文書歸檔工作程序
文書歸檔工作程序 ----------------------- 根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)情況及上年形成文件情況，準(zhǔn)備好本部門平時歸卷的類目卷夾。 1、熟悉公司的機構(gòu)設(shè)置及職能、歸檔文件的范圍。 2、購置必要的裝具。 3、擬制當(dāng)年歸卷類目表。 1、字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。 2、卷內(nèi)目錄、備考表各欄填寫齊全。 3、卷內(nèi)目錄與文件相符無誤。 調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求(詳見質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn))。 1. 歸卷準(zhǔn)確及時。 2. 每季有檢查。 3. 發(fā)文正件與底稿齊全。 每年一月份完成當(dāng)年文件材料歸卷的準(zhǔn)備工作，類目齊全。 工 作 標(biāo) 準(zhǔn) 擬寫案卷題名 1、計算機打印卷內(nèi)目錄。 2、填寫備考表（填寫方法參見“案卷質(zhì)量要求” ）。 3、將整理好的案卷裝盒。 填 寫 目 錄 和 備 考 表 裝 盒 1. 案卷目錄清晰無誤。 2. 移交手續(xù)完備。 文件材料的整理 1. 按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件進(jìn)行檢查和調(diào)整。 2. 剔除不需歸檔的文件和重份文件。 3. 排列卷內(nèi)文件，對卷內(nèi)文件太多的卷，進(jìn)行適當(dāng)分卷(每卷在150頁以內(nèi))。 4. 按卷內(nèi)文件排列順序編寫件號和每件的頁號。 5、、拆除文件上的金屬物。 6、對無裝訂線的窄邊文件進(jìn)行加寬。 7、修復(fù)破損文件。 8、取齊文件右側(cè)和下沿，按單份文件進(jìn)行裝訂。 填寫案卷標(biāo)題。 5. 平時歸卷 1. 文件管理員將本部門的各類文件分類歸入相應(yīng)的類目卷盒。 2. 合同、協(xié)議簽完一周內(nèi)向總裁辦歸檔。 3. 指導(dǎo)本部門做好賬外文件的平時歸卷工作。 1. 將審批完的呈批件及時退各部門文件管理員。 2. 將以股份公司名義的發(fā)文分類歸入卷盒。 3. 上級文件分類歸卷 平時歸卷準(zhǔn)備 各 業(yè) 務(wù) 部 門 總 裁 辦 公 室 工作程序 工 作 內(nèi) 容 1. 按檔號編制案卷目錄 。 2. 在公司保存一年后，向首信集團(tuán)總部移交歸檔。 3. 交接雙方清點無誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。 編制案卷目錄移交歸檔 填寫案卷封皮 1. 按規(guī)定逐項填寫封面欄目。 2、填寫卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號。 根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機關(guān)、主題內(nèi)容、文種。 封面各欄及卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號填寫準(zhǔn)確無誤、無漏。 1. 排列案卷與編號 1、按《郵電工業(yè)企業(yè)檔案實體分類辦法》進(jìn)行排列案卷。 2、編制檔號。 1案卷排列符合規(guī)定。 2、檔號編制準(zhǔn)確無誤。 移交歸檔 1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。 2．雙方履行簽字手續(xù)，各保存一份。 按時移交，清點無誤，手續(xù)完備。 標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。
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