項目管理中溝通的作用
綜合能力考核表詳細內(nèi)容
項目管理中溝通的作用
項目管理中溝通的作用 在項目管理的進行過程中,經(jīng)常用到的一種能力是溝通。溝通有很多種方式,包括 一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的相互討論,從溝通的載體而言,有口頭、書 面、肢體語言,包括面對面的、電話、通過網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種途徑。 但是所有這些溝通方式,無論多復雜,實際上都可以簡化成一對一的溝通一種形式 ,最終溝通都只是兩個人之間的事情。溝通可以是相互的,但是具體到溝通的"一招一式 ",都是一個信息發(fā)出者,一個信息的接受者。 溝通的目的是為了兩個人之間的交流,對于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認識,溝通 的作用巨大,而且很多時候是必不可少的。但是同時,溝通也比如需要付出一定的成本 。最主要的成本是兩方面的:一是溝通所花費的時間和精力,二是溝通過程中信息的失 真和損失。 信息在一個人的頭腦里處理的時候,信息傳遞不需要時間和精力,而且沒有失真和 損失,這兩種成本為零; 當信息被兩個人相互傳遞的時候,將花費時間和精力的成本S和信息的失真和損失成 本X,成本的具體大小取決于兩個人的表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及達 成一致的意愿強烈程度等多種因素。 值得注意的是:在很多情況下,即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人, 他們進行溝通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的,而且很可能是沉沒成本。 聰明而執(zhí)著對于溝通而言,有時候是相當危險的。很多人渴望說服別人而且不愿意 被別人說服,事實上溝通的目的本身也并不是為了說服別人。管理咨詢討論的課題經(jīng)常 是社會科學而不是自然科學的范疇,它往往并沒有一個絕對的標準或答案,在這種情況 下,兩個人如果在溝通時過分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的,那么就可能是一場災難。 管理咨詢師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高,以至于難以承受。到目前為止沒 有一個辦法可以完全消除這種成本,但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識地進行 一些控制。 首先是溝通之前對溝通的基本概念和目標進行清晰的界定; 其次是不能沉溺于溝通本身,而必須時刻清楚溝通的目的;意識到溝通是有成本的 ,溝通的時間就是成本,客戶在為這些成本買單。 第三是一些規(guī)則,包括時間和回合的限制、耐心聽完對方的話,進行"集中"決策, 由最終必須對此負責的人決定。特別需要注意的是:不能折中和調(diào)和。 [案例] 我所經(jīng)歷過的一個項目組,在項目經(jīng)理A和顧問B之間有一次爭論,其實是很簡單的 一件事情, 1,客戶方的一個事業(yè)部經(jīng)理說存在一個問題,但是這個問題實際上并不存在,A認 為不能客戶說是什么就是什么,而B堅持。兩個人為這個問題爭論了半個小時。其實很簡 單,兩個人都沒有錯,但是關(guān)鍵是究竟要在報告是表現(xiàn)什么,是要表現(xiàn)一種正確的管理 咨詢公司的看法,還是要表現(xiàn)一個客戶存在的問題,即使是錯誤的看法,畢竟是客戶的 觀點。 很多時候,在討論問題的時候,應該注意首先就基本前提和概念達成共識別,并且 明確一個討論的一致的目標。 管理咨詢顧問常常是執(zhí)著而聰明的人,對他們而言,永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個優(yōu) 點,從討論中學習和提高也是他們的目的。 但是,客戶付款是希望能得到一定的成果,有相當強的目的性。很多時候,管理咨 詢顧問最容易犯的一個錯誤是不愿意被人說服,而以說服別人本身作為一個勝利。殊不 知,浪費了自己和別人的時間,本身是最大的失敗。 