員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)。
員工工作成績(jī)管理系統(tǒng) 目 錄 | | |第一節(jié) 為何需要員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)？ | |第二節(jié) 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)員工工作成績(jī)?nèi)绾螏椭芾砣藛T？ | |第三節(jié) 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)為何有時(shí)失誤？ | |第四節(jié) 如何使用管理員工工作成績(jī)的成績(jī)考核表？ | |第五節(jié) 如何監(jiān)控員工工作成績(jī)并給以定期反饋 | |第六節(jié) 如何使用員工工作成績(jī)考核表評(píng)價(jià)員工工作成績(jī) | |第七節(jié) 如何進(jìn)行定期員工作成績(jī)考核 | |第八節(jié) 如何進(jìn)行工作成績(jī)考核會(huì)見 | |第九節(jié) 如何通過(guò)開發(fā)計(jì)劃提高員工工作成績(jī) | |第十節(jié) 怎樣使政治脫離員工工作成績(jī)管理 | 第一節(jié) 為何需要員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)？ 1．用作制定行政決議的手段。 那些決議，包括應(yīng)該送誰(shuí)去做某種培訓(xùn)，應(yīng)該給誰(shuí)哪個(gè)任務(wù)，以及誰(shuí)有資格做提升的候 選人。這些決議都需要能從員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)獲得的準(zhǔn)確信息。 2．提高員工的積極性和開發(fā)性。 員工需要他們工作得如何的反饋以維持他們的工作積極性、揚(yáng)棄他們的實(shí)力和弱點(diǎn)。工 作成績(jī)管理系統(tǒng)提供了給員工反饋以及設(shè)計(jì)對(duì)他們有效的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的程序。 3．評(píng)價(jià)人員計(jì)劃的有效性。 許多人員政策都是有計(jì)劃的吸引、保持、促進(jìn)和培養(yǎng)最熟練的有能力的員工。員工工作 成績(jī)管理系統(tǒng)鞏固了我們?cè)谔暨x和培養(yǎng)有能力的員工方面的成功。 第二節(jié) 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)如何幫助管理人員？ 1．給員工提供明確的方向感。 員工往往拿不準(zhǔn)他們所執(zhí)行的不同工作任務(wù)的重要性并且會(huì)為非優(yōu)先級(jí)的任務(wù)付出大量 的時(shí)間。工作成績(jī)管理系統(tǒng)幫助管理人員準(zhǔn)確地傳達(dá)哪些任務(wù)應(yīng)得到最高優(yōu)先級(jí)，這樣 便增長(zhǎng)了工作單位的效率。 2．告訴員工將用于評(píng)價(jià)他們的標(biāo)準(zhǔn)。 在員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)下管理人員和員工討論用于評(píng)價(jià)工作成績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。這樣，如果 員工們選擇了執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)他們就知道了評(píng)價(jià)他們工作成績(jī)的根據(jù)以及時(shí)改變他們的行 為。這種認(rèn)識(shí)增強(qiáng)了他們對(duì)評(píng)價(jià)的公正感并使他們對(duì)其管理人員和城市更滿意。 3．及早確定執(zhí)行問(wèn)題。 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)要求管理人員有規(guī)律的監(jiān)察員工的工作成績(jī)，給以反饋并使員工 有效的改善任一弱點(diǎn)。