文檔管理文員工作細則
文 檔 管 理 文 員 工 作 細 則 附1 附件2： 崗位職責 職權 1．作好企業(yè)文件檔案管理工作。 2．有權拒絕打印不合格文件。 3．及進準確做好公文的處理工作。 職責 1．對文件檔案歸檔應及時負責。 2．對文檔散失、損毀負責。 3．對擅自外借文件、檔案負責。 附3 文檔管理制度 文印室管理規(guī)定 1．公司的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請求報告或其全不需打印 的文件，一般不予打印。 2．公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。 一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門經理不 在時，可以總裁辦公室主任同意后辦理。 3．私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工 作。 4．文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及 時給有關部門，人員送發(fā)，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。 5．文印室人員應樹立嚴格的觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘 密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。 6．文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算 。屬業(yè)務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 7．文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以上的罰款，屢教不改 或給公司造成不良的社會影響或較大經濟損失 的，處50元以上罰款直至辭退。 文件收發(fā)規(guī)定 1．公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經理簽發(fā)；公司本部各部門的文件 由各部門負責起草辦公審核，總經理簽發(fā)。 2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能 復印、蓋章。 3．文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?4．屬于秘密的文件，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保 密規(guī)定，由專人印制、報送。 5．文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等 事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。 6．外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后， 簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在 接件后即時報送。 7．傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和 落實。 企業(yè)打字、復印工作制度 1．凡以公司名義上報下發(fā)的文件，報表工作計劃，總結，請示，報告，簡報，紀要 通知，通報，信函，規(guī)章制度，宣傳教育材料，任免決定，表彰或處理決定，以公司領 導批準翻印的文件，材料均屬條印范圍。 2．由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全公司性的月生產，工作計 劃和一個時期全公司的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。 3．不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全公司性活動講課提綱，非 上報的一般表格、一般技術和便函都不屬打印的范圍。 4．凡需打印的文件，資料應將其底稿首頁附上發(fā)文單經主管部門負責人審查同意并 經XX審核修改、統(tǒng)一編號，有關部門會簽，分管公司領導簽發(fā)，方能交付打印。 5．打字員接稿后，應認真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文 件歸檔要求待，對發(fā)文手續(xù)不全，書寫不符合要求的文件，打字員有權拒絕打印。 6．打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內容和要求統(tǒng)一登記。并根據 公司安排的輕重緩急次序，進行打安。打字時要做到快速，準確，排版合理美觀，用力 均勻。 7．打字員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內容向外泄露，與工作無關人員不得 進入打字室。 8．打字員要愛護計算機等物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作物品領用登記費用統(tǒng)計工 作。 9．文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給擬搞人校對。校對者校后應在原稿 上簽字，以示負責。 10．凡是以公司名義上報下發(fā)的文件材料分別由辦公室或擬稿人負責校對，由打字 室負責復印、裝訂、達到字跡清晰，版面清潔，裝訂整齊。由文檔管理文員上報下發(fā)。 以部門名義下發(fā)的生產工作計劃安排，專題會議紀要，由歸口部門負責校對，復印、發(fā) 送。 11．兩辦秘書對文件的差錯情況，要進行登記考核。 12．復印文件要嚴格按照審批份數印刷，復印者不得私自增加份數或私自留存。 企業(yè)文件管理制度 (一)總則 第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用， 根據中央關于文件處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。 第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文、本廠上報下發(fā)的各種 文件，資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦歸口管理。 （二）收文的管理 4. 公文的簽收 1．凡來廠公啟的文件均由廠收發(fā)員登記簽收后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封 時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因， 對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。 2．對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件，文號、機要編號的四對口核定 ，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并;登記差錯文件的文號。 5. 公文的編號保管 1．兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號， 保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦理正常 手續(xù)。 2．本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號 保管，不得個人保存。 6. 公文的閱批與分轉 1．凡正式文件均需分別由兩辦主任根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部 門閱辦，重要文件應呈送廠領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事， 一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。 2．一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦 的件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。 3．為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如 關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。 7. 文件的傳閱與催辦 1．傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和 公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未發(fā)達的文件不得向外泄露內容。 2．閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不 得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導批示，擬辦意見兩辦應責成極關部門和人 員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。 3．閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要 ，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 4．文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。 5．兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即 指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同 意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。 6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩 辦機要室通知到機要室閱文。 (三)發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定 1．全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得 自行向上、向下發(fā)送正式文件。 2．各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文 應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā) 文，則由兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨x宇、廠x字發(fā)文。群眾團 體文件由黨委批轉。 3．對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批 準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。 第九條 發(fā)文的范圍: 1．凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會 議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 2．黨委、廠部下發(fā)文件主要用于: (1)公布全廠規(guī)章制度; (2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件; (3)公布工廠體制機構變動或千部任免事項; (4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定; (5)發(fā)布有關獎懲決定和通報; (6)其他有關全廠的重大事項; 3．黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于: (1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定; (2)同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建 、經營管理、黨群工作等事宜。 4．在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修 改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批 準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。 5．凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室 名義用(工作簡訊)發(fā)會議紀要。 6．各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自 編號備查)不用廠部名義發(fā)文。 (四)發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定: 1．各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請; 2．黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或 工作實際需要草擬文件初稿; 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫; 4．文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷 份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級; 5．兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行 審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位 重新擬稿; 6．經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責); 7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚; 8．需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽; 9．文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā); 10．經領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印; 11．文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名; 12．文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況 ，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。 (五)文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級 的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全 文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求 限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清) 。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。 第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六)文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍: 1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔， (1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復; (2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結 、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等; (3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例 會記錄; (4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表 大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等; (5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果; (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等; (7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯 報的提綱和材料; (8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品; (9)工廠日志和大事記; (10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。’ 2．業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負 責立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1．文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。 2．立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件...
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