怎樣與部下進(jìn)行溝通

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綜合能力考核表詳細(xì)內(nèi)容

怎樣與部下進(jìn)行溝通
導(dǎo) 言 作為一名部門主管,你除了要為部門的經(jīng)營策略、業(yè)務(wù)數(shù)量、客戶關(guān)系等問題殫精 竭慮,還需要關(guān)注的就是怎樣處理好你與你的部下的關(guān)系。 能否建立一個關(guān)系融洽、積極進(jìn)取的團(tuán)隊,很大程度上取決于你是否善于與部下進(jìn)行 溝通,取決于你是否善于運(yùn)用溝通技巧。 http://www.5ixue.com (海量營銷管理培訓(xùn)資料下載) 下達(dá)命令的技巧 命令是主管對部下特定行動的要求或禁止。命令的目的是要讓部下照你的意圖完成特 定的行為或工作;它也是一種溝通,只是命令帶有組織階層上的職權(quán)關(guān)系;它隱含著強(qiáng)制 性,會讓部下有被壓抑的感覺。若主管經(jīng)常都用直接命令的方式要求員工做好這個,完 成那個,也許部門看起來非常有效率,但是工作品質(zhì)一定無法提升。為什么呢?因為直接 命令剝奪了部下自我支配的原則,壓抑了部下的創(chuàng)造性思考和積極負(fù)責(zé)的心理,同時也 讓部下失去了參與決策的機(jī)會。 命令雖然有缺點,但要確保部下能朝組織確定的方向與計劃執(zhí)行,命令是絕對必要的 ,那么你要如何使用你的命令權(quán)呢? 命令的目的是要讓部下照你的意圖完成指定的行為或工作,因此你下達(dá)命令時應(yīng)該考 慮下列兩點: (一)正確傳達(dá)命令意圖 你下達(dá)命令時,要正確地傳達(dá)命令,不要經(jīng)常變更命令;不要下一些自己都不知道原 由的命令;不要下一些過于抽象的命令,讓部下無法掌握命令的目標(biāo);不要為了證明自 己的權(quán)威而下命令。正確地傳達(dá)命令的意圖,是比較容易做到的,你只要注意“5W2H”(具 體內(nèi)容見下表)的重點,相信你就能正確地傳達(dá)你的意圖。 【自檢】 例題:“張小姐,請你將這份調(diào)查報告復(fù)印2份,于下班前送到總經(jīng)理室交給總經(jīng)理; 請留意復(fù)印的質(zhì)量,總經(jīng)理要帶給客戶參考?!?作業(yè):請一位學(xué)員根據(jù)我們所說的5W2H方法將該案例進(jìn)行劃分,體會該方法所傳遞的 重點。 Who(執(zhí)行者):__________________________ What(做什么):_________________________ How(怎么做): _________________________ When(時間):___________________________ Where(地點):__________________________ Howmany(工作量):______________________ Why(為什么):__________________________ 參考答案 Who: 張小姐 What: 調(diào)查報告 How: 復(fù)印品質(zhì)好的副本 When: 下班前 Where: 總經(jīng)理室 Howmany: 2份 Why: 要給客戶參考 (二)如何使部下積極接受命令 如何能提升部下積極接受命令的意愿呢?你可用提升部下意愿的溝通方式替代大部分 的命令。對“命令”的含義我們應(yīng)該打破固有的窠臼,不要陷于“命令→服從”的固有認(rèn)知。 命令應(yīng)該是主管讓部下正確了解他的意圖,并讓部下容易接受及愿意去執(zhí)行。 或許你會說,主管有職位的權(quán)力,不管部下是否有意愿,他都必須要執(zhí)行。