實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析
實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析 從1991年起,中國企業(yè)開始引進(jìn)MRPⅡ/ERP系統(tǒng),對企業(yè)管理進(jìn)行改造。在所有的ERP系統(tǒng)實(shí) 施項(xiàng)目中,一般只有10%～20%能按期、按照預(yù)算成功實(shí)施,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成;約有30%～40%系 統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成或只實(shí)現(xiàn)部分集成;約50%的實(shí)施項(xiàng)目遭到失敗。而在實(shí)施成功的10 ～20%中,大多是三資企業(yè)。 ERP系統(tǒng)實(shí)施成功率不高有多種原因,企業(yè)需要對從ERP系統(tǒng)選型開始到系統(tǒng)上線的實(shí)施全 過程中存在的種種主要風(fēng)險有系統(tǒng)性的認(rèn)識,從而建立起一整套行之有效的項(xiàng)目和風(fēng)險管 理機(jī)制,提高ERP系統(tǒng)的實(shí)施成功率,最終達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)管理水平。 企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)時,按照安達(dá)信公司研究的企業(yè)風(fēng)險模型可以歸納為以下三個方面的風(fēng) 險: 環(huán)境風(fēng)險——企業(yè)外部風(fēng)險 企業(yè)的外部環(huán)境對企業(yè)實(shí)施ERP的風(fēng)險表現(xiàn)在:系統(tǒng)如果不符合政府法規(guī)或行業(yè)的要求,會 招致違規(guī)行為,特別在中國,財務(wù)軟件需要得到財政局的認(rèn)證;項(xiàng)目如果不能按期完成,達(dá) 到預(yù)期的效果,其負(fù)面效應(yīng)可能會導(dǎo)致股東、客戶或供應(yīng)商的不滿;在項(xiàng)目實(shí)施過程中,如 經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)波動,像亞洲金融風(fēng)暴,企業(yè)可能無法籌措到足夠的資金來維持項(xiàng)目的貫徹始終 。 流程風(fēng)險——企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險 流程風(fēng)險包括營運(yùn)風(fēng)險、授權(quán)風(fēng)險、信息技術(shù)風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險和廉政風(fēng)險,主要體現(xiàn)在以 下方面: 項(xiàng)目在實(shí)施過程中的負(fù)面效應(yīng)可能會破壞正常的業(yè)務(wù)流程并影響業(yè)務(wù)的連續(xù)性,從而對設(shè) 備和工作環(huán)境造成影響;另外由于無法獲得既懂管理又懂軟件系統(tǒng)的專門人才,項(xiàng)目的結(jié) 果可能會不符合管理層和最終用戶的期望; 項(xiàng)目的管理人員缺乏良好的領(lǐng)導(dǎo)能力,管理層過分依賴尚未經(jīng)過可*測試的軟件系統(tǒng)所提 供的信息,管理人員沒有對運(yùn)作流程與管理思想的轉(zhuǎn)變做好準(zhǔn)備,公司的供應(yīng)商也可能不 具備系統(tǒng)所要求的基本素質(zhì)與系統(tǒng)集成和配合; 信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)存在問題,可能影響報表的完整性、準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的可獲得性; 由于ERP項(xiàng)目投資一般規(guī)模較大,項(xiàng)目資金在沒有預(yù)算的情況下支付也可能造成企業(yè)現(xiàn)金 流量的緊張。 決策信息風(fēng)險 導(dǎo)致決策信息風(fēng)險的主要因素是在制定預(yù)算時往往基于某些假設(shè),可能在實(shí)際運(yùn)作過程中 無法操作;用于指導(dǎo)和管理業(yè)務(wù)的財務(wù)信息沒有與非財務(wù)信息很好地實(shí)現(xiàn)集成,系統(tǒng)所產(chǎn) 生的報表可能不符合行政管理及決策的要求。 對上述ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的三大風(fēng)險,在具體實(shí)施過程中會以種種形式表現(xiàn)出來,主要體現(xiàn) 為"軟件風(fēng)險"、"實(shí)施風(fēng)險"和"轉(zhuǎn)變風(fēng)險"。 一、軟件風(fēng)險 軟件風(fēng)險主要包括軟件本身存在的功能風(fēng)險和企業(yè)選擇軟件時產(chǎn)生的選擇風(fēng)險。 1. 軟件功能風(fēng)險 由于ERP系統(tǒng)的紛繁復(fù)雜,ERP軟件本身可能存在各種功能不足或潛在的軟件缺陷,我們稱 之為"軟件功能風(fēng)險"。針對目前中國市場上的ERP軟件,主要存在的軟件功能風(fēng)險有:軟件 功能與企業(yè)需求的滿足程度,系統(tǒng)的集成性,軟件的成熟性和穩(wěn)定性,對2000年問題的解決 方案,以及對中文界面和數(shù)據(jù)的支持程度等。 目前在中國市場上的ERP系統(tǒng)主要有兩大類:由國外軟件廠商開發(fā)的系統(tǒng)和由國內(nèi)軟件廠 商開發(fā)的系統(tǒng)。