這種監(jiān)察導(dǎo)致了在對(duì)單位產(chǎn)量產(chǎn)生負(fù)面影響之前及早察覺和改正 執(zhí)行問(wèn)題。 4．改善員工和管理人員之間的溝通和信任。 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)為員工和管理人員提供了頻繁的相互影響、共同工作的機(jī)會(huì)以提 高工作成績(jī)。 這些相互影響促使了雙方之間建立信任而且改善了他們與另一方公開溝通工作問(wèn)題的能 力。 第三節(jié) 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)為何有時(shí)失誤？ 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)因幾個(gè)不同的原因有時(shí)失誤。本節(jié)簡(jiǎn)要介紹系統(tǒng)失誤的潛在原因 ，而本手冊(cè)后面的部分會(huì)更詳細(xì)的敘述它們。 1．管理人員未能用好管理員工工作成績(jī)的工作成績(jī)考核表。 管理人員時(shí)常直到當(dāng)工作成績(jī)考核會(huì)見時(shí)他們提交對(duì)員工的評(píng)價(jià)時(shí)都未能與員工們論討 工作成績(jī)考核表。 在一個(gè)工作周期開始前，極其重要的是管理人員與他們的員工會(huì)面并且商定此后將用于 工作成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的指標(biāo)、因素和標(biāo)準(zhǔn)的含義。通過(guò)在工作周期開始時(shí)與員工核對(duì)這個(gè)表格 管理人員有機(jī)會(huì)把員工的工作引向那些最重要的工作方面。 2．員工工作成績(jī)監(jiān)察存有偏見并且未能給出定期反饋。 員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)時(shí)常因?yàn)楣芾砣藛T對(duì)他們的員工的工作行為的觀察和記憶會(huì)有偏 見而出錯(cuò)?？赡茉斐蛇@種偏見的原因是，管理人員精力集中于不相關(guān)的工作行為而忽視 了整個(gè)工作周期內(nèi)有規(guī)律的觀察行為，或者依賴他們的記憶回憶六至十二個(gè)月前發(fā)生的 事件。管理人員應(yīng)該隨同有代表性的監(jiān)察工作向員工提交定期的反饋告訴他們他們進(jìn)步 得怎樣。如果沒有提交這種反饋，員工們直到周期結(jié)束也未必會(huì)改變他們的工作，并且 會(huì)感到工作成績(jī)管理系統(tǒng)故意只評(píng)價(jià)成績(jī)而不去改進(jìn)它。 3．評(píng)價(jià)員工工作成績(jī)時(shí)造成的等級(jí)錯(cuò)誤。 評(píng)價(jià)者當(dāng)他們?cè)趩T工工作成績(jī)考核表上評(píng)定員工的工作成績(jī)時(shí)時(shí)常造成許多錯(cuò)誤。這些 錯(cuò)誤通常是無(wú)意識(shí)的，而且如果評(píng)價(jià)者學(xué)會(huì)鑒別錯(cuò)誤并有機(jī)會(huì)做成績(jī)定級(jí)且收到定級(jí)的 反饋，這些錯(cuò)誤是能夠避免的。 4．員工工作成績(jī)考核會(huì)見進(jìn)行得不好。 在員工工作成績(jī)考核會(huì)見時(shí)管理人員與員工討論他們對(duì)前一工作周期中員工工作成績(jī)的 評(píng)價(jià)。這個(gè)會(huì)議對(duì)于更正評(píng)價(jià)錯(cuò)誤、確定工作弱點(diǎn)和改進(jìn)未來(lái)的工作是極其有用的。然 而，如果會(huì)見進(jìn)行得不好，如管理人員和員工方面缺少準(zhǔn)備，員工未被鼓勵(lì)參加，工作 成績(jī)被批評(píng)而改進(jìn)的目標(biāo)又沒有樹立等等，這樣會(huì)見不太可能會(huì)有積極的效果。 5．未制定員工發(fā)展規(guī)劃。 