信息和信息系統(tǒng)
1. 信息和信息系統(tǒng) 1. 信息與信息系統(tǒng) 1. 信息的重要性 管理工作的成敗在于正確的決策。決策的正確程度取決于信息的質(zhì)量。 當(dāng)今企業(yè)的生存環(huán)境是：開放的國(guó)際市場(chǎng)和全球經(jīng)濟(jì)—--- 企業(yè)要有全球運(yùn)作的能力和獲取世界經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)信息的能力；網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)：網(wǎng)絡(luò)商店、網(wǎng)上 營(yíng)銷、電子商務(wù)。Internet 將整個(gè)世界互連在一起，Intranet 使企業(yè)的各部門能協(xié)調(diào)運(yùn)作，提高企業(yè)運(yùn)作的高效率。extranet使企業(yè)與其上下游供應(yīng) 鏈結(jié)合起來(lái)，使得供應(yīng)鏈上有關(guān)企業(yè)達(dá)到合作和共贏的目的。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨—--- 世界已經(jīng)從農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)換成知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代；美國(guó)知識(shí)和信息業(yè)的產(chǎn)值占國(guó)民 總產(chǎn)值的75%，從事知識(shí)與信息工作的工作人員占總勞力的70%。信息及信息技術(shù)已經(jīng)成 為企業(yè)以及企業(yè)管理的關(guān)鍵性、戰(zhàn)略性的資源。 信息的及時(shí)溝通，使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)層次減少，企業(yè)有關(guān)部門或團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作更廣 泛，企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)更加靈活。 2. 信息與信息系統(tǒng) 信息是關(guān)于客觀事實(shí)的可通信的知識(shí)。信息是經(jīng)由對(duì)數(shù)據(jù)的處理而得到。數(shù)據(jù)是記錄 下來(lái)的可以被鑒別的符號(hào)。數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)處理后形式上仍然是數(shù)據(jù)。經(jīng)過(guò)解釋后成為信息。 信息系統(tǒng)是為在組織中實(shí)施控制和支持決策，將一組用于收集、處理、存儲(chǔ)、傳播信 息的部件組織而成的相關(guān)聯(lián)的整體。信息系統(tǒng)的目標(biāo)是配合企業(yè)的目標(biāo)，對(duì)企業(yè)運(yùn)作中 內(nèi)部或外部的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、和加工，輸出組織所需信息。 系統(tǒng)的活動(dòng)是輸入來(lái)自企業(yè)內(nèi)部和環(huán)境的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)科學(xué)合理的處理后，輸出并傳 遞給需要信息的人；反饋是必須的，輸出的信息一旦不符合要求或者偏離預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)， 將必要的信息傳遞到輸入端， 調(diào)整系統(tǒng)的輸入。 企業(yè)的信息系統(tǒng)涉及到企業(yè)的各個(gè)部門的業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)的軟、硬件資源、信息存儲(chǔ)和 計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，企業(yè)運(yùn)作的數(shù)據(jù)，企業(yè)的規(guī)章制度，和企業(yè)中的各級(jí)人員。信息系統(tǒng) 應(yīng)該以人為主。 信息系統(tǒng)應(yīng)該是組織中的一個(gè)重要組成部分。信息系統(tǒng)在企業(yè)的環(huán)境中運(yùn)行。企業(yè)的 客戶、供應(yīng)商、政府、股東以及同行競(jìng)爭(zhēng)者都會(huì)對(duì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生影響。 2. 管理信息及其特性 管理信息是反映與控制管理活動(dòng)有關(guān)的經(jīng)過(guò)加工的數(shù)據(jù)。在企業(yè)的生產(chǎn)管理、勞動(dòng)管 理、設(shè)備管理、物資管理和資金管理等過(guò)程中，伴隨著材料、半成品、產(chǎn)品以及資金的 流動(dòng)，附著在領(lǐng)料單、定單、提貨單、和發(fā)貨票上的信息流也隨之產(chǎn)生。