組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書
KS-ERP組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司編制 2002.11.08 KS-ERP組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書 3 第一章 組織結(jié)構(gòu)概述 3 組織結(jié)構(gòu) 4 第二章 部門職能 5 一、采購部門職能 5 二、貨品管理部門職能 5 三、質(zhì)量管理部門職能 6 四、銷售部門職能 6 五、財(cái)務(wù)部門職能 6 六、行政人事部門職能 7 第三章 關(guān)鍵崗位工作說明書 7 一、采購部門主管 7 二、采購員 8 三、貨品管理主管 9 四、貨品管理員 10 五、倉庫主管 11 六、倉庫管理員 12 七、質(zhì)量主管 13 八、質(zhì)量檢驗(yàn)員 14 九、銷售部門經(jīng)理 15 十、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理 16 十一、會(huì)計(jì) 17 十二、出納 18 十三、行政主管 19 十四、人事管理員 20 KS-ERP組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書 一個(gè)企業(yè)導(dǎo)入科思KS- ERP后，將實(shí)行新的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程的正確執(zhí)行，主要就靠科學(xué)、合理的組織結(jié)構(gòu)。 看起來組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)的行政問題，實(shí)際上，導(dǎo)入了ERP系統(tǒng)后，組織結(jié)構(gòu)必然要考慮E RP業(yè)務(wù)流程，重新調(diào)整、優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。本指導(dǎo)書幫助企業(yè)在導(dǎo)入ERP系統(tǒng)后，如 何根據(jù)ERP業(yè)務(wù)流程，迅速合理的調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，從組織上 保證ERP的成功實(shí)施。 本指導(dǎo)書結(jié)合科思KS-ERP軟件KS- ERP的業(yè)務(wù)流程，建議企業(yè)如何設(shè)置部門，各部們應(yīng)設(shè)置的職位與人員，各職位人員的職 責(zé)與任務(wù)等。因此，本指導(dǎo)書也是務(wù)實(shí)的。 第一章 組織結(jié)構(gòu)概述 管理信息系統(tǒng)集合規(guī)范管理和先進(jìn)的運(yùn)作模式,給企業(yè)帶來的雙重效益早已為大家所 認(rèn)同,這也是眾多企業(yè)如此關(guān)注企業(yè)信息化建設(shè)的原因.中小企業(yè)要實(shí)現(xiàn)其做大做強(qiáng)的目 標(biāo).沒有規(guī)范的管理和高效的運(yùn)作模式是不可以想象的.在中國,中小企業(yè)信息化建設(shè)的道 路并不是很平坦的.很多企業(yè)為此浪費(fèi)了不少的人力、物力、財(cái)力,且收效甚小,從而導(dǎo)致 對(duì)信息化建設(shè)失去信心,對(duì)管理軟件產(chǎn)生畏懼心理.追究其原因主要在于一方面企業(yè)著眼 眼前,強(qiáng)調(diào)現(xiàn)狀,而軟件供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)軟件的先進(jìn)性而忽視實(shí)用性,很難將管理軟件的設(shè)計(jì)思 想與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)很好結(jié)合;另一方面,有些軟件供應(yīng)商出于商業(yè)目的,一味的服從于客戶的 非原則性要求,背離軟件本身設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行程序設(shè)計(jì),使軟件缺科學(xué)性和對(duì)環(huán)境變化 的適應(yīng)能力,同樣沒能很好的實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果. 我們應(yīng)該明白，僅僅購買一套先進(jìn)適用的管理軟件尚不足以使一個(gè)企業(yè)建立規(guī)范科學(xué) 的管理體系，反過來,企業(yè)缺乏一定的管理體系也不能更好的發(fā)揮管理軟件所具有的功能 。.企業(yè)在上馬管理信息系統(tǒng)之前,需要構(gòu)建自身的管理平臺(tái)以配合軟件實(shí)施.如同飛機(jī)需 要有平坦的跑道才能起飛一樣。許多大型企業(yè)ERP軟件的實(shí)施失敗.就在于盲目的夸大管 理軟件對(duì)企業(yè)管理優(yōu)化的作用,沒能充分認(rèn)識(shí)實(shí)施管理軟件系統(tǒng)與改善企業(yè)管理之間的關(guān) 系.