的確,部 下懼于主管的職權(quán),他必須要執(zhí)行,但有意愿下的執(zhí)行及沒意愿下的執(zhí)行,其執(zhí)行的結(jié) 果會產(chǎn)生很大的差異。有意愿的部下,會盡全力把命令的工作做好;沒意愿的部下,心 里只想能應(yīng)付過去就好。 那么,如何提升部下執(zhí)行命令的意愿呢?你必須注意下列5個傳達(dá)命令的溝通技巧: 1.態(tài)度和善,用詞禮貌 就像在前面談到的問題一樣,在我們身邊,作為一名主管,你在與下屬溝通的時候可 能會忘記使用一些禮貌用語,如“小張,進(jìn)來一下”,“小李,把文件送去復(fù)印一下”。這 樣的用語會讓下屬有一種被呼來喚去的感覺,缺少對他們起碼的尊重。因此,為了改善 和下屬的關(guān)系,使他們感覺自己更受尊重,你不妨使用一些禮貌的用語,例如:“小張, 請你進(jìn)來一下”、“小李,麻煩你把文件送去復(fù)印一下?!币涀?,一位受人尊敬的主管, 首先應(yīng)該是一位懂得尊重別人的主管。 2.讓部下明白這件工作的重要性 下達(dá)命令之后,告訴部下這件工作的重要性,如:“小王,這次項目投標(biāo)是否能成功 ,將決定我們公司今年在總公司的業(yè)績排名,對公司來說至關(guān)重要。希望你能竭盡全力 爭取成功?!蓖ㄟ^告訴部下這份工作的重要性,以激發(fā)部下的成就感。讓他覺得“我的領(lǐng) 導(dǎo)很信任我,把這樣重要的工作交給了我,我一定要努力才不負(fù)眾望?!?3.給部下更大的自主權(quán) 一旦決定讓部下負(fù)責(zé)某一項工作,就應(yīng)該盡可能的給他更大的自主權(quán),讓他可以根據(jù) 工作的性質(zhì)和要求,更好的發(fā)揮個人的創(chuàng)造力。例如:“這次展示會交由你負(fù)責(zé),關(guān)于展 示主題、地點、時間、預(yù)算等請你作出一個詳細(xì)的策劃,下個星期你選一天我們要聽取 你的計劃。”還應(yīng)該讓部下取得必要的信息,例如:“財務(wù)部門我已經(jīng)協(xié)調(diào)好了,他們會提 供一些必要的報表?!?4.共同探討狀況、提出對策 即使命令已經(jīng)下達(dá),下屬也已經(jīng)明白了他的工作重點所在,我們也已經(jīng)相應(yīng)的進(jìn)行了 授權(quán),但也切不可就此不再過問事情的進(jìn)展,尤其當(dāng)下屬遇到問題和困難,希望我們協(xié) 助解決時,更不可以說“不是已經(jīng)交給你去辦了嗎?”我們應(yīng)該意識到,他之所以是你的 下屬,就是因為他的閱歷、經(jīng)驗可能還不如你,那么這時候我們應(yīng)該和下屬一起共同分 析問題,探討狀況,盡快提出一個解決方案。例如:“我們都了解了目前的狀況是這樣的 ,我們來討論一下該怎么做?” 5.讓部下提出疑問 可詢問部下有什么問題及意見,如:“小王,關(guān)于這個投標(biāo)方案,你還有什么意見和 建議嗎?”你可采納部下好的意見,并稱贊他。例如:“關(guān)于這點,你的意見很好,就照 你的意見去做?!?上述這5個傳達(dá)命令的溝通技巧能提升部下接受命令、執(zhí)行命令的意愿,你的意圖才 能被部下積極的執(zhí)行,你的部門才會被部下感覺到是一個開放、自由、受尊重的工作環(huán) 境。 【自檢】 請回想一下你在贊美或批評你的部下時是否有以下的行為? ◇你常常贊美你的部下嗎? ◇你對他們的贊美是發(fā)自內(nèi)心的嗎? ◇你能針對部下的具體行為及時加以贊美嗎? ◇你喜歡當(dāng)眾贊美或批評你的部下嗎? ◇當(dāng)部下不在場的時候,你還會贊美他嗎? ◇你常常因為害怕影響與部下的關(guān)系而不愿當(dāng)面批評他嗎? ◇你的批評常常令你的部下難堪嗎? ◇你在批評部下的時候能做到對事不對人嗎? 