信息流是物資 、資金流動(dòng)的表現(xiàn)和描述，是企業(yè)掌握、指揮、控制生產(chǎn)過(guò)程的重要的軟資源。 管理信息的特性：事實(shí)性：信息的中心價(jià)值是事實(shí)。假信息要絕對(duì)杜絕；時(shí)效性；不 完全性；價(jià)值性；等級(jí)性：由于管理層是分等級(jí)的。處在不同等級(jí)的管理人員有不同的 職責(zé)，做不同類型的決策，需要不同等級(jí)的信息： 戰(zhàn)略級(jí)---高層管理人員 戰(zhàn)術(shù)級(jí)---中層管理人員 作業(yè)級(jí)---基層管理者 3. 管理信息系統(tǒng)的概念，類型與發(fā)展趨勢(shì) 管理信息系統(tǒng)是一個(gè)由人和計(jì)算機(jī)組成的進(jìn)行信息收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、維護(hù)和 使用的系統(tǒng)。它能實(shí)測(cè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)部門的各種運(yùn)行情況，能利用過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)，能 從全局出發(fā)輔助決策，內(nèi)容能夠利用信息控制國(guó)民經(jīng)濟(jì)部門和企業(yè)的活動(dòng)，從而幫助實(shí) 現(xiàn)規(guī)劃的目標(biāo)。 按組織層次分類：戰(zhàn)略層；戰(zhàn)術(shù)管理層；知識(shí)層；作業(yè)層。 按系統(tǒng)信息系統(tǒng)的類型分類：ESS、（DSS、MIS）、（KWS、OAS）、TPS。 按職能分類：銷售與市場(chǎng)、生產(chǎn)與制造、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)、人力資源管理等子系統(tǒng)。 下面從銷售與市場(chǎng)、生產(chǎn)與制造、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)、人力資源管理等幾個(gè)方面介紹各系統(tǒng) 的主要功能： ESS：5年銷售趨勢(shì)預(yù)測(cè)；5年規(guī)劃；5年預(yù)算與利潤(rùn)計(jì)劃；人力資源規(guī)劃。 DSS：銷售渠道；生產(chǎn)進(jìn)度；成本管理；價(jià)格/效益分析；合同。 MIS：銷售管理；庫(kù)存管理；銷售預(yù)算分析；資產(chǎn)投入分析；人員分配。 KWS：工程工作站；圖形工作站；管理工作站。 OAS：文字處理；圖形存儲(chǔ)；電子日程安排。 TPS：定單記錄與處理；機(jī)器控制，材料調(diào)撥；現(xiàn)金管理；工資、帳目、出納；工 資發(fā)放、培訓(xùn)、檔案。 管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)為內(nèi)特網(wǎng)，外特網(wǎng)和因特網(wǎng)。 4. 管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu) 管理信息系統(tǒng)的概念結(jié)構(gòu)是由企業(yè)的各個(gè)職能子系統(tǒng)組成：如生產(chǎn)、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、 人力資源、供應(yīng)和經(jīng)理辦公室等。見圖。同時(shí)，每個(gè)子系統(tǒng)由于涉及到業(yè)務(wù)處理、管理 控制和戰(zhàn)略控制而被劃分成四層：業(yè)務(wù)處理層 ；知識(shí)層；管理層和戰(zhàn)略層。更詳細(xì)一些，每個(gè)職能子系統(tǒng)都有自己的應(yīng)用程序和專用 的數(shù)據(jù)文件。 此外，系統(tǒng)中還有公用的應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和模型庫(kù)供企業(yè)內(nèi)多個(gè)職 能部門共享。 金字塔型的組織結(jié)構(gòu)形象地說(shuō)明了不同層次的信息量差別很大。業(yè)務(wù)處理層信息處理量 最大，戰(zhàn)略層最少。使用的信息來(lái)源和使用的頻度差別也很大。 管理信息系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)按其應(yīng)用功能區(qū)分。（或按其程序模塊分）如果各個(gè)職能部門 完全有自己?jiǎn)为?dú)的應(yīng)用程序，則管理信息系統(tǒng)的概念結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)一致。實(shí)際情況往 往有出入。有時(shí)幾個(gè)部門的處理功能合成一個(gè)子程序。如物資入庫(kù)處理和入庫(kù)財(cái)務(wù)記帳 處理合成為一個(gè)應(yīng)用子程序。 