管理軟件是以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向,企業(yè)本身卻很難在電腦上開展實(shí)際業(yè)務(wù)動(dòng)作，軟件設(shè) 計(jì)是建立在一定的管理規(guī)范之上,為企業(yè)提供了業(yè)務(wù)如何進(jìn)行(HOW),但實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)還需 求知道何人(WHO),何時(shí)(WHEN),何地(WHERE)等諸多相關(guān)要素,這些在軟件產(chǎn)品中無法提供 ,需要在實(shí)施環(huán)節(jié)結(jié)合軟件平臺(tái)加以明確。 .組織結(jié)構(gòu)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，就是以客戶為線索.以業(yè)務(wù)為核心,以流程為依據(jù)，重新整 合業(yè)務(wù)、流程、組織的關(guān)系，搭建一個(gè)通暢的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了中小型企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù) 一體化的管理目標(biāo). 本指導(dǎo)書為中小企業(yè)在實(shí)施科思KS- ERP時(shí)，提供一套切實(shí)可行,易于實(shí)施的管理解決方案,設(shè)計(jì)一套管理平臺(tái)以構(gòu)建企業(yè)組織 ,規(guī)范管理從而支撐ERP的運(yùn)行。. 本指導(dǎo)書總體設(shè)計(jì)思想,旨在構(gòu)建支撐運(yùn)行的管理平臺(tái),以配合軟件的實(shí)際應(yīng)用,針對(duì)中小型企業(yè)的管理特點(diǎn),給了 組織結(jié)構(gòu)基本模型,業(yè)務(wù)流程和相關(guān)管理規(guī)范及制度.其中組織結(jié)構(gòu)部分根據(jù)業(yè)務(wù)分工的 不同,明確了各部門崗位的職責(zé),以期在組織結(jié)構(gòu)上為軟件的實(shí)施提供保障.業(yè)務(wù)流程給出 了業(yè)務(wù)具體的流程描述.通過聯(lián)單的運(yùn)用結(jié)合軟件平臺(tái)上的操作有效的組織實(shí)施業(yè)務(wù)活動(dòng) 中從計(jì)劃到財(cái)務(wù)處理的整個(gè)過程.除包括軟件所涉及核心業(yè)務(wù)流程以外本方案同時(shí)提供了與開展業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的管 理規(guī)范及制度. 這里需要說明的是本指導(dǎo)書旨在給出一個(gè)中小型企業(yè)指導(dǎo)性的管理解決方案.故所涉 及到的組織結(jié)構(gòu)中的部門只是為了方便業(yè)務(wù)流程的說明和管理規(guī)范的描述而給出.在實(shí)際 運(yùn)用中,企業(yè)尚需要針對(duì)自身的具體情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)穆毮芙M合和流程調(diào)整. 組織結(jié)構(gòu) 作為一般的商業(yè)企業(yè),其主要的職能是貨品采購，銷售和財(cái)務(wù)管理,因此,企業(yè)主要的 管理對(duì)象和管理過程也是圍繞這三項(xiàng)內(nèi)容展開,在對(duì)貨品采購，銷售和財(cái)務(wù)進(jìn)行管理的基 礎(chǔ)上,配合相應(yīng)的職能管理部門。一般而言,對(duì)于中小型商業(yè)企業(yè)而言,物品的采購管理和 質(zhì)量控制是相當(dāng)重要的,市場方面的關(guān)鍵管理職能有營銷管理和銷售管理.除財(cái)務(wù)管理外 ,企業(yè)還應(yīng)具備人力資源管理和行政管理等管理職能. 為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),保證企業(yè)資源的有效利用與業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展,企業(yè)應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的部門 ,并設(shè)立相應(yīng)的職位對(duì)各環(huán)節(jié)和職能進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理.但是,部門并等于職能,中小型企業(yè) 根據(jù)新的業(yè)務(wù)流程,可以將相關(guān)的職能加以整合,使之符合一個(gè)緊湊的組織框架.隨著企業(yè) 的發(fā)展?fàn)畲?一些職能可以分離出來,成立專門的部門. 在職能合并的過程中,很多本應(yīng)部門承擔(dān)的職能就可能集中在個(gè)人尤其是管理者身上 ,特別是在企業(yè)規(guī)模不是很大,不需要成立專門的銷售管理部門和市場管理部門對(duì)銷售和 市場進(jìn)行管理的時(shí)候,銷售管理職能就集中在銷售部經(jīng)理的身上,而營銷規(guī)劃和市場策略 制定則集中在總經(jīng)理和銷售經(jīng)理的身上,但基本的職能并未減少,承擔(dān)者可以是部門,也可 以是個(gè)人,企業(yè)應(yīng)該按照自已的實(shí)際情況靈活調(diào)整，不同的企業(yè),隨自身戰(zhàn)略及內(nèi)外部環(huán) 境等因素的不同,組織結(jié)構(gòu)各不相同。