有效降低辦公費(fèi)用管理襔定
|編 號(hào) | |共 13 頁　 | | | |第 1 頁　 | | |辦 公 費(fèi) 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | | | |第一條 購(gòu)買消耗品要克制再克制 　 | |從橡皮擦、鉛筆等細(xì)小的事務(wù)用品下手，大部分的人都認(rèn)為公司的消耗品, 隨時(shí)都可 | |以購(gòu)買而且價(jià)格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購(gòu)買消耗品的習(xí)慣。尤其是才 | |領(lǐng)用沒多久就要再申領(lǐng)就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領(lǐng)用后最少六個(gè)月 | |禁止再申領(lǐng)。雖然金額很小，也要訂出基準(zhǔn)，依照申請(qǐng)制度領(lǐng)用，禁止隨便購(gòu)買。 | |　 | |第二條 消耗品的所有標(biāo)準(zhǔn)要制定領(lǐng)用明細(xì) 　 | |對(duì)每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支，制定領(lǐng)用明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。然后每六個(gè)月一次，定 | |期點(diǎn)查個(gè)人抽屜時(shí)，多余的事務(wù)用品先回收。釘書機(jī)、剪刀、膠帶等，全員每天使用 | |頻繁的東西，劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換。因本人不注 | |意而遺失時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行由本人負(fù)責(zé)賠償。 　 | |第三條 公司的物品、不要私自使用 　 | |在公司內(nèi)事務(wù)用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費(fèi)是其中一部分。交際費(fèi)的 | |一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分,不只| |增加費(fèi)用支出,亦是不正當(dāng)?shù)牡谝徊?。首先干部要?jǐn)慎以身作則。在節(jié)省費(fèi)用的運(yùn)動(dòng)中| |要嚴(yán)禁這種公私不分的舉動(dòng)。 　 | |第四條 不要使用鉛筆與電動(dòng)削鉛筆機(jī) 　 | |鉛筆購(gòu)買一支削后才可使用。削鉛筆要花時(shí)間，使用電動(dòng)削鉛筆很容易削過頭。又要 | |花錢購(gòu)置電動(dòng)削鉛筆機(jī)而且還要付電費(fèi)。積存的鉛筆屑也要清除。購(gòu)買自動(dòng)鉛筆價(jià)格 | |不貴，鉛筆芯可換裝，換裝鉛筆芯時(shí)多少會(huì)有損失，筆芯三支抵算鉛筆一支計(jì)算，節(jié) | |省下來的金額很可觀。 　 | |第五條 抽屜內(nèi)要空出來 　 | |人都有占有的壞習(xí)慣。在企業(yè)內(nèi)看員工每人的抽屜，從筆記用具、傳票、用紙等都有 | |浪費(fèi)行為。倒不如，抽屜全部不要使用。做一個(gè)壁柜可放置一切事務(wù)用品及統(tǒng)計(jì)資料 | |。這樣做，消耗品、事務(wù)用品、統(tǒng)計(jì)資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支。又可防止不 | |正當(dāng)使用, 沒有機(jī)會(huì)發(fā)生不正當(dāng)使用就可防止費(fèi)用的浪費(fèi)。 | |第六條 在公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)要盡量簡(jiǎn)化 　 | |聯(lián)絡(luò)用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙。不需要考慮對(duì)上司的不 | |禮貌，需要裝入信封的文件，可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的 | |文件不需要裝入封套內(nèi)。二張以上的文件， | | | |編 號(hào) | |共 13 頁　 | | | |第 2 頁　 | | |辦 公 費(fèi) 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | | 　 | |使用回紋針也是一種浪費(fèi)，用釘書機(jī)釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時(shí)，常 | |因曲別針的重量，而超重增加郵費(fèi)的支出。 | |第七條 考慮信紙的折疊方式 　 | |信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi)，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi) | |就不需用信封，收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習(xí)慣，張數(shù)多時(shí)折 | |為三折，比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然，利用三折方式為宜。 | |　 | |第八條 收件人名稱要簡(jiǎn)化 　 | |Ｈ公司以一個(gè)字代表廠長(zhǎng)級(jí)，吳廠長(zhǎng)就用吳代表即可。科長(zhǎng)級(jí)用兩個(gè)字，陳科長(zhǎng)只用 | |陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用，在公司內(nèi)的往來文件亦用簡(jiǎn)稱, 這樣制作名牌時(shí) | |也因小而節(jié)省費(fèi)用。寫文件時(shí)吳只寫1個(gè)字，有3秒鐘就寫好, | |如要寫成“深圳廠長(zhǎng)吳某先生”要寫8個(gè)字，每字用3秒，寫8個(gè)字要花24 秒。所以文件 | |的收件人名稱要盡量的簡(jiǎn)單化。 | |第九條 標(biāo)示事務(wù)用品的價(jià)格 　 | |由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費(fèi)使用。所以需要把信紙1張多少|(zhì) |錢，信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等，所有用品全部標(biāo)示價(jià)格。對(duì)每種用品的成| |本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費(fèi)用的第一步。每月最少在開會(huì)時(shí)，突然發(fā)出 | |質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個(gè)是多少錢”讓大家記得物品成本價(jià)格。 | |　 | |第十條 貼出電話費(fèi)用表 　 | |為了要讓全部員工對(duì)電話費(fèi)都有成本概念，編制電話費(fèi)用表，貼在電話機(jī)前。