選擇和培訓(xùn)新主管
選擇和培訓(xùn)新主管 主管是組織生產(chǎn)率和未來(lái)成功的關(guān)鍵。選擇新主管來(lái)替代那些因退休、死亡、調(diào)動(dòng)、 晉升、擴(kuò)展和其他因素而失去的主管是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)。 在選擇新主管時(shí)，要特別注意到“皮特法則”[1]：“在一個(gè)層級(jí)組織中，員工總是上升 到自己不勝任的職位上?！盌r.Laurence Peter 指出，當(dāng)出現(xiàn)一個(gè)主管空缺時(shí)，組織通常在存在空缺的部門(mén)中尋找工作上最有能力的人 ，并且那個(gè)人將會(huì)被選為主管。對(duì)數(shù)百種職業(yè)不勝任案例的分析顯示在一個(gè)職位中的能 力使得他們具有晉升的“資格條件”。假設(shè)有足夠的時(shí)間和等級(jí)，每個(gè)員工就會(huì)上升到并 保留在一個(gè)不勝任的層次。一個(gè)必然的結(jié)果就是在一個(gè)職位上不勝任，就沒(méi)有資格晉升 。 現(xiàn)在這種挑選最好的“實(shí)干家”來(lái)作為主管的做法已不像以前使用的那么普遍。越來(lái)越 多的組織認(rèn)識(shí)到在一個(gè)工作上的杰出績(jī)效不應(yīng)該通過(guò)晉升來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)。它應(yīng)該是一個(gè)考慮因 素，但不是基本要求。曾經(jīng)發(fā)生的太多皮特法則的例子讓人認(rèn)為最好的“實(shí)干家”會(huì)是最 好的“經(jīng)理”。 公司可以通過(guò)兩種方法來(lái)選擇基層主管。第一種，也是最常用的方法是等待空缺的發(fā) 生，然后為空缺選擇一個(gè)現(xiàn)有的最好的一個(gè)人。這個(gè)人可能挑選自公司內(nèi)部，或者是組 織從外部其他組織種雇傭具有資格的人員。 最后一刻的選擇和配置通常存在幾個(gè)問(wèn)題。首先，通常并沒(méi)有充足的時(shí)間去使用好的 選擇方法來(lái)挑選最好的人。存在著立即找到人并去填補(bǔ)空缺的壓力。還有，情感因素在 職位空缺出現(xiàn)時(shí)通常也很高。許多人都在尋思，“Jane會(huì)不會(huì)晉升到那個(gè)職位上？”并且 通常jane會(huì)當(dāng)選，因?yàn)樗沁壿嬌系娜诉x，資歷最老并且擁有所要管理的人和工作的知 識(shí)。許多組織認(rèn)為部門(mén)內(nèi)部晉升很重要，因?yàn)樗鼙３指呤繗狻?但是，沒(méi)有時(shí)間給予Jane任何工作前的培訓(xùn)。周五，她是一個(gè)工人，到了周一，她成 了一名主管。從周一開(kāi)始，她的上司會(huì)提供額外的幫助，輔導(dǎo)和其他在職培訓(xùn)來(lái)幫助她 學(xué)習(xí)工作。但是，讓工作完成的壓力仍在，并且Jane因?yàn)槿狈芾砼嘤?xùn)而面臨著一個(gè)嚴(yán) 重障礙。 最后一刻選擇和配置所選出的人常常并不渴望去擔(dān)任該工作。但是，經(jīng)理說(shuō)服他去擔(dān) 任該工作并承諾提供所有需要的幫助和鼓勵(lì)。經(jīng)常的結(jié)果就是，他成了皮特法則的一個(gè) 活生生的例子。 最后一刻選擇的許多問(wèn)題可以通過(guò)二次選擇方法得到解決：識(shí)別一組有潛力的主管并 提前培訓(xùn)，這樣，當(dāng)有職位空缺時(shí)，就可以選出他們中的一個(gè)人去填補(bǔ)工作。這種方法 有三種優(yōu)點(diǎn)：有充足的時(shí)間去仔細(xì)考慮每一個(gè)候選人；牽涉的情感因素更少，選擇會(huì)更 客觀(guān)；在個(gè)人接管主管工作前可以提供一些管理培訓(xùn)。 選擇原則 在為主管工作挑選候選人中使用的有效選擇的原則和方法同挑選工程師和其他任何關(guān) 鍵人物一所使用的同樣重要。