九、會議組織技能訓(xùn)練
會議組織技能訓(xùn)練 目的 1. 確認(rèn)哪些因素使會議有效或無效 二、確認(rèn)有效組織會議的行為類型和觀念 三、掌握如何使會議更有效的技能 會議工作調(diào)查表 在這部分，要求你回憶你及組織的其他人如何組織會議，并把結(jié)果記錄在下面兩個項目 下： 一、 你是如何組織會議的。 二、其他人是如何組織會議的。 什么原因致使會議無效 一、 沒有搞清會議的真正目的 二、使簡單的問題復(fù)雜化 三、持續(xù)時間太長 四、 發(fā)言者過于健談 五、 拖延決定和行動] 使會議成為有效的因素 一、 預(yù)先清楚會議的目的 二、與會者做好會議準(zhǔn)備 三、問題、議程和時間不因情景而變 四、 限制集思廣議的范圍是必要的 五、 根據(jù)要討論的問題限制出席的人數(shù) 六、 手頭要掌握全部有關(guān)信息 七、 掌握會議的精髓 八、 決策的制定和行動方案的制定要恰如其分 有效的會議需要 一、 群體的溝通 二、提高討論的質(zhì)量 三、為討論提供一個結(jié)構(gòu)性清單 四、 建立團隊意識 組織會議的工作 在許多組織中，會議受挫是件很普通的事。通常，人們花費許多時間空談，而不是討論 應(yīng)如何做。 在會議中，你的角色是變化的。有時你是作為會議的組織者、召集人或會議主席；也有 時你作為一個別人主持會議的參加者。然而，不管是哪種情況，你對會議的有效性都負(fù) 有責(zé)任，而不應(yīng)浪費自己和別人的時間。 管理者經(jīng)常這樣指責(zé)會議： 1． 沒有真正的目標(biāo)。 2． 使簡單的問題復(fù)雜化。 3． 持續(xù)的時間過長。 4． 發(fā)言者過于健談。 5． 拖延決定和行動。 這些指責(zé)并非沒有道理。如果我們能考慮以下幾個方面，會議是能取得成功的。 1． 預(yù)先弄清會議的目的。 2． 與會者事先作好會議準(zhǔn)備。 3． 議題、議程和時間不因情景而變。 4． 有必要對"集思廣議"給予一定的限制。 5． 根據(jù)要討論的問題對與會人員做一定的限制。 6． 與會者手上要掌握全部有關(guān)信息。 7． 把握會議的精髓。 8． 決策和行動方案的制定要恰如其分。 要使會議變得有效，應(yīng)注意： 1． 群體的溝通。 2． 提高討論的質(zhì)量。 3． 為討論提供一個結(jié)構(gòu)性的清單。 4． 建立團隊意識。 會議工作評價表 這部分訓(xùn)練的目的在于給你一個評價的機會，即依據(jù)你所參加有效會議的經(jīng)驗，考慮哪 些因素致使會議有效，而又有哪些因素致使會議無效。同時，你還要根據(jù)你作為一個會 議的組織者、主持者或會議主席時，對會議所起的作用，或是僅僅作為一個參加者時對 會議所做的貢獻。 在這張表的第一部分，你需要評價兩個會議，一個是你認(rèn)為有效的，一個是無效的。你 要考慮兩類問題，一類是什么因素影響了這兩個會議有效或無效，第二類是在這兩次會 議中，你和其他的人對會議的有效或無效扮演了什么樣的角色。 在這張表的第二部分，你要與小組的其他成員分享你在會議工作中的經(jīng)驗和感受。 第一部分 獨立地考慮并完成表中的每個項目，并寫下你的分析結(jié)果。你所寫的應(yīng)當(dāng)是真實可信的 ，而且也是在第二部分討論中希望與你同伴所分享的。 1． 回憶你最近所參加的會議，選擇一個你認(rèn)為是有效的會議。在評價表中第一欄，簡要描 述該會議的目的。 2． 在評價表的第二欄中，你要列出你覺得致使會議成功的因素。 3． 在評價表的第三欄中，你簡要描述為使該會議成功，你和你的同事做了哪些貢獻。 4． 在評價表的第四欄中，描述該會議的結(jié)果。這一結(jié)果可能是一項決策、解決爭議或開始 一個行動等。 5． 現(xiàn)在你回憶一個特別不成功的會議。在評價表第一欄中簡要描述你或其他人所確認(rèn)的會 議目的。 6． 在評價表的第二欄中，列舉出你認(rèn)為致使會議無效的因素。 7． 在評價表的第三欄中，說說你和你的同事在這一不成功的會議中所做的貢獻。 8． 在評價的最后一欄里，記述會議的結(jié)果（如果有的話）。 有效會議評價表 | 會議的目的： | |致使會議成功的因素： | |你和你的同事在使會議成功中所做的貢獻： | |會議的主要結(jié)果： | |其他想說明的問題： | 無效會議評價表 | 會議的目的： | |致使會議成功的因素： | |你和你的同事在使會議成功中所做的貢獻： | |會議的主要結(jié)果： | |其他想說明的問題： | 　 第二部分 根據(jù)下面的要求進行小組討論，與你的同伴分享你認(rèn)為有確實根據(jù)的信息。 