信息化與汽車維修企業(yè)的管理
信息化與汽車維修企業(yè)的管理 目前，在一些汽車維修企業(yè)中，配件采購管理存在著許多問題，它直接影響到企業(yè)的利 潤、成本和銷售。普遍的反映是在配件采購管理中存在著許多幕后交易，影響了企業(yè)的 利潤。事實上，配件采購管理的問題并不能簡單地歸結(jié)為幕后交易，許多其他原因也深 深地影響著企業(yè)的配件采購水平，其中，信息環(huán)境就是一個重要原因。 現(xiàn)有的汽車維修企業(yè)配件采購管理，有手工和計算機管理兩種類型。手工管理的情形基 本相似，而計算機管理在不同企業(yè)之間有很大差異。 配件采購盲目性是手工作業(yè)的產(chǎn)物 手工管理條件下，配件采購主要依靠采購員根據(jù)經(jīng)驗、自己的貨源信息和庫存情況配件 采購，配件采購水平較低。采購員在配件采購之前不能對缺貨商品有一個準(zhǔn)確的數(shù)量概 念。 一個采購員要負(fù)責(zé)大量配件的購進，這些商品的銷售情況如何、銷售趨勢如何、準(zhǔn)確數(shù) 量究竟是多少等，在手工管理的情況下很難了解清楚。從庫存數(shù)量上看，各個庫房的商 品庫存量、在途商品數(shù)量、已發(fā)定單的商品數(shù)量、到貨未入庫的商品數(shù)量等，采購員也 很難在短時期內(nèi)了解清楚。所以，從某種角度來說，手工管理情況下配件采購的盲目性 的確很大。但這只是表面現(xiàn)象，還有更深層次的盲目性。配件采購數(shù)量一旦確定之后， 從哪里采購、進什么配件，又成了一個難題。即使是同一種商品，也可以有多種采購渠 道。 一般來講，每個采購員通常都掌握著幾十家左右配件供貨廠商的信息。對于這些廠商的 具體情況的跟蹤，如他們生產(chǎn)哪些配件、這些配件在本廠消耗情況如何、廠商的新商品 有哪些、這些廠商的供貨周期是多少等問題，采購員一般都不很清楚。這是因為這些信 息的數(shù)量太大，尤其是許多信息是動態(tài)的，需要持續(xù)不斷地跟蹤，在手工管理條件下不 太可能實現(xiàn)。現(xiàn)實情況是：一般的采購員只對30家左右供貨商和他們商品的銷售情況比 較熟悉，可以準(zhǔn)確控制配件采購質(zhì)量。優(yōu)秀的采購員可以掌握近100家供貨商的情況。 在這種情況下配件采購，采購員對配件采購質(zhì)量的控制是十分有限的。一個非常負(fù)責(zé)任 的采購員，也不能保證自己采購的配件最為合理。因為合理的配件采購至少要滿足兩個 條件：1、采購員對這種配件的短期消耗趨勢有正確的判斷；2、從配件采購價格、運輸 費用、供貨周期等綜合因素考慮，這種商品的配件采購渠道是合理的。 重視原始數(shù)據(jù)，支持配件采購流程 對有計算機管理系統(tǒng)的汽車維修企業(yè)，采購員可以從計算機系統(tǒng)中了解和處理各種信息 ，比人工管理有了很大的飛躍，但仍有許多不足。首先，原始數(shù)據(jù)中的配件采購廠家數(shù) 據(jù)不完整。許多計算機管理系統(tǒng)在使用過程中，采購人員不愿意把貨源信息放到系統(tǒng)內(nèi) ，他們從觀念上認(rèn)為貨源信息是自己的私有財產(chǎn)或自己的資本。于是我們看到在一些汽 車修理廠中，有一些很有采購經(jīng)驗的采購員，由于沒有配件采購權(quán)，影響到急需配件的 購進。盡管如此，他們也不把自己的配件采購渠道貢獻出來。企業(yè)不太了解這種情況的 話，往往只有默許這種不合理的現(xiàn)象存在，結(jié)果就產(chǎn)生了在進銷存系統(tǒng)中沒有貨源信息 或貨源信息形同虛設(shè)、與實際配件采購大相徑庭的現(xiàn)象。其次，采購人員往往根據(jù)大致 感覺去配件采購，配件采購前最多查查庫存。他們不習(xí)慣在配件采購之前從計算機管理 系統(tǒng)里去認(rèn)真了解需要采購的究竟有哪些配件、這些配件的消耗趨勢是什么、這些配件 的實際庫存到底是多少、應(yīng)當(dāng)采購的數(shù)量是多少這些問題。這里面的原因有多種，有的 是采購人員對計算機的使用不熟悉，有的是應(yīng)用系統(tǒng)本身的功能不完整，有的是系統(tǒng)內(nèi) 的數(shù)據(jù)本身不完整，如庫存和銷售的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)等。