物資管理程序
ZS/CX/SW01 物資管理程序，2003年9月26日生效 0 目的 對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程、進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)過(guò)程、采購(gòu)/顧客提供產(chǎn)品、易燃、易爆、有害有毒、 油品及化學(xué)品的標(biāo)識(shí)、搬運(yùn)、貯存和發(fā)放過(guò)程實(shí)施控制，確保所提供的物資符合工程質(zhì) 量、社會(huì)環(huán)境和職業(yè)安全健康管理的要求。 1 適用范圍 適用于集團(tuán)公司工程項(xiàng)目所需主要物資的控制和管理。 2 術(shù)語(yǔ)和定義 2.1 本程序中的術(shù)語(yǔ)采用GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001- 2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語(yǔ)。 2.2 項(xiàng)目部:包括工程項(xiàng)目部在內(nèi)的集團(tuán)公司在某工程上進(jìn)行管理的派出機(jī)構(gòu)。 2.3 采供部門:指集團(tuán)公司在某工程上實(shí)施采購(gòu)職能的單位或部門。 3 職責(zé) 3.1 設(shè)物部 3.1.1 負(fù)責(zé)擬制并督導(dǎo)本程序文件的執(zhí)行； 3.1.2 負(fù)責(zé)定期整理公布“合格供方名錄”； 3.1.3 對(duì)集團(tuán)公司工程項(xiàng)目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查; 3.2 項(xiàng)目部 3.2.1貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司制定的各項(xiàng)物資管理規(guī)定； 3.2.2負(fù)責(zé)制定本項(xiàng)目的《物資管理實(shí)施規(guī)則》； 3.2.3組織本工程項(xiàng)目所需主要物資的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)； 3.2.4負(fù)責(zé)甲方供應(yīng)物資申請(qǐng)計(jì)劃的審核、自采主要物資采購(gòu)計(jì)劃的審批及工程完工后的 材料結(jié)算和價(jià)差清算； 3. 2.5組織對(duì)本項(xiàng)目物資質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作實(shí)施監(jiān)督、檢查； 3.2.6負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理本項(xiàng)目經(jīng)理部的供需關(guān)系. 3. 采供部門 3.3.1負(fù)責(zé)實(shí)施集團(tuán)公司工程項(xiàng)目的主要物資采購(gòu)供應(yīng)并對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量負(fù)責(zé); 3.3.2參與項(xiàng)目經(jīng)理部組織的招標(biāo)采購(gòu)；負(fù)責(zé)簽訂“工礦產(chǎn)品購(gòu)銷合同”，與用料單位簽訂 內(nèi)部“物資供應(yīng)合同”；定期公布顧客提供物資和招標(biāo)采購(gòu)物資清單； 3.3.3收集、整理合格供方評(píng)價(jià)資料，編制“合格供方名錄”報(bào)項(xiàng)目部審批；定期對(duì)合格供 方進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評(píng)； 3.3.4 編制顧客提供物資的申請(qǐng)計(jì)劃和自購(gòu)物資的采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)項(xiàng)目部審批，并組織實(shí)施采購(gòu) 。 3.3.5在特殊情況下，其物資采購(gòu)職責(zé)經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理部審批后可書(shū)面委托有關(guān)單位采供部門 組織采購(gòu)； 3.3.6負(fù)責(zé)所有采購(gòu)及顧客提供物資的驗(yàn)收、進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)、搬運(yùn)、貯存和發(fā)放工作； 3.6.7負(fù)責(zé)物資采購(gòu)、運(yùn)輸、保管過(guò)程中環(huán)境和職業(yè)健康安全管理工作。 