文件管理程序
1 目的 本程序規(guī)定對質(zhì)量安全環(huán)境體系文件進(jìn)行控制的方法，以確保各相關(guān)場所使用的文件 之最新有效性。 2 適用范圍 本程序文件適用于所有質(zhì)量安全環(huán)境體系文件（包括《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》、程序文件 、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄及外來文件）的控制。 3 職責(zé) 3.1 廠長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》和程序文件。并負(fù)責(zé)質(zhì)量安全環(huán)境手冊的發(fā)布。 3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》及程序文件。 3.3安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)所有質(zhì)量安全環(huán)境體系文件（不含特殊文件）的管理及控制。 3.4各相關(guān)部門負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及記錄的編制、更改、換版、 相關(guān)文件的審核會簽以及有關(guān)的外來技術(shù)文件和資料（包括各類標(biāo)準(zhǔn)）的管理。 3.5副廠長(技術(shù))職責(zé) a）負(fù)責(zé)發(fā)放和更換總公司下達(dá)的最新的技術(shù)文件，并按照《文件轉(zhuǎn)換說明》對該類文件進(jìn) 行必要的轉(zhuǎn)換和控制。 b）負(fù)責(zé)總公司技術(shù)文件原件的歸檔保存。 c）負(fù)責(zé)公司內(nèi)部制定的技術(shù)文件的審批。 4 工作程序 4.1體系文件的結(jié)構(gòu)和總體設(shè)計 4.1.1廠長委托管理者代表組織以公司管理體系的總體設(shè)計為基礎(chǔ)編制相關(guān)的體系文件。 4.1.2管理者代表依照體系標(biāo)準(zhǔn)要求、公司實(shí)際運(yùn)作情況和公司管理體系的的總體設(shè)想組 織體系文件的總體設(shè)計，形成方案。 4.1.3文件分類。 a）《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》是體系管理的綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容包括本公司體系的范圍、引 用標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部過程及其相互作用和程序文件概述。 b）程序文件是《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》的支持性文件，規(guī)定相關(guān)質(zhì)量安全環(huán)境活動的途徑。 c）作業(yè)指導(dǎo)書是程序文件的支持文件，規(guī)定了質(zhì)量安全環(huán)境活動的方法和要求。 d）記錄是記錄質(zhì)量安全環(huán)境活動的過程或結(jié)果的文件，為質(zhì)量安全環(huán)境管理體系的 運(yùn)作提供有效證據(jù)。 4.2質(zhì)量安全環(huán)境體系文件的格式 4.2.1《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》的格式 《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》的格式包括封面、批準(zhǔn)頁、更改頁、目錄頁和正文各要素頁,并 有附錄。 a)封面包括:文件名稱、文件編號、發(fā)布日期、實(shí)施日期和版次等。 b)批準(zhǔn)頁包括:文件名稱、文件編號、版次、受控狀態(tài)、編制人、校核人和批準(zhǔn)人等。 c)在正文的每一頁上有統(tǒng)一的刊頭，并標(biāo)明文件名稱、文件編號、版次、頁碼等。 4.2.2程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書的格式 a)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書的格式包括封面、更改頁和正文。 b)封面包括:文件名稱、文件編號、版次、審批和會簽欄、受控狀態(tài)和生效日期等；每一 頁刊頭上標(biāo)明文件名稱、編號、版次、頁碼等， c)程序文件的正文包括:目的、適用范圍、術(shù)語(必要時)、職責(zé)、工作程序、支持文件和 質(zhì)量記錄等。 