下面介紹一個(gè)制造業(yè)的MRPII的系統(tǒng)示意圖： 物資 定單 成品 其中 ： 設(shè)計(jì)與生產(chǎn)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)：產(chǎn)品數(shù)據(jù)收集、建立和維護(hù)材料定額表、圖紙技術(shù)說(shuō)明、 零件目錄、輔助設(shè)計(jì)制造等。 定貨服務(wù)子系統(tǒng)：接受訂單、登記和分析合同、回答能否供應(yīng)、監(jiān)督合同的執(zhí)行、提供 合同執(zhí)行的信息。 預(yù)測(cè)子系統(tǒng)：主要預(yù)測(cè)產(chǎn)品、市場(chǎng)的需求。 主生產(chǎn)計(jì)劃子系統(tǒng)：預(yù)測(cè)和接受合同任務(wù)， 計(jì)算產(chǎn)品總量、設(shè)備符合和模擬計(jì)劃執(zhí)行。 庫(kù)存管理子系統(tǒng)：登記出入庫(kù)量、計(jì)算安全庫(kù)存和訂貨提前期、決定訂貨量并訂貨。 制造活動(dòng)計(jì)劃子系統(tǒng)：制定作業(yè)計(jì)劃、在制品管理、控制生產(chǎn)提前期、制定生產(chǎn)能力計(jì) 劃。 工作命令子系統(tǒng)：下達(dá)工作命令、發(fā)出外購(gòu)零件清單、為車間生產(chǎn)分配材料和零件等。 工廠監(jiān)控子系統(tǒng)：接受車間反饋數(shù)據(jù)、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃以減少停工、等工時(shí)間、制定出勤 報(bào)表、及時(shí)發(fā)送材料、車間工作命令管理、生產(chǎn)報(bào)告、工資計(jì)算等。 車間維護(hù)子系統(tǒng)：自動(dòng)安排維修計(jì)劃、報(bào)告維修活動(dòng)、發(fā)出維修命令、計(jì)算維修費(fèi)用。 采購(gòu)供應(yīng)子系統(tǒng)：采購(gòu)、進(jìn)貨以及質(zhì)量檢查。 材料需求計(jì)劃子系統(tǒng)：根據(jù)物品體積、重量、易損性等決定存放地點(diǎn)， 提高倉(cāng)庫(kù)利用率、零部件配套、自動(dòng)化倉(cāng)儲(chǔ)管理。 成本與會(huì)計(jì)子系統(tǒng)：成本計(jì)劃、成本核算、資金預(yù)算、財(cái)務(wù)管理。 需要建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)，在進(jìn)行信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)劃時(shí)還要考慮： o 是微機(jī)連網(wǎng) 還是建立中央主機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)？ o 企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能是集中在公司總部還是分散在各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的遠(yuǎn)程站點(diǎn)？ o 網(wǎng)絡(luò)通信線路是租用專用線路還是使用公用通信設(shè)施等。 5. 信息系統(tǒng)與企業(yè)管理的變革 管理信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，已經(jīng)受到了管理層更多的重視。 1．由于網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)使企業(yè)可以及時(shí)獲取關(guān)于市場(chǎng)、客戶、產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)的 信息，企業(yè)層次化的組織結(jié)構(gòu)變得扁平、分散、靈活。 2．企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)過(guò)程與管理信息系統(tǒng)之間的關(guān)系正在逐步加強(qiáng)。企業(yè)的遠(yuǎn) 程規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)也越來(lái)越依賴企業(yè)信息系統(tǒng)所能達(dá)到的能力； 3．信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用規(guī)模日見增加，幾乎覆蓋了企業(yè)的整個(gè)組織的全部業(yè)務(wù) 。由于信息技術(shù)的發(fā)展使計(jì)算機(jī)容易操作，結(jié)果組織中人人使用計(jì)算機(jī)訪問(wèn)企業(yè)的數(shù)據(jù) ，這導(dǎo)致組織的管理模式和操作規(guī)程的改變。企業(yè)規(guī)程、生產(chǎn)過(guò)程對(duì)MIS的依賴程度日益 增加。 4．信息系統(tǒng)應(yīng)用的復(fù)雜性增加。信息部門的責(zé)任和權(quán)利也隨之增加。一些企業(yè)信息 部門的CIO已經(jīng)上升為公司的副總經(jīng)理。 5．