項目管理的應(yīng)用案例集
項目管理的應(yīng)用 Dr. Larry M. Joseph 2002年9月20日 庫存控制問題 假設(shè)你是一個信息系統(tǒng)項目組的顧問成員，剛好有位庫存經(jīng)理（最終用戶）跟你聯(lián) 系過，并向你咨詢他所遇到的問題。這名經(jīng)理被委任在全球一百個場所中，對其中某一 場所的某一組庫存項目加以控制（稱庫存控制點）。庫存控制點的存貨流動（輸入和輸 出）都是通過一個每小時處理一次交易量的中央計算機(jī)系統(tǒng)來操作的。該中央計算機(jī)系 統(tǒng)生成一份當(dāng)天的庫存水平報告來依照庫存項目識別存貨的業(yè)務(wù)量水平。你的這位咨詢 客戶正是在這些報告的基礎(chǔ)上對第二天的存貨進(jìn)行分析的。 咨詢客戶還解釋由于處理數(shù)據(jù)的增加和其它計算機(jī)中心的需要，電腦需要26小時才 能完成每天的庫存交易。這樣，每天的報告就不能適時生成，問題也就積累了下來。（ 在第一天的處理過程結(jié)束之前，你無法啟動第二天的庫存處理。到了第三天時，處理時 間也就晚了四個小時，以此類推。）時間是從1980年開始。 假設(shè)課堂老師正是這位庫存經(jīng)理，列出你認(rèn)為對以下十分必要的任何問題： 1. 確定庫存經(jīng)理的需求 2. 考慮到隨后潛在的解決方案的清晰度 3. 提供額外研究的依據(jù)以確定最好的方案 在你提出問題之后，老師將進(jìn)行回答（針對全班）。將這些問題和回答形成文件。 該項練習(xí)的結(jié)果應(yīng)當(dāng)是一份題目為“庫存控制需求—修訂0”的需求說明書，一份解決方案 描述列表以及支持這兩份報告的會議記錄和問題與答案文件。練習(xí)具有時間限制，所以 我們有可能無法全部完成。盡可能完成你能完成的。最后考慮以下問題：通過該練習(xí)， 你觀察到什么？ 夭折的交通費用項目 Michelle備受打擊的坐在酒吧里，回顧著最近三周內(nèi)發(fā)生的事情。她究竟在哪個環(huán)節(jié) 出了錯呢？她該怎樣才能擺脫這種混亂的局面？或者該辭職另謀差事？ 三個禮拜前，她被叫到老板辦公室。她欣賞且敬重Frank。盡管半年多前她才從學(xué)校 里畢業(yè)，至今仍然還在學(xué)習(xí)財會部門是如何運作的，但是Frank卻立即讓她把緊張的情緒 放松下來。他真是平易近人而且頗為耐心。 還記得三個禮拜前，在Frank辦公室的那天，當(dāng)他要求她想個方法，實現(xiàn)電腦化管理 促銷人員交通費用時，Michelle真是激動萬分。這可是她曾被給予的第一個項目，同時 她猜想定是自己工作出色，所以才被委以如此重任。 她還記得回到辦公室后，她立刻意識到自己需要制定一份完美的計劃來完成這項項 目。她要出人頭地，這個項目也要耳目共睹才行。這樣，不僅是Frank，連其它的所有副 主管也會對她刮目相看了。隨著公司的壯大，公司總裁，Judy Smith也漸露口鋒要求對越來越多的商業(yè)系統(tǒng)進(jìn)行電腦化管理。這正是順勢發(fā)展的機(jī)會。 她還記得自個兒曾暗自思付，得要取消周末計劃，投入大量額外的時間來推動項目有個 好的開始。 當(dāng)她坐在酒吧里時，撇開她的原計劃想想，她有沒有遺漏什么？這份計劃是否完善 ？對她而言，這份計劃看起來既合理也完整啊。（見下一頁的計劃副本） 開始，一切都還進(jìn)行得蠻順利的。她所聯(lián)系的那五家軟件供應(yīng)商每個都很樂意解釋 有關(guān)自個兒系統(tǒng)的特征和提供相關(guān)信息。她認(rèn)為自己將擁有足夠好的技術(shù)信息來組織成 一份拔尖的報告了。 盡管一開始她就沒能真正從數(shù)據(jù)處理部的Fred那里得到她所預(yù)期的合作，不過她以 為那不過是因為剛好趕上他那一天極不順利的緣故。她知道他們夠忙的了，也確實沒期 望她尋求他開發(fā)的這項內(nèi)部開發(fā)選擇能被作為頭等大事來實施。