神碼培訓(xùn)教材之三----應(yīng)付.應(yīng)收賬款
應(yīng)付帳款模塊基礎(chǔ)知識培訓(xùn) 標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)付帳款流程是通過A/P、MM模塊，把供應(yīng)商主數(shù)據(jù)作為明細科目進行未清項管理 的核算流程。其按付款的性質(zhì)分為應(yīng)付貨款、預(yù)付貨款；按付款的對象分為集團內(nèi)應(yīng)付 款和集團外應(yīng)付款；按付款的內(nèi)容分為應(yīng)付貨款、應(yīng)付關(guān)稅款、應(yīng)付海關(guān)代征增值稅款 等。采購人員報銷貨款等發(fā)票時記入該帳戶的貸方，付款時記入該帳戶的借方，并對該 科目進行清帳（核銷）處理。在發(fā)票報銷的同時系統(tǒng)將完成進項稅的核算。 1. 基本概念 1. 有關(guān)組織結(jié)構(gòu)的概念 1. 采購組織： *對多個或單個工廠采購的基本組織單位。 *為工廠采購物料或服務(wù)時，同供應(yīng)商進行談判的組織單元，并負(fù)責(zé)整個采購業(yè)務(wù)。 *一個采購組織可以給分配給一個或多個公司代碼，可以為一個或多個工廠提供采購 服務(wù)。 *所有采購訂單的下達和執(zhí)行都要指定采購組織。 *現(xiàn)有系統(tǒng)將采購組織設(shè)在子公司一級，現(xiàn)有LTL、LNL、LAS、樣板采購組織、職能 部門五個采購組織. 2. 采購組： *負(fù)責(zé)特定采購活動的個人或一組人，是執(zhí)行采購的最小單位。 *是各種采購情況的統(tǒng)計、分析的基本單位。 *目前采購組基本按各事業(yè)部的業(yè)務(wù)分類設(shè)置,將一個事業(yè)部對應(yīng)一個或多個采購組。 *例如神州數(shù)碼公司軟件部設(shè)有: LTL-微軟-軟件、LTL-IBM-軟件、LTL-CA- 軟件、LTL-ORACAL-軟件。 3. 工廠： *在公司代碼層次下，能夠生產(chǎn)產(chǎn)品、提供服務(wù)或分銷貨物的組織單元。 *物料需求計劃在工廠層次進行。 *是物料評估的基本層次，相同物料在不同工廠價格不同。 *是成本核算的最低層次。 *可以有價（數(shù)量、金額）管理或無價（數(shù)量）管理，一個工廠不能同時進行有價和 無價管理。 *現(xiàn)有系統(tǒng)中工廠對應(yīng)我公司的事業(yè)部層次，一個工廠對應(yīng)一個事業(yè)部. **現(xiàn)有系統(tǒng)為每個子公司設(shè)置了一個零價工廠，事業(yè)部根據(jù)實際情況在零價工廠設(shè)置 庫存地。目前我公司的維修備件和研發(fā)材料需要進入零價工廠。 4. 庫存地： *在工廠層次下區(qū)分不同物料存儲的組織單位。 *從物理/邏輯上，把不同狀態(tài)的物料分開。 *各種出庫、入庫操作都基于庫存地點。 *現(xiàn)有系統(tǒng)物理庫存地基本根據(jù)實際庫存地設(shè)置，邏輯庫存地設(shè)有商品庫、材料庫、 成品庫、索賠庫等。例如：藍靛廠商品庫、濟南待修庫。 5. 公司代碼、采購組織、工廠、采購組的關(guān)系。 庫存 采購 集團 集團 公司代碼1 公司代碼2 采購組織1 采購組織2 工廠1 工廠2 采購組1 采購組2 庫存地1 庫存地2 （二）有關(guān)主數(shù)據(jù)的概念: 1、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)： *包括一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)。 *一般數(shù)據(jù)包括名稱、地址、國家、增值稅號、銀行、聯(lián)系人等，在集團層。 *公司代碼（財務(wù)）數(shù)據(jù)包括統(tǒng)馭科目、付款條件等，在平臺層。 *采購組織數(shù)據(jù)包括訂單貨幣、付款條件、貿(mào)易條件、合作伙伴（供貨方、開發(fā)票方、訂 購方等），在子公司層。 2、物料主數(shù)據(jù)： *包含了物料在業(yè)務(wù)中需要的所有數(shù)據(jù)。 *是采購、銷售、生產(chǎn)、存儲、財務(wù)數(shù)據(jù)的起始點，也是它們的核心。也就是說，物 料主數(shù)據(jù)將會影響系統(tǒng)中與物料相關(guān)的操作。 *它包括：基本視圖、分類視圖、采購視圖、銷售視圖、MRP生產(chǎn)視圖、存儲視圖、財 務(wù)視圖。 （三）、有關(guān)采購定單的概念。 1.采購訂單類型： *不同性質(zhì)的采購業(yè)務(wù)通過不同的訂單類型來完成。 *系統(tǒng)中的訂單類型包括NB-標(biāo)準(zhǔn)、NA-普通、RT-索賠、UB-轉(zhuǎn)儲、NC-零價。 索賠：是采購購訂單的一種類型。 *物料收貨后經(jīng)過使用，因質(zhì)量等其他問題需要退回供應(yīng)商，供應(yīng)商再提供質(zhì)量好的物料 。因為所退貨物不能對應(yīng)原采購訂單，需要重新建立采購訂單屬于索賠業(yè)務(wù)。 *索賠業(yè)務(wù)一般不產(chǎn)生應(yīng)付帳款，在有些情況下會產(chǎn)生應(yīng)付索賠差價款。 *索賠時會發(fā)生不能返物而返款的情況，在這種情況下通過銷售模塊進行收款，物料將進 行模擬收貨和發(fā)貨處理。 2.項目類別： *指采購物料的來源。 *系統(tǒng)按來源將采購訂單分為標(biāo)準(zhǔn)、L-外協(xié)、K-寄存等。 寄存：*在創(chuàng)建采購訂單時，項目類別選擇‘K-寄存’。 *采購人員與供應(yīng)商談好價格（采購信息記錄），按照該價格將供應(yīng)商的物料存放 在我公司（不是我公司的資產(chǎn)）。我公司因業(yè)務(wù)需要，將寄存物料消耗或轉(zhuǎn)為自 有資產(chǎn)。我公司定期將已耗用或已轉(zhuǎn)為自有資產(chǎn)的某供應(yīng)商寄存物料結(jié)算清單打 印出來并送交供應(yīng)商，之后收到供應(yīng)商依據(jù)結(jié)算清單開具的發(fā)票進行發(fā)票校驗和 付款清帳。 *寄存采購訂單的收貨不產(chǎn)生會計憑證。針對寄存采購訂單收貨時將物料收到不屬 于我公司資產(chǎn)的特殊庫存狀態(tài)。 *只有當(dāng)寄存物料轉(zhuǎn)為自有資產(chǎn)或耗用時才產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證。 *寄存結(jié)算時如果遇到實際發(fā)票與結(jié)算價格有差異，則需要先按結(jié)算價格做發(fā)票校驗 再沖銷，然后在A/P模塊手工錄入結(jié)算憑證。 3.科目設(shè)定類型： *指采購的目的。 *系統(tǒng)按目的分為1-備件采購、2-研發(fā)采購、3-辦公用品采購、A-固定資產(chǎn)采購、Z- 銷售訂單采購。 *根據(jù)核算的需要，不同的目的將記入不同的會計科目。 （四）、其他相關(guān)概念。 1. 基于收貨的發(fā)票校驗： 收貨后才可以做發(fā)票報銷。 2.預(yù)付定金請求： *用于做限額借款憑證。 *是一種注釋性的項目。 *雖然在系統(tǒng)中是一種憑證，但實際上是一張未記帳的單行項憑證。 3.統(tǒng)馭科目： *是一個帶有明細帳的總帳科目，所有的數(shù)據(jù)在錄入明細帳時同時更新統(tǒng)域科目的余 額。 *現(xiàn)有系統(tǒng)中設(shè)置了以下應(yīng)付帳款的統(tǒng)馭科目： 1150100 預(yù)付帳款-集團外 1150200 預(yù)付帳款-集團內(nèi) 1151100 預(yù)付帳款-購置固定資產(chǎn) 2030100 應(yīng)付帳款-集團外 2030200 應(yīng)付帳款-集團內(nèi) 2020100 應(yīng)付票據(jù) 2060000 集團內(nèi)應(yīng)付款 9930200 預(yù)付定金請求 4.特別總帳標(biāo)志： *為了實現(xiàn)對一個供應(yīng)商同時進行應(yīng)付帳款、預(yù)付帳款、集團內(nèi)應(yīng)付款、預(yù)付定金請 求的核算，將應(yīng)付帳款作為該供應(yīng)商的基本統(tǒng)馭科目，其他統(tǒng)馭科目通過不同的特別 總帳標(biāo)志區(qū)分出來。 *例如：現(xiàn)有系統(tǒng)中將203開頭的科目設(shè)為基本統(tǒng)馭科目，特別總帳標(biāo)志‘A’的統(tǒng)馭科目為 ‘1150100’或‘1150200’；特別總帳標(biāo)志‘B’的統(tǒng)馭科目為‘1151100’；特別總帳標(biāo)志‘R’的 統(tǒng)馭科目為‘2060000’；另外，為了實現(xiàn)付款和采購訂單關(guān)聯(lián)的功能，將特別總帳標(biāo)志‘ D’的統(tǒng)馭科目仍設(shè)為‘203’開頭的科目。 5.帳戶組： *標(biāo)明供應(yīng)商的分類，不同的帳戶組的供應(yīng)商有不同的字段選擇及編號范圍。 *現(xiàn)有系統(tǒng)將供應(yīng)商分為10-集團內(nèi)供應(yīng)商；20-集團外國內(nèi)供應(yīng)商；30- 集團外國外供應(yīng)商；40-臨時供應(yīng)商。 6.容差組： *規(guī)定了付款金額與報銷金額在清帳時的差額范圍。 *清帳時付款與報銷的差額在此范圍之內(nèi)，差額記入‘營業(yè)外收支-超收欠付’。 *應(yīng)付帳款的容差組為103，容差為10元或欠款的1%，兩者取小。 7.排序碼： *在會計憑證的供應(yīng)商行項目中，系統(tǒng)對‘定位’字段的缺省值。 *決定供應(yīng)商行項目的排列順序。 *如果該供應(yīng)商主要發(fā)生與采購訂單有關(guān)的業(yè)務(wù)，一般選擇014- 采購訂單號+行項目號，其它情況選擇 001-記帳日期+憑證號。 8.物料評估類： *決定了物料的庫存會計科目。 *現(xiàn)有系統(tǒng)中的評估類有：1221-主要材料1222-輔助材料1340-商品1341-維修備件1361- 自制產(chǎn)品1362-自制軟件。 2. 業(yè)務(wù)情景介紹： 1、標(biāo)準(zhǔn)：創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)》創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)》創(chuàng)建采購訂單-》批準(zhǔn)-》收貨-》收發(fā)票- 》付款-》清帳 2、寄存：創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)》創(chuàng)建信息記錄》采購訂單并批準(zhǔn)》收貨》將寄存物料轉(zhuǎn)為自有 或消耗》寄存結(jié)算》顯示行項目》顯示余額》付款并清帳》顯示行項目》顯示余額 3、索賠： A。索賠無差價： ①發(fā)出的物料能夠全部返回。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價，應(yīng)付帳 款崗對索賠采購訂單進行零值清帳處理。 ②向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商全部不能返回物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價。采購人員將 物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商不能返回物料時，在系統(tǒng)中針對索賠采購訂單模擬收貨同時 創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷售訂單收款，應(yīng)付帳款崗對索賠采購訂單進行零值清 帳處理。 ③向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商只能返回部分物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價。采購人員將 物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商只能返回部分物料時，先將返回部分做收貨處理，再對不能 返回的物料在系統(tǒng)中針對索賠采購訂單模擬收貨,同時創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷 售訂單收款，應(yīng)付帳款崗對索賠采購訂單進行零值清帳處理。 B．索賠有差價： ①發(fā)出的物料能夠全部返回。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價+差價。 采購人員將物料發(fā)出，應(yīng)付帳款崗對索賠采購訂單進行發(fā)票、付款處理。 ②向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商全部不能返回物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價+差價。采購人 員將物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商不能返回物料時，在系統(tǒng)中將索賠采購訂單的收貨行項 目單價改為發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價，模擬收貨同時創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷售訂單收 款，應(yīng)付帳款崗對索賠采購訂單進行發(fā)票、付款處理。 ③向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商只能返回部分物料。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價+差價。