職務(wù)分析全過程
職務(wù)分析全過程 職務(wù)分析是人力資源管理工作中其他所有工作的基礎(chǔ)。它的主要目的有兩個：第一，弄 清楚企業(yè)中每個職位都在做些什么工作；第二，明確這些職位對員工有什么具體的從業(yè) 要求。說的專業(yè)一些，就是要通過職務(wù)分析，產(chǎn)生出職務(wù)描述和職務(wù)資格要求，職務(wù)描 述和職務(wù)資格要求將成為進(jìn)行人力資源管理其他工作的重要依據(jù)。如果一個企業(yè)連這些 問題都搞不清楚，其他的人力資源管理活動只可能是空中樓閣。 什么是職務(wù)分析 職務(wù)分析的含義 　　簡單的講，職務(wù)分析就是要通過一系列科學(xué)的方法，把職位的工作內(nèi)容和職位對員 工的素質(zhì)要求弄明白。專業(yè)的描述是這樣的：職務(wù)分析是指通過觀察和研究，確定關(guān)于 某種特定的性質(zhì)的確切情報和（向上級）報告的一種程序。有的書上也將"職務(wù)分析"稱 為"工作分析"，含義是一樣的。 　　外國的人事心理學(xué)家從人力資源管理的角度出發(fā)提出了一個非常容易記憶的6W1H職 務(wù)分析公式，從七個方面對職務(wù)進(jìn)行分析： 　　1、WHO：誰來完成這項職務(wù)； 　　2、WHAT：這項職務(wù)具體做什么事情： 　　3、WHEN：職務(wù)時間的安排； 　　4、WHERE：職務(wù)地點在哪里 　　5、WHY：他為什么職務(wù)（職務(wù)的意義是什么） 　　6、for WHO：他在為誰職務(wù) 　　7、HOW：他是如如何職務(wù)的 　　職務(wù)分析的一些術(shù)語 　　職務(wù)分析是一個比較專業(yè)的人力資源管理工作，所以也有一比較專業(yè)的術(shù)語，它們 是： 工作要素： 是指職務(wù)中不能夠再繼續(xù)分解的最小動作單位。比如說，打開計算機(jī)、簽字、打電話、 發(fā)傳真等等。 任務(wù)：是一系列為了達(dá)成一個目的的職務(wù)要素的集合，即完成一項具體的職務(wù)。如匯報 職務(wù)、打印文件、參加會議等等。 職位：是多個任務(wù)的集合。在一定時間和空間里，一個員工需要完成的一些列任務(wù)的集 合就是一個職位。在企業(yè)中，有多少位員工就有多少個職位。 職務(wù)：是一組任務(wù)相同或相近的職位的集合。在職務(wù)分析中也稱職務(wù)。如開發(fā)工程師就 是一種職務(wù)，秘書也是一種職務(wù)。在企業(yè)中，一種職務(wù)可以有一個職位，也可以有多個 職位。如企業(yè)中的法律顧問這種職務(wù)，就可能只有一個職位；開發(fā)工程師這種職務(wù)，可 能就有多個職位。 職責(zé)：是指一個個體擔(dān)負(fù)的一項或多項任務(wù)組成的活動，即由一個個體操作的任務(wù)的總 和。比如人事經(jīng)理的職責(zé)可能就是編制企業(yè)的人力資源規(guī)劃、組織企業(yè)招聘、指定并執(zhí) 行企業(yè)各項人力資源政策等等。 職務(wù)族：是一組相關(guān)職務(wù)的統(tǒng)稱。有時也叫職務(wù)類型。 職務(wù)分析的成果 　　職務(wù)分析的最終成果是產(chǎn)生兩個文件：職務(wù)描述和職務(wù)資格要求。有的書上也將他 們叫做"工作描述"和"職位要求"，我們也可以把它們合稱為"職務(wù)說明書"。 　　職務(wù)描述規(guī)定了對"事"的要求，如任務(wù)、責(zé)任、職責(zé)等等；職務(wù)資格要求規(guī)定了對 "人"的要求，如知識、技術(shù)、能力、職業(yè)素質(zhì)等等。人力資源部門應(yīng)通過職務(wù)說明和職 務(wù)資格要求來指導(dǎo)人力資源管理職務(wù)。 　　1、職務(wù)描述的具體內(nèi)容 　　基本信息：包括職務(wù)名稱、職務(wù)編號、所屬部門、職務(wù)等級、制定日期等； 工作活動和工作程序：包括工作摘要、工作范圍、職責(zé)范圍、工作設(shè)備及工具、工作流 程、人際交往、管理狀態(tài)等； 　　工作環(huán)境：工作場所、工作環(huán)境的危險、職業(yè)病、工作時間、工作環(huán)境的舒適程度 等。 　　任職資格：年齡要求、學(xué)歷要求、工作經(jīng)驗要求、性格要求等。 　　2、職務(wù)資格要求的具體內(nèi)容 　　基本素質(zhì)：最低學(xué)歷、專長領(lǐng)域、工作經(jīng)驗、接受的培訓(xùn)教育、特殊才能等。 　　