天縱知識(shí)管理系統(tǒng)簡介
天縱知識(shí)管理系統(tǒng)簡介 ==開發(fā)背景== o 無論是企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都有大量的文件需要管理，特別是通過了ISO認(rèn)證 的企業(yè)，文件量更大?？梢哉f，文件管理是企業(yè)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)方式 通過手工和紙張來存放、管理、審批、發(fā)布文件必然存在許多的缺點(diǎn)。如：文件耗 用紙張量大，成本高；文件傳遞速度慢，傳送范圍有限；人工傳遞勞神傷財(cái)，傳送 質(zhì)量不高；文件多雜，人工管理工作量大，占用空間大，查找不便且容易丟失；文 件控制困難等等。 o 管理成本高 傳統(tǒng)紙張方法管理文件，要復(fù)印發(fā)行，對(duì)紙張、油墨等消耗大，同時(shí)人工收發(fā)文需 要投入大量人力，如果遠(yuǎn)程傳遞，這種投入更大。一般中型企業(yè)，如果采取人工管 理文件，每個(gè)部門要設(shè)置一個(gè)文件管理員。 o 文件查找困難 紙張文件一旦量大時(shí)，查找就顯得非常不便，如果管理不善，極易丟失，對(duì)工作造 成影響?？蓵r(shí)查找文件需要投入大量人力。 o 遠(yuǎn)程發(fā)送不便 紙張文件要遠(yuǎn)程發(fā)送，必須通過郵寄，速度慢且成本大，對(duì)那些時(shí)間緊迫的文件來 說根本無法及時(shí)送達(dá)，對(duì)工作造成嚴(yán)重影響。 o 文件控制困難 紙張文件往往被很多人復(fù)印，這樣控制起來十分困難，一旦發(fā)生文件改版，還有舊 版本在流通，這是明顯不符合ISO標(biāo)準(zhǔn)的，同時(shí)也影響工作。 o 要解決上述的問題，除了提高文件管理規(guī)范化程度以外，還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用 計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)電子化辦公及網(wǎng)絡(luò)辦公的目標(biāo)，從而節(jié)省管理 成本，提高工作效率。 ==系統(tǒng)介紹== 天縱知識(shí)管理系統(tǒng)”立足“天縱企業(yè)管理開發(fā)平臺(tái)”，基于國際先進(jìn)的KM思想及微軟成 熟的.NET平臺(tái)技術(shù)開發(fā)的一套擁有B/S（瀏覽器/服務(wù)器）和C/S（客戶端/服務(wù)器）兩種 訪問方式的知識(shí)管理產(chǎn)品。 本系統(tǒng)以ISO文件管理為核心，充分貫徹ISO質(zhì)量體系的管理思想，利用先進(jìn)的計(jì)算 機(jī)軟件技術(shù)，有效地控制各種文檔的產(chǎn)生，管理文檔的存取訪問，控制文檔的分發(fā)，監(jiān) 控文檔的流轉(zhuǎn)過程，確保各文件版本一致性，確保最新文件的執(zhí)行。本系統(tǒng)同時(shí)支持傳 統(tǒng)手工紙張文件管理和電子文件網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)兩種方式，既可用于企業(yè)文件控制與管理，也 可用于政府事業(yè)單位公文流轉(zhuǎn)及管理。正確運(yùn)用，能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目的。 本系統(tǒng)旨在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)知識(shí)管理，幫助企業(yè)建立先進(jìn)的知識(shí)管理模式，使 企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)成為短期營運(yùn)與長期成長戰(zhàn)略結(jié)合的資訊平臺(tái)，極大化企業(yè)最有價(jià)值 的資產(chǎn)- 員工與知識(shí)。讓員工快速獲取個(gè)人成長所需的工具及信息，達(dá)成員工高度的成就感，加 速協(xié)同作業(yè)，通過知識(shí)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息的共享，為企業(yè)更有品質(zhì)的營運(yùn)決策提供 支持。運(yùn)用高效率的作業(yè)流程降低管理成本。 本系統(tǒng)采用了大量成熟組件，提供統(tǒng)一的界面方案和豐富的數(shù)據(jù)管理分析功能。所 有界面信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、功能模塊及數(shù)據(jù)處理算法均可隨意修改，用戶可根據(jù)自身實(shí)際 情況自行組裝、修改模塊，甚至可開發(fā)新的應(yīng)用系統(tǒng)。是目前市場上少見的一款務(wù)實(shí)、 經(jīng)濟(jì)、高效、靈活的企業(yè)管理系統(tǒng)。 主要功能模塊：日常事務(wù)管理系統(tǒng)、文件流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)、文件處理系統(tǒng)、印章管理 系統(tǒng)、圖紙資料管理系統(tǒng)、企業(yè)互動(dòng)平臺(tái)管理系統(tǒng)。 ==模塊介紹== 【日常事務(wù)管理】 o 文件管理之日常事務(wù)性工作是指文件管理過程中一些基礎(chǔ)工作和事務(wù)性工作，其中文 件柜管理和電子文件夾管理是重點(diǎn)。 o 公司文件柜和電子文件夾要認(rèn)真規(guī)劃，這樣對(duì)文件存放有很大幫助，可以令您查找、 管理文件方便快捷。從系統(tǒng)中點(diǎn)擊文件柜或文件夾名稱可查看此文件柜中或文件夾 存放的所有文件。 o 耗材領(lǐng)用登記、文件印制管理、傳真收發(fā)登記、信函收發(fā)登記對(duì)控制文件進(jìn)出及管理 成本有重要意義。 o 日常事務(wù)管理系統(tǒng)包括文件柜管理、文件夾管理、耗材領(lǐng)用登記、文件印制管理、傳 真收發(fā)登記、信函收發(fā)登記六個(gè)模塊。 【文件流轉(zhuǎn)】 o 文件流轉(zhuǎn)件管理系統(tǒng)對(duì)文件生命用期進(jìn)行全面管理，是文件管理系統(tǒng)的核心模塊，正 確使用，可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。 o 本系統(tǒng)支持電子文件網(wǎng)絡(luò)傳送及紙張文件手工傳閱雙重功能。文件網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)流程：文 件管理員在WORD、EXCEL或其他文字編輯工具中編輯好文件后，上傳到設(shè)置好的文 件夾中，通知審核人、批準(zhǔn)人審批后，發(fā)送給相關(guān)人員。相關(guān)人員收到來文通知后 ，即可打開文件閱讀器閱讀此文件。文件管理員可通過“文件閱讀跟蹤”模塊查看文 件閱讀情況。手工傳閱文件流程：文件管理將紙張文件登記后，發(fā)送給相關(guān)人員， 同時(shí)打印“文件傳閱單”，交由閱讀者簽名，閱讀者讀完后，可以下傳給下一個(gè)閱讀 者，文件管理員可通過“文件閱讀跟蹤”模塊查看傳文件目前傳閱位置。 o 文件流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)包括文件登記、文件發(fā)送、文件閱讀、文件傳閱、文件歸檔、文件 借閱、文件閱讀跟蹤七個(gè)模塊。 【文件處理】 o 文件處理系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行處理，如文件辦理、修改、銷毀、檔案移交等，是文件流轉(zhuǎn) 后之管理工作。有些文件（如工作計(jì)劃）需要有關(guān)人員做某些工作，因此涉及工作 辦理，工作辦理過程可通過系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤。文件修改、銷毀要先行申請(qǐng)，批準(zhǔn)后才 能進(jìn)行，修改痕跡可查。文件回收則效地控制了舊版本文件的流轉(zhuǎn)。 o 文件處理系統(tǒng)包括文件辦理、文件回收、檔案移交、文件修改管理、文件銷毀管理五 個(gè)模塊。 【印章管理系統(tǒng)】 o 公司印章（如公司章、文件控制章、資格人私章等）是公司權(quán)限標(biāo)記，要加以管理， 如果加管理不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致文件審批控制失敗，造成不良影響甚至嚴(yán)重后果。 o 對(duì)公司印章的管理包括兩方面內(nèi)容，一是對(duì)印章進(jìn)行編號(hào)登記，集中管理，以便于查 找；一是對(duì)印章借用過程進(jìn)行控制跟蹤，防止丟失。 o 文件處理系統(tǒng)包括印章檔案管理、印章借用管理二個(gè)模塊。 【圖紙資料管理系統(tǒng)】 o 公司圖紙資料（如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備說明書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工具書等）是公司重要資源， 如果不加以管理，會(huì)丟失或因存放混亂不易查找，對(duì)公司工作造成影響。 o 對(duì)公司圖紙資料件的管理包括兩方面內(nèi)容，一是對(duì)資料圖紙進(jìn)行編號(hào)登記，集中管理 ，以便于查找；一是對(duì)借用過程進(jìn)行控制跟蹤，防止丟失。 o 文件處理系統(tǒng)包括圖紙資料檔案、圖紙資料借用二個(gè)模塊。 【互動(dòng)平臺(tái)】 o 互動(dòng)平臺(tái)管理系統(tǒng)是建立在公司門戶網(wǎng)站上的一個(gè)模塊，員工和社會(huì)公眾通過公司門 戶網(wǎng)站進(jìn)行交流互動(dòng)，在客戶、供應(yīng)商、公司員工、公眾之間建起一個(gè)全面溝通平 臺(tái)，以提高自身素質(zhì)。 o 員工可通過WEB方式登錄知識(shí)管理互動(dòng)平臺(tái)，查看公司通知、公告；向企業(yè)管理專家 提問；在知識(shí)交流論壇發(fā)起論題等。 o 互動(dòng)平臺(tái)分為兩部分，一是WEB端；一端為服務(wù)器端。一般用戶通過IE進(jìn)行互動(dòng)交流 ，文件管理員通過后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。 ==系統(tǒng)特色== o 天縱知識(shí)管理系統(tǒng)相比其他文件管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)有其獨(dú)具個(gè)性的特色，主要表現(xiàn)在 以ISO文件管理為核心，同時(shí)兼顧OA的許多功能，為企業(yè)搭建知識(shí)交流、知識(shí)共享 及全面溝通平臺(tái)。