項(xiàng)目文檔管理流程v2.0
文檔管理流程 深圳天音通信有限公司 分銷信息系統(tǒng) 編寫(xiě)人員: AMT咨詢項(xiàng)目組 編寫(xiě)日期: 2001年11月12日 更新日期: 2001年11月12日 文檔編碼: 天音/0001 文檔版本: 1.0 N 批準(zhǔn)人員: | | | | | | N N 文檔控制 修改記錄 |日期 |編寫(xiě)人員 |版本 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 審閱記錄 |審閱人員 |審閱日期 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 分發(fā)記錄 |序號(hào) |分發(fā)至 |備注 | | | | | | |項(xiàng)目資料庫(kù) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | N N 按照項(xiàng)目文檔管理流程的要求，文檔接收者請(qǐng)注意： 如果您收到本文檔的電子版，請(qǐng)打印本頁(yè)并在相應(yīng)的欄目中簽字。 如果您收到本文檔的原件，請(qǐng)直接在相關(guān)欄目中簽字。 目錄 文檔控制 II 修改記錄 ii 審閱記錄 ii 分發(fā)記錄 ii 文檔概述 4 目的 4 適用范圍 4 相關(guān)文檔 4 項(xiàng)目資料庫(kù) 5 目的 5 資料庫(kù)結(jié)構(gòu)及分類 5 文檔控制流程 7 目的 7 流程說(shuō)明 7 文檔控制標(biāo)準(zhǔn) 9 目的 9 軟件標(biāo)準(zhǔn) 9 編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn) 10 命名標(biāo)準(zhǔn) 12 附錄：項(xiàng)目文檔模板 12 N To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press [F9]. To change the number of levels displayed, select the menu option Insert->Index and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and change the Number of Levels to a new value. 文檔概述 目的 本文檔主要明確所有交付成果及其項(xiàng)目文檔的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并 將在深圳天音通信有限公司分銷信息系統(tǒng)的全過(guò)程中加以運(yùn)用和控 制。 適用范圍 N A brief description of the scope of the document, for example: N N N 本文檔就項(xiàng)目文檔管理中的以下方面進(jìn)行明確。 1. 項(xiàng)目資料庫(kù) 2. 文檔控制流程 3. 文檔控制標(biāo)準(zhǔn) 4. 文檔發(fā)布流程 本文檔管理流程將同時(shí)適用于參與實(shí)施的AMT實(shí)施項(xiàng)目組（包括實(shí) 施聯(lián)合體科訊公司實(shí)施組及PTC公司技術(shù)支持組等）和深圳天音項(xiàng) 目組的所有成員。 相關(guān)文檔 N 1. AMT項(xiàng)目實(shí)施文檔標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目資料庫(kù) 目的 按照本項(xiàng)目的實(shí)施范圍和總體策略，將建立集中管理的項(xiàng)目資料庫(kù) ，便于各類實(shí)施文檔的更新、審閱、批準(zhǔn)和發(fā)布管理。同時(shí)將在項(xiàng) 目開(kāi)始的初期，快速建立企業(yè)信息門戶作為項(xiàng)目組進(jìn)行溝通和文檔 發(fā)布的交互平臺(tái)，本文檔中確定的資料庫(kù)分類及其他相關(guān)的流程都 將作為此信息平臺(tái)建立的需求標(biāo)準(zhǔn)之一。 項(xiàng)目資料庫(kù)由以下要素構(gòu)成： 1. 主目錄 2. 目錄 3. 子目錄 4. 主頁(yè) 5. 標(biāo)題 資料庫(kù)結(jié)構(gòu)及分類 主目錄 與本實(shí)施項(xiàng)目有關(guān)的所有文檔及其他相關(guān)資料將統(tǒng)一存 放在“分銷信息系統(tǒng)資料庫(kù)”主目錄內(nèi)。 目錄 根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目的范圍和總體策略，將按照各個(gè)分項(xiàng)目對(duì) 目錄進(jìn)行分類： 1-項(xiàng)目管理文檔 2-財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施文檔 3-人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施文檔 4-項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)實(shí)施文檔 5-項(xiàng)目施工管理系統(tǒng)實(shí)施文檔 6-辦公與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)實(shí)施文檔 