文書(shū)檔案管理
一、文印室管理規(guī)定 第一條 為了加強(qiáng)公司的文件管理，特制定本規(guī)定。 第二條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件 ，一般不予打印。 第三條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文 件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門(mén)經(jīng)理不在時(shí)， 可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第四條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送，以免影響公司的正常工作。 第五條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有 關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。 第六條 文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密 或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得載留任何文件。 第七條 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè) 務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一列行政開(kāi)支。 第八條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50元以下罰款，屢教不改或給公司 造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失，處50元以上罰款直至辭退。 第九條 本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。 表23-1 行文表 |保 |絕對(duì)機(jī)密| |另 |呈 | |受文 | |副 | |密 | | | | | |者 | |本 | |區(qū) | | |文 | | | | |份 | |分 | | | | | | | |數(shù) | | |普通 | | | | | | | | |傳 |限時(shí)送 | |事 | | | | | | |遞 | | | | | | | | | |法 | | |由 | | | | | | | |特快送 | | | | | | | | | |快件 | | | | | | | | | |普通 | | | | | | | | |保 | | | | | |存 | | | | | | | | | | | 二、文件收發(fā)規(guī)定 第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門(mén)的文件由各部 門(mén)負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印蓋 章。 第三條 文件和原稿，由辦公室分類(lèi)歸檔、保存?zhèn)洳椤?第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定 ，由專(zhuān)人印制報(bào)送。 第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登 記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。 第六條 外來(lái)的文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收 人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件 后即時(shí)報(bào)送。 第七條 傳閱文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 表23-2 往來(lái)信函記錄表 |類(lèi) 別 |日 期 | 函 內(nèi) 容 |處 理 人 |回函日期 |回函內(nèi)容 | |去 |來(lái) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 三、公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度 第一條 全公司公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 第二條 外發(fā)函電要求。 1．各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到 收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 2．每天下午××點(diǎn)以前，公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 表23-3 信函寄發(fā)記錄表 業(yè)務(wù)類(lèi) 公共關(guān)系 采購(gòu)類(lèi) 總務(wù)類(lèi) |發(fā)函日期 |發(fā)函單位 |文 別|內(nèi) 容 |寄發(fā)單位 |回函日期 |回函內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 第三條 外來(lái)郵件管理 1．外來(lái)郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)。 2．凡掛號(hào)、紙包、包裹單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 3．一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi) 。 4．私人不明平信一律放到（信架）信袋內(nèi)，由個(gè)人自取。 5．不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤對(duì)；國(guó)外 來(lái)函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原由 。 6．凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到 收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 第四條 報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā) 1．報(bào)刊訂購(gòu) （1）訂購(gòu)時(shí)間：上半年； 下半年。 （2）訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào) 刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無(wú) 誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)。歸 口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外，還須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì) 寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。 2．報(bào)刊收發(fā) （1）收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類(lèi)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí) 登記并要求補(bǔ)缺退任。 （2）收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)、不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊 時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。 四、公司文件管理規(guī)定 （一）總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用， 特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種 文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口 管理。 表23-4 送發(fā)公文登記簿 |日 期 |文 號(hào) |收文單位 |文 別|事 由 |附 件 |附 本 |回涵內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格檔案處理工作一覽表 |部門(mén)|表格檔 |聯(lián)數(shù)|負(fù)責(zé) |表格性質(zhì) |完成 |審核 |審核 | | |案名稱(chēng) | |職別 | |期限 |職別 |日期 | | | | | |日?qǐng)?bào) |月報(bào) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)； 4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷 份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)； 5．廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和 修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬 稿； 6．經(jīng)廠辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）； 7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚； 8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽； 9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印； 11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 12．文...
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