生理素質(zhì)：體能要求、健康狀況、感覺器官的靈敏性等。 　　綜合素質(zhì)：語言表達(dá)能力、合作能力、進(jìn)取心、職業(yè)道德素質(zhì)、人際交往能力、團(tuán) 隊合作能力、性格、氣質(zhì)、興趣等。 職務(wù)分析的意義 　　職務(wù)分析是人力資源管理的最基本的工具。具體的講，職務(wù)分析有如下幾個方面的 意義： 招聘：為應(yīng)聘者提供了真實的、可靠的需求職位的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作要求和人 員的資格要求； 選擇：為選拔應(yīng)聘者提供了客觀的選擇依據(jù)，提高了選擇的信度和效度，降低了人力資 源選擇成本； 績效考評：為績效考評標(biāo)準(zhǔn)的建立和考評的實施提供了依據(jù)，使員工明確了企業(yè)對其工 作的要求目標(biāo)，從而減少了因考評引起的員工沖突； 薪酬管理：明確了工作的價值，為工資的發(fā)放提供了可參考的標(biāo)準(zhǔn)，保證了薪酬的內(nèi)部 公平，減少了員工間的不公平感； 管理關(guān)系：明確了上級與下級的隸屬關(guān)系，明晰了工作流程，為提高職務(wù)效率提供了保 障； 員工發(fā)展：使員工清楚了員工工作的發(fā)展方向，便于員工制定自己的職業(yè)發(fā)展計劃。 職務(wù)分析的時機(jī) 　　1、新成立的企業(yè) 　　對于新成立的企業(yè)要進(jìn)行職務(wù)分析，這樣可以為后續(xù)的人力資源管理工作打下基礎(chǔ) 。企業(yè)新成立時，職務(wù)分析最迫切的用途是在人員招聘方面。 　　由于很多職位還是空缺，所以職務(wù)分析應(yīng)該通過企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營發(fā)展計劃等 信息來進(jìn)行，制定一個粗略的職務(wù)分析。職務(wù)分析的結(jié)果僅僅滿足能夠提供招聘人員的 "職位職責(zé)"和"任職資格"即可。更為詳細(xì)的職務(wù)分析可以在企業(yè)穩(wěn)定運做一段時間之后 進(jìn)行。 　　2、職位有變動 　　當(dāng)職位的工作內(nèi)容等因素有所變動時，應(yīng)該對該職位的變動部分重新進(jìn)行職務(wù)分析 。職位變動一般包括位職責(zé)變更、職位信息的輸入或輸出變更、對職位人員任職資格要 求變更等等。在職位變更時，要及時進(jìn)行職務(wù)分析，以保證職務(wù)分析成果信息的有效性 和準(zhǔn)確性。要注意的是，在職位變動時，往往并不是一個職位發(fā)生改變，而是與之相關(guān) 聯(lián)的其他職位也會發(fā)生相應(yīng)的改變。在進(jìn)行職務(wù)分析時，一定要注意上述問題，不能漏 掉任何一個職位，否則很可能會使職務(wù)分析出現(xiàn)矛盾的結(jié)果。 　　3、企業(yè)沒有進(jìn)行過職務(wù)分析 　　有些企業(yè)已經(jīng)存在了很長時間，但由于企業(yè)一直沒有人力資源部，或者人力資源部 人員工作繁忙，所以一直沒有進(jìn)行職務(wù)分析。這些企業(yè)應(yīng)該及時進(jìn)行職務(wù)分析。特別是 對于新上任的人事經(jīng)理，有時會發(fā)現(xiàn)企業(yè)的人事工作一團(tuán)糟，根本無法理出頭緒，這時 就應(yīng)該考慮從職務(wù)分析來切入工作。 職務(wù)分析的方法 　　觀察法 　　觀察法是指職務(wù)分析人員通過對員工正常工作的狀態(tài)進(jìn)行觀察，獲取工作信息，并 通過對信息進(jìn)行比較、分析、匯總等方式，得出職務(wù)分析成果的方法。觀察法適用于對 體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運員、操作員、文秘等職位。 　　由于不同的觀察對象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。所以觀察法具體可分為直 接觀察法、階段觀察法和工作表演法。 　　1、直接觀察法： 　　職務(wù)分析人員直接對員工工作的全過程進(jìn)行觀察。直接觀察適用于工作周期很短的 職務(wù)。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職務(wù)分析人員可以一整天跟隨 著保潔員進(jìn)行直接工作觀察。 　　