事實上，她之所以決定 要在報告中提及開發(fā)，是因為如果她不這樣做，數(shù)據(jù)處理部準(zhǔn)會報怨的，這是“例行辦公 室政治”。8月4日，到了她做出選擇的截止日期時，F(xiàn)red依然沒有任何回應(yīng)，她開始失望 了。 交通費用報告項目實施計劃——8月1日 目標(biāo) 1. 實施電腦化系統(tǒng)來追蹤銷售人員的交通費用，以便能更加有效的跟蹤、報告和控制銷售 人員的費用，以及 2. 到9月1日，完成整個實施過程 活動項目 結(jié)束日期 1. 審查和定價實行電腦化管理的軟件包 8/3 2. 咨詢電腦部，確定內(nèi)部開發(fā)費用 8/3 3. 選擇適當(dāng)?shù)姆桨? 8/4 4. 就選擇方面向Frank遞交報告 8/4 5. 組織實施團(tuán)隊 8/7 6. 執(zhí)行和測試軟件包 8/21 7. 培訓(xùn)系統(tǒng)用戶 8/25 8. 結(jié)合公司財務(wù) 8/27 9. 激活系統(tǒng) 8/28 10. 完成咨詢和支持 9/30 回想一下，Michelle覺得她早在8月6日會見Frank想和他談?wù)動嘘P(guān)組織項目團(tuán)隊事項 時就該發(fā)現(xiàn)事情出了端倪。當(dāng)時Frank顯得興致勃勃，甚至還向她詢問有關(guān)項目的進(jìn)展情 況。不幸的是，他同時也在全神貫注的組織一份季度報表遞交給總裁。當(dāng)她想要征得關(guān) 于組織何種等級的項目團(tuán)隊成員的意見時，F(xiàn)rank只是含混其辭的說了說需要什么樣的人 ?；仡^想想所發(fā)生的一切，Michelle真希望Frank就人員組織計劃方面支持過她。 接下來發(fā)生的是，見過Frank之后，Michelle決定組成一支由自己領(lǐng)導(dǎo)的小組，包括 一名支持行政事物的秘書，兩名幫助測試軟件包和處理所有技術(shù)問題的電腦程序員，一 名幫助培訓(xùn)工作的銷售員和另一名幫助將交通費用軟件與公司財會系統(tǒng)結(jié)合起來的財會 人員。她聯(lián)系公司里各種可能有助于該項目的人員。每個她聯(lián)系過的人員除了銷售員之 外都表示很有興趣成為項目小組中的一分子。然后她發(fā)出一份確認(rèn)項目小組成員的便箋 ，說明Frank支持成立這支小組，同時宣布明早9：00鐘在財務(wù)部會議室召開第一次具有 強(qiáng)制性的項目小組會議。第二天早晨9：10分，當(dāng)Frank闖進(jìn)來時，她還獨自一人坐在會 議室里。他面紅耳赤的對她喊道：項目已經(jīng)取消，她呢，回到自己的崗位上去。她從沒 見過他如此生氣。 自打Frank發(fā)火兩周以來，事情似乎變得更加糟糕。后來Michelle聽傳聞?wù)f,為了取 消費用報告項目，銷售部的副主管，數(shù)據(jù)處理部的副主管和Frank之間曾召開過幾次火藥 味十足的會議。盡管Michelle從沒正式收到過有關(guān)這任何一次會議的通知，但麻煩似乎 已經(jīng)是如影隨形，無處不在。Frank似乎對她不再那么友好，而且好像總是有意無意的躲 著她。 坐在酒吧里，她再次反省自己究竟做錯了什么。所有這些秘密會議都能講些什么呢 ？ 問 題 下一步她該怎么做？ 舊金山地鐵管制計劃 舊金山經(jīng)濟(jì)區(qū)建造在一片松散的填充物之上，那里一度曾是舊金山海灣的一部分。就是 這個經(jīng)濟(jì)區(qū)，在19世紀(jì)80年代末期，它的交通成為了一個很嚴(yán)重的問題。面對海灣地區(qū) 運輸狀況的迅速改變，如增加公共汽車，地鐵和出租車，不斷往來的車輛給這個區(qū)的交 通造成了嚴(yán)重的阻塞。為了緩解這種壓力，政府發(fā)布了MUNI地鐵計劃以增加這個區(qū)的運 輸容量并為將來交通的繼續(xù)膨脹提供保障。