文件管理控制程序1
|編制人： |評(píng)審人： |批準(zhǔn)人： |發(fā)放日期： | | | | | | 1. 目的： 為了保證所有與質(zhì)量/環(huán)境體系運(yùn)行有關(guān)的場(chǎng)所都使用相應(yīng)文件的有效版本并防止 失效/作廢文件的誤用，特制定本程序。 2. 范圍： 本程序適應(yīng)于與質(zhì)量/環(huán)境體系運(yùn)行有關(guān)的所有文件、資料的控制。 3. 職責(zé)： 3．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)體系的第一層次文件質(zhì)量手冊(cè)/環(huán)境手冊(cè)的批準(zhǔn)發(fā)布，管理者代表負(fù)責(zé) 第二層次文件標(biāo)準(zhǔn)各要素的程序文件的批準(zhǔn)和發(fā)布，各職能部門(mén)的主管經(jīng)理負(fù)責(zé) 第三層次文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的批準(zhǔn)發(fā)布。 3．2認(rèn)證部門(mén)負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境體系文件、技術(shù)文件的統(tǒng)一管理。 3．3各職能部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)文件的實(shí)施及本部門(mén)涉及到的文件、資料和記錄的日常管理 。 4. 程 序 內(nèi) 容 |流程圖 |程序描述 |涉及部門(mén) | | | | | | |1．第一層次：質(zhì)量手冊(cè)/環(huán)境手冊(cè) | | | |（描述質(zhì)量/環(huán)境管理體系的綱領(lǐng)性文件） | | | |2．第二層次：程序文件 | | | |（描述為實(shí)施質(zhì)量/環(huán)境體系要素所涉及到的各部| | | |門(mén)活動(dòng)的文件） |認(rèn) 證 | | |3．第三層次：作業(yè)指導(dǎo)文件 | | | |（詳細(xì)的作業(yè)文件、操作規(guī)程、規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) | | | |等） | | | |第四層次：質(zhì)量/環(huán)境記錄 | | | |（證實(shí)質(zhì)量/環(huán)境體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)） | | | | | | | | | | | |1．質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及記 | | | |錄的編號(hào)方法如下： | | | |SHY（）□ -- □□ -- □□ | | | |企業(yè)代碼 職能管理 文件順序號(hào) | | | |文件類(lèi)別 部門(mén)代號(hào) | | | |文件級(jí)別 | | | |2．文件的類(lèi)別是指： | | | |（Q）為質(zhì)量管理體系文件 | | | |（E）為環(huán)境管理體系文件 |認(rèn) 證 | | |3．文件級(jí)別即文件的層次分類(lèi)； | | | |4．管理部門(mén)代號(hào)： | | | |01—市場(chǎng)管理部 02—資材部 03—生產(chǎn)部 | | | |04—品質(zhì)管理部 05—物流部 06—信息部 | | | |07—財(cái)務(wù)部 08—人力資源部 09—認(rèn)證 | | | |10—技術(shù)部 11—營(yíng)養(yǎng)咨詢(xún)部 12—行政部 | | | |質(zhì)量手冊(cè)、程序文件不分部門(mén)；例如：《文件控制| | | |和管理程序》的編號(hào)應(yīng)為：SHY（Q+E）2-04 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |各職能部 | | | |門(mén) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認(rèn) 證 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認(rèn) 證 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認(rèn) 證 | | | | | | | |各相關(guān)部 | | | |門(mén) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認(rèn) 證 | | | | | | | |各相關(guān)部 | | | |門(mén) | | | | | | | | | | |1．質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè)由認(rèn)證部門(mén)組織編寫(xiě)，管理者 | | | |代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布； | | | |2．程序文件由各職能部門(mén)編制，認(rèn)證部門(mén)審核，| | | |管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布； | | | |3．作業(yè)指導(dǎo)書(shū)與技術(shù)文件由各職能部門(mén)編制，經(jīng)| | | |主管經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，但須報(bào)認(rèn)證部門(mén)統(tǒng)一管理； | | | |4．質(zhì)量/環(huán)境記錄由產(chǎn)生部門(mén)自行設(shè)計(jì)格式，交 | | | |認(rèn)證部門(mén)審查并統(tǒng)一編號(hào)，各部門(mén)統(tǒng)一管理。 | | | |1、文件的控制狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩類(lèi)，| | | |受控文件是指文件的審批、發(fā)放、使用、更改、 | | | |作廢等均納入體系且按規(guī)定進(jìn)行管理的文件； | | | |2、加蓋紅色“受控”章的文件為受控文件，無(wú)紅色| | | |“受控”章的文件為非受控文件，加蓋“存檔” 章 | | | |的文件是認(rèn)證部門(mén)的存檔文件；受控文件不允許 | | | |隨意復(fù)印。 | | | | | | | |1、體系文件的發(fā)放，由認(rèn)證部門(mén)按照質(zhì)量體系《 | | | |文件發(fā)放范圍一覽表》所規(guī)定的范圍發(fā)放，第三層| | | |次文件的發(fā)放范圍由原文件制定部門(mén)確定、經(jīng)認(rèn) | | | |證認(rèn)可后按其范圍下發(fā)。 | | | |2、發(fā)放時(shí)由認(rèn)證部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，收| | | |文人簽字確認(rèn)。 | | | |3、已下發(fā)的受控文件，使用部門(mén)不得隨意復(fù)印，| | | |如有需要?jiǎng)t上報(bào)認(rèn)證部，由認(rèn)證加印并蓋“受控” | | | |章后按文件發(fā)放流程下發(fā)。 | | | |4、已失效的受控文件由認(rèn)證部按原發(fā)放范圍統(tǒng)一| | | |收回，并填寫(xiě)《文件回收登記表》，具體處置辦法 | | | |按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 | | | | | | | |文件評(píng)審指的是對(duì)受控文件的充分性、合理性、 | | | |有效性及可操作性進(jìn)行審核與評(píng)價(jià)。 | | | |1、評(píng)審時(shí)機(jī)的確定： | | | |● 正常情況下，每年1月份對(duì)體系文件進(jìn)行一次 | | | |評(píng)審。如遇換版審核、組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整、 | | | |國(guó)家法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化、文件缺乏可 | | | |操作性和適用性等特殊情況時(shí)，應(yīng)視具體情況適 | | | |當(dāng)增加文件評(píng)審的次數(shù)。 | | | | | | | |● | | | |各部門(mén)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及技術(shù)文件，由該程序的主要 | | | |負(fù)責(zé)部門(mén)根據(jù)下列情況隨時(shí)組織文件評(píng)審： | | | |當(dāng)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整時(shí)；國(guó)家法律法規(guī)或行 | | | |業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變動(dòng)時(shí)；開(kāi)發(fā)了新工藝或設(shè)備更新時(shí) | | | |；按原文件操作已無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際要求時(shí)。 | | | |2、文件評(píng)審的實(shí)施： | | | |文件的評(píng)審由認(rèn)證組織實(shí)施，主要負(fù)責(zé)部門(mén)主持 | | | |評(píng)審會(huì)議，該程序涉及的所有職能部門(mén)共同參與 | | | |討論并提出建議、確定流程，主管部門(mén)負(fù)...
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