一旦員工工作成績(jī)已被評(píng)定，員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)就要求員工與管理人員共同制定改 進(jìn)工作的發(fā)展規(guī)劃。這個(gè)計(jì)劃通常規(guī)定在給定的時(shí)限內(nèi)尋求哪些改進(jìn)，管理人員和員工 將各自采取什么行動(dòng)以確保這些工作改進(jìn)有成效。 6．政治因素進(jìn)入了員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)。 如果管理人員寧愿為了政治目的而使用員工工作成績(jī)管理系統(tǒng)而不是為了準(zhǔn)確觀察、公 正評(píng)價(jià)和關(guān)注改進(jìn)員工工作成績(jī)，此系統(tǒng)不太可能成功。極為重要的是管理人員承認(rèn)政 治因素的有害作用并且共同防止這些因素影響系統(tǒng)。 第四節(jié) 如何使用管理員工工作成績(jī)的成績(jī)考核表 第一部分 綜述 本節(jié)的目的是指導(dǎo)管理人員如何使用員工工作成績(jī)考核表來(lái)管理員工工作成績(jī)。在周期 結(jié)束時(shí)使用表格來(lái)評(píng)價(jià)員工的工作成績(jī)之前，要在每個(gè)工作周期開始時(shí)必須完成幾項(xiàng)任 務(wù)。表格有如下兩個(gè)不同的部分： （1）用于所有職務(wù)的工作成績(jī)因素； （2）適用于專業(yè)的或管理的員工的工作成績(jī)指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。 工作成績(jī)因素—適用于所有職務(wù) 工作成績(jī)因素是絕大多數(shù)職務(wù)公有的工作成績(jī)方面，例如專業(yè)知識(shí)、工作關(guān)系、公眾聯(lián) 系、產(chǎn)量。每個(gè)因素都伴有三個(gè)描述標(biāo)準(zhǔn)，它們幫助管理人員確定員工在這個(gè)因素上做 得如何好。管理人員與員工在工作周期開始時(shí)當(dāng)面讀一遍因素的定義和標(biāo)準(zhǔn)，并且就評(píng) 價(jià)的是什么以及每一個(gè)因素相對(duì)于其它因素所得到的權(quán)重達(dá)成一致。 工作成績(jī)指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)—適用于專業(yè)或管理職務(wù) 工作成績(jī)指標(biāo)準(zhǔn)確地告訴員工期望他們達(dá)到什么。指標(biāo)是員工在指定的工作時(shí)期內(nèi)所取 得的最重要的成績(jī)結(jié)果。對(duì)于每個(gè)專業(yè)或管理職務(wù)可制定不同的成績(jī)指標(biāo)。管理人員和 員工在每個(gè)工作周期開始時(shí)共同制定它們而且還要確定給予每個(gè)指標(biāo)相對(duì)于其它指標(biāo)的 權(quán)重。 管理人員與員工結(jié)合指標(biāo)制定成績(jī)標(biāo)準(zhǔn)，或決定員工已達(dá)到的指標(biāo)的好壞的尺度。成績(jī) 標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)說(shuō)明了如果達(dá)到了指標(biāo)則必須取得的實(shí)際效果或應(yīng)具備的條件。管理人員與員 工將給每個(gè)指標(biāo)確定三條標(biāo)準(zhǔn)—指標(biāo)完成得不滿意、稱職和極好。一旦制定了，這三條標(biāo) 準(zhǔn)會(huì)確定五級(jí)分評(píng)價(jià)制，并幫助管理人員按照員工們工作的好壞（從“1”至“5”）對(duì)員工 的每個(gè)指標(biāo)的成績(jī)進(jìn)行評(píng)級(jí)。 兩部分的加權(quán)—適用于專業(yè)或管理職務(wù) 在工作周期開始時(shí)，這個(gè)工作組內(nèi)的管理人員和員工必須選定給予兩部分（成績(jī)指標(biāo)和 因素）中的每一個(gè)多少權(quán)重。實(shí)際上，如果他們覺得一個(gè)部分會(huì)更好地提供他們的成績(jī) 的可度量的結(jié)果，那么他們可以選擇只使用一個(gè)部分。