這11年計劃包括:建造兩個直徑為18米的隧道 ，其中6英里被建在舊金山最擁擠的路面下，它與另一個被建在舊金山第二擁擠的路面下 的5英里的隧道被一個高23米，寬55米的混凝土空間連接起來，有足足386英尺的地方可 以看到墻和突出的地面。 除了這個計劃在運作過程中本身固有的困難外(當(dāng)然從上面的描述我們是可以看出來 的)，這個計劃還面臨著多方面的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)甚至超過剛才所提及的交通，商業(yè)，事 件和旅游業(yè)。 1. 這個隧道必須直接從僅僅低于它4.5米的BAET隧道上通過，要穿過填充物和泥濘還有低于 海灣的地下水位。 2. 用于支撐碼頭和防水堤的木樁已經(jīng)年久失修，將很快威脅到這個隧道工程。 3. 開鑿和挖掘工作必須經(jīng)過很多高投資的建筑和一些歷史建筑。 4. 低于地下水位的隧道必須離舊金山海灣的實際水面非常接近。 5. 這一地區(qū)的地震活動頻繁，這樣又對其安全措施提出了更高的要求。 很明顯，這個工程的管理要求有嚴(yán)格和認(rèn)真的控制，它不僅體現(xiàn)在上述方面，還應(yīng)體現(xiàn) 在計劃和成本方面。管理計劃和控制系統(tǒng)完成了它，它的多方面的輔助控制系統(tǒng)基于具 體工作細(xì)分 o 帳戶計劃包括工作細(xì)分和帳戶成本，它給予報告和檢測以準(zhǔn)確的計劃和成本。 o 控制預(yù)算包括數(shù)量，成本和帳戶計劃分配的工作時間加上允許范圍內(nèi)的改動。 o 趨勢計劃遵循了范圍的改變并確認(rèn)由于任何新的變化，理念，指引或要求而造成的潛在 的成本沖突。計劃管理者用此制定成本或利益決策以使成本在控制中。 o 范圍改變紀(jì)錄列出了從趨勢計劃到可能被認(rèn)可或刪除的所有的改變。 o 月合同現(xiàn)金流動計劃反映了經(jīng)費開支，由此立約者的發(fā)貨單可以和開支計劃想必較。 o 契約總結(jié)計劃是所有建筑計劃的總結(jié)。這個計劃按月制定以和以前的計劃形成實際的比 較。分析由批評和接近批評的途徑，高風(fēng)險，計劃進(jìn)步的機(jī)遇等等組成。 o 建筑計劃由上面的契約總結(jié)計劃得出并取得總立約人的一致認(rèn)可。 o 三周滾動的建筑計劃顯示了完整的活動。它被用于監(jiān)測工程進(jìn)程。 o 質(zhì)量控制和質(zhì)量保證責(zé)任分別有立約人和承包人分擔(dān)。 o 立約人的不符報告和相關(guān)的活動報告系統(tǒng)被建立。工程最后，只有30個報告在這11年里 被發(fā)表。 o 工程的開幕典禮在1996年的12月舉行。這11年的計劃僅晚了兩個月并僅用了22，000， 000美元。 資料來源:C WU AND G. HARWELL. MUNI 地鐵計劃.1998年5月.40-45頁 問 題 1. 畫結(jié)構(gòu)圖要有對每一個控制系統(tǒng)的解釋。 2. 你對質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的分離是怎么看的？你認(rèn)為各方各應(yīng)該承擔(dān)什么責(zé)任？ 3. 這個計劃在11年中已經(jīng)意識到了“范圍蔓延”的可能。你認(rèn)為應(yīng)該如何控制這一危險？ [pic] 軍事移動通訊系統(tǒng) 1981年，美國軍隊使用的還是不能相互聯(lián)系的混亂的通訊設(shè)備，不同的服務(wù)使用不 同的機(jī)器，每一個都有自己的使用方法。聲音通訊設(shè)備與數(shù)據(jù)、傳真或E- mail是完全不同的，James Ambrose當(dāng)時是陸軍的副軍長，就啟動一個4億2千萬美元的計劃，要全面地改正整個陸軍 通訊系統(tǒng)。這是陸軍有史以來實施的最大的通訊項目，他提出6個獨特的標(biāo)準(zhǔn)，要求使得 這一提案取得了巨大的成功。 1. 