7-集成與技術(shù)開(kāi)發(fā)文檔 子目錄 按照AMT實(shí)施方法論(AIM)和項(xiàng)目管理方法論(PJM)，建立 以下分類子目錄： 項(xiàng)目管理文檔目錄下： 1-總體實(shí)施計(jì)劃及管理標(biāo)準(zhǔn) 2-每周工作計(jì)劃 3-每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告 4-變更報(bào)告 5-問(wèn)題報(bào)告 6-風(fēng)險(xiǎn)和爭(zhēng)議報(bào)告 7-階段確認(rèn)報(bào)告 8-備忘錄及會(huì)議紀(jì)要 9-質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告 10-文檔發(fā)布通知 11-文檔模板 12-其他文檔及參考資料 分別在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、 項(xiàng)目施工管理系統(tǒng)和辦公及企業(yè)信息門戶系統(tǒng)目錄下： 1-流程重組 2-需求報(bào)告 3-解決方案 4-系統(tǒng)設(shè)置 5-數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 6-系統(tǒng)測(cè)試 7-用戶培訓(xùn) 8-上線運(yùn)行及維護(hù) 9-其他 集成與技術(shù)開(kāi)發(fā)目錄下： 主頁(yè) 以下的文檔同時(shí)要求以主頁(yè)的方式存放： 總體實(shí)施計(jì)劃及管理標(biāo)準(zhǔn) 每周工作計(jì)劃 每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告 階段確認(rèn)報(bào)告 文檔發(fā)布通知 備忘錄及會(huì)議紀(jì)要 重大的變更報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告及問(wèn)題報(bào)告 其他需要跨項(xiàng)目小組或職能部門協(xié)調(diào)的報(bào)告或文檔 標(biāo)題 以下的文檔同時(shí)要求以標(biāo)題的方式存放： 文檔模板 質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告 主要的培訓(xùn)教材 其他需要發(fā)布的參考資料等 文檔控制流程 目的 本控制流程明確項(xiàng)目文檔的編寫(xiě)、分發(fā)和更新流程 ，并適用于所有項(xiàng)目文檔的編寫(xiě)和收發(fā)過(guò)程。 N 流程說(shuō)明 1. 新建項(xiàng)目文檔 所有文檔的復(fù)核、審批、更新均需遵照以下的程序和標(biāo)準(zhǔn)。按照A MT實(shí)施方法論和項(xiàng)目管理方法論以及項(xiàng)目工作計(jì)劃和交付成果清單 ，采用本項(xiàng)目特定的文檔模板創(chuàng)建項(xiàng)目文檔，并： 1. 分配文檔的版本號(hào)和文檔編碼，參見(jiàn)文檔版本標(biāo)準(zhǔn)和文檔編碼標(biāo)準(zhǔn)。 2. 在文檔控制的修改記錄欄記錄文檔更新的所有記錄。 3. 在審閱欄中，將需要審閱本文檔的人員填列出。 4. 在分發(fā)欄中，將本文檔所有的分發(fā)對(duì)象分別填列，包括項(xiàng)目資料庫(kù)。 5. 創(chuàng)建文檔目錄，目錄的顯示級(jí)別為3層。 6. 創(chuàng)建文檔概述，表明此文檔的閱讀對(duì)象、目的以及工作關(guān)聯(lián)等。 7. 編寫(xiě)實(shí)施文檔。 2. 文檔復(fù)核、修改 所有文檔在分發(fā)前必須通過(guò)項(xiàng)目管理計(jì)劃中指定人員的復(fù)核和審閱 。本項(xiàng)目中各類文檔的審閱級(jí)別請(qǐng)參見(jiàn)附表，并遵照以下的流程和 標(biāo)準(zhǔn)： 8. 由文檔編寫(xiě)人或項(xiàng)目小組組長(zhǎng)按照文檔審閱級(jí)別填列審閱人。 9. 將文檔分發(fā)給相關(guān)的審閱人，并將拷貝件存放在項(xiàng)目資料庫(kù)。 10. 由審閱人審閱后提出意見(jiàn)并書(shū)面通知文檔編寫(xiě)人或項(xiàng)目小組組長(zhǎng)。若 需要，由指定人員對(duì)文檔進(jìn)行修改更新。 11. 按照文檔級(jí)別，獲得最終的審批（審批可以通過(guò)會(huì)議紀(jì)要或電子郵件 的方式）但電子審批件需要并會(huì)同該文檔一并保存于項(xiàng)目資料庫(kù)。 12. 正式發(fā)布文檔，定期通過(guò)文檔發(fā)布通知項(xiàng)目組及所有的相關(guān)人員。 1. 2. 3. 對(duì)已經(jīng)批準(zhǔn)的文檔更新 3. 對(duì)所有的經(jīng)過(guò)最終審批發(fā)布的文檔需要進(jìn)行修改的，必須按照項(xiàng)目管 理計(jì)劃中的變更流程進(jìn)行方能進(jìn)行文檔的修改和更新，未通過(guò)變更 報(bào)告并獲得批準(zhǔn)的修改將視為無(wú)效。 