1. 翻閱評價表第二欄，看看所列出的影響因素，對于有效會議和無效會議哪些因素是相 同的。把它們寫下來，并根據(jù)你的經(jīng)驗補充你認(rèn)為應(yīng)包括而在評價表中沒有列出的 因素。 二、翻閱評價表第三欄，列出在有效會議和無效會議中有貢獻的行為和態(tài)度類型。并根 據(jù)你的經(jīng)驗補充你認(rèn)為致使會議有效或無效的行為和態(tài)度。 三、考慮第四欄（會議的結(jié)果），哪些結(jié)果象預(yù)期的那樣獲得成功，或者用其他的方法 更好些？ 如何組織會議工作 下面這些要點會幫助你主持的會議更為有效。 一、 會前準(zhǔn)備 1． 確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？ 2． 確定會議的目的。你試圖達成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什 么的行動方案？ 3． 準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進行項目排序。把有關(guān)項目歸 并為一組。限定每個項目的商議時間。 4． 收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。 5． 會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。 6． 根據(jù)要討論的問題限定與會人員。 7． 在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。 二、會議期間控制 1． 敘述會議的目的。 2． 核對并記錄與會者。 3． 根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關(guān)與會者的意見。 4． 給每一個人表述自己意見的機會。 5． 控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身 。 6． 如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括 。 7． 堅持預(yù)定的時間，不要拖延。 8． 在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達成結(jié)論。 9． 在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次 會議。 10． 確定下次會議的議題和時間。 三、會后工作 1． 在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出 承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。 2． 根據(jù)會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。 如何參加會議 下面這些要點能幫助你更有效地參加他人主持的會議。 一、 會前準(zhǔn)備 1． 閱讀議事日程和有關(guān)材料，確切掌握會議的目的，確認(rèn)所列項目中哪些項目與自己有關(guān) 。 2． 根據(jù)確認(rèn)的項目考慮自己應(yīng)持什么觀點，態(tài)度和如何表達。 3． 攜帶所有有關(guān)材料參加會議。 二、會議期間 1． 注意傾聽，保持安靜。僅當(dāng)需要發(fā)表自己見解或被征詢意見的時候，進行簡潔明確的發(fā) 言。不要隨意參加與自己無關(guān)項目的討論。 2． 對涉及你工作的決策、行動計劃做記錄。 四、 會后 1． 閱讀備忘錄或會議記錄，注意那些與你有關(guān)的決策和行動計劃。 2． 記下與你有關(guān)的行動計劃的具體細(xì)節(jié)，包括時間和標(biāo)準(zhǔn)。并對自己的執(zhí)行加以控制。 會議改善計劃 最后一部分的內(nèi)容，要求你認(rèn)真考慮前面所評價的最無效會議。根據(jù)前面所列出的要點 ，確定你應(yīng)如何組織會議工作。 請獨立完成下面內(nèi)容 一、 你自己能通過什么方法改善參與（或組織）會議的方式。 二、如何使別人改善參與會議的方式。
九、會議組織技能訓(xùn)練