3.3.8配合項(xiàng)目經(jīng)理部做好甲方供應(yīng)物資的結(jié)算及價(jià)差清算工作。 4 工作程序 4.1 物資采購(gòu) 物資采購(gòu)依據(jù)集團(tuán)公司《物資供應(yīng)辦法》、《物資招標(biāo)采購(gòu)辦法》實(shí)行 “法人采購(gòu)、公開(kāi)招標(biāo)、采管分離、多方監(jiān)督”的采購(gòu)原則和“集中供應(yīng)、分層管理”的供 應(yīng)管理方式。 4.1.1 物資供方的選擇、評(píng)價(jià)準(zhǔn)則： a)采供部門根據(jù)所需采購(gòu)的物資和招標(biāo)活動(dòng)的安排進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)主要材料的每個(gè)品 種選擇兩家以上供方，并對(duì)其生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)和歷 史業(yè)績(jī)等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)或函件調(diào)查取證，收集相關(guān)資質(zhì)材料。 b)調(diào)查供方的質(zhì)量體系保證能力、遵守法律法規(guī)的情況； c)調(diào)查供方的顧客滿意程度或其他用戶的使用經(jīng)驗(yàn)； d)如果供方是經(jīng)銷單位，還應(yīng)根據(jù)需要評(píng)價(jià)其經(jīng)銷產(chǎn)品的生產(chǎn)單位; e)對(duì)產(chǎn)品的樣品進(jìn)行評(píng)價(jià)；特別對(duì)一次性采購(gòu)或購(gòu)買量較小的一般性產(chǎn)品，在采購(gòu)前對(duì) 產(chǎn)品樣品進(jìn)行直觀驗(yàn)證或試用，并做出評(píng)價(jià)； f)采供部門根據(jù)選擇和評(píng)價(jià)情況，填制“物資供方調(diào)查及評(píng)定記錄”，并根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和 對(duì)供方做出的評(píng)價(jià)結(jié)論，建立“合格供方名錄”，經(jīng)采供部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)項(xiàng)目部審批 ，據(jù)以組織采購(gòu)，并于每年元月、七月報(bào)設(shè)物部備案。 4.1.2 合格供方的管理 a)采供部門對(duì)合格供方進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。確因工程需要臨時(shí)增加“合格供方名錄”以外的供 方時(shí)，執(zhí)行4.1.1，并及時(shí)經(jīng)項(xiàng)目部審核批準(zhǔn)，報(bào)設(shè)備部備案； b)對(duì)合格供方定期進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評(píng)，每半年一次；采供部門通過(guò)對(duì)自己的用戶進(jìn)行 調(diào)查和對(duì)供方提供的各項(xiàng)資料進(jìn)行評(píng)定，填寫(xiě)“供方質(zhì)量跟蹤及復(fù)評(píng)記錄”；發(fā)現(xiàn)所供物 資有質(zhì)量不合格，或某些檔案資料失效時(shí)，應(yīng)及時(shí)向該供方反饋，視其整改和提供資料 的情況確定是否繼續(xù)充當(dāng)合格供方; c)設(shè)物部隨時(shí)掌握各項(xiàng)目部合格供方的動(dòng)態(tài)情況，并督促新增合格供方的評(píng)價(jià)選擇和上 報(bào)備案；每年元月、七月公布集團(tuán)公司“合格供方名錄”。 4.1.3采購(gòu)信息管理 a)項(xiàng)目部嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司《物資供應(yīng)辦法》和《物資招標(biāo)采購(gòu)辦法》，組織有關(guān)單位對(duì)主 要物資實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)； b)采供部門編制主要物資申請(qǐng)（采購(gòu)）計(jì)劃報(bào)項(xiàng)目部審批； c)采供部門根據(jù)合格供方評(píng)價(jià)和招標(biāo)結(jié)果，考慮價(jià)格、交貨期、運(yùn)輸方式、運(yùn)距等因素 ,選擇最優(yōu)采購(gòu)方案并征求用料單位意見(jiàn)后，與合格供方簽訂“工礦產(chǎn)品購(gòu)銷合同”；項(xiàng)目 