在各個因素里，采購員自身的重視程 度最為重要。 如果一個計算機應(yīng)用系統(tǒng)功能齊全，各種經(jīng)營數(shù)據(jù)齊全，配件采購業(yè)務(wù)能夠提升到什么 水平？ 首先，采購人員能夠隨時看到自己所掌握的供貨廠商和供貨單位的全部動態(tài)信息。比如 ，哪些廠商現(xiàn)在是主要的合作對象、哪些廠商已經(jīng)退出；哪些廠商是季節(jié)性退出、哪些 是商品不對路的原因、哪些是雙方合作的問題；各個廠商能夠提供的商品有哪些、價格 如何、近期有沒有新品種；哪些商品有多種供貨渠道、同一小類的商品都有哪些供貨廠 商，等等。其次，采購人員可以了解自己主管的配件目前在本廠的消耗情況、消耗趨勢 、庫存量等。最后，采購員根據(jù)這些配件的綜合庫存信息，如已發(fā)定單、在途商品、到 庫未驗收商品以及各個庫房的庫存和商品在下一個生產(chǎn)周期內(nèi)的預(yù)期消耗數(shù)量，確定盡 量合理的配件采購數(shù)量。在手工作業(yè)下，要想獲得這些大量實時的信息，以確定商品的 合理采購數(shù)量是很困難的，但借助計算機系統(tǒng)進行管理就輕松多了。即使這樣，企業(yè)在 配件采購方面還存在問題，這就是貨源渠道的拓展和選擇。 收集外部信息拓展貨源渠道 如果我們不能夠在大量的供貨廠商中進行選擇，就只能在有限的渠道范圍內(nèi)重復(fù)，這樣 就不能有效地提高企業(yè)的經(jīng)營水平。通常，一個大型汽車維修企業(yè)的供貨廠商和供貨單 位大約有幾十家左右，大多數(shù)采購業(yè)務(wù)人員會認(rèn)為，這么多的廠商基本夠用了；如果需 要補充新商品，廠商會找上門來；如果過時和有問題的廠商被淘汰后新廠商也將聞風(fēng)而 至，或者，我們可以從廣告上找到他們。 實際上，這不僅遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還使我們喪失了很多商機。 根據(jù)國內(nèi)一家信息企業(yè)提供的數(shù)據(jù)表明，國內(nèi)的各種配件生產(chǎn)廠家有大約有幾十萬家。 其中，許多著名的國內(nèi)和國際配件生產(chǎn)廠家還沒有包括在內(nèi)。同時，各種配件銷售店或 銷售公司有大約幾千萬家。 這幾十萬家生產(chǎn)企業(yè)和幾千萬家配件銷售店或銷售公司對國內(nèi)現(xiàn)有的汽車維修企業(yè)究竟 有多大的經(jīng)濟價值我們不去討論。我們要說明的只是，我們可以企及的供應(yīng)商的選擇范 圍，與社會上可以滿足我們需求的供貨商群體之間，有多么巨大的差異！而這些差異， 就是我們的重要商機，是我們極其重要的經(jīng)營潛力所在。 由以上的討論，我們知道了內(nèi)部信息管理的重要以及外部信息收集的重要。內(nèi)部信息對 于已有計算機管理系統(tǒng)的汽車維修企業(yè)，可以通過應(yīng)用系統(tǒng)培訓(xùn)、內(nèi)部規(guī)章制度的完善 、應(yīng)用系統(tǒng)功能的補充等方式加以完善；外部貨源信息，則需要通過社會的發(fā)展、公共 數(shù)據(jù)的開放與發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展等因素逐步實現(xiàn)。所幸的是，已有許多部門和企業(yè)在積 極地從事這方面的工作，生產(chǎn)廠家的信息和供貨商品信息網(wǎng)站也在不斷地出現(xiàn)。盡管這 些信息與投入實際使用尚有一段距離，但整個社會正在朝著這個方向前進?？梢灶A(yù)見， 在不久的將來，每個汽車維修企業(yè)都可以從社會共享公共信息方面得到巨大的收獲。在 企業(yè)內(nèi)部，盡快地重視和完善配件采購渠道的拓寬、在大數(shù)量的后備廠商中進行擇優(yōu)選 取，是汽車維修企業(yè)深化發(fā)展的重要內(nèi)容。這一點對企業(yè)絕對效益的增加和持續(xù)性發(fā)展 具有極其重要的意義。
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