山東市管部經(jīng)銷商管理辦法（2003）
1.0總則 1.1目的：為規(guī)范經(jīng)銷商管理，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。 1.2管理部門：營銷中心負責經(jīng)銷商的統(tǒng)籌管理。 1.3適用范圍：本辦法適用于市場管理部。 2.0管理原則 2.1平等、互惠的原則。 2.2誠信守法、實現(xiàn)雙贏的原則。 2.3長久合作、優(yōu)勢互補的原則。 2.4日常管理、定期評價相結(jié)合的原則。 3.0經(jīng)銷商的甄選條件 3.1資格 3.1.1具備合法經(jīng)營資格，要求提供合法的營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證、法定代表人或負 責人身份證復印件等資料。 3.2信譽 3.2.1具有較強的資金實力和良好的商業(yè)信譽。 3.3網(wǎng)絡 3.3.1與當?shù)厥袌鲋鲗У牧闶劭蛻粲辛己玫纳虡I(yè)合作關系。 3.3.2對當?shù)嘏l(fā)市場具較強的分銷與控制能力。 3.4管理 3.4.1擁有勤奮、團結(jié)的專業(yè)銷售隊伍，具有較強的市場客戶服務能力。 3.4.2電子信息化程度較高。 3.4.3各項管理制度較為健全。 3.5行業(yè)經(jīng)驗 3.5.1具有豐富的快速消費品經(jīng)銷經(jīng)驗，具有品牌運作經(jīng)驗。 3.5.2在當?shù)赝袠I(yè)中位居前三位。 3.6儲運能力 3.6.1倉庫規(guī)模與運輸能力較強。 3.7合作意愿 3.7.1愿意與公司共同發(fā)展，并保持長期戰(zhàn)略合作伙伴關系。 3.7.2年銷售計劃不低于120萬元。 3.8 如有其它特殊情況需上報營銷中心審批。 4.0經(jīng)銷商的確定 4.1直供市場經(jīng)銷商的確定 4.1.1市場在收到市管部的市場規(guī)劃后，應對正在合作的經(jīng)銷商進行評估，確定下一年度 合作的經(jīng)銷商。 4.1.1.1經(jīng)銷商的評估包括：各類合同及協(xié)議的執(zhí)行情況、本年度任務的完成情況、合作 期間內(nèi)的信譽情況、現(xiàn)有資金狀況、代理品牌情況及合作意向等。 4.1.1.2在評估后，如確定更換經(jīng)銷商，則按6.0條所規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。 4.1.1.3確定繼續(xù)合作的經(jīng)銷商，填寫《經(jīng)銷商檔案卡》，與其續(xù)簽合同。 4.2簽訂合同 4.2.1簽訂原則 4.2.1.1各市場須按公司統(tǒng)一的版本與經(jīng)銷商簽訂合同。因市場特殊原因須調(diào)整合同版本 時，需事先上報營銷中心批準。 4.2.1.2市場必須按市管部下達的各項指標簽訂合同，未經(jīng)批準不得隨意更改合作條款。 4.2.1.3各類合同原則上不能跨年度簽訂。 4.2.1.4所有合同的編號由營銷中心統(tǒng)一編制。 4.2.2程序 4.2.2.1嚴格按公司有關合同管理制度簽訂并審批各類合同。 4.2.2.2結(jié)合公司的經(jīng)營方針，根據(jù)公司批準的合作條款，市場負責人與經(jīng)銷商進行協(xié)商 。 4.2.2.3協(xié)商達成一致意見后，銷售科詳細認真地填寫合同條款，合同條款不得涂改。 4.2.2.4市場負責人將合同交經(jīng)銷商蓋章確認，并寄至市場管理部銷售科，銷售科、財務 科審核后，報市場管理部總經(jīng)理確認。 4.2.2.5銷售科將審核并確認后的合同與《合同審批單》一起寄往營銷中心。 4.2.2.6營銷中心審核并辦理蓋章手續(xù)，將蓋章后的合同寄往市場管理部。 4.2.2.7市場管理部收到后，及時交經(jīng)銷商簽收。市場管理部財務科同時存檔。 4.3擔保 4.3.1對于享受鋪底政策的經(jīng)銷商，原則上要求經(jīng)銷商提供擔保。 4.3.1.1特殊情況下，由市場填寫《經(jīng)銷商信譽額度審批表》，報市管部、營銷中心審核， 分管副總批準，可給予無擔保的信譽鋪底。 4.3.2常用的擔保方式包括：房產(chǎn)抵押、第三方連帶責任擔保、存單質(zhì)押。 4.3.3在擔保手續(xù)未辦理完畢前，一律不得給予經(jīng)銷商鋪底貨物。 5.0經(jīng)銷商的日常管理 5.1定期拜訪 5.1.1市場負責人須經(jīng)常對經(jīng)銷商進行拜訪，跟蹤及協(xié)助各項業(yè)務的開展，并確保每周不 少于一次的深度訪談。