部督促采供部門與需方簽訂“物資供應(yīng)合同”，嚴(yán)格實(shí)行合同供應(yīng)，并建立采購(gòu)合同清單 ； d)當(dāng)合格供方不能滿足合同要求或零星購(gòu)置時(shí)，可在“合格供方名錄”以外的供方處采購(gòu) ,但必須按本程序4.1.1的規(guī)定進(jìn)行評(píng)價(jià),確認(rèn)能滿足合同要求時(shí)方可進(jìn)行采購(gòu)； e)如果采購(gòu)物資的運(yùn)輸委托外單位承包時(shí)，執(zhí)行4.1.1，對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)確定為合格供方后 ，與之簽訂運(yùn)輸承包合同或協(xié)議。 f)采購(gòu)合同應(yīng)滿足《合同法》及集團(tuán)公司《物資管理細(xì)則》中有關(guān)規(guī)定和要求，明確采購(gòu)產(chǎn) 品的驗(yàn)證方式，規(guī)定雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任及解決合同糾紛方式。 4.1.4 采購(gòu)物資的驗(yàn)證 a)當(dāng)組織或顧客要求在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證時(shí)，采供部門須在采購(gòu)合同中就驗(yàn)證安排、形 式、內(nèi)容及放行方法做出規(guī)定； b)采供部門在接收采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)對(duì)采購(gòu)物資/顧客提供物資進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量、隨 貨技術(shù)證件等進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后填制收料單并簽字； c)采供部門不能把顧客對(duì)供方產(chǎn)品的驗(yàn)證視作供方對(duì)質(zhì)量進(jìn)行了有效控制的依據(jù),采供部 門仍須按規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)證。 4.2 產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性 4.2.1 項(xiàng)目部在開(kāi)工前應(yīng)明確顧客提供物資品種及有可追溯性要求的物資，采供部門及各工區(qū) 物資部門根據(jù)要求制定實(shí)施措施； 4.2.2 采供部門和各工區(qū)對(duì)采購(gòu)/顧客提供物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批/爐號(hào)、供方及檢驗(yàn)和 試驗(yàn)狀態(tài)等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)； 4.2.3 標(biāo)識(shí)方式可以用插掛標(biāo)簽、劃分存放地點(diǎn)、記錄標(biāo)識(shí)等方式；注意識(shí)別和保護(hù)標(biāo)識(shí)，防 止不同類型的產(chǎn)品混用。 4.3 進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn) 4.3.1 項(xiàng)目部技術(shù)部門根據(jù)合同要求，在工程項(xiàng)目開(kāi)工前應(yīng)制定進(jìn)入工程主體的主要材料（如 鋼材、水泥及外加劑、防水材料等）的試驗(yàn)要求和試驗(yàn)計(jì)劃，確定進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)的操 作方式（如組建/指定中心試驗(yàn)室、確定試驗(yàn)部門和采供部門職責(zé)等）；如果委外試驗(yàn)， 則執(zhí)行4.1.1，對(duì)受委托方的試驗(yàn)資質(zhì)、信譽(yù)、試驗(yàn)?zāi)芰Φ确矫孢M(jìn)行評(píng)價(jià)，確定為合格供 方后，方可委托試驗(yàn)。 