi)部審核不合格報(bào)告，糾正和預(yù)防措施針對(duì)的具體事項(xiàng)； c) 緊急信息，如：火災(zāi)等意外情況下的環(huán)境信息與記錄； d) 其他信息，如：?jiǎn)T工建議等。 4.2 信息收集 各部門、項(xiàng)目部按照3款的職責(zé)劃分做好相應(yīng)信息的收集。 4.3 信息的識(shí)別與處理 4.3.1 項(xiàng)目部/事務(wù)處對(duì)所收集的各類信息及時(shí)評(píng)審和/或上報(bào)集團(tuán)公司工程部及其他有關(guān) 部門，并針對(duì)不同信息反饋結(jié)果，如出現(xiàn)不合格時(shí)，執(zhí)行《糾正和預(yù)防措施程序》。 4.3.2 公司辦對(duì)所收集的文件信息、綜合性信息根據(jù)文件辦理程序或需要及時(shí)傳遞，或按 適用范圍發(fā)布。 4.3.3 經(jīng)營部對(duì)收集的市場(chǎng)工程信息進(jìn)行評(píng)審，以充分識(shí)別并確定主要跟蹤項(xiàng)目；對(duì)顧客 要求進(jìn)行分析，以充分識(shí)別并提交合同評(píng)審，顧客對(duì)產(chǎn)品的要求應(yīng)做出記錄，向公 司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，涉及合同的應(yīng)納入合同條款；對(duì)顧客對(duì)已交付工程的反饋 信息和投訴，應(yīng)完整清楚地記錄，及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，向有關(guān)部門傳遞辦理 ，并及時(shí)向顧客反饋處理情況。具體執(zhí)行《提升顧客滿意度的管理辦法》作業(yè)文件。 4.3.4工程部對(duì)收集到的工程合同執(zhí)行過程中的日常信息及時(shí)分析、整理，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) ，向各有關(guān)部門傳遞；對(duì)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的顧客抱怨、投訴及其要求及時(shí)向公 司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并按《糾正和預(yù)防措施程序》組織整改；對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范信息進(jìn)行評(píng)審 ，需引用的，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)后向項(xiàng)目部和相關(guān)部門傳遞。 4.3.5 安質(zhì)處對(duì)收集到的安全生產(chǎn)和工程質(zhì)量信息及時(shí)分析、處理，對(duì)發(fā)生的事故/事件按 照有關(guān)規(guī)定及時(shí)報(bào)告和傳遞，并按《糾正和預(yù)防措施程序》組織整改。 4.3.6 設(shè)物部對(duì)工程使用的設(shè)備、物資價(jià)格、資源信息進(jìn)行對(duì)比分析和評(píng)價(jià)，并定期向項(xiàng) 目部發(fā)布；對(duì)新型材料信息分別向工程部和總工辦傳遞；對(duì)與有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行 評(píng)審，需引用的，報(bào)公司總工程師批準(zhǔn)后向項(xiàng)目部和相關(guān)部門傳遞；對(duì)設(shè)備、物資 管理方面的信息進(jìn)行評(píng)價(jià)分析，對(duì)存在問題提出改進(jìn)建議，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 向有關(guān)方面?zhèn)鬟f。 4.3.7 總工辦對(duì)技術(shù)工藝、工法信息進(jìn)行評(píng)審，需引用的，報(bào)公司總工程師批準(zhǔn)后，向項(xiàng) 目部和相關(guān)部門傳遞。 4.3.8 人事部對(duì)收集到的人力資源方面的信息及時(shí)分析、整理，根據(jù)需要向有關(guān)方面?zhèn)鬟f ；對(duì)存在的問題分析原因，予以改進(jìn)，或提出改進(jìn)的建議措施，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后向有關(guān)方面?zhèn)鬟f。 4.3.9 企劃部對(duì)一體化管理體系運(yùn)行情況通過審核進(jìn)行分析，以識(shí)別其有效性，對(duì)出現(xiàn)的 不合格按責(zé)任的劃分組織整改，執(zhí)行《糾正和預(yù)防措施程序》。根據(jù)公司一體化管理 體系運(yùn)行過程中的不同階段，匯集并歸納相應(yīng)的信息，組織各部門定期分析，以實(shí) 現(xiàn)體系的持續(xù)改進(jìn)。 4.3.10緊急信息，由發(fā)現(xiàn)部門或人員迅速報(bào)警并傳遞給事務(wù)處（項(xiàng)目部傳遞至工程部） 組織處理。 4.4 信息傳遞、交流的方式，主要有文件資料傳遞、各種會(huì)議、《隧道工人報(bào)》、企業(yè)內(nèi) 部網(wǎng)、宣傳公告欄等。 5. 相關(guān)/支持性文件 5.1 《提升顧客滿意度的管理辦法》（Zs/zY/JY01） 6 相關(guān)記錄 7 附表
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