時間管理培訓(xùn)
時間管理培訓(xùn) 課程時數(shù)：3．5小時 　　授課方式： 講演、案例分析、管理游戲、錄象 　　必備條件：數(shù)字投影儀、便攜 　　課程簡介: 本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r間管理上存在的 誤區(qū)的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進行有效的時間管理、提高工 作績效。 適合對象:　　 新員工 培訓(xùn)目標 　 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達到： 　　在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象 學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間 　　學(xué)會制定SMART的工作目標 　　掌握制定有效工作計劃的方法和過程 課程要點 　　v 時間管理的概念和誤區(qū) 　　v 時間管理的基本準則 　　 ……目標原則 　　 ……20/80原則 　　 ……四象限原則 　　 ……有序原則 　　 ……對象原則 　　v 時間管理的方法和技巧 　　 ……了解自己使用時間的方式和狀況 　　 ……做好工作計劃 　　 ……縮短別人干擾的時間 　　 ……不要拖延 　　 ……第一次就把事情做好 　　 ……時間的判斷應(yīng)有彈性 第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 　　§1：時間管理的概念 　　1.1 什么是時間？ 　　 在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 　　 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 　　 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話 。 　　 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。 　　 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自 己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不 復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。 　　 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有 圖書館，有沒有實驗室，哪能做學(xué)問？ 　　 我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到 有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自 然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。 　　 至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工作。你們 看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。 　　 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了?？墒敲刻炜?種小報也得費你1點鐘的功夫； 四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者呢？ 全靠你們自己選擇！ 　　 易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。 　　 學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。 　　 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。 　　看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間就是效率”、“時間就是 金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每 個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到—— 　　“我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！” 　　“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！” 　　“時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包 ；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢 ！” 　　 世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一 天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。那么時間究竟是什么 呢？ 　　 我們哲學(xué)家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊 的資源?！?　　 要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認識。首 先讓我們先了解時間的四項獨特性： 　?。?）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會 減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 　?。?）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意 ，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 　　（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所 不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 　?。?）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠喪失。 花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 　　 小案例： 　　 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用 多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能 節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問： 你如何用這筆錢？ 　　 1.2 什么是“時間管理”？ 　　 “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備 的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的 管理”。 　　 請注意： 　?。?）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。 　?。?）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進新的工作方式和生活習(xí)慣 ，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持 之以恒才可提高效率，事半功倍。 　　 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司 當了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的 榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個記錄中包括連年不斷 的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價 和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻身時間管理原則的事跡 已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。 　　 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求， 您是否又有些無所適從呢？ 　　 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥 款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組 成，總計就是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨 意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的 美國人對時間是怎么花的： 　　睡覺：21年 　　工作：14年 　　個人衛(wèi)生：7年 　　吃飯：6年 　　旅行：6年 　　排隊：6年 　　學(xué)習(xí)：4年 　　開會：3年 　　打電話：2年 　　找東西：1年 　　其它：3年 　　 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今 天這么重要過，為什么？原因如下： 　　*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 　　*信息爆炸 　　*競爭的壓力 　　*你的客戶對品質(zhì)的要求 　　 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那 么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第二章、時間管理的誤區(qū) 　　 我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。所謂時間管理的誤 區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細閱讀并 分析，看看自已是否存在同樣的問題： 　　誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 　　 查爾斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣 一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的 顧問費?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工 作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢 查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉 你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種 方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們 ，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。 將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的 部屬采用”。 　　 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了 十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可 能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 　　 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃 ，原因不外乎如下幾條： 　　1、因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考； 　　2、不做計劃也能獲得實效； 　　3、不了解做計劃的好處； 　　4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 　　5、不知如何做計劃。 　　 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè) 人士，不應(yīng)該把以上原因當做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： 　　1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做 了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否 應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風向、尋找火源、分派 工作，然后再進行搶救？ 　　2、不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意 識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。 　　3、由于目標中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以 我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于 無計劃的引導(dǎo)，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。 　　 綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 　　1、目標不明確 　　2、沒有進行工作歸類的習(xí)慣 　　3、缺乏做事輕重緩急的順序 　　4、沒有時間分配的原則 　誤區(qū)之二：組織工作不當 　　 組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： 　　* 職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 　　*“事必躬親，親力而為” 　　*溝通不良 　　*工作時斷時續(xù) 　　首先，學(xué)會如何接受請托： 　　 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組 織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系而責無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù) 所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請 托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。 　　 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌 來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托 者尊敬?！懊髦堑亟邮苷埻小钡闹匾栽谟冢旱谝唬骸熬芙^”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請 托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。第二，拒絕 是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐 ，是不合理的、不明智的。 　　 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內(nèi)嗎？對實 現(xiàn)我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔什么后 果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。 　　其次，學(xué)會利用資源： 　　 對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料， 既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問 問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。 　　 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤： 　　1、擔心部屬做錯事； 　　2、擔心下屬表現(xiàn)太好； 　　3、擔心喪失對下屬的控制； 　　4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 　　5、找不到合適的下屬授權(quán)。 　　其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間 放在更重要的事情上。 　　誤區(qū)三：時間控制不夠 　　 在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時間，以致到頭來一 事無成。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 　　拖延商數(shù)測驗 　　請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： 　　（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 　　A非常同意 B略表同意 C略...
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