信息系統(tǒng)運(yùn)行要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和管理人員密切協(xié)作，要求管理人員要懂一些 關(guān)于計(jì)算機(jī)的知識(shí)，以及信息系統(tǒng)如何應(yīng)用于本企業(yè)，最重要的是知道如何找出企業(yè)存 在的問(wèn)題和尋求解決方案。 6. 信息系統(tǒng)提出的挑戰(zhàn) 如何構(gòu)建適合本企業(yè)的信息系統(tǒng)？首先要叢以下幾個(gè)方面考慮： 了解自身需求；了解系統(tǒng)需求；選擇信息技術(shù)；評(píng)價(jià)成本/效益比；系統(tǒng)的控制及安 全措施。一旦計(jì)算機(jī)出了故障，造成的損失也是巨大的。 1. 重新設(shè)計(jì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)、產(chǎn)品、交付、服務(wù)的新模式，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能適應(yīng)環(huán) 境的變化。 2. 企業(yè)的目標(biāo)確立以后，如何用信息系統(tǒng)支持企業(yè)的總體目標(biāo)。 3. 做好企業(yè)的系統(tǒng)規(guī)劃和信息系統(tǒng)開發(fā)的預(yù)算，要從信息系統(tǒng)的投入中獲取回報(bào)。 4. 信息技術(shù)發(fā)展實(shí)在太快，加強(qiáng)預(yù)測(cè)，不采用過(guò)時(shí)的技術(shù)。 5. 重視安全，加強(qiáng)控制，注意黑客攻擊的預(yù)防、內(nèi)部漏洞的堵塞、安全技術(shù)的應(yīng)用。 第二章 信息系統(tǒng)支持企業(yè)的計(jì)劃與控制 企業(yè)的管理職能： 計(jì)劃：為組織和下屬機(jī)構(gòu)確定目標(biāo)，擬訂為達(dá)此目標(biāo)的行動(dòng)方案，指定計(jì)劃。 組織：確定管理層次、建立各級(jí)組織機(jī)構(gòu)、配備人員、規(guī)定職責(zé)和權(quán)限、明確各部門 關(guān)系。 領(lǐng)導(dǎo)（協(xié)調(diào)）：指引和影響個(gè)人和組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。在組織部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)。 控制：對(duì)管理業(yè)務(wù)進(jìn)行計(jì)量和糾正，確保管理目標(biāo)得以按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)。 1. 企業(yè)的計(jì)劃工作 1. 計(jì)劃工作： 計(jì)劃是對(duì)未來(lái)作出的安排和部署。計(jì)劃是組織的行動(dòng)綱領(lǐng)，也是執(zhí)行結(jié)果的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn) 。 為作好計(jì)劃，需要對(duì)歷史數(shù)據(jù)和期望進(jìn)行科學(xué)分析；對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)，甚至進(jìn)行假設(shè) ；要擬訂眾多的備選方案，進(jìn)行多方案比較，選定較好的方案。 確定目標(biāo)是計(jì)劃的首要任務(wù)。目標(biāo)是對(duì)要達(dá)到的結(jié)果的定性或定量描述。目標(biāo)要明確 ，切忌抽象、含糊。確定目標(biāo)要有全面觀點(diǎn)，結(jié)合長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和短期利益，通盤考慮。 按照期限，計(jì)劃可分為長(zhǎng)期計(jì)劃、年度計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃。 由于計(jì)劃方案中個(gè)別數(shù)據(jù)的變化都可能引起其他許多相關(guān)數(shù)據(jù)的變化，因而編制計(jì)劃 往往需要大量的計(jì)算。使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，可提高計(jì)劃編制工作效率，也使計(jì)劃建立 在更加科學(xué)的基礎(chǔ)上。 2. 支持計(jì)劃的定量方法 統(tǒng)計(jì)方法、預(yù)測(cè)方法、計(jì)劃模型法、線性規(guī)劃法。 2. 信息系統(tǒng)支持企業(yè)的計(jì)劃 不同類型的計(jì)劃要采用不同形式的計(jì)算機(jī)輔助方法。在作業(yè)層次上的計(jì)劃的特點(diǎn)是要進(jìn) 行重復(fù)計(jì)算，因而和偶爾進(jìn)行一次的企業(yè)戰(zhàn)略計(jì)劃相比，更需要計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的支持 。 1. 支持計(jì)劃用數(shù)據(jù)庫(kù)： （1）各種定額數(shù)據(jù)庫(kù)： 定額是計(jì)劃的基礎(chǔ)是企業(yè)在一定技術(shù)條件下，對(duì)人力、物力和財(cái)力的消耗和占用應(yīng)該 達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。