國外的ERP軟件在一些發(fā)達(dá)國家已經(jīng)經(jīng)歷了一個較長的開發(fā)和使用階段, 因而在軟件功能對企業(yè)需求的滿足程度、系統(tǒng)的集成性、軟件的成熟性和穩(wěn)定性上表現(xiàn) 比較理想;而國內(nèi)的ERP軟件一般都是從財務(wù)核算軟件開發(fā)提高而來,在符合中國會計制度 上占有一定的優(yōu)勢,但軟件功能在除財務(wù)核算以外的企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)加工分析、生產(chǎn)計劃和 制造管理、分銷物流管理及集成化等方面很多都在開發(fā)及試運(yùn)行中。 在2000年問題上,除部分較早推出的版本外,很多軟件基本上都有解決2000年問題的方案 ,但是還需要非常謹(jǐn)慎了解是否真正解決了2000年問題。在對漢字的支持上,國內(nèi)開發(fā)的 軟件體現(xiàn)出一定的優(yōu)勢,而國外開發(fā)的軟件經(jīng)過漢化處理,也漸漸能滿足企業(yè)日常的使用 需要。 2. 軟件選擇風(fēng)險 面對中國市場上林林總總的ERP軟件,企業(yè)在進(jìn)行軟件選擇上同樣會遇到所謂的"軟件選擇 風(fēng)險"。軟件選擇風(fēng)險包括:企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望?企業(yè)如何綜合地評 估ERP系統(tǒng),包括軟件功能、價格、軟件商的技術(shù)支持能力等各方面?企業(yè)如何將自身的實(shí) 際需求與軟件系統(tǒng)能夠很好地進(jìn)行匹配,從而選擇最合適自己的ERP系統(tǒng)?企業(yè)中由哪個部 門和人員對軟件作出評估選擇? 在企業(yè)實(shí)際選擇ERP系統(tǒng)時,往往有很多用戶未能意識到上述的軟件選擇風(fēng)險,從而影響到 最終系統(tǒng)實(shí)施的成敗。我們曾發(fā)現(xiàn)不少國內(nèi)大型企業(yè)的老總在提出要求實(shí)施ERP系統(tǒng)時, 原因僅僅是"其他很多像我們一樣的大企業(yè)已經(jīng)用上了某某ERP軟件......";同時在軟件 選擇過程中往往僅由技術(shù)主管和技術(shù)人員負(fù)責(zé),缺乏實(shí)際業(yè)務(wù)人員和高級管理人員的參與 ,原因往往是"反正這是世界目前最先進(jìn)的軟件,選擇不會有太大的差錯......",導(dǎo)致選出 的軟件在日常業(yè)務(wù)中不一定適合企業(yè)的實(shí)際需要。缺乏明確的實(shí)施期望和業(yè)務(wù)目標(biāo)往往 是導(dǎo)致最終系統(tǒng)實(shí)施失敗的根本原因。 同時,有相當(dāng)多的企業(yè)在清晰闡明自己的具體需求和全面評估和匹配軟件上缺乏經(jīng)驗(yàn)。很 多企業(yè)在挑選ERP系統(tǒng)時,往往會邀請一些科學(xué)院的專家和企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員一起對市 場上的主要軟件產(chǎn)品進(jìn)行評估,最終專家組未必達(dá)成一致意見,導(dǎo)致企業(yè)選擇軟件的流產(chǎn) 。應(yīng)該承認(rèn),這些專家們具有相當(dāng)專業(yè)的軟件技術(shù)知識,但由于企業(yè)在選擇軟件的過程中 缺少管理業(yè)務(wù)人員的積極參與,沒有制定明確的整體選擇目標(biāo),沒有對不同管理業(yè)務(wù)需求 的重要性進(jìn)行先后排序,沒有較多地從各使用部門出發(fā)去考慮軟件的選擇問題,從而造成 了最終選擇軟件的不完整配比。 需要注意的是,除了上述提及的軟件選擇風(fēng)險,由于參與軟件選擇的人員的貪污舞弊,收取 不正當(dāng)?shù)能浻布乜?也會給企業(yè)帶來損失。 二、實(shí)施風(fēng)險 實(shí)施風(fēng)險是企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中可能遇到的各種風(fēng)險,主要包括:實(shí)施隊(duì)伍的組織 、項(xiàng)目時間和進(jìn)度的控制、實(shí)施成本的控制、以及實(shí)施質(zhì)量的控制和實(shí)施結(jié)果的評價。 1. 實(shí)施隊(duì)伍的組織 實(shí)施隊(duì)伍和實(shí)施人員對于ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施至關(guān)重要。由具有豐富ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施和 企業(yè)流程管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成 項(xiàng)目實(shí)施小組,共同進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施工作,可以提高ERP系統(tǒng)實(shí)施的成功率,縮短實(shí)施周期,減 少實(shí)施風(fēng)險。 有的企業(yè)采取將ERP系統(tǒng)實(shí)施完全外包給軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商,或者相反地,完全由企 業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員單獨(dú)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施,這些做法都將增加系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險。