市管部檔案管理細則
1.0總則 1.1為規(guī)范格市場的檔案、保證各類文件資料和實物的安全管理，特制定本規(guī)定。 1.2檔案定義：檔案是指公司在各項管理活動中形成的具有保存價值的文件資料和實物。 1.3管理部門：山東市場管理部人資科負責此規(guī)定的制定、修改、廢止及起草工作。 1.4適用范圍：山東市場管理部下轄各市場。 2.0檔案范圍 2.1山東市管部要求歸檔文件資料、實物包括： 2.1.1市管部下發(fā)規(guī)章制度、總字號和通字號等文件。 2.1.2人事檔案、工資發(fā)放表等。 2.1.3會議記錄及培訓資料等。 2.1.4與經(jīng)銷商簽訂的購銷協(xié)議、專柜協(xié)議、促銷品協(xié)議、年度合作協(xié)議/合同等復印件 。 2.1.5資產(chǎn)管理資料。 2.1.6市場聯(lián)絡(luò)的相關(guān)函件。 2.1.7會計帳簿、經(jīng)銷商檔案等資料。 3.0檔案的分類 3.1檔案按其職能性質(zhì)設(shè)為：一級類目和二級類目。 3.2檔案分類，一級類目設(shè)置如下： 1.經(jīng)營管理類 代字：01 2.人事行政管理類 代字：02 3.財務(wù)類 代字：03 3.3檔案分類二級類目的設(shè)置方法如下：（可根據(jù)需要設(shè)置） 3.3.1經(jīng)營管理類的二級類目：按工作職能設(shè)置。 3.3.2人事行政管理類的二級類目：按問題性設(shè)置。 3.3.3財務(wù)類的二級類目：按憑證、帳薄、報表等分別設(shè)置。 《分類號標識和案卷排列方法說明》（格式見附件FS300301） 《檔案分類表》（格式見附件FS300302） 《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》（格式見附件FS300303） 3.4檔案按其密級分為：通用文件和密級文件。 3.4.1通用文件：指涉及內(nèi)容無需保密的文件。 3.4.2密級文件：指涉及內(nèi)容重要、機密且要求在一定時間內(nèi)嚴格限制閱讀范圍的，并由 專人負責處理傳遞和保管的文件。分為：絕密、機密、秘密三類。 3.4.3絕密文件包括：財務(wù)報表、經(jīng)銷商檔案（帳務(wù)）、銷售統(tǒng)計報表、活動方案、資產(chǎn) 報表、刮獎卡等重要資料。 3.4.4機密文件包括：市管部下發(fā)所有文件、工資方案、與銷售有關(guān)合同、發(fā)貨資料、重 要業(yè)務(wù)問題、重要領(lǐng)導講話、會議紀要等資料。 3.4.5秘密文件包括：銷毀資料、客戶資料、合同/協(xié)議、考核結(jié)果、人事檔案、員工投 訴及合理化建議、重要的證照、重要的圖片、聲像等資料。 4.0檔案的立卷 4.1市場在工作中形成、已經(jīng)辦理完畢且具保存價值的文件資料，按照它們在形成和處理 過程中的聯(lián)系，對單份文件進行系統(tǒng)化整理組合成卷。 4.2檔案的立卷遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件資 料的保存價值，確定案卷的保管期限；科學分類、整理，便于保管與利用。立卷的具體 要求如下： 4.2.1按年度將文件資料按其形成或?qū)?yīng)年度分開；按職別將聯(lián)系緊密文件資料，如上級 的批復、下級的請示應(yīng)放在一起；按問題將文件資料按其內(nèi)容所反映的問題分開。 4.2.2以問題為主，兼顧其他特征（專柜資料：申請、批復、圖紙、照片等，經(jīng)銷商檔案 包括：協(xié)議/合同原件、送貨單、代墊、回款、詢證代墊函等），使文件之間的聯(lián)系緊密 ，分級適當，問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準確。 