d)記錄的格式由各部門依照實(shí)際需要制定，不做統(tǒng)一要求，但至少應(yīng)包括：記錄名稱、 記錄編號、版次等內(nèi)容。 e)所有電子文件僅列明文件名稱、文件編號、最新版次、最新版次的生效日期、文件頁 碼以及文件正文。 4.3 質(zhì)量安全環(huán)境體系文件編號規(guī)則 4.3.1質(zhì)量安全環(huán)境手冊、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書； H. SZ /□□ □□□ □□ 文件序列號 部門代號★ 文件類別* 海虹老人牌涂料（深圳）有限公司； 海虹老人牌涂料有限公司 * QESM—質(zhì)量安全環(huán)境手冊 QP—質(zhì)量獨(dú)立程序文件 ESP—安全環(huán)境獨(dú)立程序文件 QESP—質(zhì)量安全環(huán)境共用程序文件 WI— 作業(yè)指導(dǎo)書 GY— 表示工藝規(guī)程； SB— 表示設(shè)備規(guī)程； YL— 原料技術(shù)文件 PF— 配方技術(shù)文件 JY— 檢驗(yàn)規(guī)程 JL— 計量規(guī)程 ★ 行政部 - Adm 服務(wù)部 - Log 銷售部 - Sal 生產(chǎn)部 – Pro 技術(shù)部 – Tech 安全環(huán)保辦 – Sec 采購部 – Pur 維修部 – Main 電腦室 - IT 研發(fā)部- R&D 4.3.2特殊文件（配方、主生產(chǎn)表及生產(chǎn)批號）編號 配方技術(shù)文件中的配方、主生產(chǎn)表等按Hempel規(guī)定和Scala電腦系統(tǒng)規(guī)定編號。 具體規(guī)定如下： a) 生產(chǎn)配方編號 xxxxx xxxxx xxxxx 配方號 色 號 產(chǎn)品型號 生產(chǎn)配方編號采用產(chǎn)品型號加色號加配方號。 b) 主生產(chǎn)表編號 xxxxx xxxxx xxxxx xxx 制作人代號 配 方 號 色 號 產(chǎn)品型號 主生產(chǎn)表編號采用在生產(chǎn)配方后再添加制作人代號。 c) 生產(chǎn)批次 x xx xxxx 順序號 月 份 年 份 4.3.3記錄編號規(guī)則以便于索引和管理為原則，其編碼放置在表單的右下方。記錄編號標(biāo) 識規(guī)則如下： Ｆ□□□／□□□－□ 　　　　　　　　　 　　　　　　　版次（Ａ～Ｚ） 　　　　　　　　　　 　　　　　　順序號（001～999） 　　　　　 　　　　　　　　　　　部門★ 　　　　　　　　　　　　　　　　表單（ＦＯＲＭ） 4.4體系文件的受控方法 4.4.1體系文件的分類 a）體系文件分“受控文件”類和“非受控文件”類。 “受控文件”指文件受到更改的控制。當(dāng)文件發(fā)生更改時能追溯到全部使用者。 “非受控文件”不受更改控制因而不具有追溯性。 b）特殊文件全部是電腦系統(tǒng)文件，數(shù)量巨大，更新頻繁，不適用體系文件管理的一 般規(guī)定。其編制、更改、更新、保存、管理均由相關(guān)部門按照作業(yè)程序及《計算機(jī)文件和 資料的管理辦法》進(jìn)行。安全環(huán)保辦亦不對其進(jìn)行管理。 c）本公司內(nèi)使用的所有體系文件的的原件及電子文件屬“受控文件”。提供給客戶及 第三方的《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》打印稿為“非受控文件”，不會受到更改的控制；所有的“受 控文件”硬拷貝必須加蓋“受控文件”印章并加蓋分發(fā)號，分發(fā)給相關(guān)使用部門，“非受控 文件”必須加蓋“非受控文件”印章才能發(fā)放。電子文件的控制由安全環(huán)保辦依權(quán)限實(shí)施。 4.4.2體系文件的版次 用大寫英文字母表示文件或文件頁的版次（A、B、…）；用數(shù)字表示文件頁的修改狀態(tài)。 如果文件的版次為A，則所屬文件頁的版次必須為（A、A1、A2、A3…）；如果文件的版次 為B，則所屬文件頁的版次必須為（B、B1、B2、B3…）。 電子版文件只顯示該文件的版本號，不顯示文件頁版次。 4.4.3 安全環(huán)保辦定期（每年至少一次）編制《受控體系文件目錄清單》及《受控體系記錄清單》 供各部門核對，當(dāng)管理性體系文件大幅度修改時，應(yīng)及時對清單進(jìn)行更新。該目錄清單 應(yīng)有現(xiàn)行的版本控制，由管理者代表批準(zhǔn)，并按文件發(fā)放范圍分發(fā)。 4.5文件的編寫 所有質(zhì)量安全環(huán)境體系文件的編寫由相關(guān)部門依照職責(zé)及實(shí)際工作需要進(jìn)行。 