信息溝通控制程序
| |修改條款號(hào) |修改時(shí)間 |修改人 |管理者代表簽名 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |修 | | | | | | | | | | | |改 | | | | | | | | | | | |記 | | | | | | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ----------------------- 1 目的 為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息的管理，特制定本程序。 2 適用范圍 適用于公司內(nèi)部信息的溝通和處理，以及與外部各方的信息交流。 3 職責(zé) 3.1 營銷部、生技部、品質(zhì)部、廠務(wù)部等部門負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)方面信息的收集。 3.2廠務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理；各部門負(fù)責(zé)工作范圍信息 的傳遞和溝通。 3.3廠務(wù)部負(fù)責(zé)公司信息庫的建立；各部門負(fù)責(zé)建立內(nèi)部信息庫，并保存和管理相關(guān)的 信息。 3.4 廠務(wù)部和品質(zhì)部負(fù)責(zé)緊急信息的處理。 4 程序 4.1 信息的分類 4.1.1外部信息包括： a. 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、公證處、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信息 ； b. 政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等； c. 相關(guān)方（顧客、供方、計(jì)量單位、媒體等）反饋的信息及其投訴等； d. 其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)，質(zhì)量管理等方面的 信息。 4.1.2 內(nèi)部信息包括： a. 正常信息，如質(zhì)量方針（目標(biāo)）及完成情況、測(cè)量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與質(zhì)量 評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其他記錄等； b. （潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告，糾正和預(yù)防措施處理單等 ； c. 緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息和記錄； d. 其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）； 4.2 信息的收集、處理與溝通工具 信息可采取書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像 設(shè)備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。 4.2.1外部信息的收集和處理 4.2.1.1廠務(wù)部和品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果及 反饋信息的收集，由廠務(wù)部傳遞到公司相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合 情況時(shí)，按照《持續(xù)改進(jìn)管理及糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。 4.2.1.2 政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由廠務(wù)部、品質(zhì)部等部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理，并 由廠務(wù)部保存管理，詳見《文件控制程序》。 4.2.1.3 廠務(wù)部、營銷部、品質(zhì)部分別負(fù)責(zé)與原材料、運(yùn)輸公司、計(jì)量等服務(wù)供方進(jìn)行信 息溝通，對(duì)其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響，營銷部負(fù)責(zé)與顧客的信息溝通，以滿足 顧客各方面要求；廠務(wù)部負(fù)責(zé)與公司上級(jí)主管部門、媒體等的溝通，了解相關(guān)的 信息，對(duì)來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見《持續(xù)改進(jìn)管理及糾正和預(yù)防措施控制 程序》。當(dāng)對(duì)方有要求時(shí)，應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)；上述相關(guān)方反饋的其他信 息，可由對(duì)應(yīng)部門以《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》的形式，傳遞給管理者代表組織處理。 4.2.1.4各部門直接從外部獲取的其他類信息，如質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，在 一定時(shí)間內(nèi)以《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》反饋到廠務(wù)部，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞 到相關(guān)部門。 4.2.2 內(nèi)部信息的收集與處理 4.2.2.1正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息； 廠務(wù)部按照相應(yīng)的程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標(biāo)及完成情況、內(nèi) 部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。 4.2.2.2 （潛在）不符合信息的處理詳見《持續(xù)改進(jìn)管理及糾正和預(yù)防措施控制程序》。 4.2.2.3 緊急情況（如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時(shí)）由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給廠務(wù)部和品質(zhì)部組織 處理，可采用電話、傳真等方式緊急溝通。 4.2.2.4其他內(nèi)部信息，提供者可以《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》反饋給廠務(wù)部進(jìn)行處理。 4.3 信息庫的建立和應(yīng)用 4.3.1廠務(wù)部負(fù)責(zé)建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的 不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放 ，統(tǒng)一保存；并參照?qǐng)D書分類的方式，進(jìn)行整理分類，制成索引，確保已獲取信息 的完整性和可用性。 4.3.2廠務(wù)部根據(jù)合同評(píng)審、設(shè)計(jì)開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等不同過程的需要，提供各 部門所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，在廠務(wù)部調(diào)閱所需的信息，管理 者代表負(fù)責(zé)組織各部門對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì) 。 4.4 對(duì)體系運(yùn)行過程中各類記錄的控制，詳見《質(zhì)量記錄控制程序》。 4.5 各部門健全收發(fā)文件制度，對(duì)接收傳遞的信息予以記錄。 5 相關(guān)文件及記錄 5.1 《持續(xù)改進(jìn)管理及糾正和預(yù)防措施控制程序》 5.2 《文件控制程序》 5.3 《質(zhì)量記錄控制程序》 5.4 《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》 9 6 8 10
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