方案不可能給出完全適合某一特定企業(yè)的組織結(jié)構(gòu) ,下面的組織結(jié)構(gòu)圖更多的是起指導(dǎo)示范作用. 說明: 1. 嚴(yán)格來說,上面的組織結(jié)構(gòu)圖是”職能結(jié)構(gòu)圖”.它給出了企業(yè)正常運(yùn)行所必須的職能分布 . 2. 虛線方框 表示末在科思KS-ERP企業(yè)引擎中出現(xiàn)的部門與職能. 3. 當(dāng)企業(yè)規(guī)模較小時(shí),某些職能不一定由部門承擔(dān),而可能由部門經(jīng)理等高層管理人員暫時(shí) 承擔(dān),發(fā)展到一定階段時(shí),才可能獨(dú)立出來,成立相應(yīng)管理部門.。 企業(yè)崗位編制隨企業(yè)發(fā)展階段,企業(yè)規(guī)模和企業(yè)關(guān)鍵職能的不同而有很大的區(qū)別.如在 創(chuàng)業(yè)階段,企業(yè)生存至上,人力資源管理和行政管理職能相對(duì)較弱,崗位編制較少;企業(yè)規(guī) 模較大時(shí),人力資源管理和行政管理職能相對(duì)較弱,崗位編制較少;企業(yè)規(guī)模較大時(shí),人力 資源管理職能就可能逐漸加強(qiáng)，需要有專人分別進(jìn)行人事管理、薪酬管理、績效考核管 理和培訓(xùn)管理等；在以市場營銷為關(guān)鍵職能的企業(yè)中，就需要有獨(dú)立的市場管理部和銷 售管理部，相應(yīng)的崗位大增加。 影響企業(yè)崗位編制的主要因素有： 1. 企業(yè)發(fā)展階段 2. 企業(yè)規(guī)模 3. 企業(yè)關(guān)鍵職能的功能等。 企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行崗位設(shè)置，最先進(jìn)的末必是最好的，最適合自已的才 是最好的。 第二章 部門職能 一、采購部門職能 1. 尋找貨品供應(yīng)來源，對(duì)每種貨品的供貨渠道加以調(diào)查和掌握 2. 建立供應(yīng)商的檔案，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的考核 3. 對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交貨期、交貨量等作出評(píng)估 4. 掌握公司主要貨品的市場價(jià)格起伏狀況，了解市場走勢(shì) 5. 采購訂單的擬訂及供應(yīng)商的選擇（*） 6. 依采購合約或協(xié)議控制協(xié)調(diào)交貨期，負(fù)責(zé)采購具體業(yè)務(wù) 7. 進(jìn)料品質(zhì)、數(shù)量異常的處理 8. 督辦退貨業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)內(nèi)外部門之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)（*） 9. 過期與報(bào)廢物品的預(yù)防與處理。 二、貨品管理部門職能 1. 貨品請(qǐng)購計(jì)劃的制定與督辦：（*） 2. 過期與報(bào)廢物品的預(yù)防、控制及處理 3. 受理退貨申請(qǐng)（*） 4. 貨品盤點(diǎn)工作的開展 5. 貨品的運(yùn)輸調(diào)度 6. 倉庫管理 7. 庫房存量控制。 1. 倉庫職能 1. 依據(jù)訂購單點(diǎn)收貨品，并按倉庫管理制度檢查數(shù)量 2. 將驗(yàn)收好的貨品按指定位置預(yù)以存放 3. 存放場所應(yīng)整理、整頓、清潔，符合5S要求，防止品質(zhì)發(fā)生變異 4. 依據(jù)領(lǐng)料單或備料單配備和發(fā)放貨品：（*） 5. 貨品出入庫記錄與定期盤存：（*） 6. 進(jìn)倉、退貨的執(zhí)行（*） 7. 不良貨品的定期處理。 三、質(zhì)量管理部門職能 1. 編制質(zhì)量管理規(guī)范 2. 嚴(yán)格控制貨品的采購質(zhì)量 3. 嚴(yán)格控制貨品入庫的質(zhì)量 4. 原料、半貨品、貨品的質(zhì)量檢驗(yàn) 5. 客戶質(zhì)量反饋的調(diào)查處理 四、銷售部門職能 1. 組織銷售預(yù)測(cè)和分析 2. 擬訂各項(xiàng)銷售計(jì)劃 3. 分解銷售計(jì)劃，并下達(dá)執(zhí)行 4. 訂單處理，銷售發(fā)貨、退貨處理（*） 5. 組織有關(guān)計(jì)劃調(diào)整工作 6. 跟蹤銷售計(jì)劃執(zhí)行過程 7. 分析控制銷售進(jìn)度 8. 協(xié)調(diào)銷售計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃的關(guān)系 9. 協(xié)調(diào)銷售計(jì)劃執(zhí)行和預(yù)算之間的關(guān)系 10、進(jìn)行基本銷售分析并提交相關(guān)職能部門 11、辦理銷售對(duì)帳、單據(jù)往來以及交易記錄等工作 12、管理商業(yè)渠道的帳戶，更新交易記錄 13、檢查并處罰銷售人員的違紀(jì)行為。 