承包商要負(fù)責(zé)所有以下方面，系統(tǒng)擰測、產(chǎn)品集成、培訓(xùn)、后勤和維修保養(yǎng)。 2. 承包商要達(dá)到19項設(shè)計要求，功能特征和多達(dá)82個要具備的特征。 3. 承包商提供已經(jīng)完全開發(fā)好的可以投入使用的設(shè)備，不應(yīng)再需要技術(shù)上的開發(fā)。 4. 這一系統(tǒng)要在22個月以后交付使用，在最初的操作使用后的60個月完工。 5. 承包商負(fù)責(zé)購買每一個設(shè)備，即使說這一設(shè)備已經(jīng)在使用。 6. 承包商要接受一切費用，標(biāo)價是固定不變的。 1985年，GTE在競爭中以低于另競爭者3億美元的提案得到了承包權(quán)，GTE因35年的時 間發(fā)展并精簡了項目的管理的能力，一個項目小組成立了，這其中包括32個子承包商， 700個供應(yīng)商，來提供8000個移動無線電收音機(jī)，1400個電話交換中心，25，000個電話 。這一系統(tǒng)可以使用移動設(shè)備發(fā)射提接收電話、電子郵件、數(shù)據(jù)、傳真，在37，500平方 公里之內(nèi)毫無障礙地使用移動設(shè)施。 最終系統(tǒng)滿足了19個必要特性要求以及82個準(zhǔn)特性要求中的69個。該項目還滿足了 嚴(yán)格的交貨截至日期，并實現(xiàn)了21,700,000美元的成本結(jié)余。在1991年，該系統(tǒng)非常成 功地運用在海灣戰(zhàn)爭沙漠風(fēng)暴行動中。戰(zhàn)爭期間，該系統(tǒng)連續(xù)運行兩個星期，期間僅停 止過45分鐘。該系統(tǒng)能在規(guī)定的30分鐘內(nèi)全部完成安裝并拆卸（有一次，僅用5分鐘時間 ）。它真正實現(xiàn)了“從散兵坑到戰(zhàn)壕指揮官到總統(tǒng)的高效通信聯(lián)系”的目標(biāo)。這一不俗的 表現(xiàn)分別受到了四個美國陸軍的獎勵，其中包括美國國防部頒發(fā)的年度最有價值的工程 承包商獎。 資料來源：A.A. Dettbam, et at., “成本表列及質(zhì)量指標(biāo)之優(yōu)化”PM網(wǎng)絡(luò)，1992年1月。 問 題 1． 本項目與以往的項目有什么顯著的不同？ 2． 提議所降低的30億美元占整個項目費用的相當(dāng)大的部分嗎？ 3． 對于前期合同的履行，3號準(zhǔn)則指的是什么？ 農(nóng)民信托內(nèi)聯(lián)網(wǎng)項目 農(nóng)民的托管資金在美國三個中西部州的操作狀態(tài)是屬于一類小型銀行的操作。為了 提高其操作的效力，現(xiàn)已決定安裝一個內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)的配置來連接所有的操作。 System Pro 公司，一家地方內(nèi)聯(lián)網(wǎng)安裝管理公司，決定投標(biāo)農(nóng)民信托建議征求書（RFP）。RFP聲明 最終達(dá)成的合同應(yīng)當(dāng)是一份固定實盤價合同（如總價承包合同）。同時RFP要求選擇賣主 的一個重要標(biāo)準(zhǔn)是對提議工作標(biāo)價。 第一部分 System Pro 要對在每家銀行分行安裝系統(tǒng)的平均費用進(jìn)行評估。System Pro 的評估師預(yù)計費用可能在$70,000（最好情況下）到$80,000（最壞情況下）之間。平均 費用是$73,000。則總費用為$210萬（30個站點($70,000），或$219萬（30個站點($73, 000），或$240萬（30個站點($80,000）。如果不計成本，每個點的利潤為$3,000。下表 列出了這三種投標(biāo)價的可能情況： 單價成本 單價利潤 標(biāo)...
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