如果打算使用表中的兩個(gè)部分， 管理人員與員工必須達(dá)成一致的是，成績(jī)指標(biāo)所獲得的級(jí)別在綜合評(píng)定分?jǐn)?shù)中相對(duì)于成 績(jī)因素獲得的級(jí)別要加多少權(quán)重。一旦完成了上述全部工作，兩種表格即準(zhǔn)備好了以便 使用。 員工工作成績(jī)考核表概要 表格的第一部分可以適用于所有的職位并包含如下組成部分：（1）十一個(gè)工作成績(jī)因素 ；（2）隨同每個(gè)因素的三個(gè)描述標(biāo)準(zhǔn)；（3）給予每個(gè)成績(jī)因素的相對(duì)于其它因素的權(quán) 重。因素部分之后是指標(biāo)部分，它既可以獨(dú)自使用也可由專業(yè)或管理員工結(jié)合因素部分 使用。這個(gè)部分的組成包括（4）成績(jī)指標(biāo)；（5）隨同每個(gè)指標(biāo)的三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（不滿意、 稱職、極好）；（6）給予每個(gè)指標(biāo)的（相對(duì)于其它指標(biāo)的）權(quán)重,它出現(xiàn)在示出指標(biāo)的 頁(yè)底；（7）給與兩個(gè)部分（指標(biāo)和因素）的相對(duì)權(quán)重在表格最后一頁(yè)。更加詳細(xì)地討論 每個(gè)部分，請(qǐng)查閱表格的副本。 第二部分 準(zhǔn)備使用員工工作成績(jī)因素 I． 部門目標(biāo) 知道城市和部門的取向?qū)τ趩T工們來(lái)說(shuō)是重要的，這樣便于他們能夠了解他們的工作如 何影響部門以及他們工作的什么元素是優(yōu)先的。 II．分析員工的工作 管理人員會(huì)見員工之前，管理人員應(yīng)該得到員工職位分析調(diào)查表（PAQ）。管理人員應(yīng)用 這份表格可以用必需成功地完成任務(wù)（參見附錄A）的工作因素（工作成績(jī)的方面）與P AQ上確定的每個(gè)主要任務(wù)相比來(lái)分析員工的工作。例如，行政助理的任務(wù)之一就是恰當(dāng) 地回答客戶電話，因而專業(yè)知識(shí)對(duì)于這個(gè)任務(wù)的成功完成是很重要的。管理人員會(huì)通過(guò) 在PAQ上的右列、任務(wù)的描述之后填入一個(gè)1（數(shù)字代表表格的因素觀察記錄表部分的職 業(yè)知識(shí)）指出專業(yè)知識(shí)對(duì)于完成這項(xiàng)任務(wù)的重要性。管理人員應(yīng)該仔細(xì)檢查PAQ上確定的 對(duì)于每個(gè)主要任務(wù)所作的這個(gè)步驟。 這個(gè)步驟在與員工討論將產(chǎn)生極好、稱職或不滿意級(jí)別的特定行為中將是有幫助的。它 對(duì)于決定哪些因素對(duì)于員工的工作更重要、應(yīng)較重地加權(quán)也是必要的。 III．與員工會(huì)面考核因素 管理人員一經(jīng)分析了員工的工作，他應(yīng)該開會(huì)考核工作成績(jī)因素及預(yù)期為不滿意、稱職 或極好等級(jí)的成績(jī)等級(jí)。重要的是預(yù)期結(jié)果要與員工的PAQ表中所反映的在其職務(wù)上的實(shí) 際所作緊密相連。 管理人員與員工在會(huì)見中討論員工以往的工作、需要改進(jìn)的方面以及將來(lái)他們想實(shí)現(xiàn)什 么。他們討論的基點(diǎn)應(yīng)集中于員工的工作分析調(diào)查表。管理人員應(yīng)該解釋表格怎樣定義 工作成績(jī)的諸方面（工作因素），相信這對(duì)于每項(xiàng)任務(wù)的成功完成是重要的。例如，管 理人員可以指出為了評(píng)上專業(yè)知識(shí)因素的“稱職級(jí)”，員工必須能夠回答其他員工們提出 的抱怨、濫用材料和訓(xùn)練程序方面的絕大多數(shù)問(wèn)題。 隨后，管理人員和員工可以從PAQ表上獲得對(duì)于每個(gè)工作因素的每個(gè)等級(jí)的成績(jī)要去執(zhí)行 什么達(dá)成共識(shí)。