文件控制程序JFQ.P-O.01
|青島扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 編 號(hào) |JFQ.P-O.01 |修 改 狀 態(tài) |0 | |文 件 控 制 程 序 |頁(yè) 數(shù) |1 / 5 | 1 目的 為對(duì)公司的文件進(jìn)行控制，確保其適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性，公司制定并 執(zhí)行《文件控制程序》 2 范圍： 2.1 本程序規(guī)定了管理體系文件的控制原則和方法。 2.2 本程序適用于與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全有關(guān)的所有文件，其中有公司自 己制定的，也有引用的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及顧客提供的各種資料。 3 職責(zé) 3.1 ISO小組是文件控制的主管部門(mén)。 3.2 秘書(shū)科對(duì)文件進(jìn)行管理。 3.3 三層文件由各主管部門(mén)進(jìn)行控制。 4 程序要求 4.1 文件的分類(lèi)：本公司文件分為5類(lèi) 4.1.1 手冊(cè) 文件類(lèi)別代號(hào)：M（質(zhì)量手冊(cè)QM，環(huán)境手冊(cè)EM，職業(yè)健康安全手冊(cè)HM） 4.1.2 程序文件 文件類(lèi)別代號(hào)：P（共用程序P，質(zhì)量程序QP，環(huán)境程序EP，職業(yè)健康安全程序HP） 4.1.3 作業(yè)性文件 文件類(lèi)別代號(hào)：O 4.1.4 記錄 文件類(lèi)別代號(hào)：R 4.1.5 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 文件類(lèi)別代號(hào)：S 4.2 文件的編號(hào)規(guī)定 公司的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，由4部分組成：公司代號(hào)；文件類(lèi)別 代號(hào)；發(fā)布部門(mén)代號(hào)；部門(mén)流水號(hào)。 編號(hào)形式： JFQ.×（×）—×.×× a b c d |青島扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 編 號(hào) |JFQ.P-O.01 |修 改 狀 態(tài) |0 | |文 件 控 制 程 序 |頁(yè) 數(shù) | 2 / 5 | a. 公司代號(hào)：JFQ b. 文件類(lèi)別代號(hào)：見(jiàn)4.1.1 ~ 4.1.5 c. 部門(mén)代號(hào)：總務(wù)部A；營(yíng)業(yè)部B；生產(chǎn)部C；工程部D；品質(zhì)保證部E；薄片部F；技術(shù) 協(xié)作部G；ISO小組O。 d. 部門(mén)流水號(hào)：由各部門(mén)經(jīng)理將編號(hào)分配給各科室，流水號(hào)自01起，各類(lèi)文件（5 類(lèi)）分別編號(hào)。流水號(hào)允許不連續(xù)。 例：質(zhì)量手冊(cè)： JFQ.QM-O.01 文件控制程序： JFQ.P-O.01 合同評(píng)審控制程序： JFQ.QP-O.01 文件控制程序： JFQ.P-O.01 化驗(yàn)室管理規(guī)定： JFQ.O-E.02 4.3 文件的編寫(xiě)格式及內(nèi)容要點(diǎn) 4.3.1 針對(duì)公司內(nèi)部的文件以中文編寫(xiě)，對(duì)外發(fā)布的文件可根據(jù)需要以中文、英文或日文 編寫(xiě)。 4.3.2 一般地，文件發(fā)布時(shí)采用書(shū)面形式，留檔保存的文件可采用磁盤(pán)硬拷貝。 4.3.3 同類(lèi)文件采用統(tǒng)一格式。 4.3.4 程序文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：封面、正文頁(yè)眉、目的、范圍、職責(zé)、程序要求、相關(guān) 文件和記錄。 4.3.5 作業(yè)文件、記錄可以包括以下內(nèi)容：封面、正文文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、范圍、正 文、相關(guān)文件和記錄。 4.4 文件的編制、審批 4.4.1 手冊(cè)由管理者代表編寫(xiě)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.4.2 程序文件由ISO小組組織各有關(guān)部門(mén)編制，由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.4.3 三層文件由各部門(mén)主管負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員編制，由部門(mén)主管審核，部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.5 文件的發(fā)放 |青島扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 編 號(hào) |JFQ.P-O.01 |修 改 狀 態(tài) |0 | |文 件 控 制 程 序 |頁(yè) 數(shù) | 3 / 5 | 4.5.1 手冊(cè)和程序文件的發(fā)放范圍由管理者代表批準(zhǔn)；其它文件的發(fā)放范圍由各發(fā)布部門(mén) 主管批準(zhǔn)。 2. 文件必須按確定的《文件發(fā)放范圍》發(fā)放，發(fā)放前進(jìn)行標(biāo)識(shí)、編號(hào)，并建立《文件發(fā)放 記錄》。 3. 