定額數(shù)據(jù)是編制計(jì)劃的依據(jù)，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算的基礎(chǔ)，是按勞分配的標(biāo)準(zhǔn) ，定額數(shù)據(jù)應(yīng)放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，妥善保存、方便取用。 定額數(shù)據(jù)庫(kù)的種類大致有：勞動(dòng)定額、設(shè)備利用定額、物資消耗、資金利用、各個(gè)車 間生產(chǎn)能力定額、管理費(fèi)用定額等，因不同的企業(yè)而異。 （2） 計(jì)劃指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)： 計(jì)劃指標(biāo)指的是在計(jì)劃中規(guī)定的，用數(shù)字表示的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各方面的預(yù)期 目標(biāo)。各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的集合組成了計(jì)劃指標(biāo)體系。它們是計(jì)劃信息的重要內(nèi)容。兩大類 指標(biāo)體系是：數(shù)量指標(biāo)體系和質(zhì)量指標(biāo)體系。例如：生產(chǎn)指標(biāo)、勞動(dòng)指標(biāo)、物資指標(biāo)、 財(cái)務(wù)成本指標(biāo)等。 (3)計(jì)劃表格制作程序模型庫(kù): 信息系統(tǒng)種的報(bào)表模型庫(kù)中，有一系列的報(bào)表生成應(yīng)用程序。根據(jù)用戶的要求，調(diào)用 適當(dāng)?shù)膱?bào)表生成程序，從相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成計(jì)劃表格，并將計(jì)劃表格 保存在計(jì)劃表格數(shù)據(jù)庫(kù)中。 2. 支持預(yù)測(cè) 預(yù)測(cè)是研究未來(lái)并對(duì)未來(lái)狀況作出估計(jì)的專門技術(shù)，計(jì)劃則是對(duì)未來(lái)作出部署和安排 。計(jì)劃必須建立在預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上。預(yù)測(cè)的方法很多，僅介紹一種對(duì)時(shí)間序列數(shù)據(jù)求其變 化趨勢(shì)的指數(shù)平滑方法。所謂時(shí)間序列就是按時(shí)間順序記錄下來(lái)的一組數(shù)據(jù)。例如某企 業(yè)1997年1月—12月的利潤(rùn)數(shù)據(jù)如下：51．3，35．7，27．9，32．2，48．2，……. 指數(shù)平滑的公式：S(1)t= aXt+(1-a)S(1)t-1 S(1)t：時(shí)間序列在T時(shí)期的指數(shù)平滑值 Xt：時(shí)間序列在T時(shí)期的實(shí)測(cè)值 St-1(1)：時(shí)間序列在T-1時(shí)期的指數(shù)平滑值 A：系數(shù)，設(shè)為0.1 第二期的指數(shù)平滑值=(0.1)(35.7)+(1-0.1)(51.3)=49.7 第三期的指數(shù)平滑值=(0.1)(27.9)+(1-0.1)(49.7)=47.6 第二期的指數(shù)平滑值=(0.1)(32.2)+(1-0.1)(47.6)=46.0 … 第十二期的指數(shù)平滑值=… 于是,第十二期的指數(shù)平滑值即為1998年月份的預(yù)測(cè)值。 信息系統(tǒng)中有對(duì)應(yīng)的應(yīng)用程序完成這一功能。 3. 支持計(jì)劃編制中的反復(fù)運(yùn)算 例如企業(yè)的利潤(rùn)計(jì)劃模型： 銷售額=輸入變量 銷售成本=0.40*銷售額 邊際收入=銷售額-銷售成本 經(jīng)營(yíng)費(fèi)用=輸入變量 稅前利潤(rùn)=邊際收入-經(jīng)營(yíng)費(fèi)用 稅金=0.48*稅前利潤(rùn) 純利潤(rùn)=稅前利潤(rùn)-稅金 其中經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的計(jì)算方法如下： 銷售費(fèi)用=0.1*銷售額 廣告費(fèi)用=0.05*銷售額 利息=0.10*長(zhǎng)期借款平均額+0.12*短期借款平均額 壞帳費(fèi)用=0.01*期初應(yīng)收款余額 管理費(fèi)用=輸入變量 經(jīng)營(yíng)費(fèi)用=銷售費(fèi)用+廣告費(fèi)用+利息+壞帳費(fèi)用+管理費(fèi)用 使用信息系統(tǒng)中的應(yīng)用程序，可以很方便地反復(fù)計(jì)算，觀察每一個(gè)變量對(duì)整體計(jì)劃的 影響。還...
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