采購人 員將物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商只能返回部分物料時，在系統(tǒng)中將索賠采購訂單的收貨 行項目拆成實際返回和不能返回兩個行項目，實際返回的行項目單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價 維護，不能返回的行項目單價=（供應(yīng)商索要的差價- 其他行項目的合計金額）/數(shù)量。將返回部分做收貨處理，再對不能返回的物料在系統(tǒng) 中針對索賠采購訂單模擬收貨,同時創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對銷售訂單收款，應(yīng)付 帳款崗對索賠采購訂單進行發(fā)票、付款處理。 C. 索賠物料發(fā)出后不能返回物料，給出返款額度，體現(xiàn)在下次采購中。 創(chuàng)建采購訂單時，發(fā)貨單價=物料標(biāo)準(zhǔn)價格，收貨單價=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價。采購人員將 物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商不能返回物料時，在系統(tǒng)中刪除收貨行項目，當(dāng)發(fā)生下一筆 采購時，將采購的物料維護進索賠采購訂單，應(yīng)付帳款崗根據(jù)差價進行發(fā)票、付款處 理。 D. 零價值工廠的索賠 建議物料的出入通過借用歸還流程，如果發(fā)生補款差價直接通過A/P模塊核算。收到 發(fā) 票時，借記：研發(fā)材料 或 維修備件消耗，貸記：XX供應(yīng)商；付款時，借記：XX供應(yīng)商，貸記：銀行存款或現(xiàn)金。 3. 業(yè)務(wù)流程圖：（見后） 4. AP業(yè)務(wù)流程簡介： 1. 原始單據(jù)審核批 對接收的原始單據(jù)（貨款類借款單和相應(yīng)的報銷單）進行審核。檢查采購報銷單、采 購借款單、用款申請表上的內(nèi)容，確保金額、業(yè)務(wù)范圍編號、供應(yīng)商等信息一致；查詢 采購訂單歷史信息，確保該筆借款和報銷符合公司財務(wù)制度；檢查單據(jù)的批準(zhǔn)人是否有 足夠的授權(quán)；原始單據(jù)后所附的發(fā)票是否真實有效；要求填列的選項填列是否完整；書 寫是否規(guī)范等。審核人員根據(jù)制度和規(guī)定對單據(jù)的合理性、正確性做判斷。對審核不能 通過的單據(jù)，交經(jīng)辦人重新辦理相關(guān)手續(xù)。 2.結(jié)算 根據(jù)已通過審核的借款單，付給借款單上填列的款項，如果是限額支票，應(yīng)填列對應(yīng)的 限額，付給支票時應(yīng)在用途欄列示借款用途。付款后需登記詳細的記錄如借款人、借款 日期、部門、支票號等，方便報銷時查找此借款單。 若為現(xiàn)金借款， 出納人員需先判斷借款單與報銷單是否匹配。在匹配的前提下，如借款金額與報銷金額 相符，在報銷單上加蓋“轉(zhuǎn)帳付訖”章；若借款金額小于報銷金額且補給現(xiàn)金，填寫“尾款 支出憑單”，加蓋“現(xiàn)金付訖”章；若借款金額大于報銷金額應(yīng)收回現(xiàn)金，填寫“收據(jù)”加蓋 “現(xiàn)金收訖”章。并將結(jié)算后的單據(jù)交由會計人員入帳。 3.預(yù)制限額借款 如果采購人員的借款是限額借款，會計人員根據(jù)采購借款單的信息，在系統(tǒng)中錄入限 額借款憑證并將系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號記錄在借款單上。 借：9930200 XX供應(yīng)商 憑證類型：KA-預(yù)付定金請求（有采購訂單） 或借：2030100 XX供應(yīng)商 貸：102 銀行存款（無采購訂單） 憑證類型：KZ-采購付款。 4.發(fā)票校驗 收到供應(yīng)商的采購發(fā)票，將發(fā)票內(nèi)容與收貨、采購訂單情況進行比較，正確無誤后記 入應(yīng)付帳款并將系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號記錄在報銷單上。 借：9920000 收貨/收發(fā)票 借：2210100 應(yīng)交增值稅-進項稅 貸：2030100 XX供應(yīng)商 （有采購訂單） 或借：4040101 費用（辦公用品及消耗） 借：2210100 應(yīng)交增值稅-進項稅 貸：2030100 XX供應(yīng)商 （無采購訂單） 憑證類型：KR-采購發(fā)票或KG-采購沖紅發(fā)票。 5、付采購訂單應(yīng)付款 如果該項采購是通過采購訂單進行...
神碼培訓(xùn)教材之三----應(yīng)付.應(yīng)收賬款