【參考答案】 是;是;是;否;是;否;否;是 如果你的答案正確率在80%以上,那么恭喜你,你已經(jīng)很好的掌握了贊美和批評部下 的方法,你和他們的溝通應(yīng)該是很融洽的;如果你的答案正確率在50%以下,那么我們建 議你應(yīng)認(rèn)真的學(xué)習(xí)以下內(nèi)容,以改善你與部下之間的溝通效果。 贊揚(yáng)部下的技巧 (一)贊美的作用 贊美他人,是我們在日常溝通中常常碰到的情況。要建立良好的人際關(guān)系,恰當(dāng)?shù)馁?美他人是必不可少的。美國一位著名社會活動家曾推出一條原則:“給人一個好名聲,讓 他們?nèi)ミ_(dá)到它?!笔聦嵣媳毁澝赖娜藢幵缸鞒鲶@人的努力,也不愿讓你失望。 贊美能使他人滿足自我的需求。心理學(xué)家馬斯洛認(rèn)為,榮譽(yù)和成就感是人的高層次的 需求。 一個人具有某些長處或取得了某些成就,他還需要得到社會的承認(rèn)。如果你能以誠摯 的敬意和真心實意的贊揚(yáng)滿足一個人的自我,那么任何一個人都可能會變得更令人愉快 、更通情達(dá)理、更樂于協(xié)作。因此,作為領(lǐng)導(dǎo)者,你應(yīng)該努力去發(fā)現(xiàn)你能對部下加以贊 揚(yáng)的小事,尋找他們的優(yōu)點,形成一種贊美的習(xí)慣。 贊揚(yáng)部下是對部下的行為、舉止及進(jìn)行的工作給予正面的評價,贊揚(yáng)是發(fā)自內(nèi)心的肯 定與欣賞。贊揚(yáng)的目的是傳達(dá)一種肯定的訊息,激勵部下。部下有了激勵會更有自信, 想要做得更好。 (二)贊美的技巧 贊美部下作為一種溝通技巧,也不是隨意說幾句恭維話就可以奏效的。事實上贊揚(yáng)部 下也有一些技巧及注意點,提醒你留意。 1.贊揚(yáng)的態(tài)度要真誠 贊美部下必須真誠。每個人都珍視真心誠意,它是人際溝通中最重要的尺度。英國專 門研究社會關(guān)系的卡斯利博士曾說過:“大多數(shù)人選擇朋友都是以對方是否出于真誠而決 定的”。如果你在與下屬交往時不是真心誠意,那么要與他建立良好的人際關(guān)系是不可能 的。所以在贊美下屬時,你必須確認(rèn)你贊美的人的確有此優(yōu)點,并且要有充分的理由去 贊美他。 2.贊揚(yáng)的內(nèi)容要具體 贊揚(yáng)要依據(jù)具體的事實評價,除了用廣泛的用語如:“你很棒!”“你表現(xiàn)得很好!”“你不 錯!”最好要加上具體事實的評價。例如:“你的調(diào)查報告中關(guān)于技術(shù)服務(wù)人員提升服務(wù)品 質(zhì)的建議,是一個能針對目前問題解決的好方法,謝謝你提出對公司這么有用的辦法。 ”“你處理這次客戶投訴的態(tài)度非常好,自始至終婉轉(zhuǎn)、誠懇,并針對問題解決,你的做 法正是我們期望員工能做的標(biāo)準(zhǔn)典范。” 3.注意贊美的場合 在眾人面前贊揚(yáng)部下,對被贊揚(yáng)的員工而言,當(dāng)然受到的鼓勵是最大的,這是一個贊 揚(yáng)部下的好方式;但是你采用這種方式時要特別的慎重,因為被贊揚(yáng)的表現(xiàn)若不是能得 到大家客觀的認(rèn)同,其他部下難免會有不滿的情緒。因此,公開贊揚(yáng)最好是能被大家認(rèn) 同及公正評價的事項。例如:業(yè)務(wù)競賽的前三名、獲得社會大眾認(rèn)同的義舉、對公司產(chǎn) 生重大的貢獻(xiàn)、在公司服務(wù)25年的資深員工……等,這些值得公開贊揚(yáng)的行為都是公平公 開競爭下產(chǎn)生的,或是已被社會大眾或公司全體員工認(rèn)同的。 4.適當(dāng)運(yùn)用間接贊美的技巧 所謂間接贊美就是借第三者的話來贊美對方,這樣比直接贊美對方的效果往往要好。 比如你見到你下屬的業(yè)務(wù)員,對他說:“前兩天我和劉總經(jīng)理談起你,他很欣賞你接待客 戶的方法,你對客戶的熱心與細(xì)致值得大家學(xué)習(xí)。好好努力,別辜負(fù)他對你的期望?!