4.2.3裝訂文件均統(tǒng)一在左邊，左下角與左上角對準后打孔裝訂，同時必須去掉金屬物和 雜物，對大小不一、長短不齊的文件要折疊整齊，排列時一般批復在前，請示在后；定 稿在前、草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被發(fā)文在后；其他文件按其重要程度或形成時間先后 排列。 4.2.4必須用藍黑墨水鋼筆填寫《卷內(nèi)文件目錄》（格式見SF300304），并在左上角擬寫簡 明確切的案卷標題，且在右上角編號，作為案卷文件的封面。檔案夾（盒）側(cè)面標明年 份、案卷文件名稱及編號。 4.2.5報表類資料必須有制表部門、報表名稱、所屬期、經(jīng)手人及部門負責人簽字。 4.3每年元月15日前，市場負責人出具檔案目錄，統(tǒng)一交所屬市場管理部總經(jīng)理核準后留 存，同時報總部總經(jīng)理辦公室備案一份。 5.0檔案的借閱 5.1借閱市場檔案，必須經(jīng)市場負責人同意方可借閱，禁止其他品牌翻閱、 5.2 借出的檔案嚴禁擅自復印，確因工作需要復印，必須經(jīng)市場負責人簽字同意方可復印， 密級資料禁止復?。ㄈ纾轰N售報表、財務(wù)報表、人事報表等）。 5.3嚴禁折疊、拆散、損壞、涂改各類檔案，違者給予相關(guān)責任人嚴重警告以上處分。 5.4借閱人必須嚴格遵守保密原則，不得私自供他人查閱，如有丟失和泄密檔案內(nèi)容，違 者予以開除。 5.5公司所有員工都有保護好文件檔案的義務(wù)。 6.0檔案的保管 6.1 檔案保管期限分為：永久60年以上，長期15-60年，短期1- 15年。根據(jù)公司管理需要，市場檔案保存期限統(tǒng)一暫定為短期。 6.2重要檔案必須存放在帶鎖的專用鐵制柜或木柜。在排列上柜時，按照類別自左向右， 自上而下排列，并分別在每一個柜上標明案卷類別，以便于管理和查找。 6.3對照片、聲像、磁盤等載體的檔案統(tǒng)一存放專用柜。 6.4檔案要遠離易燃、易爆和腐蝕性氣源，嚴禁吸煙和使用明火，檔案柜內(nèi)應(yīng)施放 防霉、防蟲藥劑，檔案柜要嚴密上鎖，確保檔案安全性。 6.5市場檔案必須專人專管，保證安全。市管部下發(fā)的制度、政策性文件以及操作手冊等 ，必須妥善保管；由市場管理部人資科負責將下發(fā)已廢止的文件全部收回，統(tǒng)一銷毀； 訂 貨會方案、促銷方案資料，活動結(jié)束后，立即作銷毀處理；市場函件保管期限超過3個月 后可銷毀。銷毀檔案必須列清單，由兩人以上進行銷毀，市場負責人監(jiān)銷，并在銷毀清 單上簽字后交市場管理部人資科備案。 6.6嚴禁擅自變賣、銷毀處理各類檔案。 7.0其他要求 7.1檔案是商業(yè)機密，保守機密是檔案保管人應(yīng)盡職責，保管人應(yīng)認真執(zhí)行保密制度，提 高警惕，堅持原則，樹立嚴格的保密觀念，做到不失密，不泄密，確保檔案的安全。否 則給予責任人警告以上處分，后果嚴重的予以開除。 7.2嚴禁非工作人員進入檔案區(qū)域，檔案保管人不得議論檔案內(nèi)容，不得將檔案私自提供 給他人，更不得利用工作之便私自拍照、復制和抄錄密級檔案損害公司利益，違者予以 開除。 7.3市管部人資科必須每半年對所管轄市場的檔案是否規(guī)范立卷、全面歸檔、保管安全等 情況進行檢查。 8.0附則 8.1本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室制訂并負責解釋。 8.2本規(guī)定自2002年12月1日起執(zhí)行，原相關(guān)規(guī)定，同時廢止。 山東市場管理部 —————————— 2002年11月20日 ----------------------- |山東市場管理部人力資源科 | |制度編號 |版本 | |標題：檔案管理操作細則 | |FS300304 |1.0 | | | |生效日期：2002年12月1日 |第 頁 共3頁 | | | | |
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