要想在選擇基層主管上做的好，要確定和執(zhí)行下面七條： 1.確定空缺的數(shù)量。規(guī)劃這個(gè)方案的第一步就是估計(jì)在不就的將來(lái)（六個(gè)月？一年？ ）空缺的數(shù)量和種類(lèi)。數(shù)字應(yīng)該以對(duì)當(dāng)前主管預(yù)期的離職率和預(yù)期的任何增長(zhǎng)——和縮減 ——為基礎(chǔ)。在關(guān)鍵工作職位上的人，包括部門(mén)負(fù)責(zé)人，通過(guò)討論將來(lái)可以作出最后的決 策。人力資源經(jīng)理和其他人也可以提供關(guān)于退休、可能的調(diào)動(dòng)、主管的死亡、或離開(kāi)工 作的有幫助的信息。 2.準(zhǔn)備工作描述。確定了未來(lái)的空缺，知識(shí)淵博的人應(yīng)該清楚的描述出與那些工作相 關(guān)的職責(zé)和責(zé)任——例如，規(guī)劃，溝通，保持產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量，保持最低可能成本，保 持良好的安全記錄，使新員工就職并培訓(xùn)，與其他部門(mén)協(xié)調(diào)工作，處理抱怨和不平，適 當(dāng)?shù)姆峙涔ぷ?，管理變革，和范圍更廣的決策制定。如果在公司中可以獲得最新的工作 描述，就可以不加修改的使用這些信息。檢查工作的重要性是雙重的：作為確定所需員 工的種類(lèi)的基礎(chǔ)和確定要給予的培訓(xùn)項(xiàng)目的基礎(chǔ)。 3.明確候選人的資格條件。候選人的資格條件應(yīng)該由工作描述來(lái)決定。例如，如果一 項(xiàng)職責(zé)是計(jì)劃和安排工作時(shí)間，那么一個(gè)資格條件就要是計(jì)劃能力。如果工作責(zé)任是培 訓(xùn)新員工，資格條件就要是教授和培訓(xùn)新員工的能力。如果工作責(zé)任是口頭和書(shū)面的溝 通，那么所選擇的人就要有清晰的表達(dá)自己的能力。其他的工作責(zé)任可能意味著需要一 定水平層次的智力，一定程度的情感穩(wěn)定性，健康要求，和與他人相處的能力。其他與 公司政策和將來(lái)要求相一致的資格條件可能是與經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)知識(shí)有關(guān)，成為主管的強(qiáng)烈 的渴望，對(duì)公司的積極態(tài)度，和個(gè)人正直。 4.具體化要選擇的候選人數(shù)量?，F(xiàn)在我們已經(jīng)確定了空缺的數(shù)量和種類(lèi)，這些空缺的 工作描述，和候選人的期望資格條件。應(yīng)該選擇和培訓(xùn)多少候選人？可以有兩種不同方 法。一種是培訓(xùn)盡可能多的人，即使他們中的大部分將不會(huì)晉升到管理工作上。這種方 法的優(yōu)點(diǎn)是給許多人以管理定位并可能培養(yǎng)出對(duì)公司管理層的更好的態(tài)度。缺點(diǎn)是培訓(xùn) 了許多不能得到晉升的人會(huì)產(chǎn)生沮喪和消極態(tài)度。 另外一種方法是篩選和培訓(xùn)有限數(shù)量的候選人，從而讓他們中的大部分都能在相對(duì)較 短的時(shí)間內(nèi)晉升到主管。例如，如果明年可能出現(xiàn)10個(gè)空缺，公司可能決定培訓(xùn)20個(gè)人 。這中方法提供了一個(gè)機(jī)會(huì)來(lái)從相當(dāng)大組的候選人中選擇，并晉升他們中的足夠人選來(lái) 在剩余的接受培訓(xùn)的候選人中保持適當(dāng)?shù)膽B(tài)度和士氣。這種篩選候選人的方法的缺點(diǎn)是 ，它否決了那些被管理者確定為不符合資格條件的人的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。沒(méi)有被選擇參加培訓(xùn) 項(xiàng)目的工人會(huì)變得不滿(mǎn)。 