4.3.2 采供部門根據(jù)項(xiàng)目部下達(dá)的試驗(yàn)要求和試驗(yàn)計(jì)劃及有關(guān)試驗(yàn)規(guī)范，對(duì)采購(gòu)/顧客提供的主 要材料進(jìn)行送檢或委托經(jīng)授權(quán)的部門送檢； 4.3.3 試驗(yàn)部門對(duì)送檢樣品進(jìn)行物理/化學(xué)性能試驗(yàn)，在得出試驗(yàn)結(jié)果而未完成試驗(yàn)報(bào)告之前， 試驗(yàn)部門通過(guò)在送檢通知單上簽字或電話通知采供部門試驗(yàn)結(jié)果； 4.3.4 試驗(yàn)報(bào)告填寫(xiě)完整后，其原件/加蓋試驗(yàn)單位套紅印章的復(fù)印件由試驗(yàn)部門分發(fā)給采供部 門和各工區(qū)有關(guān)部門； 4.3.5 采供部門應(yīng)建立進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，并及時(shí)統(tǒng)計(jì)備查 4.3.6 緊急放行 a) 構(gòu)成工程實(shí)體的采購(gòu)產(chǎn)品不準(zhǔn)緊急放行; b) 其它采購(gòu)產(chǎn)品緊急放行時(shí)執(zhí)行相關(guān)文件。 4.4 不合格品/糾正措施 4.4.1 采供部門對(duì)采購(gòu)物資或顧客提供物資，經(jīng)直觀驗(yàn)證或進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)不符合采購(gòu) 合同或試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求時(shí)，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離、評(píng)審、記錄，并填 寫(xiě)“采購(gòu)不合格品報(bào)告”； 4.4.2 應(yīng)立即通知有關(guān)供方，進(jìn)行協(xié)商處置，處置結(jié)果應(yīng)由項(xiàng)目部確認(rèn)；屬顧客提供的不合格 物資，應(yīng)向項(xiàng)目部報(bào)告，由項(xiàng)目部向顧客報(bào)告，由顧客負(fù)責(zé)自行處理； 4.4.3 如果經(jīng)常發(fā)生采購(gòu)的產(chǎn)品不合格，采供部門應(yīng)分析原因，制定糾正措施，并由負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)實(shí)施；項(xiàng)目部負(fù)責(zé)跟蹤驗(yàn)證糾正措施的實(shí)施情況； 4.4.4 項(xiàng)目部應(yīng)經(jīng)常收集采購(gòu)不合格品的信息，并將處置過(guò)程和結(jié)果以及相關(guān)記錄報(bào)設(shè)物部備 案。 4.5 物資搬運(yùn)、貯存和發(fā)放 4.5.1 對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品和顧客提供的產(chǎn)品的搬運(yùn)、貯存和發(fā)放，應(yīng)執(zhí)行《物資管理細(xì)則》和《鐵路物資 技術(shù)保管規(guī)程》中有關(guān)規(guī)定； 4.5.2 根據(jù)被搬運(yùn)產(chǎn)品的特點(diǎn)，選用適宜的搬運(yùn)設(shè)備、工具、搬運(yùn)方法和防護(hù)措施，必要時(shí)采 供部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先對(duì)搬運(yùn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，防止產(chǎn)品被損壞、腐蝕和污染等。 4.5.3 根據(jù)產(chǎn)品特性，選擇適宜的場(chǎng)地、庫(kù)房或容器進(jìn)行貯存；對(duì)入庫(kù)貯存的物資應(yīng)嚴(yán)格驗(yàn)收 ，做好物資驗(yàn)收記錄，憑證資料必須齊備并妥善保管；應(yīng)建立物資收、發(fā)、存明細(xì)帳， 做到帳、卡、物相符，并定期盤(pán)點(diǎn)，做好“物資月循環(huán)自點(diǎn)記錄”；對(duì)顧客提供產(chǎn)品應(yīng)單 獨(dú)存放保管，單獨(dú)建帳管理； 4.5.4 應(yīng)做到發(fā)放物資必須憑證齊全，手續(xù)完備,并執(zhí)行定（限）額發(fā)料；發(fā)放物資應(yīng)堅(jiān)持先進(jìn) 先出原則，有貯存期限要求的物資應(yīng)在限期內(nèi)發(fā)放，超過(guò)限期的應(yīng)重新檢驗(yàn)合格后使用 。發(fā)放中應(yīng)做好產(chǎn)品保護(hù)或轉(zhuǎn)移。 4.5.5 對(duì)顧客提供產(chǎn)品在搬運(yùn)、貯存和發(fā)放過(guò)程中發(fā)生丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng) 目部報(bào)告，由項(xiàng)目部向顧客報(bào)告。顧客要求復(fù)議時(shí)由項(xiàng)目部牽頭，會(huì)同有關(guān)部門與顧客 進(jìn)行復(fù)議，查明原因，分清責(zé)任，做好記錄，及時(shí)處理。 