職務(wù)分析推進(jìn)
職務(wù)分析推進(jìn)（案） (管理部) 2003.4.11 1．目 的 客觀上使每個(gè)人明確所分擔(dān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)負(fù)荷，成為調(diào)整業(yè)務(wù)和確保適當(dāng)人力的 評(píng)價(jià)基準(zhǔn)，對(duì)于定型性的業(yè)務(wù)，制定“工作手冊(cè)”，使其標(biāo)準(zhǔn)化，改善業(yè)務(wù)程序并且積 累業(yè)務(wù)Know-How（專有技術(shù)）。 2．推進(jìn)步驟 （1）1，2次業(yè)務(wù)機(jī)能分類（樣式1） ● 公司的全部業(yè)務(wù)按大的機(jī)能分類 —大的機(jī)能：企劃/人事/總務(wù)/財(cái)務(wù)/生產(chǎn)/設(shè)施/購(gòu)買/品質(zhì)/營(yíng)業(yè)/技術(shù) ● 按大的功能第1次分類和第2次分類 （例）大的機(jī)能：生產(chǎn)——第1次分類：生產(chǎn)管理/資材管理/生產(chǎn)/生產(chǎn)技術(shù) （例）第1次分類：生產(chǎn)管理——第2次分類：生產(chǎn)管理/工程（藝）管理/進(jìn)度管理/ 出廠管理/設(shè)變和BOM管理/運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)管理系統(tǒng)/工藝外協(xié)管理 （2）第3，4次業(yè)務(wù)機(jī)能展開(kāi)（樣式2） ● 將第2次分類的業(yè)務(wù)更詳細(xì)地分第3次，第4次2級(jí)，展開(kāi)機(jī)能。第4次分出的業(yè)務(wù) 應(yīng)達(dá)到個(gè)人的最小單位業(yè)務(wù)。 （例）第2次分類：生產(chǎn)管理——第3次分類：生產(chǎn)企劃/生產(chǎn)實(shí)績(jī)/大營(yíng)業(yè) 第3次分類：生產(chǎn)企劃——第4次分類：確立年事業(yè)計(jì)劃/確立月生產(chǎn)計(jì)劃/確立 周生產(chǎn)計(jì)劃/作成MRP和RUN （3）確定個(gè)人業(yè)務(wù)負(fù)荷 ● 第4次分類：按業(yè)務(wù)別和個(gè)人別作成業(yè)務(wù)記錄表（樣式3） 體現(xiàn)月、年業(yè)務(wù)發(fā)生頻率/1次處理所需時(shí)間/總的所需時(shí)間 （4）以課為單位作成業(yè)務(wù)MAP（樣式4） ● 以個(gè)人別業(yè)務(wù)記錄表為根據(jù)對(duì)于第3次、第4次業(yè)務(wù)確定以課為單位的綜合業(yè)務(wù)負(fù) 荷——體現(xiàn)按課為單位業(yè)務(wù)優(yōu)先度/投入時(shí)間比重/個(gè)人貢獻(xiàn)等。 （5）作成工作手冊(cè) ● 以機(jī)能展開(kāi)表，個(gè)人業(yè)務(wù)記錄表，課單位業(yè)務(wù)MAP等為基礎(chǔ)，主要對(duì)于定型業(yè)務(wù)作 成工作手冊(cè)。 體現(xiàn)業(yè)務(wù)處理步驟、業(yè)務(wù)推進(jìn)要領(lǐng)、管理要點(diǎn)，用于使任何人都能容易掌 握業(yè)務(wù)要領(lǐng)，找出改善要點(diǎn)、積累業(yè)務(wù)Know How(專有技術(shù))。 （樣式5：JOB NOTE 項(xiàng)目選定表，樣式6：JOB NOTE） 3．按階段作成要領(lǐng) （1）將公司全部業(yè)務(wù)分類為10個(gè)大的機(jī)能并賦予代碼 —企劃（A）：長(zhǎng)短期事業(yè)計(jì)劃，研討新的事業(yè)項(xiàng)目，經(jīng)營(yíng)分析，改善經(jīng)營(yíng)革新，預(yù) 算管理，調(diào)查分析，對(duì)內(nèi)外廣告，情報(bào)管理等 —人事（H）：人事企劃/管理/行政、工資/福利、各種教育等 —總務(wù)（G）：一般總務(wù)、環(huán)保/安全等 —財(cái)務(wù)（C）：會(huì)計(jì)、資金、財(cái)務(wù)管理等 —生產(chǎn)（P）：生產(chǎn)、生產(chǎn)管理、資材管理、生產(chǎn)技術(shù)等 —設(shè)施（F）：設(shè)施投資企劃/執(zhí)行（工程管理）、設(shè)備（建筑物、機(jī)械裝置、公用 設(shè)施）管理等 —購(gòu)買（B）：內(nèi)資購(gòu)買、外資購(gòu)買、外協(xié)企業(yè)管理、國(guó)產(chǎn)化、改善物流等 —品質(zhì)（Q）：品質(zhì)管理（外協(xié)/工藝管理，品質(zhì)保證，試驗(yàn)測(cè)定 …） 檢查（進(jìn)口檢查/工藝檢查/產(chǎn)品檢查 …）等 —營(yíng)業(yè)（M）：營(yíng)業(yè)、營(yíng)業(yè)管理、整備、配件 —技術(shù)（E）：研究開(kāi)發(fā)（產(chǎn)品企劃/性能開(kāi)發(fā)/用途開(kāi)發(fā)/產(chǎn)品開(kāi)發(fā)…）、 技術(shù)管理（技術(shù)情報(bào)管理/知識(shí)產(chǎn)權(quán)/項(xiàng)目日程管理…） （2）按大的機(jī)能第1，2次業(yè)務(wù)分類 —研討各部門/課的業(yè)務(wù)在10個(gè)大的機(jī)能中屬哪一種，并按樣式1（第1，2次業(yè)務(wù)機(jī)能分 類表）第1次分類之后將業(yè)務(wù)第2次再分類。這時(shí)特定部門/課的業(yè)務(wù)也可能同屬于 2個(gè)以上大的機(jī)能類中。 （3）第3，4次業(yè)務(wù)分類 —按樣式2（業(yè)務(wù)機(jī)能展開(kāi)表）將第2次業(yè)務(wù)分別分解為第3次業(yè)務(wù)，第3次業(yè)務(wù)重新分解 為最終第4次業(yè)務(wù)。 * 賦予業(yè)務(wù)代碼的方法：按大的分類代碼用4位數(shù) —“生產(chǎn)”機(jī)能的第1次業(yè)務(wù)4個(gè)中如果第2次分類的業(yè)務(wù)為“生產(chǎn)管理”，代碼為“P2”。 生產(chǎn)管理（P2）業(yè)務(wù)的第2次業(yè)務(wù)中如果第3個(gè)業(yè)務(wù)為“Attachment 管理”，代碼為“P23”?！癙23”業(yè)務(wù)的第3次業(yè)務(wù)9個(gè)中第5個(gè)業(yè)務(wù)為“Attachment資材 管理” 代碼為“P235”?！癙235”業(yè)務(wù)的第4次業(yè)務(wù)8個(gè)中，如果第4個(gè)業(yè)務(wù)為Attachment和作 成所需要部品購(gòu)買要求書，代碼為“P2354”。 （4）作成個(gè)人業(yè)務(wù)記錄表 —將樣式3：（個(gè)人業(yè)務(wù)記錄表）按個(gè)人作成后，由擔(dān)當(dāng)課長(zhǎng)確認(rèn)。包括定型性和非 定型性業(yè)務(wù)的所有業(yè)務(wù)，每月不定期發(fā)生的情況要記錄，每年發(fā)生的次數(shù)和所 需時(shí)間，必須要記錄業(yè)務(wù)結(jié)果發(fā)生的文件名。 （5）作成業(yè)務(wù)MAP —將樣式4（業(yè)務(wù)MAP）按業(yè)務(wù)以課為單位作成。這是按“個(gè)人業(yè)務(wù)記錄表”綜合顯示 的，如果將1個(gè)第4次業(yè)務(wù)由2個(gè)以上分擔(dān)時(shí)，可以知道第4次業(yè)務(wù)所需全部時(shí)間 ，并且可以掌握以課為單位履行業(yè)務(wù)時(shí)的優(yōu)先度，所需時(shí)間比重和每個(gè)人的貢 獻(xiàn)?？梢允褂孟嗤瑯邮骄C合以課為單位的“業(yè)務(wù)MAP”，可以掌握部門的業(yè)務(wù)現(xiàn)況 。 （6）作成工作手冊(cè) [1]工作手冊(cè)定義 為了履行賦予課的業(yè)務(wù)，對(duì)于單位業(yè)務(wù)具體的處理方法、順序、管理要點(diǎn)、管 理基準(zhǔn)等，以可視的方式表現(xiàn)，使業(yè)務(wù)得以正確履行而作成的辦公指南。 [2]作成目的 —不論是誰(shuí)都能易于高效率處理業(yè)務(wù)達(dá)到資料化，標(biāo)準(zhǔn)化。 —為了掌握業(yè)務(wù)的現(xiàn)象并且改善業(yè)務(wù)作為工具使用，反映改善事項(xiàng)，不斷地修定 達(dá)到積累業(yè)務(wù)的Know How效果。 —可用于新入社員工的OJT教育和輪崗。 [3]作成范圍 —雖然基本上以單位業(yè)務(wù)的全部為對(duì)象，一次性的定型業(yè)務(wù)要按重要度順序作 成。 —對(duì)于定型業(yè)務(wù)作成工作手冊(cè)之后，要對(duì)于所有定型業(yè)務(wù)，非定型業(yè)務(wù)另行安排 ，作成“業(yè)務(wù)手冊(cè)”。 * 定型業(yè)務(wù)：對(duì)于一定周期內(nèi)反復(fù)進(jìn)行的業(yè)務(wù)以各種樣式和情報(bào)為基礎(chǔ)，確定了 處理程序和順序的業(yè)務(wù)。 * 非定型業(yè)務(wù)：非定期并且更多地需企劃，思考和判斷的和例外情況多的業(yè)務(wù)。 [4] 選定業(yè)務(wù)對(duì)象 利用樣式5（工作手冊(cè)項(xiàng)目選定表）確定先后順序，然后針對(duì)各業(yè)務(wù)對(duì)象與作成 擔(dān)當(dāng)確定完成時(shí)間。 [5] 工作手冊(cè)樣式作成方法 樣式6（工作手冊(cè)）的2個(gè)樣式中（樣式6- A）要以業(yè)務(wù)處理程序?yàn)橹攸c(diǎn)作成，（樣式6- B）要以業(yè)務(wù)推進(jìn)要領(lǐng)、例外事項(xiàng)和采取措施內(nèi)容為重點(diǎn)作成。 ① 樣式6-A —工作手冊(cè)No：記載工作手冊(cè)的代碼 —業(yè)務(wù)處理程序：將業(yè)務(wù)處理流程作成一目了然的FLOW CHART 形式（在電算FLOW CHART 記號(hào)中共同使用顯示“Yes/No”的‘◇’圖形和生成業(yè)務(wù)結(jié)果的文件記號(hào)‘ ’） —管理要點(diǎn)：記載關(guān)于業(yè)務(wù)處理檢查項(xiàng)目，管理項(xiàng)目，管理基準(zhǔn)等。 ② 樣式6-B 業(yè)務(wù)推進(jìn)要領(lǐng)：不易用Flow Chart 顯示的作業(yè)方法，業(yè)務(wù)量（所需時(shí)間、處理件數(shù)、頻率、文件數(shù)）等要按業(yè)務(wù) 順序羅列記錄詳細(xì)的作業(yè)內(nèi)容。這時(shí)將番號(hào)統(tǒng)一按下列方法賦予 1．……………………… （1）……………………… ①…………………………………………………………………………………… ②………………………………………………………………………………… 2．……………………… —特記事項(xiàng)：記錄發(fā)生例外事項(xiàng)時(shí)的處理方法或步驟，業(yè)務(wù)處理注意事項(xiàng)等。 [6]工作手冊(cè)的檢查和認(rèn)可 根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容由擔(dān)當(dāng)或課長(zhǎng)作成工作手冊(cè)，但完成后擔(dān)當(dāng)課長(zhǎng)對(duì)于依據(jù)下列內(nèi) 容檢查完成度并且修改不足事項(xiàng)。 1. 可用度 —后任者（或新入社職員）僅憑工作手冊(cè)能履行業(yè)務(wù)嗎？ —用了易于理解的用語(yǔ)作成了嗎？ 2. 文章的形態(tài) —作成的文章是否包含了5W2H1B Why（目的/理由），What（內(nèi)容/需要作什么？），When（時(shí)機(jī)），Who（誰(shuí)/ 分擔(dān)、協(xié)助關(guān)系？），Where（場(chǎng)所），How （什么順序/什么方法），How Much（什么程度時(shí)間/期間），But（但是這種情況下，例外事項(xiàng)如何處理 ？） —簡(jiǎn)潔并按步驟作成了嗎？ —是否記錄了要點(diǎn)和容易失誤之處？ —記號(hào)或番號(hào)的使用是否有效果？ 3. 視覺(jué)效果 —使用了圖解和實(shí)物樣品等與否？ * 最終由部長(zhǎng)與其他部門研討業(yè)務(wù)關(guān)系等之后認(rèn)可工作手冊(cè)。 [7]使用和管理工作手冊(cè) ①工作手冊(cè)中始終要收錄最新情報(bào) 管理方法、樣式等有變更時(shí)要及時(shí)修正 ②利用工作手冊(cè)實(shí)施業(yè)務(wù)改善和工作交接 ③被認(rèn)可的工作手冊(cè)按個(gè)人以課為單位作成文檔保管 （按業(yè)務(wù)特性作成工作手冊(cè)需注意之處） * 使用樣式多的業(yè)務(wù) —并行使用Flow Chart /樣式的文件名，記載保管場(chǎng)所/明確樣式的使用目的。 * 檢查、確認(rèn)多的業(yè)務(wù) —檢查、確認(rèn)的目的、方法/必須記載可以防止失誤的Know-How（專有技術(shù)） * 已決定了處理終了時(shí)限（交貨期）的業(yè)務(wù) —將業(yè)務(wù)的內(nèi)容與時(shí)間（日期）對(duì)比顯示——記載對(duì)應(yīng)時(shí)間（日期）另行處理的內(nèi)容 。 * 判斷多或者根據(jù)判斷處理形態(tài)多樣的業(yè)務(wù)。 —將Decision Tree（審批機(jī)構(gòu)）在工作手冊(cè)內(nèi)作成/按不同處理型態(tài)將順序、方法在樣式中 記載。 * 畫面處理業(yè)務(wù)（PC使用業(yè)務(wù)） —按不同階段附畫面/說(shuō)明畫面和輸入方法/在樣式中輸入的情況，與樣式對(duì)應(yīng)的輸 入方法、技術(shù)/按樣式輸入以后與業(yè)務(wù)流程連接關(guān)系的技術(shù)。
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