確定選擇的候選人數(shù)量是任何執(zhí)行選擇和培訓(xùn)有潛力的領(lǐng)班和主管項(xiàng)目的組織必須要 作出的一個(gè)重要決策。通常來(lái)講，最好是選擇有限數(shù)量的候選人（例如是來(lái)年所需的兩 倍）給予培訓(xùn)，而不是接受所有感興趣的人為候選人并培訓(xùn)。 5.決定如何確定資格條件。某些選擇標(biāo)準(zhǔn)，如教育和先前工作經(jīng)驗(yàn)，很容易從現(xiàn)有資 料中確定。其他領(lǐng)域——例如智力，機(jī)械才能，主管原則和實(shí)踐的知識(shí)，和人格——很難得 到實(shí)際的信息，因此需要使用其他測(cè)量方法?？梢詼y(cè)試具有資格的人來(lái)有效的測(cè)量這些 標(biāo)準(zhǔn)。智力可以通過(guò)紙筆測(cè)驗(yàn)得到測(cè)量，機(jī)械才能可以通過(guò)原則和事實(shí)的知識(shí)來(lái)測(cè)量。 使用心理測(cè)驗(yàn)?zāi)芊翊_定人格存在著爭(zhēng)議。個(gè)體的人格可以通過(guò)分析先前的工作績(jī)效和在 不同環(huán)境下的行為來(lái)確定。健康狀況可以通過(guò)體檢來(lái)測(cè)量。領(lǐng)導(dǎo)能力和技能可以通過(guò)分 析個(gè)人曾經(jīng)在公司內(nèi)外扮演的領(lǐng)導(dǎo)角色來(lái)評(píng)估。對(duì)管理，人和公司的許多方面的態(tài)度可 以通過(guò)面談來(lái)測(cè)量。 總之，應(yīng)該使用許多種技術(shù)來(lái)確定已經(jīng)建立的資格條件。實(shí)際的信息應(yīng)該從面談，測(cè) 驗(yàn)，體檢，績(jī)效評(píng)估，和其他能幫助預(yù)測(cè)個(gè)人作為主管的未來(lái)的績(jī)效的測(cè)量中得到補(bǔ)充 。如果公司沒(méi)有人員來(lái)評(píng)估候選人的資格條件，應(yīng)該尋求外部幫助?？梢哉賮?lái)著名的心 理咨詢(xún)師來(lái)提供這種服務(wù)。 一些公司使用評(píng)價(jià)中心來(lái)確定個(gè)人晉升的潛力。評(píng)價(jià)中心是“讓有潛力的主管參與到 與他們要晉升到的工作相類(lèi)似的一系列情境中的一個(gè)過(guò)程。[2]”由幾個(gè)培訓(xùn)評(píng)估者，通 常是直線(xiàn)經(jīng)理，來(lái)評(píng)價(jià)個(gè)人的行為，過(guò)程一般持續(xù)2到4天。所使用的模擬練習(xí)與主管工 作有關(guān)。包括個(gè)人問(wèn)題分析；解釋他們行動(dòng)的書(shū)面報(bào)告；在評(píng)價(jià)者和潛在的主管之間的 一對(duì)一討論；伴隨評(píng)價(jià)者面談之后的籃中練習(xí)；存在兩個(gè)或更多下屬情況下的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng) ；準(zhǔn)備工作時(shí)間表；和無(wú)領(lǐng)導(dǎo)小組討論。 參加者被按照下列技能來(lái)評(píng)價(jià)，例如計(jì)劃和組織，決策制定，領(lǐng)導(dǎo)，知覺(jué)，適應(yīng)性， 果斷性，人際和書(shū)面溝通。典型的做法是，一個(gè)評(píng)估者評(píng)價(jià)一個(gè)參加者，然后集中他們 的評(píng)價(jià)來(lái)達(dá)到最終評(píng)估。 AT&T，開(kāi)發(fā)評(píng)價(jià)中心的一個(gè)急先鋒，通過(guò)他們的管理者確定了460個(gè)主管來(lái)考慮晉升 為高級(jí)主管。