2、階段觀察法： 　　有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整的觀察到員工的所有工作，必須分 階段進(jìn)行觀察。比如行政文員，她需要在每年年終時籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會。職務(wù)分析 人員就必須在年終時再對該職務(wù)進(jìn)行觀察。有時由于間階段跨度太長，職務(wù)分析工作無 法拖延很長時間，這時采用"工作表演法"更為合適。 　　3、工作表演法： 　　對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的 工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員等，職務(wù)分析人員可以讓 保安人員表演盤問的過程，來進(jìn)行該項工作的觀察。 　　在使用觀察法時，職務(wù)分析人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好觀察表格，以便隨時進(jìn)行記錄。條件 好的企業(yè)，可以使用攝象機(jī)等設(shè)備，將員工的工作內(nèi)容記錄下來，以便進(jìn)行分析。另外 要注意的是，有些觀察的工作行為要有代表性，并且盡量不要引起被觀察者的注意，更 不能干擾被觀察者的工作。 　　1、職務(wù)分析調(diào)查問卷（PAQ)： 　　職務(wù)分析調(diào)查問卷是美國普渡大學(xué)（Purdue University）的研究員麥考米克等人研究出一套數(shù)量化的工作說明法。雖然它的格式已 定，但仍可用之分析許多不同類型的職務(wù)。PQA有194個問題，計分為六個部分：資料投 入、用腦過程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范圍、其他工作特征。 　　2、閾值特質(zhì)分析方法(TTA)： 　　勞普茲(Lopez)等人在1981年設(shè)計了"閾值特質(zhì)分析"（TTA）問卷。特質(zhì)取向的研究 角度是試圖確定那些能夠預(yù)測個體工作成績出色的個性特點。TTA方法的依據(jù)是：具有某 種人格特性的個體，如果職務(wù)績效優(yōu)于不具有該種特制者，并且特質(zhì)的差異能夠通過標(biāo) 準(zhǔn)化的心理測驗反映出來，那么就可以確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個體特質(zhì)之一 。 　　3、職業(yè)分析問卷(OAQ)： 　　美國控制數(shù)據(jù)經(jīng)營咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計了職業(yè)分析問卷，職務(wù)進(jìn)行定量的描述。 OAQ是一個包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、知識技能、能力以及其他個性特點的多項選擇問 卷。例如，在OAQ中，軟件職務(wù)被規(guī)劃分為19中責(zé)任、310個任務(wù)和105個個性特點。 　　然而，我們的企中小企業(yè)很難利用這些研究成果來進(jìn)行問卷調(diào)查。我們可以根據(jù)企 業(yè)的實際情況，來自制職務(wù)分析問卷，這樣效果可能會更好些。 面談法 　　也稱采訪法，它是通過職務(wù)分析人員與員工面對面的談話來收集職務(wù)信息資料的方 法。在面談之前，職務(wù)分析人員應(yīng)該準(zhǔn)備好面談問題提綱，一般在面談時能夠按照預(yù)定 的計劃進(jìn)行。面談法對職務(wù)分析人員的語言表達(dá)能力和邏輯思維能力有較高的要求。職 務(wù)分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧 及的侃侃而談。職務(wù)分析人員要及時準(zhǔn)確的做好談話記錄，并且避免使談話對象對記錄 產(chǎn)生顧及。面談法適合于腦力職務(wù)者，如開發(fā)人員、設(shè)計人員、高層管理人員等。 　　