沒有企業(yè)內(nèi)部 人員的參與,軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商無法對企業(yè)的業(yè)務(wù)和流程有深刻的了解,從而難以 按照企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行ERP系統(tǒng)實(shí)施;反之,企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)人員缺乏對軟件的深入了解 和項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),在協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門機(jī)構(gòu)的工作時存在種種不便,對推動和控制整 個項(xiàng)目的進(jìn)展存在困難。 由企業(yè)內(nèi)部人員和外部咨詢顧問共同組成項(xiàng)目實(shí)施小組的另一目的是為了將軟件系統(tǒng)的 知識和項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)傳授給企業(yè)的用戶,使企業(yè)能夠通過一個項(xiàng)目的實(shí)施,經(jīng)歷"知悉- 接受- 擁有"的過程,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身持續(xù)改善的目的。如果企業(yè)內(nèi)部的實(shí)施人員經(jīng)常變動、 不能專職穩(wěn)定地參與項(xiàng)目的實(shí)施工作,把實(shí)施項(xiàng)目視為外來咨詢?nèi)藛T的責(zé)任而不是企業(yè)自 己的工作,將直接影響到咨詢?nèi)藛T對企業(yè)用戶進(jìn)行知識和經(jīng)驗(yàn)的傳授,從而造成系統(tǒng)上線 、咨詢顧問離開、企業(yè)用戶不會維護(hù)使用的尷尬局面。 在實(shí)施項(xiàng)目的組織中另一個突出的問題是:由于ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性,在實(shí)施過程中涉及的部 門很多,許多實(shí)施工作需要各部門的協(xié)作才能完成,因而,如何協(xié)調(diào)部門之間的工作、統(tǒng)籌 安排跨部門的實(shí)施人員、避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象是一個亟需解決的問題。 2. 項(xiàng)目時間和進(jìn)度控制 ERP系統(tǒng)實(shí)施通常需要三至六個月,甚至一年時間。在這一漫長過程中,進(jìn)行項(xiàng)目管理、控 制項(xiàng)目進(jìn)度、確保整個實(shí)施過程能夠按照預(yù)計的時間表進(jìn)行,對項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。許 多ERP實(shí)施項(xiàng)目在一開始就沒有能夠制定明確的、可行的實(shí)施計劃,在實(shí)施過程中不能按 時實(shí)現(xiàn)里程碑性的目標(biāo),造成項(xiàng)目最終半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤。 在許多ERP系統(tǒng)的實(shí)施中,軟件供應(yīng)商或系統(tǒng)集成商往往按照服務(wù)天數(shù)提供服務(wù)并收取費(fèi) 用,如果在實(shí)施過程中出現(xiàn)種種預(yù)料之外或不可控制的情況,由于雙方既定的服務(wù)天數(shù)已 到,服務(wù)者或者停止服務(wù)或者增加費(fèi)用,給用戶帶來損失或額外支出。這種按照服務(wù)天數(shù) 提供服務(wù)并收取費(fèi)用的方式容易造成實(shí)施成果與費(fèi)用脫鉤的現(xiàn)象。 3. 實(shí)施成本控制 ERP系統(tǒng)的實(shí)施成本通常包括:硬件費(fèi)用、軟件使用許可費(fèi)用和軟件培訓(xùn)費(fèi)用、實(shí)施咨詢 費(fèi)用及維護(hù)費(fèi)用等等。根據(jù)國外ERP系統(tǒng)實(shí)施的成熟經(jīng)驗(yàn),一般實(shí)施咨詢費(fèi)用是軟件使用 許可費(fèi)用的1.5～2倍。國外企業(yè)已經(jīng)普遍意識到咨詢顧問在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中不可替代 的作用,但國內(nèi)不少實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)尚未認(rèn)識到這一點(diǎn),從而在系統(tǒng)實(shí)施過程中遇到種 種困難,甚至最終不能成功實(shí)施。 在實(shí)施過程中,如何合理分配實(shí)施費(fèi)用,結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度和時間安排,將實(shí)施成本控制在計劃 之內(nèi),是每一家實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)需要認(rèn)真對待的問題。不少企業(yè)由于不能按照項(xiàng)目時 間進(jìn)度計劃開展實(shí)施,造成時間的延誤和實(shí)施成本上升,即使最終系統(tǒng)上線,也不能符合時 間和預(yù)算的要求,客觀上造成實(shí)施的不成功。 4. 實(shí)施質(zhì)量的控制和實(shí)施結(jié)果的評價 除了對ERP項(xiàng)目實(shí)施需要進(jìn)行時間和成本的控制,對實(shí)施的質(zhì)量和最終實(shí)施的結(jié)果也需要 作出評價。不少企業(yè)在實(shí)施之初沒有制定實(shí)施的目標(biāo)和期望,在實(shí)施過程中未能隨時控制 實(shí)施質(zhì)量,在實(shí)施完成時不知道如何進(jìn)行實(shí)施成敗的評估,造成"為上系統(tǒng)而上系統(tǒng)"、"系 統(tǒng)上線就算成功"的現(xiàn)象,這對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展埋下了危險的種子。 