從這些主管中，他們識(shí)別出下列領(lǐng)域是最重要的： ■ 計(jì)劃工作 ■ 控制工作 ■ 問(wèn)題解決 ■ 提供績(jī)效反饋 ■ 創(chuàng)造和保持一個(gè)激勵(lì)氛圍 ■ 時(shí)間管理 ■ 非正式口頭溝通 ■ 自我開(kāi)發(fā) ■ 書(shū)面溝通 ■ Bell系統(tǒng)的知識(shí) ■ 職業(yè)生涯咨詢(xún) ■ 會(huì)議溝通 應(yīng)該注意選擇標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)應(yīng)與政府制定的公平就業(yè)機(jī)會(huì)和反優(yōu)先雇傭行動(dòng)相一致[3] 。 6.建立一個(gè)最終選擇候選人的程序。如果已經(jīng)確立了許多資格條件，并使用測(cè)量來(lái)確 定這些資格條件，現(xiàn)在重要的就是如何做出最終選擇。如果這些標(biāo)準(zhǔn)是客觀(guān)的，那么選 擇也就變得相對(duì)自動(dòng)化一些。但是，如果主觀(guān)判斷很重要的話(huà)，這時(shí)就要清楚的定義選 擇具有資格條件的候選人的權(quán)力和責(zé)任。直線(xiàn)經(jīng)理?yè)碛凶罱K的選擇責(zé)任和權(quán)力，這通常 要有人力資源人員的建議。 7.制訂與被接受和被拒絕的候選人的溝通程序。如果要求候選人自愿報(bào)名或申請(qǐng)主管 職位，那么決定如何通知他們是否被項(xiàng)目所接受就很重要。如果有許多人參加申請(qǐng)，這 就非常重要，尤其是對(duì)那些沒(méi)有被接受的。例如，僅僅寫(xiě)一封信去說(shuō)，“對(duì)不起，你沒(méi)有 被接受。”是不夠的。信中應(yīng)該告訴候選人他們?yōu)槭裁礇](méi)有被接受，以及他們需要做什么 才能變得具有資格條件。被接受者在私人面談時(shí)討論原因時(shí)會(huì)很興奮。但是，被拒絕的 人則可能變得不滿(mǎn)意，因此與他們進(jìn)行有效的溝通很重要。 BENDIX PRODUCTS,AEROSPACE DIVISON, SOUTH BEND,INDIANA 我曾經(jīng)在Bendix Produces aerospace Division 開(kāi)發(fā)和執(zhí)行了一種有效的選擇基層主管的方法。盡管這種方法是用于在生產(chǎn)制造類(lèi)組織 中選擇領(lǐng)班，但其原則和技術(shù)可以很容易的用于服務(wù)或政府組織。唯一的要求是組織要 足夠大，能選擇出晉升為主管的候選人“水池”。 我其時(shí)擔(dān)任人事經(jīng)理。我和總經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理合作發(fā)起、計(jì)劃和執(zhí)行了一個(gè)選擇和培 訓(xùn)新基層主管的項(xiàng)目。項(xiàng)目包含五個(gè)步驟； 1、確定需求。下面是開(kāi)發(fā)出來(lái)的選擇和培訓(xùn)新主管的總體計(jì)劃： ◆ 估計(jì)來(lái)年可能存在的主管空缺數(shù)量。 ◆ 確定應(yīng)該選擇和培訓(xùn)的候選人數(shù)量來(lái)為新主管提供“選擇池”。 ◆ 確定新主管應(yīng)具有的資格條件。 ◆ 對(duì)選擇能夠進(jìn)入“選擇池”的候選人的標(biāo)準(zhǔn)條件達(dá)成一致意見(jiàn)。 ◆ 為選擇出的候選人開(kāi)發(fā)一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目。 ◆ 將項(xiàng)目通知到所有相關(guān)人。 ◆ 從選擇出和接受過(guò)培訓(xùn)的候選人中挑選新主管。 在對(duì)未來(lái)增長(zhǎng)和主管離職率的分析基礎(chǔ)上，確定出來(lái)年大約會(huì)出現(xiàn)12個(gè)空缺，所有的 空缺都在領(lǐng)班層次——生產(chǎn)管理的第一層次。管理層一致同意挑選出大約是來(lái)年將配置的 主管人數(shù)的兩倍來(lái)參加主管前培訓(xùn)。因此，我們決定選擇出20－25個(gè)候選人來(lái)培訓(xùn)以作 為新主管的“選擇水池”。 2、選擇候選人。