4.6文件的審核、會簽及批準(zhǔn) 4.6.1《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》由管理者代表審核，廠長批準(zhǔn)。 4.6.2程序文件由相關(guān)部門進(jìn)行會審（簽），然后報管理者代表審核，廠長批準(zhǔn)。 4.6.3作業(yè)指導(dǎo)書一般情況下由主辦部門的主管審批即可。作業(yè)指導(dǎo)書涉及到其他部門時 須進(jìn)行會簽，當(dāng)與相關(guān)部門發(fā)生矛盾或與相關(guān)文件發(fā)生不一致時，由管理者代表負(fù)責(zé)協(xié) 調(diào)。 4.7文件的發(fā)放 4.7.1體系文件產(chǎn)生后由安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)將電子文件的最新有效版本登錄到公司的網(wǎng)絡(luò)中 。 4.7.2生產(chǎn)現(xiàn)場因?qū)嶋H情況確實(shí)需要使用文件硬拷貝的，由該部門提出申請，經(jīng)安全環(huán)保 辦審核、批準(zhǔn)后加蓋受控印章、按分發(fā)號發(fā)放。 4.7.3非受控《質(zhì)量安全環(huán)境手冊》的發(fā)放，由領(lǐng)用部門提出申請，經(jīng)廠長批準(zhǔn)后，由安全 環(huán)保辦登記并加蓋“非受控文件”印章后發(fā)放。 4.8文件的使用和保管 4.8.1安全環(huán)保辦須及時更新電子文件以保證其最新有效性。 4.8.2本廠內(nèi)部不得使用未加蓋“受控文件”印章的文件的打印稿，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由安全環(huán)保 辦人員當(dāng)場收回并銷毀。 4.8.3當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用時，文件的持有人必須及時到安全環(huán)保辦辦理更換手續(xù)， 交回破損文件，更換新文件（分發(fā)號與原文件一致），安全環(huán)保辦必須及時銷毀破損文 件。 4.8.4當(dāng)文件持有人丟失文件后，必須及時辦理重新申請領(lǐng)用手續(xù)，并在“發(fā)文登記表”的 備注欄內(nèi)填寫丟失原因（必要時附以書面檢討），經(jīng)相關(guān)部門主管簽字審批后方可領(lǐng)取 。安全環(huán)保辦對補(bǔ)發(fā)的文件給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢。 4.8.5文件的保管 a）由公司自行編制的質(zhì)量安全環(huán)境體系文件（特殊文件除外）的原稿由安全環(huán)保辦 負(fù)責(zé)保管，各部門除現(xiàn)場沒有電腦網(wǎng)絡(luò)而必須使用文件硬拷貝的以外，不保留文件打印 稿。 b）存入電腦的文件由電腦室按《計算機(jī)文件和資料的管理辦法》管理。 c）所有的文件務(wù)必在適宜的環(huán)境下保存，原版文件（包括記錄）一律不外借，只允 許在文件保存地查閱，以防止文件丟失或損壞。如有特殊需要，需得到文件所屬部門主 管的批準(zhǔn)，登記并按時歸還。 d）文件借用人負(fù)責(zé)保管所借文件，任何人不得擅自寫、畫或更改文件，更不得私自 轉(zhuǎn)借。 4.9文件（頁）的更改和回收 4.9.1體系文件（特殊文件及外來文件除外）（頁）的更改控制由安全環(huán)保辦負(fù)責(zé)，申請 更改部門需到安全環(huán)保辦領(lǐng)取并填寫“文件更改通知單”， “文件更改通知單”必須由原部門負(fù)責(zé)人審批（必要時需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)），后交安全 環(huán)保辦存檔。 4.9.2“文件更改通知單”一般由原文件編寫人員填寫，文件更改的批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行， 當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。若指定其他部門審批時，該部門需獲 得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 4.9.3文件（頁）更改批準(zhǔn)后，必須由原文件的編寫部門組織進(jìn)行更改。文件（頁）更改 時必須注明更改標(biāo)記和更改生效時間。安全環(huán)保辦及原文件的編寫部門按原“發(fā)文登記表 ”的發(fā)放范圍發(fā)放修改后的文件（頁），同時收回作廢的舊文件（頁）并在原文件“發(fā)文 登記表”上進(jìn)行登記。 