前面已經(jīng)說過,無論怎樣的溝通,其基本單元都是兩個人之間的溝通,平均而言, 這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項目組中,如果由一個人來做一件事情,比如 做一個訪談或者完成一個報告,他很可能會有思維的盲點,所以需要和人來溝通,或者 和別人共同完成。如果兩個人進行溝通來完成的時候,溝通的效果可能提高一倍成為2, 而溝通的成本是1;如果三個人進行溝通時,不管采用什么樣的手段來進行溝通,實際上 ,溝通的效果變成3,而溝通成本也變成3…… 簡單地講,就是說溝通的效果是算術(shù)級數(shù)增加的,而溝通成本是幾何級數(shù)遞增的, 因此在管理咨詢實踐中,一般最小的業(yè)務(wù)單元都是一個人或者兩個人,很少有兩個人以 上的。 一般而言,管理咨詢的業(yè)務(wù)單元有如下四種基本類型: 1, 項目經(jīng)理負責,適用較小的項目,三個人以下,項目經(jīng)理對事件負責,其他人提供輔助 性支持; 2, 一個顧問負責各自的一部分;項目經(jīng)理進行管理和統(tǒng)籌; 3, 劃分成很多小的部分,部分由兩個顧問承擔,兩個顧問是平等的,沒有主從之分; 4, 每部分由兩個顧問承擔,但是有明顯的主從,或者都是由項目經(jīng)理指導一個人,討論和 決策時,以一個人的意見為主。 為了做好事件,必須事先進行明確,進行充分的授權(quán)。 雖然整個項目是項目經(jīng)理負責,但是在決定這個業(yè)務(wù)單元由某個或者某兩個人完成 后,項目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導的角色,不能對具體的內(nèi)容進行過多的 干預。 從溝通的效果和效率角度出發(fā),一般就只有上面四種模式,很多時候,顧問在進行 決策時需要獲取大量信息和思路,需要廣泛的討論,包括項目組內(nèi)部討論、頭腦風暴會 甚至進行上百人的問卷調(diào)查,這些都是輔助性的信息支持,最終的承擔和負責的單元就 是一個人或者兩個。 作者:北大縱橫管理咨詢公司 何操 本文選自:賽迪網(wǎng)
項目管理中溝通的作用
項目管理中溝通的作用 在項目管理的進行過程中,經(jīng)常用到的一種能力是溝通。溝通有很多種方式,包括 一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的相互討論,從溝通的載體而言,有口頭、書 面、肢體語言,包括面對面的、電話、通過網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種途徑。 但是所有這些溝通方式,無論多復雜,實際上都可以簡化成一對一的溝通一種形式 ,最終溝通都只是兩個人之間的事情。溝通可以是相互的,但是具體到溝通的"一招一式 ",都是一個信息發(fā)出者,一個信息的接受者。 溝通的目的是為了兩個人之間的交流,對于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認識,溝通 的作用巨大,而且很多時候是必不可少的。但是同時,溝通也比如需要付出一定的成本 。最主要的成本是兩方面的:一是溝通所花費的時間和精力,二是溝通過程中信息的失 真和損失。 信息在一個人的頭腦里處理的時候,信息傳遞不需要時間和精力,而且沒有失真和 損失,這兩種成本為零; 當信息被兩個人相互傳遞的時候,將花費時間和精力的成本S和信息的失真和損失成 本X,成本的具體大小取決于兩個人的表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及達 成一致的意愿強烈程度等多種因素。 值得注意的是:在很多情況下,即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人, 他們進行溝通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的,而且很可能是沉沒成本。 聰明而執(zhí)著對于溝通而言,有時候是相當危險的。很多人渴望說服別人而且不愿意 被別人說服,事實上溝通的目的本身也并不是為了說服別人。管理咨詢討論的課題經(jīng)常 是社會科學而不是自然科學的范疇,它往往并沒有一個絕對的標準或答案,在這種情況 下,兩個人如果在溝通時過分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的,那么就可能是一場災難。 