具體如下： o 可自行定義的流程和模塊 所有界面信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、功能模塊及數(shù)據(jù)處理算法均可隨意修改，用戶可根據(jù)自 身實(shí)際情況自行組裝、修改模塊，甚至可開發(fā)新的應(yīng)用系統(tǒng)。 o 全面文檔生命周期管理 任何一個(gè)文檔都包括創(chuàng)建、修改、審批、發(fā)布、歸檔、修改、銷毀的過程。該系統(tǒng) 對(duì)每個(gè)階段都提供了有效的管理手段。 o 強(qiáng)大的文件檢索功能 用戶可自由設(shè)置查找條件，快速找到想要的文檔。文件管理分門別類，層次清楚。 在“文件柜”或“文件夾”系統(tǒng)中可快速查看文件清單。 o 強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能 系統(tǒng)提供了大量的文件統(tǒng)計(jì)方式。如果用戶還有其他統(tǒng)計(jì)需求，可自行設(shè)定。所有 查詢、統(tǒng)計(jì)、分析邏輯均可自行修改。 o 支持多種短信息通知 系統(tǒng)支持手機(jī)短消息、郵件、網(wǎng)絡(luò)短消息的應(yīng)用，待審批、待簽收、待發(fā)布等所有 的信息傳遞可以直接發(fā)送到相關(guān)人手機(jī)上，令工作輕松高效。 o 同時(shí)滿足手工紙張文件和電子文件流轉(zhuǎn) 系統(tǒng)支持手工紙張文件流轉(zhuǎn)和電子文件流轉(zhuǎn)兩種方式，以滿足某些企業(yè)或單位無法 完全實(shí)現(xiàn)電子化文件流轉(zhuǎn)的需求。 o 協(xié)同工作的互動(dòng)平臺(tái) 員工可通過WEB方式登錄位于企業(yè)門戶網(wǎng)站的知識(shí)管理互動(dòng)平臺(tái)，查看公司通知、 公告；向企業(yè)管理專家提問；在知識(shí)交流論壇發(fā)起論題等。 o B/S、C/S均可登錄系統(tǒng) 本系統(tǒng)擁有B/S、C/S兩種操作方式，用戶可選擇自己方便的方式登錄及操作系統(tǒng)。 ==效益分析== o 借助計(jì)算機(jī)技術(shù)規(guī)范化文件管理，提升管理水平和公司形象。 o 文件查找方便快捷，同時(shí)避免公司重要文件流失或丟失。 o 遠(yuǎn)程辦公及各種流程自動(dòng)化技術(shù)提高工作效率，降低管理成本。 o 有效管制企業(yè) ISO文件的進(jìn)出，確保各文件版本一致性，確保最新文件的執(zhí)行。 o 協(xié)作的加強(qiáng)：加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通與合作，提升工作效率。 o 改善企業(yè)知識(shí)管理環(huán)境，確保知識(shí)有效積累和共享，提高員工素質(zhì)，在企業(yè)內(nèi)營造良 好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，將企業(yè)建成學(xué)習(xí)型企業(yè)和知識(shí)型企業(yè)。 o 無紙化辦公，減少直接成本，如紙張、復(fù)印耗材等。同時(shí)符合環(huán)保精神。 o 本系統(tǒng)還兼有許多辦公自動(dòng)化功能，如工作計(jì)劃、日程安排、工作日記、短信息管理 等，讓員工工作更加輕松愉快。 o 文件發(fā)送通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不再由人工傳遞，節(jié)省時(shí)間和人工成本，提高工作效 率。 o 員工可通過WEB方式登錄位于企業(yè)門戶網(wǎng)站的知識(shí)管理互動(dòng)平臺(tái)，查看公司通知、公 告；向企業(yè)管理專家提問；在知識(shí)交流論壇發(fā)起論題等。相比直接溝通管理成本要 低得多，而且及時(shí)、效率高。 o 同擁有B/S、C/S兩種操作方式，用戶可選擇自己方便的方式登錄及操作系統(tǒng)。使用遠(yuǎn) 程辦公，提高工作效率及及時(shí)性。 ==服務(wù)與價(jià)格== 一、軟件報(bào)價(jià) 根據(jù)用戶購買之站點(diǎn)數(shù)及要求提供之服務(wù)協(xié)商價(jià)格。 二、服務(wù)項(xiàng)目 o 負(fù)責(zé)咨詢答疑(建議采用電子郵件、MSN方式，以節(jié)省雙方費(fèi)用)。 o 遠(yuǎn)程維護(hù)（通過寬帶互聯(lián)網(wǎng)登錄用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)）。 o 現(xiàn)場技術(shù)支持。 o 終身免費(fèi)升級(jí)。 o 提供以下資料： ■ 《實(shí)施指南》 ■ 《用戶手冊(cè)》 ■ 軟件操作教學(xué)片 ----------------------- 地址：湖南省汩羅市友誼河南路11排四層 郵編：414400 電話：0730-5241006,5240398 傳真：0730-5241006 EMAIL:sales@tinzoom.com 聯(lián)系人：易小姐
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