庶務(wù)管理辦法
目 錄 1. 目的……………………………………………………………2 2. 適用范圍………………………………………………………2 3. 票務(wù)作業(yè)………………………………………………………2 4. 名片印刷………………………………………………………2 5. 文具管理………………………………………………………2 6. 郵寄收發(fā)………………………………………………………2 7. 復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)管理…………………………………………2 8. 核準(zhǔn)公布實(shí)施…………………………………………………2 9. 附表……………………………………………………………2 一、目的 為提高各部門工作效率，完善總務(wù)后勤工作，特就票務(wù)預(yù)定、名片印制、文具領(lǐng)用、 郵件收發(fā)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理等方面工作制定以下辦法。 二、適用范圍 好易通科技(中國)有限公司所有員工。 三、票務(wù)作業(yè) 2.1票務(wù)作業(yè)是指為公司員工統(tǒng)籌辦理出差、培訓(xùn)、外籍人員返鄉(xiāng)假等預(yù)定飛機(jī)、 火車或其他交通工具票務(wù)之作業(yè)。 2.2公司員工出差、培訓(xùn)、外籍人員休假需在“出差申請單”上注明前往地點(diǎn)、往返 時間、交通工具種類等具體內(nèi)容。 2.3出差人員將“出差申請單”于出差日前3天（節(jié)假日需提前）交行政部。 2.4行政部依據(jù)行程合理及價位合理的原則向供票廠商訂票，并按月與廠商結(jié)帳。 2.5出差人如對所訂票據(jù)有調(diào)整或有疑問應(yīng)于取得票據(jù)后當(dāng)日向行政部提出，如逾 期提出，則增加之票款由出差人自行負(fù)責(zé)。 2.6出差人須在返差后將公司所訂之票據(jù)存根交還行政部票務(wù)管理人，由行政部按 月匯總發(fā)票及票根到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 四、名片印制 3.1名片印制申請范圍為：主任級/管理師級以上（含）員工及因工作需要經(jīng)部門主 管核準(zhǔn)之員工。 3.2員工申請印制名片時必須填寫“名片印制申請單”，正確填寫員工編號、姓名、 職稱及電話號碼，填妥后，由本部門主管或其上一級主管審核簽字。 3.3申請人將核準(zhǔn)之“名片印制申請單”交行政部，行政部審核內(nèi)容后由總務(wù)送交廠 商印制。 3.4印制完成的名片由總務(wù)單位統(tǒng)一分發(fā)。 五、文具管理 4.1文具的管理及領(lǐng)用由行政部總務(wù)負(fù)責(zé)。 4.2文具申購及領(lǐng)用日由為每周一和四下午2:00～4:00。 4.3新進(jìn)員工報(bào)到時公司統(tǒng)一發(fā)給筆記本、圓珠筆各一；新進(jìn)員工因工作需要領(lǐng)用 其他文具依以上辦法執(zhí)行。 六、郵件收發(fā) 5.1公司郵件由總務(wù)負(fù)責(zé)收發(fā)。 5.2掛號信、郵政快件、航空信、包裹、特快專遞等郵件之收件人應(yīng)在總務(wù)的“郵件 簽收本”中簽收。 5.3各部門外寄郵件應(yīng)于每天下午3：30前交總務(wù)，掛號信、郵政快件、航空信、包 裹、特快專遞等郵件之交寄人應(yīng)在“郵件交寄本”上簽字, 郵件交寄之回單由總務(wù)保存，并負(fù)責(zé)跟蹤查詢及交涉。 5.4郵件收寄產(chǎn)生之費(fèi)用統(tǒng)一由總務(wù)按月匯總回單及交寄本復(fù)印件到財(cái)務(wù)報(bào)銷。 5.5周末及節(jié)假日郵件由警衛(wèi)代管，并于休息日或節(jié)假日后的第一個工作日交還總 務(wù)分發(fā)到各部門（外籍干部個人急件除外）。 七、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)管理 6.1復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)由總務(wù)負(fù)責(zé)維修管理。 6.2復(fù)印文件由各部門派人復(fù)印,復(fù)印紙張由總務(wù)提供,列入文具費(fèi)用,各部門嚴(yán)格按 照復(fù)印機(jī)的操作規(guī)程操作,避免毀損機(jī)器,增加辦公成本. 八、本辦法經(jīng)總裁室核準(zhǔn)后公布實(shí)施，修正時亦同。 九、附件 8.1文具領(lǐng)用申請單 8.2名片印制申請單
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