并對拜訪情況進行總結(jié),填寫《經(jīng)銷商訪談記錄表》，于每周一傳真 至銷售科。 5.1.2市場管理部總經(jīng)理及銷售科負責人應經(jīng)常與經(jīng)銷商相關人員進行電話溝通。市場管 理部應制訂對經(jīng)銷商進行定期拜訪的日程，確?？偨?jīng)理在每季度不少于一次的拜訪。 5.1.3各級人員在與經(jīng)銷商的溝通和拜訪過程中，應全面收集信息與意見，了解經(jīng)銷商的 運營情況及市場開發(fā)情況，并協(xié)助經(jīng)銷商做好銷售分析。 5.2市場管理部日常工作 5.2.1準確、及時地傳達公司銷售政策、策劃方案及產(chǎn)品信息等，并做好政策及方案的解 釋工作，確保經(jīng)銷商準確理解，積極配合。 5.2.2督促經(jīng)銷商嚴格履行與公司簽訂的各項合同。合理分解年度銷售任務，并確保按預 定的進度完成。 5.2.3對經(jīng)銷商業(yè)務人員進行業(yè)務培訓，以便高質(zhì)量地完成公司各項銷售任務。準確指導 經(jīng)銷商要貨。 5.2.4隨時向營銷中心反饋合同執(zhí)行過程中的異常情況及經(jīng)銷商的特殊要求，并提出處理 方案，報營銷中心批準后執(zhí)行。 5.2.5對連續(xù)三個月以上未完成任務的經(jīng)銷商提出調(diào)整方案，并確保市場的持續(xù)穩(wěn)定、發(fā) 展。 5.2.6信息反饋 5.2.6.1對經(jīng)銷商合作過程中的合同執(zhí)行情況及營運狀況進行定期評價，并于每年1月及 7月將評價結(jié)果反饋市管部。 5.2.6.2按月度分析經(jīng)銷商庫存、網(wǎng)點開發(fā)及各渠道銷售情況，結(jié)合各市場上報的《經(jīng)銷 商訪談記錄表》，填寫《經(jīng)銷商月度銷售工作總結(jié)》，于每月5日前傳真至營銷中心。 5.3經(jīng)銷商檔案管理 5.3.1市場管理部財務科及銷售科必須分別建立經(jīng)銷商檔案，并指定專人進行管理。 5.3.1.1經(jīng)銷商檔案資料必須列明檔案明細，并確保字跡清晰，完整。 5.3.1.2經(jīng)銷商情況發(fā)生變更后，應在五個工作日內(nèi)完成檔案的更新工作。 5.3.2市場管理部財務科按《財務管理制度》相關規(guī)定建立經(jīng)銷商檔案，主要包括以下內(nèi)容 ： 5.3.2.1基礎資料：各類合同原件、收貨印鑒原件、開增值稅發(fā)票資料原件等。 5.3.2.2帳務資料：各類送貨單、對帳資料等。 5.3.3市場管理部銷售科建立經(jīng)銷商檔案，包括以下內(nèi)容： 5.3.3.1每年6月1日前填寫《經(jīng)銷商檔案卡》，收集已經(jīng)年審的經(jīng)銷商營業(yè)執(zhí)照復印件、稅 務登記證復印件及法定代表人或負責人身份證復印件，經(jīng)市場管理部總經(jīng)理審核無誤后 ，由銷售科存檔并郵寄一份至營銷中心備案。 5.3.3.2經(jīng)銷商基礎資料變更通知原件、重要的公函原件及其他相關資料。 5.3.4公司對所有經(jīng)銷商都進行編碼管理。經(jīng)銷商編碼由策劃中心統(tǒng)一編制，并知會營銷 中心、財管中心及計劃管理部。營銷中心將編碼通知市場管理部。 6.0經(jīng)銷商的變更 6.1合同條款變更程序 6.1.1與經(jīng)銷商簽訂的各類合同是公司與經(jīng)銷商合作的基本依據(jù)，原則上不允許變更。特 殊情況下需變更合同條款時，由市場事先與經(jīng)銷商進行溝通，填寫《經(jīng)銷商合同條款變更 申請表》，擬定《補充協(xié)議》范本，經(jīng)市場管理部總經(jīng)理確認后，報公司總部審核。 6.1.1.1涉及年度任務變更,由營銷中心審核后報分管副總審批。 6.1.1.2涉及經(jīng)銷區(qū)域、市場營運費用、其它市場費用條款變更，由營銷中心審批。 6.1.1.3其它特殊條款變更，由營銷中心審核后報分管副總審批。 6.1.2收到公司批準變更合同條款的函件后，市場管理部應在15天內(nèi)與經(jīng)銷商簽訂《補充 協(xié)議》，按4.4條規(guī)定辦理審批手續(xù)。 6.2變更經(jīng)銷商是指在購銷合同尚未到期前，終止與原經(jīng)銷商的合作，或合同到期后，不 再與原經(jīng)銷商合作，并同時在原區(qū)域內(nèi)選擇新的經(jīng)銷商。 6.3各市場管理部應慎重選擇經(jīng)銷商，盡量避免頻繁地變更經(jīng)銷商。 