五、財(cái)務(wù)部門職能 1. 根據(jù)本公司的核算及管理需要制定并及時(shí)修訂會(huì)計(jì)科目體系 2. 制定本公司的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度 3. 制定本公司的會(huì)計(jì)核算的操作規(guī)程 4. 匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證 5. 電腦錄入記帳憑證，并自動(dòng)生成明細(xì)帳、總帳、各相關(guān)報(bào)表 6. 核算成本 7. 現(xiàn)金、銀行的日常收支業(yè)務(wù) 8. 日常工資結(jié)算，個(gè)人所得稅扣除 9. 銷售人員業(yè)務(wù)提成核算及發(fā)放 10、稅務(wù)申報(bào)、年度審計(jì)等 11、進(jìn)行成本控制、費(fèi)用控制 12、制定信用政策，記錄往來備查帳簿，定期進(jìn)行帳齡分析 13、制定本公司的財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)與考核制度并進(jìn)行管理，協(xié)同業(yè)務(wù)員催收應(yīng)收帳款 14、編制預(yù)算（銷售、費(fèi)用、財(cái)務(wù)等），下達(dá)預(yù)算至各部門 15、協(xié)同業(yè)務(wù)員催收應(yīng)收帳款 16、分析預(yù)算編制的合理性，監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行 17、根據(jù)分析結(jié)果，調(diào)節(jié)整預(yù)算、信用政策等事項(xiàng) 18、定期統(tǒng)計(jì)、計(jì)算各相關(guān)、重要經(jīng)濟(jì)指標(biāo) 19、提供高層管理者的決策支持（如進(jìn)行可行性分析等） 20、負(fù)責(zé)完成本公司的會(huì)計(jì)檔案管理。 六、行政人事部門職能 1. 規(guī)范行政事務(wù)管理體系的范圍和內(nèi)容 2. 明確行政事務(wù)管理在企業(yè)管理中的溝通協(xié)調(diào)職能，通過對(duì)公司內(nèi)部文件上傳下達(dá)和公司 內(nèi)部的會(huì)議管理工作，加強(qiáng)各部門之間的信息溝通和交流，協(xié)調(diào)各部門的工作關(guān)系 3. 完善公司行政事務(wù)管理規(guī)章制度 4. 完善企業(yè)行政事務(wù)管理制度，嚴(yán)格要求按制度辦事，提高行政事務(wù)部門的工作效率 5. 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，并由此制訂公司人力資源管理工作計(jì)劃 ，進(jìn)行崗位管理、人事管理、培訓(xùn)管理和薪酬及獎(jiǎng)勵(lì)管理。 第三章 關(guān)鍵崗位工作說明書 一、采購部門主管 |工作說明書 | |資料編號(hào) 編制日期 | |崗位名稱 |采購部門主管 |所屬部門 |采購部門 | |直接上級(jí) | |工資等級(jí) | | |下屬崗位 |采購業(yè)務(wù)員 |關(guān)聯(lián)部門 | | |工作摘要 |負(fù)責(zé)采購人員及采購業(yè)務(wù)的管理 | |工作內(nèi)容 |參照規(guī)范 | |采購訂單的擬訂（*） |《訂單采購流程一》 | |貨品供應(yīng)商的尋找、資料的收集及開發(fā)工作 |《訂單采購流程二》 | |與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作 |〈采購?fù)素浟鞒獭? | |對(duì)舊供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作|〈貨品采購辦法〉 | |，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力 |〈盤點(diǎn)管理辦法〉 | |及時(shí)跟蹤掌握價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升|〈供應(yīng)商管理辦法〉 | |產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本 | | |采購計(jì)劃編排，貨品之訂購及交期控制 | | |部門員工的管理培訓(xùn)工作 | | |與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。 | | |任職資|學(xué)歷 |大專以上學(xué)歷 | |格 | | | | |技能 |一定的溝通、談判能力 | | |經(jīng)驗(yàn) |兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉貨品行情 | |使用設(shè)|電腦 | |備 | | |補(bǔ)充說| | |明 | | 二、采購員 |工作說明書 | |資料編號(hào) 編制日期 | |崗位名稱 ...
組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書