文件的發(fā)放必須在文件實(shí)施日期前進(jìn)行。 5. 文件的控制 1. 公司的文件分“受控”和“非受控”兩類(lèi)，分別在其封面加蓋印章。受控文件受更改控 制。 2. 文件的持有者應(yīng)妥善保管。受控文件不允許復(fù)制、外借、涂改，不得遺失、破損。 3. 受控文件如遺失、破損，應(yīng)及時(shí)向文件的管理部門(mén)說(shuō)明情況，填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申 請(qǐng)單》后給予補(bǔ)發(fā)。同時(shí)應(yīng)將破損不全的文件交回，由文件的管理部門(mén)銷(xiāo)毀，并填 寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀記錄》。 4. 非受控的文件允許復(fù)制，不受更改控制。對(duì)外發(fā)放的非受控文件須經(jīng)發(fā)放范圍批準(zhǔn) 人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)發(fā)放記錄。 5. 文件一經(jīng)修改，文件管理部門(mén)應(yīng)立即將受控的作廢文件向所有文件持有者收回，所 使用的文件和資料必須是有效版本。作廢的文件由文件管理部門(mén)集中銷(xiāo)毀，并填寫(xiě) 《文件銷(xiāo)毀記錄》。 6. 文件的管理部門(mén)應(yīng)將作廢文件的每一版本、每一次修改都保留一份，并加蓋“作廢” 印章后存檔。 7. 文件的管理部門(mén)應(yīng)建立文件管理檔案，內(nèi)容包括：文件的每一版本（包括作廢版本 ）、文件更改申請(qǐng)單、文件更改狀況一覽表、文件銷(xiāo)毀記錄、文件發(fā)放范圍、文件 發(fā)放記錄等。文件管理檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。 8. 如需要借閱時(shí)，應(yīng)向文件的管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱記錄》。 4.7 文件的更改 4.7.1 文件更改及換版時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》，由原批準(zhǔn)崗位批準(zhǔn)后，由原編制部 |青島扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 編 號(hào) |JFQ.P-O.01 |修 改 狀 態(tài) |0 | |文 件 控 制 程 序 |頁(yè) 數(shù) | 4 / 5 | 門(mén)進(jìn)行，如由其它部門(mén)進(jìn)行時(shí)，該部門(mén)必須獲得原批準(zhǔn)時(shí)所依據(jù)的所有資料。更改 后的文件由原文件審核崗位審核，原批準(zhǔn)崗位批準(zhǔn)后才能發(fā)布。 2. 文件更改后仍須執(zhí)行4.5和4.6條款。 3. 文件更改采用手寫(xiě)劃改及換頁(yè)更改兩種方式： a、改內(nèi)容較少時(shí)，可采用手寫(xiě)劃改，將原文劃掉，在行間填寫(xiě)更改內(nèi)容并簽名。應(yīng) 保證更改內(nèi)容有足夠的空間填寫(xiě)。 b. 同一頁(yè)上手寫(xiě)更改達(dá)3處以上或更改內(nèi)容較多，不能保證清楚明了時(shí)，應(yīng)采用換頁(yè)方 式。 4. 當(dāng)出現(xiàn)下列情形之一時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版 a、一次性修改過(guò)多或更改次數(shù)過(guò)多，影響使用。 B、體系發(fā)生重大變化或編制依據(jù)發(fā)生重大變化。 5. 手寫(xiě)更改時(shí)應(yīng)將發(fā)放范圍內(nèi)的所有原文件都進(jìn)行更改；換頁(yè)更改或換版后的新文件 仍按原發(fā)放范圍發(fā)放，同時(shí)收回作廢頁(yè)或作廢文件，保證所使用的文件為有效版本 。 6. 文件的每次更改情況均應(yīng)記入《文件更改狀況一覽表》，注明有關(guān)內(nèi)容。 4.8 外來(lái)文件的控制 4.8.1 公司使用的外來(lái)文件，由各使用部門(mén)進(jìn)行控制，同時(shí)建立《外來(lái)文件及更新?tīng)顩r明 細(xì)表》。 4.8.2 外來(lái)文件應(yīng)由其控制部門(mén)設(shè)專(zhuān)人每年進(jìn)行檢索，并在新版文件發(fā)布后及時(shí)進(jìn)行更新 。外來(lái)文件的更換情況應(yīng)在《外來(lái)文件及更新?tīng)顩r明細(xì)表》進(jìn)行記錄。 4.8.3 對(duì)于適用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等，各部門(mén)應(yīng)按照《法律、法規(guī)及其他 要求控制程序》予以控制。 4.9 文件在控制過(guò)程中產(chǎn)生的記錄，由其控制部門(mén)整理，歸檔，保存。具體參 見(jiàn)《記錄控制程序》。 5 相關(guān)文件 |青島扶桑精制加工有限公司 —— 程序文件 | |文 件 編 號(hào) |JFQ.P-O.01 |修 改 狀 態(tài) |0 | |文 件 控 制 程 序 |頁(yè) 數(shù) | 5 / 5 | 5.1 《記錄控制程序》 6 記錄 6.1 《文件發(fā)放范圍》 6.2 《文件發(fā)放記錄》 6.3 《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》 6.4 《文件銷(xiāo)毀記錄》 6.5 《借閱記錄》 6.6 《文件更改申請(qǐng)單》 6.7 《文件更改狀況一覽表》 6.8 《外來(lái)文件及更新?tīng)顩r明細(xì)表》
文件控制程序JFQ.P-O.01