麥考米克于1979年提出了面談法的一些標(biāo)準(zhǔn)，它們是： 　　1、所提問題要和職務(wù)分析的目的有關(guān)； 　　2、職務(wù)分析人員語言表達(dá)要清楚、含義準(zhǔn)確； 　　3、所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄； 　　4、所提問題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范圍； 　　5、所提問題和談話內(nèi)容不能引起被談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。 其他方法 　　1、參與法： 　　 也稱職務(wù)實踐法。顧名思義，就是職務(wù)分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工 的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用于專業(yè)性不是很強(qiáng)的職務(wù)。參與法與觀 察法、問卷法相比較，獲得的信息更加準(zhǔn)確。要注意的是，職務(wù)分析人員需要真正的參 與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。 　　2、典型事件法： 　　如果員工太多，或者職位工作內(nèi)容過于繁雜，應(yīng)該挑具有代表性的員工和典型的時 間進(jìn)行觀察，從而提高職務(wù)分析的效率。 　　3、工作日志法： 　　是由員工本人自行進(jìn)行的一種職務(wù)分析方法。事先應(yīng)該由職務(wù)分析人員設(shè)計好詳細(xì) 的工作日志單，讓員工按照要求及時的填寫職務(wù)內(nèi)容，從而收集工作信息。需注意的是 ，工作日志應(yīng)該隨時填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個周期，而不應(yīng)該在下班前一次 性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實性和有效性。工作日志法最大的問題可能是工 作日志內(nèi)容的真實性問題。 　　4、材料分析法： 　　如果職務(wù)分析人員手頭由大量的職務(wù)分析資料，比如類似的企業(yè)已經(jīng)做過相應(yīng)的職 務(wù)分析，比較適合采用本辦法。這種辦法最適合于新創(chuàng)辦的企業(yè)。 　　5、專家討論法： 　　專家討論法是指請一些相關(guān)領(lǐng)的專家或者經(jīng)驗豐富的員工進(jìn)行討論，來進(jìn)行職務(wù)分 析的一種方法。這種方法適合于發(fā)展變化較快，或職位職責(zé)還未定型的企業(yè)。由于企業(yè) 沒有現(xiàn)成的觀察樣本，所以只能借助專家的經(jīng)驗來規(guī)劃未來希望看到的職務(wù)狀態(tài)。 　　上述這些職務(wù)分析方法即可單獨使用，也可結(jié)合使用。由于每個方法都有自身的優(yōu) 點和缺點，所以每個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)本企業(yè)的具體情況進(jìn)行選擇。最終的目的是一致的： 為了得到盡可能的詳盡、真實的職務(wù)信息。 進(jìn)行職務(wù)分析的常規(guī)步驟 　　對于一個運行穩(wěn)定的企業(yè)來講，最常用的職務(wù)分析方法是問卷調(diào)查法和面談法。下 面我們就結(jié)合這兩種方法具體刊一下進(jìn)行職務(wù)分析的步驟。一般來講，職務(wù)分析可以分 為五大階段：計劃階段、設(shè)計階段、信息收集階段、信息分析階段和結(jié)果表達(dá)階段。 　　計劃階段 　　計劃階段是職務(wù)分析的第一階段。在計劃階段中，應(yīng)該明確職務(wù)分析的目的和意義 、方法和步驟；確定職務(wù)分析的方法；限定職務(wù)分析的范圍，并選擇具有代表性的職務(wù) 作為樣本；明確職務(wù)分析的步驟，制定詳細(xì)的職務(wù)分析實施時間表；編寫"職務(wù)分析計劃 "（參看表2-- 1，“職務(wù)分析計劃”實例），并行有關(guān)人員進(jìn)行職務(wù)分析方面的宣傳。在職務(wù)計劃書得到 批準(zhǔn)后，即可組建職務(wù)分析小組，進(jìn)入職務(wù)分析的設(shè)計階段。 職務(wù)分析計劃 為了提高企業(yè)人力資源管理工作的有效性和可靠性，為了有效的在下季度實施企業(yè)招聘 計劃，...
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