行政秘書(shū)工作內(nèi)容與責(zé)任
辦公室行政秘書(shū)工作內(nèi)容與責(zé)任 A、打字速度 權(quán)重30% 以每分鐘60個(gè)單詞的速度按照適當(dāng)?shù)母袷綔?zhǔn)確的將來(lái)自以下各個(gè)方面的指令打印成文件 ：口頭指示、錄音內(nèi)容、手寫(xiě)筆記或正式筆記、總經(jīng)理的手寫(xiě)材料、手寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要等； 打印通知、會(huì)議議程、工作日程和其他以下內(nèi)容材料；打印商業(yè)協(xié)會(huì)調(diào)查；匯總和打印 經(jīng)營(yíng)報(bào)告和其他各種報(bào)告、包括文本和表格；打印從報(bào)刊在職上摘選下來(lái)的文章；整理 和打印信件、備忘錄、問(wèn)家副本以及其他要求打印的文件； B、接待 權(quán)重25% 當(dāng)面或通過(guò)電話核定已經(jīng)簽訂的合同，熱心地幫助來(lái)電話者和來(lái)訪者；回答打進(jìn)來(lái)的電 話，轉(zhuǎn)達(dá)消息、提供信息或?qū)㈦娫捓修D(zhuǎn)給某人；接待來(lái)訪者，提供信息或直接將客人 引到相應(yīng)的辦公室或個(gè)人處；作為主人在客人等待期間提供臨時(shí)服務(wù)；操縱自動(dòng)應(yīng)答設(shè) 施；與來(lái)電話者及來(lái)訪者保持一種合作的態(tài)度 C、計(jì)劃安排 權(quán)重20% 對(duì)工作日程驚醒有效管理、包括對(duì)約見(jiàn)、會(huì)議、旅行以及其他此類(lèi)活動(dòng)的安排；對(duì)工作 日程進(jìn)行安排；為總經(jīng)理、董事會(huì)成員和其他人員約見(jiàn)會(huì)面人員；為辦理出差補(bǔ)貼作好 準(zhǔn)備；協(xié)助進(jìn)行年度會(huì)議的安排；為保證在職培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施，在房間內(nèi)、課間供應(yīng)相 應(yīng)的服務(wù)；對(duì)組織各項(xiàng)設(shè)施的使用進(jìn)行計(jì)劃安排；對(duì)外部發(fā)言人、咨詢(xún)專(zhuān)家等安排好交 通、旅行以及相應(yīng)的費(fèi)用； D、文件與資料的管理 權(quán)重15% 創(chuàng)建賓個(gè)維護(hù)一個(gè)合適的文件管理系統(tǒng)，能夠按照要求迅速地放置和取出文件；制定文 件空間分配計(jì)劃，分別在文件管理系統(tǒng)中為回函、會(huì)議記錄、報(bào)告、規(guī)定以及其他相關(guān) 問(wèn)家做出妥當(dāng)?shù)陌才牛粚①Y料放進(jìn)文件夾中的適當(dāng)?shù)胤?；從文件夾中查找并取出需要的 資料；對(duì)文件進(jìn)行挑選、裝訂和剔除，在必要時(shí)進(jìn)行文件匯總或銷(xiāo)毀；保存和保護(hù)某些 重要文件；將文件資料整理成可直接使用的形式 E、辦公室一般服務(wù) 權(quán)重：10% 以一種受歡迎的方式和既定的程序來(lái)履行相關(guān)的辦公室職責(zé)；通過(guò)郵遞中心處理郵件、 寄送文件和郵品；拆閱外來(lái)郵件并進(jìn)行分送；對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制；掌握一定的現(xiàn)金；從相 關(guān)的報(bào)紙和雜志中摘取與組織有關(guān)的文章；負(fù)責(zé)公告欄的書(shū)寫(xiě)；完成其他預(yù)定的工作
行政秘書(shū)工作內(nèi)容與責(zé)任