6.4經(jīng)銷商發(fā)生以下情況時，可變更經(jīng)銷商： 6.4.1連續(xù)三個月以上未完成銷售及回款任務，且可能無法按期完成年度任務。 6.4.2經(jīng)銷商發(fā)生業(yè)務方向調(diào)整、外欠貨款、重大客戶流失等情況，可能嚴重影響年度任 務的完成，且經(jīng)溝通后無具體措施及進一步合作誠意。 6.4.3經(jīng)銷商或其主要負責人發(fā)生嚴重違法亂紀事件，對我公司利益造成嚴重損失，且缺 乏補救措施，不配合我公司工作。 6.4.4其它經(jīng)公司認定須變更經(jīng)銷商的情況。 6.5變更程序 6.5.1市場管理部填寫《市場布局調(diào)整申請表》，對擬合作經(jīng)銷商的運營情況、在當?shù)赝?業(yè)的表現(xiàn)情況等進行詳細調(diào)查，詳細填寫《經(jīng)銷商檔案卡》，并附營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務 登記證復印件等相關資料，報營銷中心審核，分管副總審批。 6.5.2經(jīng)審批同意后，與原經(jīng)銷商明確終止合作的原因及市場工作移交的具體要求。 6.5.3與擬合作經(jīng)銷商洽談合作條件，簽訂《購銷合同》，報營銷中心審批，同時申請經(jīng)銷 商代碼。 6.5.4監(jiān)督并協(xié)助經(jīng)銷商進行市場工作移交。 6.5.4.1市場所有促銷品需移交至新的經(jīng)銷商，并辦理簽收手續(xù)。 6.5.4.2專柜/貨架柜的供貨需移交至新的經(jīng)銷商，并進行貨物盤點。 6.5.4.3對原經(jīng)銷商的庫存貨物應妥善處理，避免因處理不當而致使原經(jīng)銷商低價傾銷， 導致市場價格混亂的現(xiàn)象。 6.5.4.4市場移交應在確定變更經(jīng)銷商后的一個月內(nèi)完成。 6.5.4.5市場管理部對變更經(jīng)銷商的過程應進行詳細記錄，出具市場移交工作報告，由市 場管理部總經(jīng)理確認后，由銷售科存檔并傳真至營銷中心備案。 6.6經(jīng)銷商變更包括經(jīng)銷商主體變更、非主體變更等。 6.6.1非主體變更是指經(jīng)銷商在當?shù)毓ど痰怯洸块T辦理工商注冊資料變更登記手續(xù)，包括 名稱變更、辦公地址變更、法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更、注冊資金變更、企業(yè)性質(zhì) 變更等等。 6.6.1.1經(jīng)銷商發(fā)生非企業(yè)主體變更后，不需與經(jīng)銷商重新簽訂合同，但應出具工商部門 蓋章確認的變更證明材料。 6.6.1.2市場負責人應在變更后的五個工作日內(nèi)，將相關變更資料傳真至市場管理部銷售 科。 6.6.2主體變更是指經(jīng)銷商在當?shù)毓ど痰怯洸块T重新辦理注冊登記手續(xù)。 6.6.2.1經(jīng)銷商發(fā)生主體變更后，應與經(jīng)銷商確認債權(quán)債務的轉(zhuǎn)讓方式，并根據(jù)實際情況 ，在15天內(nèi)與經(jīng)銷商簽訂《合同權(quán)利義務轉(zhuǎn)讓協(xié)議》或《購銷合同》。 6.6.2.2市場管理部應建立新的經(jīng)銷商檔案資料，并將相關資料傳真至營銷中心備案，同 時申請經(jīng)銷商代碼。 6.6.3經(jīng)銷商發(fā)生變更后，銷售科應在一周內(nèi)填寫《經(jīng)銷商變更通知單》，將變更情況書面 通知營銷中心。并及時將新的營業(yè)執(zhí)照副本復印件傳真至營銷中心，由營銷中心通知相 關部門變更資料。 6.6.4經(jīng)銷商的收貨人、收貨地址、收貨印鑒、開票資料等基礎資料發(fā)生變更后，市場負 責人應在第一時間獲取經(jīng)銷商蓋章確認的公函，并于當天傳真至銷售科。市場管理部銷 售科填寫《客戶變更信息資料》，經(jīng)市場管理部總經(jīng)理確認后，于當天傳真至營銷中心、 配貨站及其它相關單位。 7.0附則 7.1本辦法由營銷中心制定并負責解釋和修訂。 7.2本辦法自2003年3月1日起執(zhí)行，原辦法同時廢止。 山東市場管理部 二○○三年三月十二日 ----------------------- |制度編號 |山東市管部經(jīng)銷商管理辦法 |版本號 |第 5 頁 | | | | |共 5 頁 | |ES3500600 | |2003年第1版 | | | | |擬稿： |審核： |審批： |簽發(fā)： |
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