4.9.4記錄的更改由相關(guān)部門依據(jù)文件換版的規(guī)定進(jìn)行。 4.10文件的換版與作廢 4.10.1當(dāng)文件進(jìn)行多次更改或需進(jìn)行大幅度更改時，應(yīng)進(jìn)行換版，原版本文件作廢，換 發(fā)新版本文件。 4.10.2作廢的管理性體系文件（頁）應(yīng)由安全環(huán)保辦及各文件編寫部門按發(fā)放范圍收回 并登記，作廢文件（頁）交回安全環(huán)保辦加蓋“作廢文件”印章。 4.11文件的歸檔與保存 4.11.1體系文件完成編制和審批后，原件及電子版的備份由安全環(huán)保辦歸檔保存。 4.11.2歸檔體系文件長期保存，文件換版后，對作廢的前兩個版次的原件保留兩年以備 參考。文件歸檔應(yīng)有明顯的標(biāo)志，便于檢索、防潮、防霉、防蛀、防火、防盜，確保文 件的安全。 4.11.3在工作中產(chǎn)生的記錄，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行整理、歸檔，按照《檔案和資料管理 制度》相關(guān)規(guī)定辦理。 4.12文件的保留與銷毀 4.12.1對需要保留的作廢體系文件（頁），由原編寫部門提出申請，并填寫“文件銷毀/ 保留申請表” 或“記錄更改/復(fù)制/銷毀申請表”，經(jīng)安全環(huán)保辦批準(zhǔn)后，由安全環(huán)保辦加蓋“保留文件” 與“作廢文件”印章后方可留用。保留文件（頁）僅供參考，不能作為解決現(xiàn)實(shí)問題的依 據(jù)。 4.12.2對不需保留的作廢文件（頁），由原編寫部門提出申請，并填寫“文件銷毀/保留 申請表” 或“記錄更改/復(fù)制/銷毀申請表”，經(jīng)安全環(huán)保辦批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。 4.13一次性文件的管理控制 4.13.1所謂一次性文件，是指有一定時間期限的文件，此類文件到期自動作廢，一般不 進(jìn)行更改和回收。如各種質(zhì)量工作計劃、任命書、工作報告、會議紀(jì)要等。 4.13.2各種質(zhì)量計劃，由編制部門主管審核，必要時報廠長/管理者代表批準(zhǔn)。其他一次 性文件僅需編制部門主管審批即可。 4.13.3一次性文件應(yīng)有文件編號和版次，以利于追溯。其版次如不另行標(biāo)注，也可以文 件的審批日期作為該文件版次的標(biāo)識。文件的編號一般以部門代號加上年份及順序號組 成： □□□　□□□□　□□ 順序號（01～99）； 年 份； 部門代號（見4.3.1條）。 4.13.4一次性文件的發(fā)放，由文件的編制部門負(fù)責(zé)進(jìn)行。在體系文件中有發(fā)放范圍規(guī)定 的，按規(guī)定進(jìn)行。文件沒有規(guī)定的，由文件編制部門主管按工作需要自行規(guī)定發(fā)放范圍 ，采用“發(fā)文登記表”簽收，文件發(fā)放記錄必須與該文件的底稿同時保存。保存期不少于 一年。 4.13.5對一次性文件需要調(diào)整、更改時，可收回原文件，另行發(fā)放新文件替代也可在新 文件內(nèi)說明。 4.14 外來文件和資料的管理控制 4.14.1所謂外來文件包括以下：總部文件、政府或行業(yè)機(jī)關(guān)文件、客戶和分承包文件等 。 a）總部文件：包括技術(shù)性、管理性文件。 b）政府或行業(yè)機(jī)關(guān)公文。如：法律文件、技術(shù)書籍，如中華人民共和國法律、法規(guī)、 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。 c）客戶和分承包方文件。與產(chǎn)品有關(guān)的文件 d）由本公司委托其他組織印制的質(zhì)量記錄。 4.14.2外來文件應(yīng)有文件編號和版次，以利于追溯。文件的編號一般以部門代號加上文 件與資料類別及順序號組成（各部門可自行規(guī)定編號方法）： □□□　□　□□ 順序號（01～99） 文件、資料類別▲ 部門代號（見4.3.1條） ▲ 總部文件H 政府或行業(yè)機(jī)關(guān)公文A 客戶和分承包方文件C 4.14.3所有外來文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)編號、保存、管理。若其它部門需要查詢、復(fù)印時 ，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.15實(shí)物技術(shù)文件由于種類多、差異大，無統(tǒng)一的處理工作程序。但無論何種工作程序 都應(yīng)保證文件的有效性。 5...
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