當(dāng)員工與管理人員談到每個(gè)工作因素時(shí)，他們應(yīng)該將說(shuō)明填入每個(gè)因素 項(xiàng)橫過(guò)本頁(yè)的空白處，簡(jiǎn)要說(shuō)明要評(píng)上每個(gè)因素的極好級(jí)、稱職級(jí)和不滿意級(jí)應(yīng)該做什 么。 在這時(shí)初步會(huì)見應(yīng)該結(jié)束，員工應(yīng)該拿走一份PAQ表的副本和工作成績(jī)考核表的副本并在 下次會(huì)見前檢查它。 IV．開會(huì)給每個(gè)因素加權(quán)并簽署員工工作成績(jī)考核表 管理人員與員工間的第二次會(huì)面通常應(yīng)該是制定將給與工作周期內(nèi)每個(gè)成績(jī)因素的加權(quán) 。權(quán)重應(yīng)反映出特定因素相對(duì)于其它因素的全部重要性。權(quán)重應(yīng)以百分?jǐn)?shù)表示，以使所 有因素的權(quán)重總合為百分之百。它們應(yīng)記錄在表格的第三頁(yè)并且將用來(lái)在工作周期結(jié)束 時(shí)計(jì)算工作成績(jī)考核的總分。假如情有可原的情況使得有必要改變權(quán)重，那么管理人員 和員工都應(yīng)同意改變才行。 注意：擁有兩個(gè)或更多同樣職務(wù)的員工的管理人員需要調(diào)整員工們因素權(quán)重的制定這些 員工履行的是有些或全部相同的職責(zé)。與這些職責(zé)相關(guān)的所有因素應(yīng)該對(duì)全部有關(guān)的員 工用相同的方式來(lái)衡量，以便使用嚴(yán)格一致的工作標(biāo)準(zhǔn)。 第三部分 制定專業(yè)和管理員工的工作成績(jī)指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的步驟 專業(yè)和管理員工有權(quán)選擇使用全部因素、所有指標(biāo)或兩者結(jié)合作為它們的工作成績(jī)考核 的基點(diǎn)。 I． 部門目標(biāo) 知道城市和部門將來(lái)的取向?qū)τ趩T工們來(lái)說(shuō)是很重要的，這樣便于他們了解他們的職務(wù) 對(duì)于部門的影響。 一旦部門的目標(biāo)確立了，每個(gè)員工就能夠明確在達(dá)到這些目標(biāo)中他或她將要有什么部分 職責(zé)。于是在部門目標(biāo)中員工的那部分就成為他或她自己的目標(biāo)。在制定員工工作成績(jī) 考核表之前將部門目標(biāo)分與員工。 II．分析員工的工作 管理人員和員工都應(yīng)分別分析員工的工作。他們應(yīng)該查閱他們的PAQ表作為確定工作 預(yù)期目標(biāo)的基點(diǎn)，了解主要職責(zé)是什么，下一年將計(jì)劃做什么，在工作上會(huì)遇到什么問(wèn) 題，以及意欲對(duì)工作加以什么改進(jìn)。鼓勵(lì)員工勤于這個(gè)步驟，因?yàn)橐坏┇@得了整個(gè)工作 職責(zé)，你將會(huì)得到從何開始的信息。 注意：擁有兩個(gè)或更多同樣職務(wù)的員工的管理人員需要調(diào)整他們的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的制定這 些員工履行近于有些或全部相同的職責(zé)。與這些職責(zé)相關(guān)的任何指標(biāo)應(yīng)該對(duì)全部有關(guān)的 員工用相同的方式來(lái)記錄和衡量，以便使用嚴(yán)格一致的職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。 III．召開預(yù)備會(huì) 每當(dāng)花費(fèi)了時(shí)間去分析任務(wù)、職責(zé)、需要改進(jìn)的方面以及員工們想在將來(lái)達(dá)到什么目標(biāo) 之后，管理人員和員工開會(huì)討論他們的工作。管理人員和員工可以通過(guò)這種分析確定哪 些工作和職責(zé)將用于制定員工的指標(biāo)。 除了工作的主要職責(zé)外，管理人員和員工之間所要討論的其他方面應(yīng)是什...
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