三、轉(zhuǎn)變風(fēng)險 1. 管理觀念的轉(zhuǎn)變 ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一個管理項(xiàng)目,而非僅僅是一個IT項(xiàng)目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn) 識到這一點(diǎn):在選擇系統(tǒng)時僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé),缺少業(yè)務(wù)部門用戶的參與;在實(shí)施系統(tǒng)時僅 由技術(shù)部門負(fù)責(zé),缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與;項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任 ,高級管理人員、尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施。由此種種現(xiàn)象,需要 企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識加以改善。 管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程對企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。ERP系統(tǒng)帶 來的不僅僅是一套軟件,更重要的是帶來了整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消 化吸收了新的管理思想,并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用,才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來的效益 。因此,在實(shí)施過程中企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個必不可少的痛苦過程 ,順利轉(zhuǎn)變管理思想,在某種意義上而言是ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的最關(guān)鍵的因素。 2. 組織架構(gòu)的調(diào)整 為適應(yīng)ERP系統(tǒng)帶來的改變,企業(yè)必須在組織架構(gòu)和部門職責(zé)上作相應(yīng)的調(diào)整。因此,實(shí)施 ERP系統(tǒng)往往需要同時進(jìn)行企業(yè)流程重組和改善的工作。在流程改組中,會涉及到部門職 能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變、權(quán)力利益的重新分配等復(fù)雜因素,如 果企業(yè)不能妥當(dāng)?shù)靥幚磉@些問題,將會給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素。 3. 業(yè)績考評體系的轉(zhuǎn)變 由于企業(yè)組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的調(diào)整,企業(yè)必須對業(yè)績考評體系進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,以適應(yīng) 新的崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)要求。能否順利地將原有的業(yè)績考評體系轉(zhuǎn)變到適應(yīng)新系統(tǒng)的業(yè)績 考評體系,是對企業(yè)的一個考驗(yàn)。 綜上所述,目前企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)時,項(xiàng)目失敗的主要原因在于: 1. 企業(yè)對實(shí)施ERP系統(tǒng)缺乏正確的期望,以為ERP系統(tǒng)是"萬靈藥",可以解決企業(yè)存在的一切 問題,或是看到別的企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng)而盲目攀比; 2. 企業(yè)不能清晰、明確地定義自己的需求; 3. 在選擇ERP系統(tǒng)時,以技術(shù)人員為主進(jìn)行選擇而不是管理人員為主;主要考慮技術(shù)適用性而 不是管理適用性;只注重ERP系統(tǒng)可能帶來的效益而忽視了實(shí)施ERP系統(tǒng)存在的風(fēng)險; 4. 實(shí)施ERP系統(tǒng)時尚未認(rèn)識到專業(yè)咨詢顧問帶來的巨大價值和幫助; 5. 項(xiàng)目實(shí)施過程中高級管理人員的參與遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,項(xiàng)目小組的成員以技術(shù)人員為主而不是相 關(guān)的管理人員和業(yè)務(wù)人員; 6. 對實(shí)施過程中的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變?nèi)狈?zhǔn)備; 7. 用戶過多地以現(xiàn)行的流程評估系統(tǒng),對商品化的ERP軟件提出過多不切實(shí)際的客戶化修改 要求。 企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)是效益與風(fēng)險并存。只有正確認(rèn)識風(fēng)險,控制風(fēng)險,進(jìn)而降低風(fēng)險,才能 成功實(shí)施ERP系統(tǒng),充分享受ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來的巨大效益。
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