費(fèi)用要 | |詳列，市區(qū)每通1次多少錢,長(zhǎng)途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多| |少錢也要有概念。 　 | |第十一條 電話通話定時(shí) 　 | |有一本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導(dǎo)屬下工作，已達(dá)到在1分鐘內(nèi)的時(shí)代。電話的| |通話最長(zhǎng)在3分鐘內(nèi)講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司 | |可展開“電話以3分鐘內(nèi)完成”的運(yùn)動(dòng)。如指導(dǎo)得當(dāng),與外面的通話也可以縮短時(shí)間。 | | | |第十二條 利用電話自動(dòng)記錄機(jī) 　 | |電話費(fèi)用自動(dòng)記錄機(jī)約幾千元就可以購(gòu)入。為了對(duì)每次打電話花多少電話費(fèi)做到心中 | |有數(shù)。對(duì)每臺(tái)電話每個(gè)月編立預(yù)算遵守費(fèi)用很有效。 | |幾千元的投資，長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)算很快就可以回收。許多公司使用自動(dòng)記錄機(jī) | |編 號(hào) | |共 13 頁　 | | | |第 3 頁　 | | |辦 公 費(fèi) 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | |　 | |后 ，節(jié)省30％以上話費(fèi)。 | |第十三條 長(zhǎng)途電話要經(jīng)由總機(jī) 　 | |Ｆ公司為了提高成本概念，長(zhǎng)途電話都由總機(jī)發(fā)出。電話機(jī)前放置記錄用紙，填寫通 | |話結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時(shí)可防止無謂的長(zhǎng)途電話使用。也不會(huì)打錯(cuò)電話，在等 | |對(duì)方通話時(shí)可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話很方便，所以掛接長(zhǎng)途電話亦很容易，像 | |使用市區(qū)電話的輕易感覺。 | |經(jīng)由總機(jī)可防止以上情況，同時(shí)也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 | |　 | |第十四條 建立電話傳真機(jī)系統(tǒng) 　 | |總、分公司之間的電話費(fèi)用，在做記錄后，可考慮建立傳真機(jī)系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話 | |費(fèi)用，還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達(dá)上的錯(cuò)誤。用電話如本人不在時(shí)，就造成 | |電話費(fèi)的浪費(fèi)，用傳真機(jī)可以電送就沒有這個(gè)情況。與電報(bào)機(jī)不同的是，用電話傳真 | |機(jī)時(shí)，不必另請(qǐng)打字員打字，誰都輕易會(huì)使用。Ｔ公司改用傳真機(jī)后，電話費(fèi)省下約 | |三分之一。 　 | |第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化 　 | |員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為１、普通信件，２、 | |限時(shí)專送，３、電話傳真，４、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司 | |禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機(jī)，及活用電腦連線等，而達(dá)到節(jié)省 | |費(fèi)用。時(shí)代在進(jìn)步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達(dá)亦要符合時(shí)代需要。 | |　 | |第十六條 用一個(gè)字的單位簡(jiǎn)化公司內(nèi)的電話 　 | |我在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時(shí)，“喂，林，好”就問候完，通常的方法,“ | |喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說，這個(gè)字?jǐn)?shù)的差異，前者三字,后者九字，差 | |異很大。前者可節(jié)省時(shí)間與電話費(fèi)。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話簡(jiǎn)略用一個(gè)字來傳達(dá)。季節(jié)的 | |問候、久未見面、互相問候近況都要免除。 　 | |第十七條 打電話要考慮區(qū)域 　 | |業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時(shí)，要考慮打電話的地點(diǎn)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)員程 | |度不一，有時(shí)和客戶中的異性一聊，往往忘了費(fèi)用一秒一秒的增加, | |公司應(yīng)編制詳細(xì)電話費(fèi)用表，給每位業(yè)務(wù)員，這樣的考慮可達(dá)到節(jié)省電話費(fèi)用。 | |編 號(hào) | |共 13 頁　 | | | |第 4 頁　 | | |辦 公 費(fèi) 用 節(jié) 省 辦 法 | | | | | | | | |第十八條 利用５Ｗ２Ｈ表格 　 | |為了節(jié)省電話費(fèi)用，打電話前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打電話。這個(gè)表格不 | |只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。 | |１、ＷＨＥＮ 何時(shí) 　 | |２、ＷＨＯ 誰 　 | |３、ＷＨＡＴ 何事 | |４、ＷＨＹ 理由 | |５、ＷＨＥＲＥ 場(chǎng)所 　 | |６、ＨＯＷ 方法 　 | |７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 數(shù)量、金額 　 | |第十九條 對(duì)方講話中則改時(shí)再打 　 | |從這邊打的電話，常常會(huì)碰到對(duì)方在另一線電話講話中。這個(gè)時(shí)候不要用“我等待”而 | |問“是不是要些時(shí)間”如果還要一點(diǎn)時(shí)間的話,告訴對(duì)方“待一會(huì)再打來”先掛斷電話。這| |樣可以節(jié)省電話費(fèi)用，同時(shí)兩邊的電話機(jī)都可以空出來?！? | |第二十條 要求對(duì)方打過來 　 | |向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對(duì)方每天固定時(shí)間打電話來，...
有效降低辦公費(fèi)用管理襔定