文檔控制標(biāo)準(zhǔn) 目的 文檔控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)以下事項(xiàng)進(jìn)行明確，在創(chuàng)建、更新和審批項(xiàng)目文檔 過(guò)程中將嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的文檔標(biāo)準(zhǔn)： o 文檔軟件標(biāo)準(zhǔn) o 文檔編碼 o 文檔版本 o 文檔封面 o 文檔頁(yè)眉頁(yè)腳 o 文檔字體 o 文檔命名標(biāo)準(zhǔn) 軟件標(biāo)準(zhǔn) 1. 文檔軟件標(biāo)準(zhǔn) 建議項(xiàng)目文檔采用統(tǒng)一的MS OFFICE 2000版本作為編寫(xiě)工具，對(duì)于部分技術(shù)文獻(xiàn)資料需要采用ACROBA T READER 4.0以上進(jìn)行瀏覽，其他相關(guān)軟件的采用都需要通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理的審 定。以下是常用的文檔類型及軟件列表： |文檔類型 |建議采用的軟件 | |文字類 |MS-OFFICE WORD 2000 | |表格類 |MS-OFFICE EXCEL 2000 | |培訓(xùn)演示類|MS-OFFICE POWERPOINT 2000 | |流程圖類 |VISIO 2000 | |計(jì)劃類 |MS PROJECT 2000/ 每周工作計(jì)劃采用MS-OFFICE WORD | | |2000 | | | | 編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn) 2. 文檔編碼 文檔編碼是所有項(xiàng)目交付成果及實(shí)施文檔的唯一標(biāo)識(shí)，要求按照以 下的格式進(jìn)行編排：項(xiàng)目/PPP/CCC/NNNN， 其中: PPP = 分類名稱縮寫(xiě) CCC = 功能分類縮寫(xiě) NNNN = 順序4位數(shù)字編號(hào) 按照AMT實(shí)施方法論和項(xiàng)目管理方法論的要求結(jié)合地鐵項(xiàng)目文檔 的分類，各類文檔編碼參見(jiàn)下表： |文檔對(duì)應(yīng)目錄 |文檔對(duì)應(yīng)子目錄 |文檔編碼 | | | |項(xiàng)目 |PPP |CCC |NNNN | |項(xiàng)目管理文檔 |總體實(shí)施計(jì)劃及管理|分銷 |PM |SOP |以0001為| | |標(biāo)準(zhǔn) | | | |起始號(hào)順| | | | | | |序編排 | | |每周工作計(jì)劃 | | |WWP | | | |每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告 | | |PPR | | | |變更報(bào)告 | | |CRF | | | |問(wèn)題報(bào)告 | | |TSF | | | |風(fēng)險(xiǎn)和爭(zhēng)議報(bào)告 | | |RIF | | | |階段確認(rèn)報(bào)告 | | |AC | | | |備忘錄及會(huì)議紀(jì)要 | | |MM | | | |質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告| | |QA | | | |文檔發(fā)布通知 | | |RN | | | |文檔模板 | | |DT | | | |其他文檔及參考資料| | |REF | | |分銷系統(tǒng)實(shí)施文檔 |流程重組 | |ERP |PI | | | |需求報(bào)告 | | |RD | | | |解決方案 | | |SD | | | |系統(tǒng)設(shè)置 | | |TA | | | |數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 | | |DC | | | |系統(tǒng)測(cè)試 | | |ST | | | |用戶培訓(xùn) | | |TR | | | |上線運(yùn)行及維護(hù) | | |TM | | | |其他 | | |REF | | |集成與技術(shù)開(kāi)發(fā)文檔 |系統(tǒng)安裝及維護(hù) | |TID |IM | | | |需求報(bào)告 | | |RD | | | |數(shù)據(jù)接口解決方案 | | |ISD | | | |客戶化開(kāi)發(fā)方案 | | |CUX | | | |開(kāi)發(fā)程序文件 | | |PRG | | | |系統(tǒng)測(cè)試 | | |ST | | | |用戶培訓(xùn) | | |TR | | | |集成切換及后期維護(hù)| | |TM | | | |其他 | | |REF | | 3. 文檔版本 所有文檔都要以遞增的順序號(hào)來(lái)反映每個(gè)版本，當(dāng)所提交的項(xiàng)目文 檔經(jīng)過(guò)另一方的確認(rèn)并做修改時(shí)，主版本號(hào)進(jìn)行遞增；如果所提交 的項(xiàng)目文檔只在實(shí)施同一方進(jìn)行審閱修改時(shí)，主版本號(hào)不變，次版 本號(hào)進(jìn)行遞增。以下為版本控制示例： |版本 |版本說(shuō)明 | |1.0 |文檔的起始版本 | |1.1 |文檔經(jīng)過(guò)內(nèi)部的修改或?qū)忛? | |2.0 |文檔提交實(shí)施另一方審閱或修改 | |2.1 |在對(duì)方確認(rèn)后的再次修改 | 4. 文檔封面 文檔封面一般由以下內(nèi)容組成： 主標(biāo)...
項(xiàng)目文檔管理流程v2.0