4.6 數(shù)據(jù)分析 4.6.1 采供部門每月對(duì)收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為編制物資計(jì)劃等管理工作的依據(jù) ； 4.6.2 設(shè)物部應(yīng)經(jīng)常收集項(xiàng)目部有關(guān)物資管理信息,并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,以尋求改進(jìn)機(jī)會(huì)。 4.7 對(duì)易燃、易爆、有害有毒、油品及化學(xué)品的采購(gòu)、標(biāo)識(shí)、搬運(yùn)、貯存和發(fā)放，執(zhí)行《危險(xiǎn) 物品管理規(guī)定》。 4.8 對(duì)易燃、易爆、有害有毒、油品及化學(xué)品在管理和使用過(guò)程中的環(huán)境和職業(yè)安全管理執(zhí) 行有關(guān)程序和作業(yè)文件；出現(xiàn)緊急情況時(shí)，執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序》。 4.9 項(xiàng)目部應(yīng)經(jīng)常組織檢查本程序及有關(guān)物資管理辦法、作業(yè)文件的執(zhí)行情況，并將檢查結(jié) 果和存在的問(wèn)題以書(shū)面形式通報(bào)項(xiàng)目部所有單位，同時(shí)報(bào)設(shè)物部一份備案。 4.10 設(shè)物部應(yīng)通過(guò)各種方式經(jīng)常A類工程項(xiàng)目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理情況進(jìn)行 監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，形成記錄并進(jìn)行分析，尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)。 4.11 物資管理過(guò)程中產(chǎn)生的各項(xiàng)記錄執(zhí)行《記錄控制程序》。 5 相關(guān)/支持性文件 5.1 鐵路物資技術(shù)保管規(guī)程； 5.2 鐵路物資倉(cāng)庫(kù)技術(shù)管理規(guī)定； 5.3 物資管理規(guī)則; 5.4 物資供應(yīng)辦法; 5.5 物資招標(biāo)采購(gòu)辦法； 5.6 危險(xiǎn)物品管理規(guī)定； 5.7 中華人民共和國(guó)合同法； 5.8 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序； 5.9 記錄控制程序。 6 相關(guān)記錄 6.1 物資申請(qǐng)計(jì)劃； 6.2 物資采購(gòu)計(jì)劃； 6.3 物資供方及調(diào)查評(píng)定記錄及其檔案資料； 6.4 合格供方名錄； 6.5 合格供方跟蹤與復(fù)評(píng)記錄； 6.6 采購(gòu)產(chǎn)品有關(guān)技術(shù)證件； 6.7 試驗(yàn)報(bào)告 6.8 進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳； 6.9 物資驗(yàn)收記錄 6.10 物資月循環(huán)自點(diǎn)記錄 6.11 物資收、發(fā)、存明細(xì)帳及相關(guān)憑證 6.12 采購(gòu)不合格品報(bào)告 7 附表/附錄 7.1 物資供方調(diào)查及評(píng)定記錄; 7.2 合格供方名錄; 7.3 合格供方跟蹤與復(fù)評(píng)記錄; 7.4 進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳； 7.5 物資月循環(huán)自點(diǎn)記錄. 7.6 采購(gòu)不合格品報(bào)告 S/CX/SW01-1 物資供方調(diào)查及評(píng)定記錄 單位： 檔案號(hào)： |供方全稱 | |法人代表 | | |營(yíng)業(yè)執(zhí)照 | |稅務(wù)登記號(hào)| | |1、企業(yè)狀況| | |(經(jīng)營(yíng)范圍、| | |生產(chǎn)、供貨 | | |、質(zhì)保能力 | | |及信譽(yù)等) | | |2、提供本產(chǎn)| | |品的歷史情 | | |況（含供方 | | |及其他顧客 | | |情況） | | |3、綜合評(píng)價(jià)| | | | | | | | | | | | | ...
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