管理咨詢師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高,以至于難以承受。到目前為止沒 有一個辦法可以完全消除這種成本,但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識地進行 一些控制。 首先是溝通之前對溝通的基本概念和目標進行清晰的界定; 其次是不能沉溺于溝通本身,而必須時刻清楚溝通的目的;意識到溝通是有成本的 ,溝通的時間就是成本,客戶在為這些成本買單。 第三是一些規(guī)則,包括時間和回合的限制、耐心聽完對方的話,進行"集中"決策, 由最終必須對此負責的人決定。特別需要注意的是:不能折中和調(diào)和。 [案例] 我所經(jīng)歷過的一個項目組,在項目經(jīng)理A和顧問B之間有一次爭論,其實是很簡單的 一件事情, 1,客戶方的一個事業(yè)部經(jīng)理說存在一個問題,但是這個問題實際上并不存在,A認 為不能客戶說是什么就是什么,而B堅持。兩個人為這個問題爭論了半個小時。其實很簡 單,兩個人都沒有錯,但是關(guān)鍵是究竟要在報告是表現(xiàn)什么,是要表現(xiàn)一種正確的管理 咨詢公司的看法,還是要表現(xiàn)一個客戶存在的問題,即使是錯誤的看法,畢竟是客戶的 觀點。 很多時候,在討論問題的時候,應該注意首先就基本前提和概念達成共識別,并且 明確一個討論的一致的目標。 管理咨詢顧問常常是執(zhí)著而聰明的人,對他們而言,永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個優(yōu) 點,從討論中學習和提高也是他們的目的。 但是,客戶付款是希望能得到一定的成果,有相當強的目的性。很多時候,管理咨 詢顧問最容易犯的一個錯誤是不愿意被人說服,而以說服別人本身作為一個勝利。殊不 知,浪費了自己和別人的時間,本身是最大的失敗。 前面已經(jīng)說過,無論怎樣的溝通,其基本單元都是兩個人之間的溝通,平均而言, 這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項目組中,如果由一個人來做一件事情,比如 做一個訪談或者完成一個報告,他很可能會有思維的盲點,所以需要和人來溝通,或者 和別人共同完成。如果兩個人進行溝通來完成的時候,溝通的效果可能提高一倍成為2, 而溝通的成本是1;如果三個人進行溝通時,不管采用什么樣的手段來進行溝通,實際上 ,溝通的效果變成3,而溝通成本也變成3…… 簡單地講,就是說溝通的效果是算術(shù)級數(shù)增加的,而溝通成本是幾何級數(shù)遞增的, 因此在管理咨詢實踐中,一般最小的業(yè)務(wù)單元都是一個人或者兩個人,很少有兩個人以 上的。 一般而言,管理咨詢的業(yè)務(wù)單元有如下四種基本類型: 1, 項目經(jīng)理負責,適用較小的項目,三個人以下,項目經(jīng)理對事件負責,其他人提供輔助 性支持; 2, 一個顧問負責各自的一部分;項目經(jīng)理進行管理和統(tǒng)籌; 3, 劃分成很多小的部分,部分由兩個顧問承擔,兩個顧問是平等的,沒有主從之分; 4, 每部分由兩個顧問承擔,但是有明顯的主從,或者都是由項目經(jīng)理指導一個人,討論和 決策時,以一個人的意見為主。 為了做好事件,必須事先進行明確,進行充分的授權(quán)。 雖然整個項目是項目經(jīng)理負責,但是在決定這個業(yè)務(wù)單元由某個或者某兩個人完成 后,項目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導的角色,不能對具體的內(nèi)容進行過多的 干預。 從溝通的效果和效率角度出發(fā),一般就只有上面四種模式,很多時候,顧問在進行 決策時需要獲取大量信息和思路,需要廣泛的討論,包括項目組內(nèi)部討論、頭腦風暴會 甚至進行上百人的問卷調(diào)查,這些都是輔助性的信息支持,最終的承擔和負責的單元就 是一個人或者兩個。 作者:北大縱橫管理咨詢公司 何操 本文選自:賽迪網(wǎng)
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