使用Bendix的領(lǐng)班工作描述來(lái)確定新領(lǐng)班的職責(zé)和責(zé)任。職責(zé)和責(zé)任 包括：計(jì)劃和溝通；保持產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量；保持最低可能成本；保持良好的安全記錄 ；使新員工就職并提供培訓(xùn)；與其他部門(mén)協(xié)調(diào)工作，例如，產(chǎn)品控制，工業(yè)工程，和會(huì) 計(jì)；處理抱怨；和適當(dāng)?shù)姆峙涔ぷ鳌?總經(jīng)理、人事經(jīng)理和生產(chǎn)經(jīng)理討論后，決定要求達(dá)到下列資格條件： ◆ 完成申請(qǐng)表，以顯示其成為主管的強(qiáng)烈渴望，否則不予考慮。 ◆ 年齡在45歲以下。這個(gè)數(shù)字可能有些武斷，但主要是考慮到現(xiàn)有領(lǐng)班的年齡都很 大。我們同樣考慮到了這些人的一部分將進(jìn)入高一層的管理職位中。如果沒(méi)有能 達(dá)到條件的足夠候選人，數(shù)字將會(huì)改變。 ◆ 候選人必須為高等學(xué)校畢業(yè)生（這是Bendix建立起來(lái)的一個(gè)良好的實(shí)踐）。 ◆ 候選人的智力水平達(dá)到Wonderlic personnel Fest 的平均水平[4]。（這也是Bendix建立起來(lái)的一個(gè)良好的實(shí)踐） 另外，候選人要達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)： ◆ 健康狀況良好 ◆ 過(guò)去工作績(jī)效良好 ◆ 對(duì)管理層和公司態(tài)度良好 3、選擇標(biāo)準(zhǔn)。從候選人完成的申請(qǐng)表格可以測(cè)出其成為領(lǐng)班的愿望。作為這個(gè)過(guò)程的 一部分，申請(qǐng)者要同意參加一系列測(cè)驗(yàn)，并用自己的時(shí)間參加培訓(xùn)。年齡和教育水平可 以從人事檔案中的記錄中得到。 智力水平由Wonderlic Personnel Fest測(cè)量，最小24分作為淘汰分?jǐn)?shù)[5]。這個(gè)分?jǐn)?shù)與領(lǐng)班選擇和培訓(xùn)項(xiàng)目前用于選擇領(lǐng)班 的所使用的分?jǐn)?shù)相同。 另外，使用Minnesota Paper Form Board Test來(lái)測(cè)量申請(qǐng)者的機(jī)械才能[6]。其分?jǐn)?shù)并不作為選擇淘汰候選人的標(biāo)準(zhǔn)，測(cè)驗(yàn)是用于 將來(lái)驗(yàn)證此測(cè)試的有效性。 主管人際關(guān)系的清單測(cè)驗(yàn)用于提供候選人對(duì)人際關(guān)系的原理、原則和方法的知識(shí)和理 解[7]。匯總對(duì)這80個(gè)題目的回答可以確定在培訓(xùn)項(xiàng)目中應(yīng)強(qiáng)調(diào)那些原理和原則。在培訓(xùn) 項(xiàng)目結(jié)束后會(huì)再使用一次清單測(cè)驗(yàn)來(lái)評(píng)估培訓(xùn)的效果。 由主管完成的評(píng)估表格可以提供關(guān)于過(guò)去績(jī)效、溝通能力、個(gè)人對(duì)公司態(tài)度、與他人 相處的能力，和其他相關(guān)因素的標(biāo)準(zhǔn)。個(gè)人的健康狀況將從產(chǎn)業(yè)關(guān)系部的體檢記錄檔案 中得到。 第一次篩選device使用了三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（年齡、教育水平和人事測(cè)評(píng)分?jǐn)?shù)），對(duì)達(dá)到這些 標(biāo)準(zhǔn)的人將優(yōu)先考慮。從其過(guò)去和現(xiàn)在的直接主管（見(jiàn)圖12－1）的評(píng)價(jià)和體檢記...
選擇和培訓(xùn)新主管