盁o 論事實是否真的如此,反正你的業(yè)務(wù)員是不會去調(diào)查是否屬實的,但他對你的感激肯定 會超乎你的想象。 間接贊美的另一種方式就是在當(dāng)事人不在場的時候贊美,這種方式有時比當(dāng)面贊美所 起的作用更大。一般來說,背后的贊美都能傳達(dá)到本人,這除了能起到贊美的激勵作用 外,更能讓被贊美者感到你對他的贊美是誠摯的,因而更能加強(qiáng)贊美的效果。所以,作 為一名項目主管,你不要吝惜對部下的贊美,尤其是在面對你的領(lǐng)導(dǎo)或者他的同事時, 恰如其分的夸獎你的部下,他一旦間接的知道了你的贊美,就會對你心存感激,在感情 上也會與你更進(jìn)一步,你們的溝通也就會更加卓有成效。 總之,贊美是人們的一種心理需要,是對他人敬重的一種表現(xiàn)。恰當(dāng)?shù)馁澝绖e人,會 給人以舒適感,同時也會改善與下屬的人際關(guān)系。所以,在溝通中,我們必須掌握贊美 他人的技巧。 【自檢】 你在贊揚(yáng)下屬時是否方法得當(dāng)? |贊揚(yáng)下屬的要點 |是√ 否× |改進(jìn)計劃 | |贊揚(yáng)的態(tài)度真誠 | | | |贊揚(yáng)的內(nèi)容具體 | | | |贊美的場合適當(dāng) | | | |適當(dāng)運(yùn)用間接贊美的技巧| | | 俗話說:金無足赤,人無完人。在我們的溝通活動中,往往會發(fā)現(xiàn)部下的缺點和錯誤 ,當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)部下錯誤時,及時地加以指正和批評,是很有必要的。有人說贊美如陽光 ,批評如雨露,二者缺一不可,這是很有哲理的。我們在與下屬的溝通中,既需要真誠 的贊美,也需要中肯的批評。下面我們就一起來探討一下指責(zé)和贊美部下的技巧。 批評部下的方法 俗話說:良藥苦口,忠言逆耳。有人認(rèn)為,批評就是“得罪人”的事。所以有些主管從 不當(dāng)面指責(zé)部下,因為他們不知道如何處理指責(zé)部下后彼此的人際關(guān)系,因而造成部下 的不當(dāng)行為,一直無法得到糾正。有些主管指責(zé)部下后,不但沒有達(dá)到改善部下的目的 ,反而使部下產(chǎn)生更多的不平和不滿。事實上,之所以會產(chǎn)生這樣的后果,恐怕還在于 我們在批評他人的時候缺乏技巧的緣故。醫(yī)藥發(fā)展至今,許多良藥已經(jīng)包上了糖衣,早 已不苦口了;那么我們?yōu)槭裁床荒苎芯恳幌屡u他人的技巧,變成忠言不逆耳呢?“指責(zé) 部下”的是教育部下的一種方法。因此,管理者指責(zé)部下時,要講究一些技巧,下列是一 些指責(zé)部下的技巧與注意點,請你留意。 (一)以真誠的贊美做開頭 俗話說:尺有所短,寸有所長。一個人犯了錯誤,并不等于他一無是處。所以在批評 部下時,如果只提他的短處而不提他的長處,他就會感到心理上的不平衡,感到委屈。 比如一名員工平時工作頗有成效,偶爾出了一次質(zhì)量事故,如果批評他的時候只指責(zé)他 導(dǎo)致的事故,而不肯定他以前的成績,他就會感到以前“白干了”,從而產(chǎn)生抗拒心理。 另外,據(jù)心理學(xué)研究表明,被批評的人最主要的障礙就是擔(dān)心批評會傷害自己的面子, 損害自己的利益,所以在批評前幫他打消這個顧慮,甚至讓他覺得你認(rèn)為他是“功大于過 ”,那么他就會主動放棄心理上的抵抗,對你的批評也就更容易接受。 (二)要尊重客觀事實 批評他人通常是比較嚴(yán)肅的事情,所以在批評的時候一定要客觀具體,應(yīng)該就事論事 ,要記住,我們批評他人,并不是批評對方本人,而是批評他的錯誤的行為,千萬不要 把對部下錯誤行為的批評擴(kuò)大到了對部下本人的批評上...
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